史燕蓉,霍領(lǐng)民
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美國作為聯(lián)邦制國家,文件檔案由不同州分散保存,除此之外,首都華盛頓還有專門的中心檔案館。國家檔案與文件署(NARA)創(chuàng)建以后的一項主要任務(wù)就是保證美國政府的文件檔案可以被美國公眾所借閱利用。聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)從20世紀(jì)60年代以來就開始普遍應(yīng)用計算機(jī),也因此產(chǎn)生了電子文件這一新的文件類型。NARA從1970年接收第一批電子文件開始,就開啟了長期且不斷發(fā)展的電子文件管理過程。
與傳統(tǒng)的文件檔案管理相比,電子文件的出現(xiàn)使得NARA在文件管理工作中遇到了很多新的變化。第一,文件管理范圍擴(kuò)大。NARA需要集中保管所有聯(lián)邦政府生成的具有檔案價值的電子文件,同時,其保管的電子文件時間跨度增大,涉及的領(lǐng)域也越來越豐富。第二,文件類型多樣。由于政府行為、業(yè)務(wù)互動的多樣性和廣泛性,電子文件種類形式繁多,新形態(tài)的電子文件不斷出現(xiàn),如電子郵件、空間地理數(shù)據(jù)、網(wǎng)頁文件、數(shù)字影像、電腦輔助設(shè)計文件、辦公自動化產(chǎn)物等。第三,文件格式日益復(fù)雜。新型復(fù)雜的數(shù)字格式不斷出現(xiàn),90年代初公布的文件格式就已經(jīng)極其豐富。第四,文件總量增多。伴隨著數(shù)字化時代的到來,需要處理的電子文件越來越多。第五,基礎(chǔ)技術(shù)落后。信息技術(shù)、電子文件載體不斷更新,軟硬件平臺不斷升級,導(dǎo)致現(xiàn)有的信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)無法滿足NARA的任務(wù)需求、有效處理業(yè)務(wù)流程和管理電子文件生命周期。
面對這樣一系列新的變化,NARA目前所使用的電子文件管理系統(tǒng)存在的局限性,導(dǎo)致不能適應(yīng)新的變化,這對于未來新型文件的整合更是有著不可預(yù)測的困難。因此,一個新的、綜合性的文件保存和管理方法呼之欲出。NARA于1998年作出戰(zhàn)略性決定,啟動ERA解決方案。
ERA,即電子文件檔案館,它是美國國家檔案與文件署(NARA)專門針對聯(lián)邦政府電子文件的持續(xù)采集和長久保存而開發(fā)的項目。在起步之初,NARA對于ERA系統(tǒng)的構(gòu)想:一方面是使NARA能夠通過ERA系統(tǒng)具有足夠的技術(shù)能力來獲取、保存、檢索并適當(dāng)處理政府電子文件,從而更有效地管理聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的電子文件;另一方面則是給大家提供能夠隨時隨地進(jìn)行檢索的工具,通過使用這個檢索工具方便查詢使用NARA保存的檔案,同時還能不斷獲取反饋信息,以便滿足用戶和相關(guān)人員的需求。
ERA的目標(biāo)是建設(shè)成為一個能保存任何種類的電子文件,并獨立于特定軟硬件的全面的、系統(tǒng)的、動態(tài)的系統(tǒng),該系統(tǒng)能自動處理電子文件生命周期的大部分流程,并容易找到、發(fā)送相應(yīng)格式的電子文件,從而滿足用戶需求。這樣一個ERA系統(tǒng)應(yīng)該具備以下屬性:第一,基礎(chǔ)設(shè)施的獨立性,系統(tǒng)的體系架構(gòu)允許電子文件的保管,獨立于產(chǎn)生它們的特殊軟硬件。第二,模塊性,隨著工作量和技術(shù)的改變,可以使用替換的插件,而不影響其他部件或整體功能。第三,可伸縮性,調(diào)節(jié)增長和管理不同大小的檔案庫及不斷增加的文件。第四,可擴(kuò)展性,處理新增類型的電子文件,而不局限于已有的特定文件類型。第五,全面性,為所有類型的文件提供生命周期管理過程的支持。第六,靈活性,使NARA在聯(lián)邦文件中心提供電子文件服務(wù),從而滿足用戶需求,并在以后的業(yè)務(wù)流程中施以改進(jìn)。[3]
