尚紅偉 曹航

檔案館作為社會公共文化機構的重要組成部分，常與圖書館、博物館相提并論，均為傳承人類文化的重要組織，承擔著守護人類社會記憶的重要責任。我國各級各類檔案館雖然大量的接收各類檔案，但檔案館面向公眾的開放程度以及文化輻射能力上與其他文化機構相比還存在較大差距。本文以高校檔案館為例，從業(yè)務實踐的角度探索高校檔案館開放過程中面臨的矛盾與困難，并試圖從深化高校檔案館開放的視角去理解和詮釋當今高校檔案館的轉型實踐。

一、高校檔案館收集材料的結構性缺失

高等院校具有人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務、文化傳承創(chuàng)新四大功能，高校檔案館理應收集并妥善保管上述活動所產生的各種原始記錄。

從學生的視角看，作為一名新生，自入校起，新生的名字第一次進入檔案館是出現(xiàn)在新生錄取名冊上，與當年所有錄取新生的名字集合在一冊上。每人一條，記錄了姓名、性別、高考報名號、高考分數(shù)、來源省份學校以及錄取院校專業(yè)。隨著在大學不斷地學習，四年后形成一份成績單，包含了該學生全部四年的學習記錄。這份記錄是和全班同學裝訂一冊，個人可能是其中2頁。最后，當學生畢業(yè)拿到畢業(yè)證、學位證時，名字會出現(xiàn)在畢業(yè)生名冊和授予學位名冊上。當然，僅是其中一條，記錄了姓名、性別、專業(yè)、學制和畢業(yè)證編號或者學位證編號。如果該學生足夠幸運，學習努力，那么還有可能名字出現(xiàn)在獎學金名單里，也是一條，和所有的獲獎者共同形成一本案卷。內容為姓名、性別、學號和獎項級別。

教師是高校另外一個重要的主體。一個普通的高校教師在學校里的檔案記錄有工資清冊上一條：記錄姓名、性別、學院、工資數(shù)額。歸屬財務檔案。有社會保險繳納記錄一條：記錄姓名、性別、社保號、社保繳納金額。歸屬人事檔案。這是全體教師人人都有的記錄。隨著教師個人的成長，到了職稱評聘的時候，一些老師會出現(xiàn)在獲得職稱的名單中。比較優(yōu)秀的教師，申報過課題項目。那么他的名字還會出現(xiàn)在科研檔案里。不過審視所有的科研檔案，內容更加著重于科研項目的描述、實施和成果。

從上面的檔案收集流程分析，高校檔案最主要的構成主體是數(shù)量龐大的學生，實際上在四年當中，母校僅僅為每個人保管和留存了薄薄的幾頁紙和三四條群體混編記錄。筆者作為高校檔案館工作者中的一員，深知目前形成的操作方法有歷史的和客觀的原因。面對高校每年這么龐大數(shù)量的群體進進出出，集體名冊顯然公正平等又完整的保管了所有的數(shù)據。但是時代發(fā)展了，同學們對我們檔案館的期許提高了：當年的學生成為校友返回母校，追憶青春的時候，當他來到檔案館，面對所能查詢利用到的檔案，不可避免的有些失望。

再從教師的檔案分析，我們也承認現(xiàn)存檔案數(shù)據的完整性、科研檔案保管的重要性。然而當我們試圖從中看到老師的師德風采，當我們想從科研檔案的數(shù)據、圖表中透視出教師們作為科研工作者在實驗室的殫精竭慮、靈光乍現(xiàn)時，同樣也深感無能為力，原始檔案的結構性缺陷令我們尷尬。

二、現(xiàn)有的管理理念和方法落后于時代的需求

建國初期，我們檔案系統(tǒng)的理念和方法深受前蘇聯(lián)檔案工作理論的影響。前蘇聯(lián)的理論和實際操作方法曾幫助我們國家迅速的建立了檔案管理體系，并有效地積累著案卷。高校檔案曾經是一年收集案卷一百卷左右，3-5個人管理所有的案卷，查檔利用人數(shù)不多。所有學生的信息最簡單快捷的方法就是裝訂成冊。隨著時代的進步，高校教育事業(yè)的迅速發(fā)展，學校的師生總數(shù)早已是建校之初的百倍、千倍。復旦大學、上海交通大學等高校師生總數(shù)都已經超過萬人。高校檔案管理的案卷收集量由一年的百位數(shù)已經升至將近萬卷。據復旦大學檔案館2016統(tǒng)計數(shù)據：檔案的年增長量約為1.5萬卷;檔案館年度接待量約2500人次，7000卷次;校史館年度接待量約50000人次。在這么巨大的變化面前，傳統(tǒng)的收集內容和方法很難再滿足利用需求。

