（本溪滿族自治縣干部人事檔案管理中心，遼寧 本溪 117100）

國(guó)家檔案局在“十三五”規(guī)劃中提出，以“檔案利用服務(wù)模式創(chuàng)新和檔案信息開(kāi)放取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展”為目標(biāo)；以“加強(qiáng)理念創(chuàng)新、手段創(chuàng)新，充分運(yùn)用新技術(shù)，利用檔案報(bào)刊等媒體，特別是新興媒體，有效傳播優(yōu)秀檔案文化，擴(kuò)大檔案工作的社會(huì)影響力”的實(shí)施建議。

一、檔案信息服務(wù)轉(zhuǎn)型要利用好新媒體技術(shù)支持

1.新媒體技術(shù)為檔案信息服務(wù)轉(zhuǎn)型提供技術(shù)前提

新媒體的概念比較寬泛，統(tǒng)常指利用數(shù)字技術(shù)、通信技術(shù)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、寬帶局域網(wǎng)、無(wú)線通信網(wǎng)、衛(wèi)星等渠道，以及電腦、手機(jī)、數(shù)字電視等終端，向檔案利用者提供信息及服務(wù)的傳播形態(tài)和媒體形態(tài)。新媒體的技術(shù)成熟，以其交互性與即時(shí)性、海量性與共享性、個(gè)性化與社群化等優(yōu)勢(shì)，為檔案信息服務(wù)轉(zhuǎn)型過(guò)程中檔案信息資源、檔案工作人員和利用者提供了無(wú)障礙溝通。

新媒體吸引著無(wú)數(shù)檔案利用者，并通過(guò)新媒體參與到社會(huì)生活信息各方面。新媒體廣泛參與社會(huì)生活，很容易了解檔案利用者的隱性需求，對(duì)檔案部門(mén)了解社會(huì)需求、規(guī)劃?rùn)n案信息服務(wù)的功能模塊具有很大的幫助。新媒體中的網(wǎng)絡(luò)媒體很容易實(shí)現(xiàn)檔案利用者和檔案工作人員之間的即時(shí)交流，以往檔案利用者對(duì)于傳統(tǒng)媒體上發(fā)布的信息，大多是被動(dòng)接受，新媒體檔案利用者可以獲取他們認(rèn)為有用的信息，檔案工作人員也可隨時(shí)得到寶貴的檔案利用者反饋信息，解決檔案信息服務(wù)交互式轉(zhuǎn)型過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。

2.新媒體技術(shù)為檔案信息服務(wù)轉(zhuǎn)型提供技術(shù)保障

手機(jī)、數(shù)字電視等新媒體作為網(wǎng)絡(luò)媒體的延伸，技術(shù)成熟，除了具有網(wǎng)絡(luò)媒體互動(dòng)性強(qiáng)、信息獲取快等特性以外，對(duì)于實(shí)現(xiàn)信息傳播的即時(shí)與互動(dòng)也有很大的優(yōu)勢(shì)，手機(jī)媒體的受眾可接收形式多樣的信息資源，并且可通過(guò)信息安全機(jī)制保證私密性，使傳播者和受眾實(shí)現(xiàn)高度融合。對(duì)檔案信息服務(wù)來(lái)說(shuō)，利用手機(jī)媒體高度的便攜性，可跨越地域和PC終端的限制，接收方式由靜態(tài)向動(dòng)態(tài)演變，提高檔案利用者的自主地位，檔案利用者可自主選擇和發(fā)布信息或者選擇信息的即時(shí)互動(dòng)。新媒體采用雙向信息傳輸技術(shù)，增加了交互能力，賦予許多全新的功能，為實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的交互式轉(zhuǎn)型提供了新的途徑和技術(shù)保障。

3.新媒體技術(shù)為檔案信息服務(wù)轉(zhuǎn)型提供技術(shù)維護(hù)

