摘要：企業(yè)文件立卷是企業(yè)檔案分類整理工作的基礎(chǔ)，對(duì)于企業(yè)檔案的質(zhì)量有重要的意義，將直接影響企業(yè)檔案的提供利用。本文主要介紹了企業(yè)文件立卷工作的步驟與方法。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;立卷方法;檔案管理

企業(yè)檔案是企業(yè)檔案管理的重要組成部分。企業(yè)文件的立卷是企業(yè)文件系統(tǒng)化的開始，一般自上而下制定企業(yè)檔案分類方案，形成企業(yè)檔案的大類和屬類，在此基礎(chǔ)上，選擇合理的方法，把零散的文件組成保管的最小單位—案卷，然后向檔案部門移交。

1、企業(yè)文件材料的登記管理

企業(yè)文件材料登記，是指企業(yè)各部門對(duì)收發(fā)的各類文件材料所進(jìn)行的規(guī)范化記錄活動(dòng)。這既是各部門一項(xiàng)日常工作內(nèi)容，也是文件、檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析工作的基礎(chǔ)。企業(yè)文件材料登記管理分為收文登記和發(fā)文登記，收文登記的內(nèi)容包括：年度內(nèi)登記序號(hào)、文件名稱（編號(hào)或版本號(hào)）、發(fā)文單位（部門）名稱、數(shù)量、簽收時(shí)間、簽收人、辦理注釋等;發(fā)文登記的內(nèi)容包括：年度內(nèi)登記序號(hào)、文件名稱（編號(hào)或版本號(hào)）、發(fā)送對(duì)象的名稱、數(shù)量、發(fā)送時(shí)間、發(fā)送人、備注等。

2、企業(yè)文件材料的立卷

企業(yè)文件立卷，是指將企業(yè)文件系統(tǒng)整理、組成案卷并進(jìn)行排序的過程，實(shí)質(zhì)上是一項(xiàng)把零散、無序的文件進(jìn)行有序化組織的工作。

2.1企業(yè)文件立卷的要求

按照國家有關(guān)規(guī)定的要求，組織企業(yè)文件立卷是企業(yè)各職能部門的本職工作，企業(yè)檔案工作者對(duì)這項(xiàng)工作負(fù)有協(xié)助、指導(dǎo)和監(jiān)督的職責(zé)。企業(yè)文件案卷通常要遵循以下要求：

第一、企業(yè)文件的案卷必須方便保管和利用

這是企業(yè)文件立卷工作最根本的要求，也是立卷工作的最終目的。企業(yè)文件載體多、形式雜、數(shù)量不一，要求立卷工作以方便保管和利用為出發(fā)點(diǎn)，而不是單純的追求統(tǒng)一、整齊。

第二、案卷必須符合一定的質(zhì)量要求

案卷必須是一組具有有機(jī)聯(lián)系的企業(yè)文件，而不是內(nèi)容毫不相關(guān)的一堆文件的隨意組合。即一個(gè)卷內(nèi)的文件應(yīng)是有關(guān)某一問題或某項(xiàng)工作活動(dòng)的系統(tǒng)的有一定聯(lián)系的文件組合體，能反映工作中某個(gè)問題的處理情況;整個(gè)案卷的集合能系統(tǒng)、完整的反映企業(yè)工作活動(dòng)的全貌。案卷內(nèi)企業(yè)文件的數(shù)量要適度，對(duì)于案卷，除了具有有機(jī)聯(lián)系這樣一個(gè)質(zhì)的要求外，還應(yīng)該有一個(gè)量的界限，稱為案卷的組合度，直觀地表現(xiàn)為案卷的厚度。一份案卷，所含的文件份數(shù)過多或過少，均不利于保管和利用。因此，組織案卷要在保持企業(yè)文件之間的有機(jī)聯(lián)系的基礎(chǔ)上，保證案卷內(nèi)文件的數(shù)量適度。

2.2企業(yè)文件立卷工作的步驟和方法[1]

根據(jù)文件的特征組成若干個(gè)文件集合體，各個(gè)文件之間既有不同的特征，也有某些共同的特征。在立卷時(shí)，要將具有共同特征的文件組合成案卷。

1）問題特征，指文件內(nèi)容所反映的主題。把反映同一問題或同一件事物相關(guān)的文件組成一個(gè)案卷，通常采用一事一卷、一事數(shù)卷、同事一卷等方法，在日常組卷工作中，問題特征應(yīng)用的比較廣泛，稱為常用的立卷方法。

