·常州市龍星工業(yè)自動化系統(tǒng)有限公司

存貨是個財務概念，對工廠而言是指在日?；顒又谐钟幸詡涑鍪鄣漠a(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在制品、在生產(chǎn)過程中耗用的材料或物料等，包括原材料、在制品、半成品、產(chǎn)成品或庫存商品以及包裝物、低值易耗品。為了便于說明問題和讓大部分讀者理解，本文中我們不妨做個這樣的分類，即將在制品和不入庫的半成品統(tǒng)稱在制品，它們通常都在車間而不在倉庫里，其他可以入庫的物料統(tǒng)稱庫存。

估計大部分的讀者對庫存比較熟悉，而對在制品相對陌生，那我們就先從庫存準確率說起，并且進一步約定一下，庫存準確率我們只談數(shù)量的準確而不談成本的準確，否則話題會復雜太多。當然，在制品的核算準確必須考慮成本，我們也約定只談在制盤點數(shù)據(jù)的核算，將其放在后面談。

庫存準確率

我國的制造業(yè)搞了二十多年的工業(yè)化和信息化是不假，但確實還有很多企業(yè)到今天連庫存都不準，這真不是信口開河。對于庫存準確率很高的企業(yè)而言，已經(jīng)不能理解庫存不準是何物，但是，別忘了我們還有很多中小型規(guī)模鈑金工廠還掙扎在庫存準確率的及格線上。甚至可以這么說，就算上了用友、金蝶這樣的ERP級別的系統(tǒng)也無濟于事。

就我自己的經(jīng)驗來說，就算工廠不使用正規(guī)的ERP軟件，比如使用EXCEL表來管理庫存，達到85%～90%的準確率難度是不大的，要更高就難度大了，一般需要完善的管理制度和必要的執(zhí)行力，若有完善的系統(tǒng)哪怕只是進銷存軟件也很有幫助。

問題來了，庫存準確率的及格線到底是多少？85%～90%是不夠的，為什么這么說，因為生產(chǎn)過程中哪怕缺一顆料都可能嚴重影響生產(chǎn)；需要100%準確？也不對，主要是通常做不到。

常規(guī)的專業(yè)做法應該是將物料分成A、B、C三類（具體怎么做ABC分類這里就不再贅述），A、B類物料追求100%的準確率，C類物料98%就夠了。也許還有人問，若是C類物料因為庫存不準而缺料不是照樣影響生產(chǎn)，那就涉及C類物料的計劃策略問題了，通?？梢杂羞m當?shù)拇胧┙鉀Q，比如用安全庫存來做保障，因為C類物料成本不太高，做安全庫存的代價不大；還有一種常見的做法是在產(chǎn)品的BOM上留有適當?shù)挠嗔?，以便適應難以避免的個別缺料或正常損耗狀況。

當然，若是連物料的ABC管理方法也不清楚，建議先參加生產(chǎn)／采購計劃員的基本技能培訓，否則就不是一個合格的計劃員。

在一個生產(chǎn)企業(yè)里，庫存的準確率會直接影響生產(chǎn)、采購、計劃和成本的管理，若庫存很準，其他幾個方面的管理會直接受益。但另外一方面，一個企業(yè)的庫存準確與否，也不是簡單地查查庫存實物和直接核對賬卡物，這里邊是有一些講究的。換句話說，賬卡物相符很重要，但什么樣的賬才是準確的賬，不少人并不清楚，或者簡單地認為查一下賬面數(shù)量就是賬，這是完全不對的，這樣難免給倉庫帶來誤解并產(chǎn)生部門之間的爭執(zhí)抱怨。

圍繞庫存的準確率，我們打算說明三個常見的問題：一是如何做賬；二是如何盤點以便核對賬卡物；三是標準化的庫存軟件（或ERP軟件）能提供什么幫助。

在展開問題之前，我們約定一個基本的事實前提，就是很多企業(yè)哪怕是用上了ERP系統(tǒng)還會在幾年時間內(nèi)甚至長期繼續(xù)使用查存卡（或者叫存料卡、庫存卡等），以便給軟件系統(tǒng)賬留一個后備的紙面賬，如圖1所示。

圖1 存料卡

若是您的工廠沒有存料卡，敬請忽略！

首先說如何做賬的問題，拋開具體的做賬軟件工具不說，主要是講究單據(jù)的正確和做賬的及時。如何看待單據(jù)的正確？不同的業(yè)務需要不同的單據(jù)，除了格式正確，內(nèi)容填寫必須符合要求，該有的信息必須填寫完整（具體要看工廠的實際情況以及軟件中的要求），這是做好賬的前提。及時入賬，庫存的數(shù)據(jù)要及時反映最新的出入庫信息，必須要及時入賬，晚一個小時做賬，信息就失真一個小時，長時間不做賬，查賬就沒有意義了！所以當天的單據(jù)當天入賬是通常的及格要求。

如何盤點以便核對賬卡物？主要講究單據(jù)、賬、卡和物四要素。為何要加入單據(jù)？因為它直接影響賬的數(shù)據(jù)。一般地，盤點之前要求所有的單據(jù)都已經(jīng)做賬，實際情況往往不是，除非是凍結(jié)盤點，所以你需要確認所核對賬卡物中物料的單據(jù)是否全部錄入了，這也是最容易忽視的一種問題。若是單個物料或貨位的盤點，并且對應的庫管員也在場往往是可以發(fā)現(xiàn)的，而大規(guī)模的盤點比如年終大盤點則人員可能重新分工而無法及時發(fā)現(xiàn)單據(jù)和做賬問題而造成嚴重的后果。

賬，在確認全部單據(jù)錄入的前提下就能獲得包括當前庫存和歷史交易在內(nèi)的所有數(shù)據(jù)?？ê臀镄枰}庫現(xiàn)場核對和清點，然后才能進行賬卡物的核對，確認是否相符。不符的原因一般有：