ERA項目大體可分為三個階段:1998—2002年主要用來進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)前的研究與分析。2003—2005年,對系統(tǒng)開發(fā)商進(jìn)行選擇。2006—2011年,是系統(tǒng)的正式開發(fā)階段??梢钥闯?,ERA項目在前期的各種準(zhǔn)備工作進(jìn)行了近五年的時間,在進(jìn)行可行性分析、需求分析等一系列工作之后,NARA終于在2003年發(fā)布招標(biāo)書,選定兩家承包商—哈里斯公司和洛克希德馬丁公司,進(jìn)行系統(tǒng)分析與架構(gòu)設(shè)計。通過一年的比較,NARA最終在2005年11月與洛克希德馬丁公司簽訂了為期六年的系統(tǒng)開發(fā)合同。
ERA項目是以開放檔案信息系統(tǒng)OAIS(Open ArchivalInformationSystem)為參考模型,而建立的面向服務(wù)的系統(tǒng)架構(gòu)。它采用增量開發(fā)的方式,在長達(dá)六年的建設(shè)周期中,初始階段(即設(shè)計與建設(shè)階段)滿足ERA系統(tǒng)基本運營的增量,對其進(jìn)行使用和評估,在后續(xù)的每一階段中,逐步對前一增量的功能進(jìn)行補(bǔ)充,使其不斷完善,直至達(dá)到功能需求文件中定義的所有功能,實現(xiàn)最終運營能力。
在分析和設(shè)計階段,ERA制定了覆蓋整個文件生命周期九大類,包括856項具體功能需求的《電子文件檔案館需求說明書》[4],隨后進(jìn)行了五個增量的開發(fā)過程。在增量一的開發(fā)階段,實現(xiàn)創(chuàng)建、查看、審核檔案保管期限表、創(chuàng)建向NARA移交檔案的移交請求表、鑒定和存儲電子文件等功能,實現(xiàn)初始運營能力。在增量二的開發(fā)階段,實現(xiàn)了90年代行政部門電子文件的快速采集和檢索,移交數(shù)據(jù)管理的權(quán)限,實現(xiàn)訪問控制功能等。在增量三的開發(fā)階段,實現(xiàn)對國會和聯(lián)邦最高法院電子文件的存取,以及聯(lián)機(jī)公眾檢索系統(tǒng)(OnlinePublicAccessOPA)的建設(shè)。增量四開發(fā)階段和增量五開發(fā)階段,繼續(xù)擴(kuò)大存儲和容量,直到具備最終運營能力。
作為系統(tǒng)項目,ERA合作伙伴數(shù)量之多,也足以表明項目的龐大和復(fù)雜,參與ERA項目的知名機(jī)構(gòu)有軍隊實驗室、國防部、數(shù)字圖書館聯(lián)盟、聯(lián)邦地理數(shù)據(jù)委員會、麻省理工學(xué)院、國家宇航局、國家核安全局、國家科學(xué)基金會、國家安全局、圣迪亞哥超級計算機(jī)中心、馬里蘭大學(xué)高級計算機(jī)研究所等單位[5]。
雖然在建設(shè)過程中存在很多曲折,但ERA系統(tǒng)最終在2011年建成并投入使用。在2008年6月,完成了Base實例系統(tǒng)的開發(fā),在2009年9月完成總統(tǒng)行政辦公室實例(EOP)的開發(fā),于2010年完成國會文件實例和聯(lián)機(jī)公眾檢索實例的開發(fā)。ERA系統(tǒng)于2012年10月在全國266個聯(lián)邦機(jī)構(gòu)中全面實行,經(jīng)過不斷的完善和改進(jìn),取得了較好的效果。
ERA項目在建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題和阻礙主要體現(xiàn)在兩個方面,一是各種不可知因素的存在,導(dǎo)致系統(tǒng)建設(shè)延期的狀況非常嚴(yán)重,另一個是系統(tǒng)在聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的推廣和使用中存在的阻礙。