檔案記憶觀的理論認為，基于對檔案基本屬性—社會記憶屬性的本質性認識，把檔案與社會、國家、民族、家庭的歷史記憶聯(lián)結起來，強調檔案是一種社會或歷史、集體記憶，含有集體記憶的關鍵。檔案館是記憶的保存場所或記憶宮殿，并從個人乃至民族的根源感、認同感、身份感的高度去看待檔案及其保護的重要性[1]。檔案記憶觀從理論上為檔案工作者指出我們保管的檔案應當從內容上可以喚起個人乃至民族的情感，但是由于種種歷史的、客觀的原因，我們在實踐中發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)存檔案的收集保管多數(shù)以俯視的視角，管理著大量作為證據憑據的數(shù)據，而不是從人文的角度去保管活動主體的情感記憶。就在我們檔案工作者日復一日的忙碌中，我們不知不覺中就選擇了只保管部分有話語權的社會記憶。那么多年以后，我們作為社會記憶的建構者，回頭審視時，自己也會感到遺憾！

高校檔案館的同仁們在眾多同行的交流中，已經意識到了問題，思想上都希望實現(xiàn)檔案館的面向公眾更加開放，更在實踐中嘗試一些促進開放的行動。華東師范大學檔案館的朱小怡、魏明揚認為高校檔案對社會開放是檔案工作的發(fā)展方向，并指出高校檔案工作應當在思想認識、業(yè)務建設、人才隊伍三個方向上都做出準備和改變[2]。上海交通大學檔案館的許雯倩也提出高校檔案開放實踐存在著客觀的困難[3]。

三、改變觀念實現(xiàn)高校檔案館利用創(chuàng)新

高校檔案館都在積極地迎接變化、互相學習、共同探索如何向更加開放的檔案館轉型。并沒有固定的模式和體制，大家可以輕易模仿后就成為一個成功的開放型檔案館。高校檔案館之間都在密切交流、互相探討、現(xiàn)場學習中。那么怎樣能從封閉走向開放、從寂靜走向文化吸引，只有先從觀念上領悟，再創(chuàng)造性地改變收集利用方式做到有米可下，才能做出文化的盛宴，檔案的開放化才能吸引公眾的目光。

1.通過舉辦富含人文內容的展覽促進開放

成功的展覽吸引公眾的到訪，形成文化的輻射，直接達到檔案館面向社會開放的目的。清華大學2017年4月29日舉辦了“那時的清華那時的我們”清華大學1982級學生生活收藏展，受到校慶返校校友和各方面觀眾的關注和歡迎。特別是畢業(yè)30周年的1982級校友們，看到自己當年學習、生活中的文獻、實物，非常親切和感動，引起對往事的生動回憶[4]。上海交通大學舉辦的《檔案：創(chuàng)新的印記——上海交通大學創(chuàng)新歷程檔案圖片展》主題展覽以上海交通大學在中國近現(xiàn)代史上具有開創(chuàng)意義的重大歷史事件、重大科技成果、重大改革突破為主線，以時間為序，分為人才培育、科學研究、國際合作三個篇章，展出珍貴照片和歷史檔案70余幅（件）[5]。華東師范大學舉辦了《紀念馮契先生百年誕辰圖片展》和《紀念中國人民抗日戰(zhàn)爭勝利70周年暨滬西抗戰(zhàn)史料展》，通過展覽帶領我們大家回顧歷史，取得了很好的社會效果[6][7]。

2.通過展現(xiàn)校內景物的變遷喚醒集體記憶

人的生活離不開環(huán)境。大學的多少光陰都是在美麗的校園、藏書豐富的圖書館中度過。高校學子們每當重游故地，都會不由自主地回憶往事、思念同學、師長，乃至對母校升起深深的感恩之情。西安電子科技大學舉辦的校園風貌圖片檔案展展出了建校以來檔案館保存的近百張照片，近二十幅展板，全景式、全時代、立體化地展現(xiàn)了學校建校至今八十余年的變遷過程，受到同學們的熱烈歡迎[8]。浙江大學舉辦的走進浙大百年建筑展覽，帶領大家開始了一次尋訪大學記憶的旅程。人事更迭，往來古今，惟有這些建筑，銘記了學校發(fā)展的變遷與輝煌[9]。

