劉曉明，臧志美，田秀平

（山東省海河淮河小清河流域水利管理服務(wù)中心，山東 濟南 250100）

近年來，隨著山東省水利督查任務(wù)（督查、檢查、稽查、暗訪）逐年增多，基于目前水利督查檔案管理現(xiàn)狀，從省級層面建立統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化專項檔案管理體系尤為迫切，現(xiàn)就水利督查專項檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理工作提出幾點建議，為水利督查專項檔案管理工作提供一定的參考。

1 水利督查檔案管理現(xiàn)狀

1.1 尚無統(tǒng)一執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)階段，山東省針對水利督查專項檔案管理尚無統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)，水利督查工作相關(guān)資料僅按照實際工作需要簡單整理，資料收集無具體標(biāo)準(zhǔn)，缺乏系統(tǒng)性、針對性、專業(yè)性。

1.2 整理缺乏系統(tǒng)性

目前，在督查工作中，同一督查任務(wù)，往往由多個單位、多個部門共同配合完成，督查任務(wù)結(jié)束后，經(jīng)常出現(xiàn)各單位、各部門分別自行立卷的情況；一些亟需要歸檔的資料，有些以文書檔案形式并入年度檔案，有些以內(nèi)部資料形式存儲在業(yè)務(wù)部門，還有一部分直接留存于個人手中，大多雜亂無序，分類混亂、檢索困難。

1.3 資料收集不完整

水利督查過程中，一些關(guān)鍵節(jié)點和關(guān)鍵問題會形成多種形式的檔案資料，如：文字、音頻、視頻、圖像、電子文檔等，此類檔案資料的產(chǎn)生僅僅停留在當(dāng)時的督查過程中，收集需要有時效性，一旦未及時收集，極易丟失。目前，此類督查過程檔案資料尚未有統(tǒng)一、規(guī)范的入檔制度，在實際的督查工作中很多過程性資料沒有存檔，致使后期檔案利用時，歷史數(shù)據(jù)查找困難。容易造成，如遇重大問題處理、責(zé)任追究等情況，調(diào)查取證困難，權(quán)責(zé)不清。

1.4 檔案資料保存困難

目前，承擔(dān)督查任務(wù)的大部分工作人員為水利專業(yè)技術(shù)人員，對檔案業(yè)務(wù)不熟悉，檔案收集意識薄弱，在督查任務(wù)執(zhí)行環(huán)節(jié)，極少注重存儲相關(guān)資料，在督查工作結(jié)束后，如無規(guī)定保存或移交，此類資料會很快遺失或被刪除，即使有少部分歸檔資料，也存在不全面、不系統(tǒng)的情況。

2 水利督查專項檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化

2.1 統(tǒng)一執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

檔案工作是水利督查工作的重要組成部分，建議山東省出臺統(tǒng)一的水利督查專項檔案管理制度或標(biāo)準(zhǔn)，從“查、認、改”環(huán)節(jié)規(guī)范督查文書和案卷標(biāo)準(zhǔn)，使水利督查檔案在收集、整理、立卷、歸檔時實現(xiàn)及時、規(guī)范、完整。

2.2 建立管理機制

健全水利督查專項檔案管理機制，從“查、看、問、訪、核、檢”等關(guān)鍵環(huán)節(jié)確立歸檔標(biāo)準(zhǔn)，實行牽頭單位立卷制，同時配備專職或兼職檔案員聯(lián)絡(luò)員。水利督查工作牽頭單位對檔案整理負總責(zé)，檔案聯(lián)絡(luò)員負責(zé)組織、指導(dǎo)相關(guān)處室檔案資料的收集、整理、歸檔。相關(guān)單位、處室的專職（兼職）檔案員負責(zé)各自工作過程中資料的收集、整理、移交等工作，督查工作結(jié)束后及時移交牽頭單位集中歸檔，實現(xiàn)水利督查專項檔案從收集、分類、整理、歸檔、管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

2.3 細化歸檔范圍

水利督查專項檔案按照“一事一檔”由牽頭單位進行歸檔。工作伊始指定專人負責(zé)，案卷整理與督查工作同步推進，加強事前、事中、事后的資料收集，將檔案工作滲透到水利督查工作的各個環(huán)節(jié)。歸檔范圍主要包括：前期工作方案、通知文件、責(zé)任分工；工作過程中的工作記錄、會議紀(jì)要以及以文字、報表、照片、音視頻、電子文檔等形式留存的文件；后期督查報告、工作通報、問題整改、責(zé)任追究等資料。

2.4 完善利用管理

牽頭單位檔案部門負責(zé)做好檔案資料的安全管理和利用管理，定期對其數(shù)量和保管狀況進行全面檢查。制定翔實的專項檔案查閱制度，加強借閱管理。完善利用手段，收集反饋利用效果，建立檔案借閱和登記制度，檔案統(tǒng)計臺賬等，積極主動為水利督查工作提供參考借鑒依據(jù)。

3 水利督查專項檔案利用成果展望

3.1 為提升水利督查工作水平夯實基礎(chǔ)

水利督查專項檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是水利督查工作的重要組成部分，是做好水利督查工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是規(guī)范督查人員行為的重要手段，可有效推動水利督查工作規(guī)范、有序、高效實施，該管理體系在全省范圍內(nèi)展開后，可確保檔案資料在收集、整理、立卷、歸檔、保管等重要環(huán)節(jié)實現(xiàn)“閉合式”管理。

3.2 為水利督查工作提供借鑒作用

水利督查專項檔案是載明水利督查活動原始資料和歷史證據(jù)的重要載體，其規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化程度是體現(xiàn)水利督查工作水平高低的重要表現(xiàn)。水利督查專項檔案的規(guī)范化管理能夠?qū)Χ讲檫^程質(zhì)量控制起到指導(dǎo)、約束作用。同時，完整的督查檔案包含大量的數(shù)據(jù)信息，通過查閱、研究、分析類似或不同類型督查檔案，可以在督查過程中分享、總結(jié)經(jīng)驗，少走彎路，對日后水利督查相關(guān)工作發(fā)揮輔助、參考、借鑒作用。

3.3 為水利督查工作提供證據(jù)資料

水利督查專項檔案是載明水利督查活動原始資料和歷史記錄的重要憑據(jù)，不僅具有查找利用功能，還可為后期督查核查工作提供證據(jù)。在被督查單位或當(dāng)事人對督查結(jié)果提出異議或提起訴訟時，可作為主要證據(jù)呈現(xiàn)。水利督查檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，既是接受群眾監(jiān)督的重要手段，也是保護水利督查工作人員的重要屏障。