雖然在項目建設(shè)初期的項目規(guī)劃階段制定了項目進(jìn)度表,但由于在實際開發(fā)過程中存在很多不可知的因素,導(dǎo)致ERA項目的開發(fā)連連延期。例如,計劃于2007年9月完成的增量一,實現(xiàn)基本運營功能,但由于承包商的軟件技術(shù)、軟件集成的問題,ERA系統(tǒng)建設(shè)不得不修改策略。首先關(guān)注其移交電子文件功能的實現(xiàn),而其他計劃要實現(xiàn)的功能如攝取、查找、刪除等,則推后到之后的增量中進(jìn)行開發(fā)。這個系統(tǒng)即Base系統(tǒng)的運營,直到2008年6月才完成了建設(shè)。
在增量一開發(fā)策略修正的同時,ERA同步進(jìn)行增量二的開發(fā),實現(xiàn)EOP(即總統(tǒng)行政辦公室),實現(xiàn)總統(tǒng)電子文件的攝取和查找。在2008年12月,NARA聲稱按時完成了增量二,其實它的攝取功能并沒有實現(xiàn)。2009年5月,NARA又聲稱完成了對所有總統(tǒng)電子文件的攝取,可以進(jìn)行檢索和查找,實際上ERA只獲取了2.3TB的電子文件,不涉密可公開文件只占3%。直到2009年9月,才完成了全部增量二的開發(fā),將所有78.4TB的不涉密電子文件攝取進(jìn)EOP系統(tǒng)中[6]。
NARA將EOP系統(tǒng)開發(fā)延遲的原因歸結(jié)于兩個方面,首先是總統(tǒng)電子文件的格式與預(yù)期不符,因此機(jī)構(gòu)不得不研發(fā)新的軟件工具,從此前的行政系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù),然后才能攝取文件進(jìn)入EOP系統(tǒng)。第二是2009年4月時,發(fā)現(xiàn)2008年12月—2009年1月之間獲取的電子文件數(shù)據(jù)不完整、不精確,原因是數(shù)據(jù)來源系統(tǒng)的復(fù)制本身不完整。在開發(fā)期間,由于EOP系統(tǒng)不能夠按時完成攝取功能,NARA就不得不使用其他系統(tǒng)替代,在2009年4月時,有43個需要訪問的90年代的政府文件,只有1個雖可以通過EOP來完成,但又找不到相應(yīng)文件。直到EOP系統(tǒng)建成,替代的系統(tǒng)才退出了舞臺。
在2010財年,NARA完成了增量三的開發(fā),實現(xiàn)國會電子文件實例和聯(lián)機(jī)公眾檢索實例的開發(fā),并提升了BASE系統(tǒng)的功能,并于同年開始進(jìn)行增量四的開發(fā)。
從幾個開發(fā)過程中可以看出,每一個增量的開發(fā)和完成都沒有按照項目進(jìn)度計劃進(jìn)行。在2011年,美國審計總署(GAO)和美國勞工部監(jiān)察長辦公室(OIG)都發(fā)表報告對ERA項目的進(jìn)展進(jìn)行嚴(yán)厲的批評。GAO主要針對ERA項目的延期進(jìn)行批評,而OIG則對ERA系統(tǒng)并沒有完成需求報告中的需求進(jìn)行了批評[7],項目進(jìn)程的曲折可見一斑。
在ERA系統(tǒng)建成并投入使用之時,為了使聯(lián)邦機(jī)構(gòu)接受并使用ERA系統(tǒng),NARA制定了兩階段計劃。第一階段,要求NARA選定的30個聯(lián)邦機(jī)構(gòu)在2011年9月之前使用ERA系統(tǒng);第二階段,NARA要求其他160個聯(lián)邦機(jī)構(gòu)在2011年7月—2012年9月之間擇期開始使用ERA系統(tǒng)[8]。第一階段實施的結(jié)果,到2011年9月,30個選定機(jī)構(gòu)中有23個開始使用,而第二階段實施的結(jié)果,160個機(jī)構(gòu)中只有9個機(jī)構(gòu)開始使用ERA。NARA會對機(jī)構(gòu)的員工進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo),同時也接收他們對ERA系統(tǒng)使用效果反饋,例如部分用戶反映系統(tǒng)過于復(fù)雜,令人費解、缺乏用戶手冊之類的問題。