3.利用現(xiàn)代化的互聯(lián)網服務促進開放

唯有提供更加方便、更加自由的查檔方式才能形成公眾的檔案館。當圖書館已經由處處刷卡，禁止帶包入內變成一卡在手，暢游閱覽的模式時，檔案館依然先嚴格審查證件，再提供僅僅與自己身份相關的檔案時，如何能開放呢？網絡的便捷改變了我們的生活，處處都是互聯(lián)網+正在改變傳統(tǒng)的場景。檔案館也要利用這一工具，特別是在服務項目上：例如高校檔案館為學生提供成績證明、檔案轉移等業(yè)務上。同濟大學率先上線運行了網絡遠程服務系統(tǒng)。上海大學也實現(xiàn)了網絡遠程辦理成績單、遠程查證學歷真?zhèn)?、線上實時查詢個人檔案去向的功能，受到利用者的好評。同時，高校檔案館也都積極熱情的進行網站建設，把適合向所有公眾開放的部分檔案內容直接掛在網上。無須身份查證、無須到館，普通讀者就可以閱覽到高校保存的文化內容。各大高校的院士、杰出人物事跡展等都可以無界限的開放，以實現(xiàn)更廣泛的文化傳播。

四、檔案收集的多樣化和公眾化

1.面向所有新老校友廣泛征集檔案

檔案的收集是按照年限連續(xù)進行歸檔的。在當時的理論要求下，實現(xiàn)了應收盡收，但以現(xiàn)在的眼光來看，試圖用現(xiàn)有館藏的檔案描繪出當年的大學生活，真的是巧婦難為無米之炊。粗線條的勾勒尚可以勉力為之，要更加細節(jié)生動的呈現(xiàn)出歷史上的大學學習、生活情景，喚起老人的回憶，感動今天的少年們是極其困難的。另外還有些檔案的形成，原本屬于個人所有，并不在強制收集之內。那么唯一的辦法是采用征集的方式來彌補館藏檔案的缺失。例如同濟大學檔案館網站首頁就發(fā)布了《關于征集珍貴檔案校史資料和實物的啟示》[10]。啟示中列舉了12條類目。既有宏觀的關于學校創(chuàng)立和發(fā)展相關的文件資料，也同時關注到了畢業(yè)生的合影照片，師生贈言等。清華大學《那時的清華那時的我們》展覽也是面向海內外的校友征集檔案：倡議發(fā)出，校友踴躍，有30名校友捐贈物品375件，6名校友提供展品37件?？梢哉f，沒有這次成功的征集活動，也就沒有這次成功的展覽[4]。

2.通過收集實物構建高校生活的歷史記憶

檔案收集工作通常是重文件、輕實物。一個原因是檔案館整體經費和人手都不足，工作重點只能放在文件的收集保管。另一個原因是實物的收集既需要資金支持，也需要更大的館舍來存放。但是實物檔案與文字描述相比，更加直觀、真實地反映出歷史。在重現(xiàn)高校生活中有不可替代的作用。華東理工大學檔案館陸憲良館長很早就開始收集實物檔案。多年來不斷積累，華東理工大學檔案館存放了過去的桌子、床鋪、乃至實習的設備等大件，也有細微的現(xiàn)在已經看不到的文件夾等器物。站在當年的實物中，真的是感慨萬千，仿佛記憶閘門被打開，過去的生活、學習又歷歷在目。值得稱道的是西安交通大學檔案館，他們的實物還配有懷念性的文章，例如《父親那把印制有交大?；盏挠嬎愠摺芬晃闹校淮笾x麟閣教授的兒子深情回憶了父親的學習、工作。我們也可以看到謝教授捐贈的計算尺和手搖計算機實物[11]。從中我們不僅了解了謝老師、交大，可以說也望見了那個時代。

3.通過口述史的收集整理豐滿檔案內容

口述史將口述者本人的記憶，用文字直接記錄下來，作為檔案材料進行收集，改變了檔案材料的簡潔與枯燥。雖然口述史本身是一個檔號材料，但是口述史的內容是一條歷史的長河。它從一個人的角度記錄歷史，同時也記錄人的感情記憶。因此，口述史的收集整理豐滿了檔案，使檔案不僅反映了時代的骨架，也開始充滿了血肉情感。中國石油大學檔案館訪談了88歲的離休老教師王革。王老師自1979年入校直至退休，可以說他的個人口述也反映了學校的歷史[12]。滴水匯集大海，彩虹折射太陽。重慶大學檔案館網站上已經可以觀看口述史的視頻[13]。華東師范大學檔案館“麗娃記憶：華東師大口述檔案”項目已經進展到第三期[14]。

