陳靈

摘要：當今社會科技發(fā)展迅猛，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到各行各業(yè)，OA（Office Automation）系統(tǒng)就是其中最常用到的一種，能夠有效提高企業(yè)辦公效率，改變傳統(tǒng)企業(yè)內(nèi)部信息傳遞速度較慢、工作效率不高的問題，同時可能很好的解決信息數(shù)據(jù)處理過程中出現(xiàn)的各種錯誤情況。本文以藥企為例，簡要分析OA系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)，以供參考。

關(guān)鍵字：藥企;辦公自動化系統(tǒng);開發(fā)設(shè)計

企業(yè)要想更好的適應社會發(fā)展，需要不斷優(yōu)化辦公方式，結(jié)合當下先進科學技術(shù)，力求節(jié)約經(jīng)濟成本、提高企業(yè)整體辦公效率與運營效果。設(shè)計并開發(fā)適合藥企發(fā)展的OA系統(tǒng)，具有應用便捷、操作簡單、信息采集率較高、協(xié)同多個部門運作等優(yōu)點，尤其適合當下社會市場經(jīng)濟發(fā)展要求與快節(jié)奏的工作方式，為企業(yè)高效率經(jīng)營管理注入了新的力量。

一、藥企實際需求

隨著互聯(lián)網(wǎng)、電腦、手機、5G網(wǎng)絡(luò)的相繼出現(xiàn)，傳統(tǒng)的辦公方式越來越無法適應當下快節(jié)奏的社會發(fā)展步調(diào)，也無法應對市場經(jīng)濟發(fā)展。對于藥企而言，醫(yī)藥行業(yè)產(chǎn)品種類繁多，包括藥品、化學制劑、醫(yī)療器械、玻璃儀器等，每一項大類下面又會細分為多個小的類目，醫(yī)藥產(chǎn)品的特殊性決定了藥企區(qū)別于其他行業(yè)的管理特點：首先，產(chǎn)品種類繁雜且產(chǎn)品編碼沒有規(guī)律，查找時需要耗費大量的時間、人力和物力，加之藥品需要嚴格把控批號與有效期，更加需要嚴格管理出入庫;其次，藥企的銷售模式與售后處理流程相對復雜，業(yè)務(wù)流和資金流呈反方向流動，業(yè)務(wù)量較大且多數(shù)會和醫(yī)院展開合作，涉及的用戶也較多，使得藥品經(jīng)營全過程業(yè)務(wù)量很大，如果仍舊沿用傳統(tǒng)的辦公方式，很難跟上企業(yè)發(fā)展腳步，應對越來越龐雜的運營管理問題，實現(xiàn)采購、銷售、業(yè)務(wù)的流程化管理;最后，藥企管理機構(gòu)大多呈樹型，銷售渠道復雜且中間環(huán)節(jié)可能涉及多個分銷商或零售終端，會采用分支機構(gòu)、連鎖經(jīng)營管理等，這就容易導致各分支機構(gòu)的庫存資料、業(yè)務(wù)資料無法及時匯總到總部，從而影響到總部對庫存、采購及銷售的正確決策和統(tǒng)一調(diào)配，急需要自動化的辦公系統(tǒng)來優(yōu)化辦公環(huán)境，提高辦公效率。

二、OA系統(tǒng)的設(shè)計目標與原則

（一）目標

藥企中的綜合辦公管理系統(tǒng)設(shè)計目標是通過先進的互聯(lián)網(wǎng)、計算機信息技術(shù)來優(yōu)化辦公應用，構(gòu)建一個能夠覆蓋企業(yè)內(nèi)部的自動化辦公平臺，運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)搭建一個高效率、高質(zhì)量的辦公平臺，實現(xiàn)資源共享、協(xié)同辦公等工作內(nèi)容，為各個部門員工查詢、處理事務(wù)提供便利，同時也為領(lǐng)導下達命令、實時動態(tài)跟蹤和強化監(jiān)督提供便利。簡單來說就是實現(xiàn)信息資源的共享化、辦公方式的現(xiàn)代化、信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化、人員管理的人性化，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)化信息傳遞逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)闊o紙化辦公，使得企業(yè)管理全過程規(guī)范化與信息資源傳遞的集中式管理、分散式應用。