在ERA系統(tǒng)的推廣使用中,政府對NARA和聯(lián)邦機(jī)構(gòu)也施加了壓力,為了更好地管理聯(lián)邦機(jī)構(gòu)電子文件,尤其是具有永久保存價值的電子文件,以及提高攝取、利用、存取國會、聯(lián)邦機(jī)構(gòu)、總統(tǒng)辦公室的電子文件,NARA繼續(xù)對ERA系統(tǒng)進(jìn)行不斷的修改和完善。到2012年9月30日,所有266個聯(lián)邦機(jī)構(gòu)都已經(jīng)接受了培訓(xùn),其中有155個機(jī)構(gòu)已經(jīng)擁有ERA賬戶并開始使用,其中84機(jī)構(gòu)已經(jīng)使用系統(tǒng)進(jìn)行文件保管期限表和移交請求的撰寫[8]。根據(jù)全年進(jìn)行的兩次滿意度調(diào)查反饋,對ERA系統(tǒng)滿意的機(jī)構(gòu)用戶從20%上升到58%,ERA才慢慢開始被聯(lián)邦機(jī)構(gòu)所接受。
盡管在ERA項目建設(shè)過程中存在各種問題和阻礙,但不可否認(rèn),這一項浩大的工程項目的建設(shè)過程,還是具有很多閃光點和有特色的地方,能夠為我國數(shù)字檔案館的建設(shè)提供很多借鑒。
從1998年提出ERA項目,到現(xiàn)在歷經(jīng)十幾年,是一個周期長、涉及面廣、投資大且極為復(fù)雜的系統(tǒng)工程,它的每一步進(jìn)展都需要科學(xué)的管理體制和合理的運行機(jī)制給予保障,從而降低風(fēng)險,保證最高的成功率[9]。項目管理思想的引入無疑為ERA項目的順利進(jìn)展增添了砝碼,作為一種科學(xué)、合理、有效的管理模式,它貫穿于ERA項目生命周期的始終。
項目管理包含的內(nèi)容特別廣泛,從項目啟動到規(guī)劃到執(zhí)行,再到控制和后期的收尾階段,每一過程都有相應(yīng)的知識領(lǐng)域來參與管理,比如我們所熟知的時間管理、成本管理、質(zhì)量管理,也是項目管理的核心部分。ERA項目在很多流程的處置上獨具特色,并且也得到了很好的效果。
ERA項目通過總體規(guī)劃,將項目總目標(biāo)進(jìn)行了分解,采用年度分目標(biāo)方式來推進(jìn)項目實施,同時還制定階段任務(wù)規(guī)劃,分析各個階段面臨的任務(wù)及任務(wù)的重要性和優(yōu)先級。在組織規(guī)劃方面,ERA項目成立了項目管理辦公室、項目咨詢委員會、項目監(jiān)督小組三大機(jī)構(gòu),通過作用互補(bǔ),共同推進(jìn)ERA項目的開展,也是ERA項目人力資源管理的閃光之處。
在質(zhì)量管理方面,ERA在項目執(zhí)行官下面專門設(shè)立了質(zhì)量管理專家一職,主要負(fù)責(zé)ERA質(zhì)量管理計劃的實施,同時還成立了一個質(zhì)量管理團(tuán)隊,與其他項目組、項目經(jīng)理及為質(zhì)量管理實踐提供建議的人進(jìn)行交流,為項目質(zhì)量管理提供了堅實的組織保障。并且ERA項目質(zhì)量管理工作采取了任務(wù)細(xì)化的方式,這種細(xì)化落實到了大階段下面的子階段,定義了每個子階段對應(yīng)的ERA組織機(jī)構(gòu)成員的職責(zé),一旦發(fā)生故障或是遇到相關(guān)風(fēng)險,更容易查找源頭,并及時進(jìn)行解決。