⑴實物的丟失或發(fā)出未有單據(jù)，現(xiàn)象是賬卡相符，但與物不符，實物少。

⑵入庫沒有單據(jù)，現(xiàn)象是賬卡相符，但與物不符，實物多。

⑶單據(jù)丟失（寫了單據(jù)，但沒有做賬），現(xiàn)象是卡物相符，但賬面和卡物不符。

⑷沒有及時做賬，現(xiàn)象是卡物相符，但賬面和卡物不符而且能找到未做賬的單據(jù)。

⑸單據(jù)錯誤，都不是以上原因，則需要核對賬對應的所有單據(jù)后才能夠找出錯誤的單據(jù)。

標準化的庫存軟件（或ERP軟件）能提供什么幫助？

首先，從總體業(yè)務層面上看。軟件能提高查賬的速度和便捷程度，你不需要拿到賬本，通過網(wǎng)絡就能隨時查到，而且一些統(tǒng)計數(shù)據(jù)能自動匯總。賬本上只能看到已經(jīng)產(chǎn)生的出入庫信息，軟件上還能看到將來要產(chǎn)生的出入庫信息以及應該發(fā)生而沒有做賬的信息，而且能夠支持預留功能，支持生產(chǎn)和銷售單據(jù)存在時預計需要產(chǎn)生的出入庫信息。特別是對于應該產(chǎn)生但實際沒有做賬的信息，一般是采購入庫、生產(chǎn)發(fā)料、生產(chǎn)入庫、銷售出庫等。有了ERP軟件的支持，即使單據(jù)丟失軟件也會告訴你；而沒有軟件的支持，單據(jù)丟失和錯誤的概率會大大增加。

其次，從預防錯誤的角度來看。哪些地方在幫助我們提高庫存的準確性呢？對于采購，現(xiàn)在從采購訂單錄入到登記到達，從登記到達到檢驗，從檢驗到入庫，三個環(huán)節(jié)可以環(huán)環(huán)相扣，數(shù)據(jù)鏈是完整的。對于生產(chǎn)，從生產(chǎn)工單下達到生產(chǎn)匯報，從生產(chǎn)匯報到生產(chǎn)發(fā)料和產(chǎn)品入庫都有控制。我們在軟件中看到的生產(chǎn)工單沒有及時匯報，就是單據(jù)的丟失或沒有及時錄入，還有單據(jù)錯誤。庫存軟件則可以幫助我們核對歷史單據(jù)的正確性，查詢統(tǒng)計現(xiàn)有庫存及歷史交易。

在制品盤點核算

作為存貨管理的高級部分，鈑金工廠其實必須面對最難管理的是生產(chǎn)在制品的核算。很多企業(yè)可以做到在年終大盤點的時候?qū)⑸a(chǎn)現(xiàn)場清空，即原料和成品全部入庫，并且現(xiàn)場不留半成品，但咱們鈑金工廠的生產(chǎn)特點決定了這樣的清點通常做不到，所以就算將在制品盤點完全也不知道真實的在制數(shù)據(jù)，此處我們專門說明一下。

在制品核算難，主要是因為形態(tài)的復雜和不確定性，既然是在制，就是生產(chǎn)正在進行中，形態(tài)包括發(fā)到現(xiàn)場的原料和加工了若干工序的流轉(zhuǎn)中的在制品，后者既不像原材料也不像成品，所以盤點的人若是沒有經(jīng)驗的話可能連盤點數(shù)據(jù)如何記錄都是難題。圖2、圖3是一份典型的比較準確的在制盤點數(shù)據(jù)，包括盤點卡的填寫規(guī)范和盤點數(shù)據(jù)的匯總表。

圖2 盤點卡填寫規(guī)范

圖3 盤點數(shù)據(jù)匯總表

若是盤點人得到適當?shù)呐嘤柕脑?，要獲得以上的在制盤點數(shù)據(jù)還是相對容易的，其實最難的是如何計算在制成本。為什么這么說，一般的ERP軟件給出的標準成本是不會有加工了若干工序的在制品的標準成本的，實際成本更是在天上飄呢，因此當你面對成千上萬行在制盤點數(shù)據(jù)的時候，不可能用笨辦法一顆料一顆料的人工推算料工費的成本，工作量大得難以想象；若是簡化算法當成原材料和成品來計算，誤差就肯定很大。更要命的是，上面的數(shù)據(jù)很多可能還是盤點人亂填的（也可能不小心），根本就是錯的，比如填了一個不存在的物料編碼、版本和工序號的組合。

為了能夠計算在制盤點的數(shù)據(jù)，實際上需要定制一個計算工具，一般的ERP軟件并不提供。這個工具應該具備以下功能：

⑴能夠批量導入預定格式的在制盤點數(shù)據(jù)，直接錄入也行，就是效率低只能作為補充；

⑵能夠校對數(shù)據(jù)的準確性，并且提供一些高效和合理的修正建議功能，否則就算知道數(shù)據(jù)不對修改也麻煩；

⑶需要能夠根據(jù)工序號自動計算原料成本、人工成本、制造費用和外協(xié)成本，其中需要用到實際/定額料數(shù)據(jù)和工費定額，如圖4所示。

圖4 定額在制成本

結(jié)束語

補充說明一下，作為配套的數(shù)據(jù)資料支撐，上述工具必須要在具有完整數(shù)據(jù)鏈的ERP系統(tǒng)中儲備好數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)至少有BOM、工藝、工單，以及人工、制造費用的定額數(shù)據(jù)，考慮不同企業(yè)的成本核算規(guī)則有所不同，以上數(shù)據(jù)還要符合相應的會計規(guī)則。