2）作者特征。就是將同一作者形成的某些有聯(lián)系的文件組成一卷，企業(yè)文件的作者有外部和內(nèi)部之分，外部作者包括上級(jí)單位及與之發(fā)生社會(huì)關(guān)系的其他單位;內(nèi)部作者指企業(yè)內(nèi)各部門。

3）時(shí)間特征。按文件的時(shí)間特征組卷，可以保持文件在時(shí)間上的聯(lián)系，反映企業(yè)或個(gè)人在一定時(shí)間內(nèi)的工作特點(diǎn)和發(fā)展情況，便于查考利用。

4）按名稱確定案卷單元。就是把文件種類名稱相同的文件組成一卷。多應(yīng)用于一些綜合性、專業(yè)性強(qiáng)的文件，如工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。[1]

2.3對(duì)案卷內(nèi)文件進(jìn)行科學(xué)排列

確定案卷單元之后，需要對(duì)案卷內(nèi)的文件進(jìn)行排列，使其條理化、系統(tǒng)化，方便日常的管理和利用。卷內(nèi)文件的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)律，如按時(shí)間、問題、重要程度、名稱、作者等排序。

1）按時(shí)間順序排列按照文件形成時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列。一般適用于單一作者、單一問題、單一名稱組成的案卷。

2）按重要程度排列除了一般的排列方法外，還應(yīng)遵循一些慣例：一般的，內(nèi)外文件一起組卷的，上級(jí)機(jī)關(guān)文件在前，本企業(yè)和下屬單位形成的文件在后;來文和復(fù)文，復(fù)文在前，來文在后;正文和附件，正文在前，附件在后;正本和原稿，正本在前，原稿在后，成果性、結(jié)論性文件在前，原始性、過程性文件在后。

3）圖樣的排序，圖樣形成時(shí)，已編制了圖樣的目錄的，按目錄順序排列。沒有編制圖樣目錄的，一般按結(jié)構(gòu)隸屬關(guān)系排列或按總體和局部關(guān)系結(jié)合專業(yè)排列，等等。

2.4進(jìn)行案卷編目，組成案卷

劃分案卷的范圍并予以排序之后，須以案卷為對(duì)象，通過一定的形式固定案卷整理的成果，揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成分。主要內(nèi)容有：編頁號(hào)，編制卷內(nèi)目錄，填寫備考表，填寫案卷封面和脊背標(biāo)簽等，最終組成案卷。

2.5編頁號(hào)

為卷內(nèi)每一份文件編制順序號(hào)，便于保護(hù)文件的完整和安全，方便統(tǒng)計(jì)和利用。若文件形成時(shí)已編有頁號(hào)且頁號(hào)連貫、排列次序不變，無須另行編制;其他情況需重新編制頁號(hào)。

2.6編制卷內(nèi)文件目錄

卷內(nèi)文件目錄是卷內(nèi)文件材料內(nèi)容的索引，置于卷首，一般包括：每份文件的排列序號(hào)、標(biāo)題名稱、編號(hào)、責(zé)任者（編制部門或人員）、編制日期、所在頁號(hào)和備注等。

2.7填寫備考表

備考表是記錄案卷構(gòu)成、變化情況以備查考的簡表，一般置于卷內(nèi)文件尾頁之后，主要內(nèi)容包括：案卷情況說明、立卷人、立卷時(shí)間等。

2.8填寫案卷封面和脊背標(biāo)簽，最終組成案卷

案卷封面是案卷封皮的主要構(gòu)成部分，需以一定的格式概要介紹卷內(nèi)文件的內(nèi)容和形式特征，主要項(xiàng)目有全宗名稱、類目名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級(jí)、檔號(hào)等。

脊背標(biāo)簽主要項(xiàng)目包括案卷題名和檔號(hào)，供管理和檢索之用。

企業(yè)各種文件具有不同的形成規(guī)律和特點(diǎn)，立卷方法不能千篇一律，需要充分考慮其不同之處選擇最為合適的立卷方法。隨著社會(huì)的進(jìn)步與科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)施進(jìn)入文件形成與管理領(lǐng)域，自動(dòng)化進(jìn)程明顯加快，這就要求我們要堅(jiān)持原則，既要遵循檔案工作的基本規(guī)律，也要?jiǎng)?chuàng)新思維，在實(shí)際工作中不斷研究和探索，使檔案工作不斷走向完善。

主要參考文獻(xiàn)：

[1]劉靈師.機(jī)關(guān)文書與歸檔文件整理[專著]，遼寧人民出版社，2003

作者簡介; 郭佳，女，1987-03-26 ，漢族，籍貫：河北東光縣 ，沈陽沈化院測(cè)試技術(shù)有限公司，碩士，中級(jí)工程師，檔案管理