ERA這樣一個龐大巨細(xì)的工程,單靠各建設(shè)人員一己之力,難以完成項目需求說明書上所有需求的設(shè)計與開發(fā)實施,因此借鑒已經(jīng)形成的相關(guān)成果利用到系統(tǒng)的建設(shè)中來是一個相當(dāng)便捷的措施,這便需要與相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作。前文也已經(jīng)提到過,與ERA合作的機(jī)構(gòu)不勝枚舉,且都是一些技術(shù)強(qiáng)、分量足的頂尖機(jī)構(gòu),這為ERA系統(tǒng)的建設(shè)提供了相當(dāng)重要的保證。
ERA建設(shè)另一個優(yōu)勢在于經(jīng)費的投入力度,ERA項目的總投資約為3.08億美元,其經(jīng)費主要來源于NARA預(yù)算撥款,且分配的經(jīng)費預(yù)算逐年增長。
ERA系統(tǒng)使以O(shè)AIS為基礎(chǔ)構(gòu)建模型,采用了面向服務(wù)的架構(gòu)(ServiceorientedarchitectureSOA)。SOA是一個組件模型,它使用接口和協(xié)議將應(yīng)用程序的不同功能單元(稱為服務(wù))進(jìn)行連接。接口采用獨立于實現(xiàn)服務(wù)的硬件平臺、操作系統(tǒng)和編程語言等中立方式予以界定,使各種服務(wù)可以使用統(tǒng)一通用的方式進(jìn)行交互。作為一種全新的系統(tǒng)解決方案,它有助于梳理歸整原有的檔案系統(tǒng)資源,使系統(tǒng)開發(fā)更具有簡便性,也能夠提升數(shù)字檔案館系統(tǒng)的拓展度和靈敏度,從而積極應(yīng)對檔案業(yè)務(wù)變更所帶來的技術(shù)方面的變化和挑戰(zhàn)。
ERA創(chuàng)新了數(shù)據(jù)存儲、備份方法,不同于過去被動的離線數(shù)據(jù)備份,ERA采用了主動式安全存儲備份的方式。ERA系統(tǒng)可以主動建立專門的安全存儲站點,系統(tǒng)內(nèi)的一個ERA站點,可以被指定為其他ERA站點的安全存儲站點,這種方式相當(dāng)于在ERA系統(tǒng)內(nèi)部主動進(jìn)行數(shù)據(jù)備份維護(hù),能夠解決離線數(shù)據(jù)備份的缺陷,也可以避免檔案信息遭受突發(fā)性系統(tǒng)故障、系統(tǒng)病毒、系統(tǒng)惡意攻擊和ERA系統(tǒng)站點的毀滅所產(chǎn)生的災(zāi)難性后果。
ERA不僅在技術(shù)上進(jìn)行了很多的創(chuàng)新,在標(biāo)準(zhǔn)上同樣出新。在借鑒已出臺的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,吸收最新成果為項目實施服務(wù)的基礎(chǔ)上,進(jìn)行拓展,實現(xiàn)創(chuàng)新,產(chǎn)生了系列標(biāo)準(zhǔn)、指南。這些標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范大多數(shù)是以NARA的名義發(fā)布,涉及信息安全、數(shù)字化保存、文件自動保管需求、信息管理等多個方面,范圍極廣,為其他項目的開展提供了全面參考。
美國的ERA項目是世界上較大的數(shù)字檔案館項目,從一定程度上可以代表涵蓋未來檔案館發(fā)展的方向和問題,對我國水利數(shù)字檔案館的建設(shè)和電子文件管理的理念和模式提供了借鑒和參考,當(dāng)然我們也不能完整照搬這個模式,還是要根據(jù)水利工作的實際情況,設(shè)計出適合在國內(nèi)運作的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。但是ERA項目仍然帶給我們一些新的理念與啟示。