新媒體和傳統(tǒng)媒體一樣，都是交流、傳播信息的工具和渠道，檔案部門(mén)匯聚多個(gè)新媒體信息服務(wù)平臺(tái)，這些平臺(tái)可接受第三方賬號(hào)的登陸，利用新媒體平臺(tái)成熟技術(shù)，減少維護(hù)成本和復(fù)雜技術(shù)的約束，檔案部門(mén)在收集客戶資料時(shí)，可以以一個(gè)賬號(hào)為單位，記錄每個(gè)賬號(hào)在不同平臺(tái)上的活動(dòng)軌跡。這樣，在檔案信息服務(wù)實(shí)現(xiàn)交互式轉(zhuǎn)型之后，通過(guò)新媒體來(lái)匯總不同平臺(tái)的數(shù)據(jù)信息并為每個(gè)賬號(hào)檔案利用者的個(gè)人數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行了備份，確保信息數(shù)據(jù)的安全與準(zhǔn)確。例如手機(jī)APP、檔案網(wǎng)站、檔案數(shù)字電視節(jié)目等信息服務(wù)平臺(tái)，面對(duì)不同的信息檔案利用者，可收集到不同類(lèi)別檔案利用者的信息需求，實(shí)現(xiàn)不同媒體之間數(shù)據(jù)的交流。

二、檔案信息服務(wù)轉(zhuǎn)型要融入多維的新媒體平臺(tái)

新媒體拓展了人際交流的途徑，檔案信息服務(wù)交互式轉(zhuǎn)型建立起檔案工作人員與檔案信息檔案利用者、檔案人員與檔案人員、檔案利用者與檔案利用者之間的聯(lián)系。

1.建設(shè)檔案新媒體平臺(tái)

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和智能手機(jī)普及、3G、甚至5G網(wǎng)絡(luò)全面覆蓋市場(chǎng)的信息環(huán)境下，檔案部門(mén)也順應(yīng)潮流，建立了各種發(fā)布檔案信息的平臺(tái)。借助手機(jī)媒體以及微博、微信、QQ、網(wǎng)站等現(xiàn)有的社交平臺(tái)來(lái)展開(kāi)，檔案部門(mén)還可建立自己的微博和公眾號(hào)，根據(jù)社會(huì)關(guān)注點(diǎn)發(fā)布檔案信息資源編研成果，并將微博推薦給信息檔案利用者，變被動(dòng)為主動(dòng)的信息服務(wù)的提供方式，可使檔案利用者不再受時(shí)空限制，及時(shí)獲取所需檔案信息。此外檔案利用者可在每條信息下發(fā)表評(píng)論和意見(jiàn)，提出對(duì)檔案信息服務(wù)的不同見(jiàn)解。在檔案館的博客上，讀者可自主地選擇獲取檔案館發(fā)布的消息，并參與相關(guān)問(wèn)題的探討、交流，檔案部門(mén)也可以在第一時(shí)間獲悉讀者的反饋，了解讀者的動(dòng)態(tài)化需求。這種即時(shí)性的信息傳遞既提升了服務(wù)質(zhì)量，又可以為檔案利用者提供便利。

2.完善檔案新媒體服務(wù)平臺(tái)的功能

2.1 新增檔案查詢預(yù)約服務(wù)

檔案部門(mén)的客戶端可借鑒電子商務(wù)流程，允許檔案利用者以訂單的形式提交自己的信息需求。首先，檔案人員核實(shí)所需檔案密級(jí)和申請(qǐng)人提供的材料。其次，檔案工作人員安排預(yù)約，并以二維碼的形式通知檔案利用者。最后，檔案利用者按提示攜帶有效身份證件，憑二維碼到館進(jìn)行查閱。檔案部門(mén)提供預(yù)約服務(wù)，一方面，可讓檔案部門(mén)提前準(zhǔn)備好客戶需要的材料，另一方面，還可以讓客戶提前了解辦事流程及所需材料?？蛻舭凑疹A(yù)約時(shí)間到檔案館業(yè)務(wù)部門(mén)掃描二維碼，即可享受到專(zhuān)門(mén)接待人員“一對(duì)一”的服務(wù)。

