文·王鵬

隨著全社會數(shù)字化轉(zhuǎn)型的到來，特別是新修訂《檔案法》的實施，電子檔案單套制管理已成為企業(yè)檔案工作必須面對的現(xiàn)實問題，企業(yè)檔案工作的相關(guān)制度有必要根據(jù)新形勢、新要求進行調(diào)適，以適應(yīng)電子檔案單套制管理的需要。

一、企業(yè)檔案工作制度及其現(xiàn)狀

企業(yè)檔案工作制度主要包含企業(yè)檔案工作規(guī)章、管理制度和相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

企業(yè)檔案工作規(guī)章，是以企業(yè)名義制定并以公文形式發(fā)布和公開的制度。它與企業(yè)其它職能形成的制度平級，其作用重在明確檔案工作在企業(yè)的地位和作用。常見的有崗位責(zé)任制、檔案工作規(guī)定、檔案工作責(zé)任追究制度、檔案工作應(yīng)急預(yù)案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定等。

企業(yè)檔案工作制度，是以檔案部門名義制定，要求企業(yè)各職能部門或?qū)ｍ椆ぷ鲬?yīng)遵守的有關(guān)檔案管理的規(guī)定。常見的有文件材料歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案利用制度、檔案保密制度等。

企業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，是以檔案部門名義制定，主要包含對企業(yè)檔案工作中的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等具體業(yè)務(wù)的規(guī)范性要求，其目的重在明確企業(yè)檔案工作的具體操作要求。常見的有檔案分類編號辦法、檔案整理規(guī)范等。

目前，企業(yè)檔案工作制度主要是建立在傳統(tǒng)檔案管理模式的基礎(chǔ)上，即傳統(tǒng)載體檔案的單套制管理或者傳統(tǒng)載體和數(shù)字化后形成的副本同時存在的情況下的制度體系。而電子檔案的產(chǎn)生、收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用與傳統(tǒng)載體檔案相比有著較大區(qū)別。重點體現(xiàn)在管理對象由傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)變，管理方式由手工管理向系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變，管控模式由行政管理向協(xié)同治理轉(zhuǎn)變，利用方式由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)有的基于傳統(tǒng)載體和傳統(tǒng)管理模式的檔案管理制度體系已不能滿足電子檔案單套制管理的需求，因此需要探討電子檔案單套制背景下，企業(yè)檔案工作的制度調(diào)適問題。

二、電子檔案單套制背景下的企業(yè)檔案工作制度調(diào)適

制度體系的建立是一項比較復(fù)雜的工作，企業(yè)要本著整體謀劃、系統(tǒng)重塑和全面提升的原則不斷修訂和完善。為了能夠科學(xué)規(guī)范、安全有效地開展電子檔案單套制管理，目前應(yīng)重點針對企業(yè)檔案工作的原則性要求、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限、分類編號辦法、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、全宗卷歸檔范圍等方面進行調(diào)適。

（一）對企業(yè)檔案工作有關(guān)原則性要求的調(diào)適

一般來講，每個企業(yè)都會制定《企業(yè)檔案工作規(guī)定》或《企業(yè)檔案工作辦法》等，這是企業(yè)根據(jù)檔案法律法規(guī)，結(jié)合經(jīng)營管理模式和實際，制定的本企業(yè)檔案工作管理方面的綱領(lǐng)性的制度。這個制度對企業(yè)檔案工作的基本原則、管理體制和工作人員職責(zé)及各項業(yè)務(wù)內(nèi)容作出原則性規(guī)定。在電子檔案單套制歸檔尚未成為主流的數(shù)字化轉(zhuǎn)型初期，應(yīng)將單套制管理的相關(guān)要求在《企業(yè)檔案工作規(guī)定》中明確。

第一，應(yīng)該貫徹落實新修訂《檔案法》中關(guān)于“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”要求，在總則中增加電子檔案單套制管理要求，最好以單獨條款注明本企業(yè)檔案工作開始數(shù)字化轉(zhuǎn)型，逐步實行電子檔案單套制管理，符合條件的電子文件不再要求必須打印歸檔等細則。

