王家虎

摘 要：辦公室行政管理工作是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位發(fā)展與進(jìn)步的過程中不可缺少的一部分，對于整個機(jī)關(guān)企事業(yè)單位而言，辦公室行政管理工作是促進(jìn)單位發(fā)展的重要一環(huán)，因為它不僅能夠起到上傳下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)決策信息的作用，還能協(xié)調(diào)各個部門，關(guān)心愛護(hù)員工，展示單位的形象。本文就著重探討行政事務(wù)管理工作的重要性，并針對性地提了一下措施建議。

關(guān)鍵詞：行政事務(wù);管理工作

1.前言

辦公室行政管理工作是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位發(fā)展與進(jìn)步的過程中不可缺少的一部分，進(jìn)行行政事務(wù)管理，可以有效地防止因為單位發(fā)展過快而導(dǎo)致的管理工作不相適應(yīng)的情況出現(xiàn)，同時，做好行政事務(wù)的管理工作也可以反過來促進(jìn)單位的發(fā)展。辦公室的管理人員經(jīng)常會被忽視，原因在于他們的工作被誤解，被許多人認(rèn)為是無關(guān)緊要的，且不是效益創(chuàng)造者。如同安全管理之于工廠，辦公室管理人員對于單位來說也是至關(guān)重要的，在無形中起到為單位發(fā)展發(fā)揮著保駕護(hù)航的作用。行政人員對事務(wù)的管理，對信息的傳達(dá)，對員工的關(guān)心都在無形之中對企業(yè)的發(fā)展起著作用，發(fā)揮的作用雖然無形，但是不可忽視的重要作用。

2 辦公室工作的重要性

2.1保障單位正常運轉(zhuǎn)的橋梁和紐帶

由于辦公室工作的職能，幾乎每一個單位都會把行政管理崗設(shè)在窗口的位置上，她們的工作往往是需要同時處理著大量的事物。顯而易見，人們通常是通過行政管理崗位的形象，對這個單位的整體服務(wù)進(jìn)行評價，這么說來，行政管理代表著一個單位的形象。以日常工作中的電話接轉(zhuǎn)為例，表面上這些工作難度系數(shù)不大，工作人員每天按部就班、習(xí)以為常，但是它卻在第一時間內(nèi)折射出單位的第一形象，這其中能反映出許多問題，能看出一個單位上傳下達(dá)的效率。行政管理人員只有對單位的整體情況了然于心，講究說話的藝術(shù)，才能使各個部門的員工對其處理的工作滿意。因此，我們不應(yīng)該小看辦公室行政管理工作的重要性，因為它不僅影響和代表了辦公室的工作，還會直接影響到一個單位的威信和形象。

2.2 促進(jìn)各部門協(xié)調(diào)運作的潤滑劑

從部門的功能和業(yè)務(wù)范圍來看，業(yè)務(wù)部門僅僅是負(fù)責(zé)本部門的專職的業(yè)務(wù)活動，但是整個機(jī)關(guān)事業(yè)單位，除了需要做好專職的業(yè)務(wù)活動外，還要對各個中間環(huán)節(jié)進(jìn)行及時的銜接以及溝通，那么這些工作，都需要辦公室行政管理部門來處理和協(xié)調(diào)。只有對行政管理工作職能和位置有充分的認(rèn)識，對行政管理工作有足夠的重視，才能真正地作好耐心細(xì)致的工作，才能真正做到為基層服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。因此，辦公室行政人員應(yīng)該時刻具備服務(wù)的意識，樹立全方位的服務(wù)理念，只有這樣，才能在服務(wù)意識的基礎(chǔ)上上進(jìn)一步提高辦事效率，并在外界樹立良好的單位形象。

3.提高行政事務(wù)管理工作水平的措施

3.1辦公室管理人員具有的能力

因為辦公室行政管理工作在單位發(fā)展中是十分重要的，因此對于辦公室工作人員的能力要求也是比較高的。辦公室工作人員最重要的素質(zhì)就是良好的人際溝通能力，擁有良好的人際溝通能力，可以在工作中和其他員工保持良好的狀態(tài)，協(xié)調(diào)好員工之間的工作交流，以免出現(xiàn)員工出現(xiàn)矛盾或者因為不配合造成工作難以進(jìn)展的情況發(fā)生。除了與員工之間的溝通外，辦公室人員傳達(dá)信息的能力也是非常重要的，上傳下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策和任務(wù)是辦公室人員工作中另一項重要的任務(wù)，首先要做的是領(lǐng)會好領(lǐng)導(dǎo)的決策，準(zhǔn)確地傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)，再針對相關(guān)的工作人員進(jìn)行協(xié)調(diào)安排，確保工作能夠順利進(jìn)行，任務(wù)能夠按時完成。因為在工作的過程中，如果其中的一環(huán)出現(xiàn)了差錯和失誤，一部分工作人員的他溝通沒有到位，那么接下來的工作就會出現(xiàn)停擺，難以繼續(xù)進(jìn)行下去。除此之外，辦公室行政人員還得對員工進(jìn)行人文關(guān)懷，關(guān)注員工的狀態(tài)和情緒。

3.2提高辦公室管理效率

做好行政事務(wù)管理工作可以有效地提高辦公室管理的效率，從而進(jìn)一步對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的進(jìn)步作出貢獻(xiàn)。但是由于沒有績效業(yè)績等指標(biāo)的考核，如何評定辦公室行政管理工作變成一個比較棘手并且難以解決的問題。筆者認(rèn)為有效的幾項措施來提高辦公室的管理效率。首先，要堅持定期對辦公室行政管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，要讓員工在學(xué)習(xí)過程中，深刻認(rèn)識到自己的不足，不斷反思自己的工作，在工作中吸取教訓(xùn)。針對現(xiàn)在就存在的問題，我們要引導(dǎo)員工要積極應(yīng)對，不能忽視這些小問題，因為任何危小的錯誤都有可能造成重大的失誤。第二，機(jī)關(guān)事業(yè)單位自身也要進(jìn)行改革，改進(jìn)原有的管理結(jié)構(gòu)，建立更加完善的管理結(jié)構(gòu)，尤其是領(lǐng)導(dǎo)和決策層也要充分重視辦公室管理的重要性，領(lǐng)導(dǎo)不重視，員工也會效仿，不加重視，辦公室管理人員的地位就會較為低下。完善的管理結(jié)構(gòu)要有科學(xué)合理的依據(jù)，要遵循科學(xué)發(fā)展觀，根據(jù)單位的具體情況和性質(zhì)進(jìn)行管理工作，學(xué)習(xí)借鑒其他單位的有效經(jīng)驗，但不能完全照搬。

4.結(jié)語

作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位中一個綜合性的部門，辦公室起到了一個溝通、協(xié)調(diào)、管理的作用，是一個連接單位各個部門的一個十分重要的樞紐。隨著社會的不斷進(jìn)步和發(fā)展，我們對于辦公室工作，對辦公室所發(fā)揮的職能和功效，也提出了更高的要求。怎么樣有效地發(fā)揮辦公室的職能，確保單位能在有效管理之下的正常運轉(zhuǎn)，是每一個辦公室行政人員都應(yīng)該思考和進(jìn)一步解決的問題。為了滿足新形勢下工作需要，不僅僅是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的辦公室人員，領(lǐng)導(dǎo)和決策者更應(yīng)該深知辦公室行政工作的重要性，加強(qiáng)辦公室人員的素質(zhì)提升，重視對辦公室工作的考核和要求。

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