2.2 新增民生指南服務(wù)

《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》中要求“重視做好民生檔案工作”。檔案部門(mén)可借鑒加拿大政府“救濟(jì)信息與服務(wù)門(mén)戶”網(wǎng)站，按照檔案利用者不同的角色分類(lèi)提供信息服務(wù)，系統(tǒng)可將檔案利用者分成學(xué)生、企業(yè)、職工、離退休人員四個(gè)群組，檔案利用者根據(jù)自己的身份選擇不同模塊。一方面，檔案部門(mén)通過(guò)新媒體平臺(tái)推送政策變動(dòng)信息及服務(wù)的更新提醒；另一方面檔案利用者可在線查詢本人學(xué)籍檔案、工資更改記錄、企業(yè)信用、離退休時(shí)間等民生檔案。

2.3 新增多媒體檔案加工服務(wù)

現(xiàn)今視覺(jué)性成為一個(gè)突出的文化現(xiàn)象，例如印刷文本的閱讀逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐曈X(jué)圖像的解讀，文學(xué)名著不斷被拍成電視劇和電影，檔案部門(mén)逐步改變傳統(tǒng)的文字為主的提供方式，為信息檔案利用者提供更多可選擇的音視頻服務(wù)。工作人員可根據(jù)檔案利用者的加工要求，審核所需檔案資料密級(jí)，向檔案利用者提供報(bào)價(jià)，并在約定時(shí)間將產(chǎn)品寄出，檔案利用者確認(rèn)后付款并對(duì)服務(wù)打分，完成交易。

3.充分利用即時(shí)通訊工具

IM（Instance Message）又稱(chēng)即時(shí)通信工具，是一種可讓使用者在網(wǎng)絡(luò)上建立某種私人聊天室的實(shí)時(shí)通信服務(wù)，比較流行的IM軟件有QQ、微信等。整合手機(jī)通信錄、QQ微信好友、郵箱、微博等產(chǎn)品，借助附近的人、搖一搖等功能，這種工具具有反饋及時(shí)、時(shí)效性強(qiáng)等特點(diǎn)，能較好地支持檔案館包括參考咨詢?cè)趦?nèi)的各種信息服務(wù)。還可從零散的檔案信息檔案利用者入手，提供網(wǎng)上業(yè)務(wù)辦理、信息推送等服務(wù)。檔案部門(mén)還可建立自己的微信公眾號(hào)，從建立起一個(gè)熟人的圈子，并且通過(guò)熟人來(lái)不斷擴(kuò)大社交范圍，逐漸完成陌生人向熟人的關(guān)系過(guò)渡，通過(guò)朋友推薦的口碑傳播模式得以快速?gòu)V泛推廣。IM可實(shí)現(xiàn)同步交互式參考咨詢，微博可實(shí)現(xiàn)異步交互式咨詢，最終可為檔案利用者提供定制的信息服務(wù)。

三、檔案信息服務(wù)轉(zhuǎn)型要借鑒圖書(shū)館成功轉(zhuǎn)型經(jīng)驗(yàn)

圖書(shū)館專(zhuān)業(yè)和檔案專(zhuān)業(yè)同屬于一個(gè)一級(jí)學(xué)科，行業(yè)相近，圖書(shū)館工作經(jīng)驗(yàn)可為檔案部門(mén)的發(fā)展提供借鑒。

1.移動(dòng)閱讀服務(wù)推廣

圖書(shū)館利用APP創(chuàng)新“圖書(shū)推送”服務(wù)的新形式，致力于定制化、個(gè)性化、便捷化等信息資源的數(shù)字化圖書(shū)再現(xiàn)，將圖書(shū)館的館藏圖書(shū)、雜志、照片、音視頻和其他資料進(jìn)行上傳，存儲(chǔ)在移動(dòng)端，并且搭載了云服務(wù)功能。檔案部門(mén)可仿照?qǐng)D書(shū)館建立自己的APP，用文字、音頻、視頻等形式展示特色館藏，根據(jù)檔案利用者的瀏覽記錄，推測(cè)檔案利用者的喜好，通過(guò)智能移動(dòng)終端向檔案利用者推送個(gè)性化的信息服務(wù)。