第二，在文件材料形成、積累與歸檔要求中明確電子檔案的形成途徑、收集方式和歸檔要求，對業(yè)務(wù)系統(tǒng)要求與電子檔案管理信息系統(tǒng)銜接，逐步實現(xiàn)各類電子檔案全生命周期的管理。

第三，在檔案整理條款中明確單套制管理的電子檔案的整理原則、標(biāo)準(zhǔn)及內(nèi)容要求，明確傳統(tǒng)載體檔案與電子檔案整理方式的相同點和不同點。

第四，在檔案保管保密條款中就電子檔案保管的原則、方法及庫房條件和標(biāo)準(zhǔn)作出要求，對異質(zhì)異地保管、備份制度、四性檢測等要求應(yīng)重點明確。

第五，在檔案信息開發(fā)利用條款中明確電子檔案利用規(guī)定和審批權(quán)限和流程。

（二）對文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定的調(diào)適

按照國家檔案局第10號令要求，各企業(yè)制定了《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，這是企業(yè)檔案收集工作的重要保障。在電子檔案單套制管理背景下，建議在文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表中增加“載體形式”一欄，用以標(biāo)注歸檔材料是電子檔案還是傳統(tǒng)載體檔案。隨著檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的不斷推進，電子檔案必然會逐漸成為企業(yè)檔案構(gòu)成的主體，屆時文件材料歸檔范圍和檔案保管期限制度的修訂必將更加完善。

照片類歸檔范圍和檔案保管期限表（示例）

（三）對檔案分類辦法的調(diào)適

企業(yè)檔案的分類辦法，體現(xiàn)了企業(yè)檔案規(guī)范化管理水平的高低。一般來講，企業(yè)應(yīng)根據(jù)各自經(jīng)營管理的職能，依據(jù)企業(yè)檔案工作的原則和要求，編制本企業(yè)檔案分類編號辦法，主要包括編制說明、檔號示意和分類大綱三部分。筆者建議企業(yè)應(yīng)根據(jù)以下兩種情況確定單套制管理的電子檔案的分類。

第一，企業(yè)信息化總體水平較好，企業(yè)信息化部門軟硬件配備齊全完備，技術(shù)能力和條件滿足全面開展電子檔案單套制管理的需求。這種情況下，電子檔案的分類與傳統(tǒng)載體檔案的分類保持一致。如開展電子憑證類檔案單套制管理，這類檔案的分類為會計類，類目編號與傳統(tǒng)紙質(zhì)憑證類檔案的編號一致，即KJ3+年度。再如，開展部分管理類檔案單套制管理，電子檔案的分類與紙質(zhì)管理類的檔案保持一致均為管理類，類目編號都為GL+年度+保管期限號。

第二，企業(yè)信息化水平較低，企業(yè)軟硬件條件尚不滿足大范圍開展電子檔案單套制管理，但仍有一些檔案只能以電子的形式歸檔的電子檔案。這種情況下，可以單獨設(shè)置一個代表電子檔案的類目，比如電子檔案類，按年度設(shè)置二級類目，其類目編號為DZ+年度。

（四）對檔案整理標(biāo)準(zhǔn)的調(diào)適

第一，應(yīng)對電子檔案單套制歸檔的范圍、時間、節(jié)點、流程和載體等，特別是對各類電子檔案元數(shù)據(jù)采集的內(nèi)容要有指引性的規(guī)定。目前青島市已開展單套制管理的企業(yè)均已參照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定企業(yè)各類電子檔案的元數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)，比如《管理類電子檔案元數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)》《車輛管理類電子檔案元數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)》《電子發(fā)票元數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)》等。

第二，在整理要求中要明確單套制管理的電子檔案的組件、組盤、分類、排列、編號、編目、格式轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)包的組合及存儲要求。

第三，要增加對檔案收集、移交和歸檔等環(huán)節(jié)的四性檢測。具體內(nèi)容可以參考《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》和《文書類電子檔案檢測一般要求》等。

（五）對全宗卷內(nèi)容的調(diào)適

全宗卷是企業(yè)在開展檔案管理過程中形成的專門案卷，具體包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用和新技術(shù)的應(yīng)用七部分。在電子檔案單套制管理的過程中，會產(chǎn)生一些與傳統(tǒng)載體檔案管理時期不一樣的信息，例如后臺日志信息。這些信息是否需要存、如何存等，也都值得進行探討。