設(shè)計開發(fā)OA系統(tǒng)，藥企可以實現(xiàn)對整個辦公流程的規(guī)范管理與信息約束，全面實現(xiàn)對管理的制度化規(guī)范化，進而大大提高企業(yè)內(nèi)部整體辦公效率，保障人員溝通暢通無阻礙，工作指令傳達快速清晰，員工可以及時收到指令并展開工作，領(lǐng)導可以及時了解工作或項目的完成進度，同時還可以減少辦公過程中通訊、紙張等用品的大量消耗，起到綠色辦公、高效辦公的效果。

（二）原則

OA系統(tǒng)的設(shè)計原則主要表現(xiàn)在以下五個方面：一是穩(wěn)定性與可靠性。服務(wù)器承擔著大量的數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)，如果在投入使用后頻繁出現(xiàn)卡頓甚至死機，不僅無法提高辦公效率，還會導致工作無法在規(guī)定時間內(nèi)完成甚至耽誤重要任務(wù)傳達，因此在OA系統(tǒng)具體設(shè)計中，設(shè)計人員應當特別重視系統(tǒng)的穩(wěn)定性與可靠性，結(jié)合實際資金預算和辦公需要選擇適合的服務(wù)器配置、操作系統(tǒng)功能配置等，如果出現(xiàn)故障，應當?shù)谝粫r間確保信息數(shù)據(jù)不會丟失，然后在此基礎(chǔ)上完成修復，待系統(tǒng)完全恢復正常后再繼續(xù)辦公。二是可擴展性和開放性，當前藥企不斷發(fā)展壯大，所承接的業(yè)務(wù)也越來越多，因此系統(tǒng)設(shè)計完成后不能只滿足于現(xiàn)在的需求，應當要能夠在之后相當長的一段時間內(nèi)都可以滿足日常辦公所需，尤其是網(wǎng)絡(luò)與資源平臺要能夠擴展和開放，同時還需要更加靈活，以應對不斷擴張的業(yè)務(wù)和技術(shù)要求。三是先進性和成熟性，系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)勇當務(wù)必確保符合當下社會經(jīng)濟發(fā)展，所有設(shè)備和技術(shù)都相對成熟，已經(jīng)有其他企業(yè)使用且效果良好，只有同時具備成熟性和先進性，設(shè)計開發(fā)出的OA系統(tǒng)才能使用更加長久，出現(xiàn)風險的概率也會大大下降。四是實用性和可管理性，設(shè)計開發(fā)出的OA系統(tǒng)要確保符合實際辦公需要，可以與當前所使用的辦公流程、信息傳遞流程相匹配，在此基礎(chǔ)上可以有一定程度的優(yōu)化但是不能完全照搬他人的系統(tǒng)，以免大相徑庭，不僅無法提高辦公效率，還會延誤工作進度，給日常辦公增添阻礙，應當要考慮到系統(tǒng)使用的性價比，精簡網(wǎng)絡(luò)配置步驟便于后期的管理和維護，即使使用過程中出現(xiàn)故障也能夠第一時間得到解決，不會對工作產(chǎn)生較大影響。五是安全性，這也是OA系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)的重心，一定要保障數(shù)據(jù)信息資料的安全，盡可能采用三層開發(fā)模式并限定用戶的權(quán)限，所有用戶只能間接存取數(shù)據(jù)，無法直接獲取數(shù)據(jù)信息，確保數(shù)據(jù)內(nèi)容和結(jié)構(gòu)對普通用戶完全屏蔽，以最大限度確保數(shù)據(jù)信息安全。

三、OA系統(tǒng)的模塊設(shè)計應用

整個OA系統(tǒng)包括四個環(huán)節(jié)：

一是郵件管理管理模塊，可以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部全體員工之間的一對一、一對多郵件收發(fā)，這樣即時通信的方式能夠最大程度滿足日常辦公需要，減少紙質(zhì)化信息傳遞并能大大提高辦公效率。這一模塊的主要內(nèi)容包括管理員、郵件、員工和部門，管理員負責創(chuàng)建和刪除郵件并能與各個部門之間形成聯(lián)動，作為總管理者可以確保企業(yè)內(nèi)部所有郵件收發(fā)無誤，信息數(shù)據(jù)傳遞暢通無阻。