2.二維碼技術(shù)應(yīng)用

二維碼技術(shù)的應(yīng)用使圖書(shū)館服務(wù)更加便捷。檔案部門(mén)可借鑒美國(guó)賓夕法尼亞州斯克蘭頓大學(xué)圖書(shū)館，為預(yù)約到館辦理業(yè)務(wù)的客戶發(fā)送二維碼，提前登記客戶的個(gè)人信息、預(yù)約情況及所需辦理的業(yè)務(wù)，一方面，可讓檔案部門(mén)提前準(zhǔn)備好客戶需要的材料，另一方面，還可讓客戶提前了解辦事流程及所需材料。客戶按照預(yù)約時(shí)間到檔案館業(yè)務(wù)部門(mén)掃描二維碼，即可受到專(zhuān)門(mén)的接待人員“一對(duì)一”的服務(wù)。

3.數(shù)字電視服務(wù)

2009年9月18日，國(guó)家圖書(shū)館會(huì)同北京歌華有線公司、北京市有線數(shù)字電視交互式服務(wù)平臺(tái)共同推出“NLCTV”——國(guó)家圖書(shū)館數(shù)字頻道，即“國(guó)圖空間”。另外，國(guó)家圖書(shū)館還通過(guò)數(shù)字電視，推出家庭圖書(shū)館功能，以圖書(shū)館的館藏為基礎(chǔ)，針對(duì)不同年齡段與文化層次的觀眾規(guī)劃特色模塊，并且直通各類(lèi)網(wǎng)站，成為文化類(lèi)百科搜索引擎。檔案部門(mén)可聯(lián)合起來(lái)，根據(jù)館藏和時(shí)事，推出類(lèi)似“檔案”的電視節(jié)目，介紹特殊檔案、揭秘歷史事實(shí)等，在節(jié)目播出的同時(shí)，可展示二維碼，觀眾可以通過(guò)掃描二維碼，了解節(jié)目?jī)?nèi)檔案的詳細(xì)情況，例如所在檔案館、展出情況等，同時(shí)還可與節(jié)目工作人員進(jìn)行互動(dòng)，推薦自己感興趣的內(nèi)容等。

四、完善媒體交互便于實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)轉(zhuǎn)型

檔案部門(mén)的新媒體信息服務(wù)平臺(tái)，面對(duì)不同的檔案利用者，可以收集到不同類(lèi)別檔案利用者的信息需求，也可擴(kuò)大檔案館藏的收集來(lái)源，整合從各類(lèi)媒體收集到的信息，并實(shí)現(xiàn)不同媒體之間信息的交流，有利于檔案信息服務(wù)范圍更加全面，檔案利用者通過(guò)計(jì)算機(jī)的檔案利用者接口與系統(tǒng)交流，并進(jìn)行操作。

1.統(tǒng)一各媒體平臺(tái)的賬號(hào)

實(shí)現(xiàn)媒體交互，重點(diǎn)是統(tǒng)一檔案利用者在各信息服務(wù)平臺(tái)的賬號(hào)，并為檔案利用者建立綁定賬號(hào)的個(gè)人數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案部門(mén)可運(yùn)用QQ、手機(jī)通信等社交平臺(tái)現(xiàn)有的客戶群體，允許檔案利用者使用QQ、手機(jī)號(hào)碼或其他一個(gè)常用的賬號(hào)來(lái)登錄檔案部門(mén)的信息服務(wù)平臺(tái)。檔案利用者在登錄不同的平臺(tái)時(shí)，都可看到自己收藏或分享的內(nèi)容，這樣，即加大了檔案信息服務(wù)的傳播范圍，也有利于檔案部門(mén)根據(jù)一個(gè)賬號(hào)的不同活動(dòng)收集更準(zhǔn)確的檔案利用者信息資料。