(1)我國現(xiàn)階段基層單位的水利檔案,正處于紙質(zhì)檔案與電子檔案混合保存階段,紙質(zhì)檔案數(shù)量并不大,但檔案涉及的歷史時間較長,保存空間大,查閱不方便,極易破損、丟失;電子檔案查閱方便,但不能實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、移動通訊、隨機(jī)存儲,不符合媒體融合發(fā)展的要求。建設(shè)水利系統(tǒng)數(shù)字化、移動化的數(shù)字檔案服務(wù)系統(tǒng),是服務(wù)水利建設(shè),服務(wù)水利基礎(chǔ)設(shè)施運營和全周期管理的發(fā)展必然。借鑒ERA項目建設(shè)多種媒體融合的水利檔案存儲、調(diào)閱系統(tǒng),會極大提高檔案的完整性、保存的及時性、形式的多樣性,降低檔案收集的難度,提高檔案調(diào)取的即時性、隨機(jī)性。
(2)水利數(shù)字檔案建設(shè)涉及硬件建設(shè)、軟件建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè),政府、業(yè)主、監(jiān)理單位、建設(shè)單位、運營單位體制銜接,檔案初期使用磨合、修正、補(bǔ)充、重建等方面。這就要求重視合作,不論是科研機(jī)構(gòu)、院校、用戶、管理部門還是技術(shù)提供公司,數(shù)字檔案館的建設(shè)與開發(fā)是一項涉及范圍很廣的系統(tǒng)工程,要借助集體智慧,整體分析系統(tǒng)全方位功能需求,將系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)分解成多個相對獨立的子任務(wù),由多個有實力的組織機(jī)構(gòu)共同合作研發(fā)。
(3)重視項目管理思想的運用,將項目管理思想運用到水利數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)的全過程。成立專門的項目管理小組,從項目的啟動規(guī)劃到執(zhí)行,進(jìn)行科學(xué)合理的計劃與安排,并根據(jù)項目實際的進(jìn)展情況進(jìn)行各部門組織的協(xié)調(diào)溝通,及時完善項目建設(shè)計劃,同時也可以起到監(jiān)督的作用,根據(jù)每個組織機(jī)構(gòu)子任務(wù)的完成情況,分析優(yōu)勢和存在的問題,使組織發(fā)揮更大的價值,也使項目目標(biāo)可以得到高效完成。
(4)借鑒國外的技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)。由于我國基層水利數(shù)字檔案館的建立時間和承擔(dān)開發(fā)的機(jī)構(gòu)各不相同,所使用的技術(shù)也不可能統(tǒng)一,給日后的統(tǒng)一整合造成了隱形的阻礙。在水利數(shù)字檔案館的建設(shè)中,借鑒國外已成型的技術(shù),統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),吸收特長,為大型水利數(shù)字檔案館的建設(shè)開發(fā)奠定基礎(chǔ)。
(5)提高水利檔案機(jī)構(gòu)的地位,保障系統(tǒng)建設(shè)的權(quán)威性?,F(xiàn)有的水利數(shù)字檔案館系統(tǒng)都是各自獨立開發(fā)的,首先要從全局層面提升水利檔案機(jī)構(gòu)的地位,開發(fā)統(tǒng)一集中的水利數(shù)字檔案館系統(tǒng),采用統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),總體規(guī)范每份文件的保管期限,在做出是否永久保存的決定之前,任何機(jī)構(gòu)和個人不得隨意銷毀文件檔案。
目前由于基層水利檔案館的分布相對分散,統(tǒng)一集中管理在實施上存在很大障礙,水利數(shù)字檔案館的建設(shè)面臨很多資金困難和技術(shù)挑戰(zhàn),但只要我們從整體大局出發(fā),技術(shù)與管理同步著手,隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,移動媒體的廣泛使用,水利融媒體檔案系統(tǒng)的開發(fā)使用,國家規(guī)章制度確立,各項保障措施的有力執(zhí)行,水利檔案的發(fā)展即將走上快車道。