二是日志管理模塊，一般會運用到Web技術(shù)、工作流等，可以方便每位員工羅列當天工作，總結(jié)工作進度、重難點等，通過日志管理，員工也可以向領(lǐng)導匯報工作進程和問題并提供相應的數(shù)據(jù)分析，便于領(lǐng)導以此為根據(jù)進行決策，進而促進企業(yè)的良性發(fā)展，這一模塊的主要內(nèi)容包括個人日志、垃圾箱、草稿箱、加密文檔等。

三是工作流管理模塊，這也是整個OA系統(tǒng)的主要功能模塊，會將大量的Web技術(shù)內(nèi)容融合其中，并同時結(jié)合業(yè)務(wù)、發(fā)文、數(shù)據(jù)的輸入輸出等流程，其中業(yè)務(wù)流程包括申請、審核、通過和實施，發(fā)文流程包括擬稿、審閱、校對、通過、發(fā)文、存檔，數(shù)據(jù)的輸入輸出流程包括申請、審核、通過和整合處理?；诠ぷ髁魉O(shè)計的模塊功能會更加具有系統(tǒng)性和完整性，結(jié)合數(shù)據(jù)層完成操作并針對相關(guān)領(lǐng)域?qū)ο筮M行建模，更加具有實用性且便于操作。首先，基于工作流進行分層設(shè)計開發(fā)，將各個模塊功能封裝到兩個數(shù)據(jù)接口中，一個是Work Flow Remote Service，另一個是Work Flow Service，這樣可以確保數(shù)據(jù)的對應遠程對象封裝，也就是說可以將Work Flow Remote Service封裝到Work Flow Service的對應遠程對象中，實現(xiàn)合理化調(diào)用Web層應用程序的效果。當前大多數(shù)藥企的OA系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)都是針對多個Managager類項目展開，這樣設(shè)計的最大應用優(yōu)勢在于，企業(yè)能夠基于不同的工作流，在不同的工作領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)對象延遲加載，然后對應不同封裝對象系統(tǒng)建立業(yè)務(wù)審批機制，實現(xiàn)不同類別的業(yè)務(wù)審批功能，最后統(tǒng)一匯總納入系統(tǒng)業(yè)務(wù)申請中，根據(jù)設(shè)定時間發(fā)起相關(guān)業(yè)務(wù)流程。除此之外，OA系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)中應當設(shè)計Session Bean，目的是對于關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息，系統(tǒng)可以實現(xiàn)系統(tǒng)化封裝并建立業(yè)務(wù)審批UML時序圖。

四是信息交流管理模塊，即使企業(yè)內(nèi)部工作人員的交互平臺，又是整個系統(tǒng)的信息分享平臺，主要融入Web技術(shù)內(nèi)容和工作流的設(shè)計理念，根據(jù)不同功能設(shè)計多個子模塊，囊括公告、論壇、意見、工作計劃、工作總結(jié)等，可以完整的構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部信息交互體系，為領(lǐng)導項目決策提供所需數(shù)據(jù)和信息，還可以針對某一個具體問題在線發(fā)起提問，集思廣益征集解決方案;可以結(jié)合抽象設(shè)計圖等功能實現(xiàn)系統(tǒng)附件屬性的構(gòu)建與優(yōu)化，具體體現(xiàn)在將功能內(nèi)容抽象化后放入Publication類中，然后建立多個Replay回復機制，最后集成Publication中的多功能數(shù)據(jù)內(nèi)容;還可以加入私密數(shù)據(jù)訪問項，便于提高系統(tǒng)開發(fā)效率和實現(xiàn)代碼重用。

小結(jié)：

飛速發(fā)展的社會市場經(jīng)濟與快節(jié)奏的工作方式使得傳統(tǒng)藥企辦公方式逐漸落后，面對新時代需要，藥企需要更多的運用計算機信息、大數(shù)據(jù)、云儲存等先進技術(shù)，設(shè)計開發(fā)OA系統(tǒng)，以全面提升企業(yè)內(nèi)部辦公效率和辦公質(zhì)量，促進企業(yè)良性發(fā)展。

參考文獻

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