2.優(yōu)化檔案利用者接口的性能

在人機(jī)交互中，檔案利用者首先訪問(wèn)系統(tǒng)或網(wǎng)站，然后根據(jù)系統(tǒng)的檔案利用者接口給出的指示選擇相應(yīng)的服務(wù)模塊，提交自己的檢索命令，系統(tǒng)按照檔案利用者命令進(jìn)行檢索，并將檢索結(jié)果呈現(xiàn)給檔案利用者。接著，檔案利用者與網(wǎng)站呈現(xiàn)的檢索結(jié)果進(jìn)行交互并根據(jù)自己的需求查閱給定信息，并且判斷網(wǎng)站反饋的內(nèi)容是否符合自己的需要。如果系統(tǒng)給出的資源可以滿足檔案利用者的需求，則檔案利用者便獲取信息，結(jié)束檢索行為；反之，檔案利用者需繼續(xù)查詢。如此重復(fù)，直至找到目標(biāo)信息。通過(guò)這一交互過(guò)程可實(shí)現(xiàn)檔案信息資源與檔案利用者的互動(dòng)，檔案利用者接口的性能極為重要，檔案利用者接口不僅要能進(jìn)行高效的信息處理，而且要給檔案利用者以舒適的感官體驗(yàn)。

3.媒體平臺(tái)間互設(shè)鏈接并進(jìn)行反饋

通過(guò)在各個(gè)平臺(tái)建立其他平臺(tái)的超鏈接，可使檔案利用者隨時(shí)在不同的新媒體平臺(tái)之間交流，發(fā)展共同的檔案利用者。例如，在電視節(jié)目屏幕下方設(shè)置二維碼，與觀眾互動(dòng)的同時(shí)，向觀眾推薦檔案博客或檔案部門(mén)APP的下載地址等。檔案部門(mén)在收集客戶發(fā)表的反饋時(shí)，可看到檔案利用者對(duì)不同的媒體平臺(tái)的態(tài)度和意見(jiàn)，為檔案利用者推薦更精細(xì)化的檔案信息服務(wù)。

在檔案利用者訪問(wèn)過(guò)程中，檔案利用者訪問(wèn)檔案信息服務(wù)系統(tǒng)，意味著檔案利用者通過(guò)點(diǎn)擊、拖拽、剪切、復(fù)制等行為瀏覽檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，并與其他檔案利用者進(jìn)行信息共享。在這個(gè)階段追蹤檔案利用者的個(gè)人信息，根據(jù)檔案利用者對(duì)信息的選擇，了解檔案利用者的需求動(dòng)向，還可發(fā)現(xiàn)自身服務(wù)的不足，判斷檔案利用者的喜好，隨時(shí)為檔案利用者推送相關(guān)的信息，以滿足檔案利用者的隱性需求。

4.豐富檔案服務(wù)平臺(tái)的形式

檔案信息服務(wù)的受眾對(duì)年齡、階層的影響較小，不同的檔案利用者具有不同的愛(ài)好及習(xí)慣，因此，檔案部門(mén)在開(kāi)發(fā)新媒體檔案信息服務(wù)平臺(tái)時(shí)應(yīng)注意其形式的多樣化。檔案部門(mén)的APP可同時(shí)開(kāi)發(fā)手機(jī)客戶端和PC客戶端，滿足檔案利用者使用手機(jī)或電腦接收檔案信息服務(wù)的需要。檔案類(lèi)電視節(jié)目，不僅通過(guò)數(shù)字電視播出，還可通過(guò)協(xié)商在愛(ài)奇藝等視頻播放平臺(tái)上播出，可使檔案節(jié)目更多地進(jìn)入年輕人的視線，收到更多的信息反饋，來(lái)拓展檔案信息服務(wù)。