4.多媒體檔案新資源的收集建設

與傳統(tǒng)的紙質案卷相比，多媒體檔案更加鮮活的記錄著人們和時代。華東師范大學就舉辦了一場特殊的檔案收集活動： “我敢我夢想”視頻征集大賽活動：征集內容是學生用手機視頻或DV敘說和表達自己當下的夢想。敘述夢想的方式很多，可談過去夢想，也可構思未來的夢想。 參賽選手的視頻會珍藏在檔案館，等過十年、二十年或三十年的時候，再來對照下自己許下的諾言和夢想，會覺得非常珍貴和有趣。檔案收集的內容和方式突破了常規(guī)的收集條目，它面向的是廣大的學生，內容也再無關于教學和管理文件。它也不同于征集活動的亡羊補牢，而是在同學們還滿懷青春的夢想時，就收集記錄。

5.變革固有檔案的內容和形式來豐富檔案內容

檔案的利用和收集的豐富程度決定了開放化的深度，對于歷史悠久、人文材料豐富、資金支持力度較大的高校來講，可以不斷拓展收集的范圍。對于外在物質條件稍差的高校來講，可以另辟蹊徑，從基本檔案入手，改變檔案形成的方式，由簡單列表式向富含人文信息來轉變，例如，高校的成績單，是每個學生都有的。如果每個成績單都附加一頁，提供給學生親筆寫一段大學生活感悟，那么工作量并不增加多少，也無須資金，就可以收集到反映時代、反映青年人思想的手稿。

盡管開放的方向已經決定，開放的方式、方法需要我們檔案從業(yè)者不斷探索，2019年至今的疫情對各行各業(yè)都帶來了巨大的沖擊，為了社會國家的安全，各大高校檔案館在傳統(tǒng)接觸式的業(yè)務更加謹慎，很多檔案館都限制了人員進入，這也促使我們必須采用更加靈活的態(tài)度和方式：利用網絡、多媒體、微信公眾號等方式實現(xiàn)無接觸式開放。

參考文獻：

[1]丁華東.檔案記憶觀的興起及其理論影響[J].檔案管理，2009（1）;16-20

[2]朱小怡，魏明揚.高校檔案向社會開放，我們準備好了嗎？[C].上海高校檔案管理研究與實踐.上海三聯(lián)書店，2016：3-9

[3]許雯倩.試論新形勢下促進高校檔案開放的對策建議[C].上海高校檔案管理研究與實踐.上海三聯(lián)書店，2016：10-16

[4]”那時的清華，那時的我們”展覽舉辦[EB/OL].[2017-7-13].http：//www.tsinghua.edu.cn/publish/xsg/8500/2017/20170605082916784224187/20170605082916784224187_.html

[5]上海交大檔案館舉行“創(chuàng)新發(fā)展·檔案見證”國際檔案日宣傳活動[EB/OL].[2017-7-13].http：//news.sjtu.edu.cn/info/1003/620708.htm/

[6]紀念馮契先生百年誕辰圖片展[EB/OL].[2017-7-13].http：//www.philo.ecnu.edu.cn/s/169/t/189/14/08/info136200.htm

[7]關于舉辦“勿忘·前行紀念中國人民抗日戰(zhàn)爭勝利70周年暨滬西抗戰(zhàn)史料展”的通知[EB/OL].[2017-7-13].http：//www.dag.ecnu.edu.cn/s/134/t/434/0a/d0/info133840.htm

[8]西電舉辦校園風貌圖片檔案展[EB/OL][2017-7-13]..http：//dag.xidian.edu.cn/info/1155/2443.htm

[9]百年建筑[EB/OL].[2017-7-13].http：//www.acv.zju.edu.cn/page.html？m=wszt&xg-mainCenter-topicid=T3MG821aD8a85

[10]關于征集珍貴檔案校史資料和實物的啟示[EB/OL].[2017-7-13].http：//www.#edu.cn/～archives

[11]父親那把印制有交大?；盏挠嬎愠遊EB/OL].[2017-7-13].http：//58.206.125.28/？p=7045

[12]檔案館赴東營開展口述史研究[EB/OL].[2017-7-13].http：//dag.upc.edu.cn/gzdt/news102.html/

[13]口述歷史[EB/OL].[2017-7-13].http：//archives.cqu.edu.cn/list.jsp？urltype=tree.TreeTempUrl&wbtreeid=1042

[14]關于“麗娃記憶：華東師大口述檔案”項目成員招募啟事[EB/OL].[2017-7-13].

http：//www.dag.ecnu.edu.cn/s/134/t/434/39/a4/info145828.htm

[15]關于舉辦“美源坊杯”華東師范大學“我敢我夢想”視頻征集大賽通知[EB/OL].[2017-7-13].http：//www.ecnu.edu.cn/_s2/8d/7c/c1952a36220/page.psp

作者單位：上海大學檔案館 上海大學圖書情報檔案系