魯志恒
(山東省交通科學(xué)研究院,山東 濟(jì)南 250031)
交通運(yùn)輸檔案管理工作發(fā)展至今,已經(jīng)累積了公路、水運(yùn)、鐵路、港航、機(jī)場(chǎng)等領(lǐng)域大量的檔案資料信息,但行業(yè)內(nèi)部分單位擁有的檔案檢索設(shè)備以及相關(guān)的技術(shù)能力、人員配備已逐漸無(wú)法跟上現(xiàn)今社會(huì)和行業(yè)發(fā)展需求,導(dǎo)致檔案資料整理時(shí)間長(zhǎng)、查找效率偏低、借閱流程繁瑣,無(wú)法保證檔案利用者快速、準(zhǔn)確地使用相關(guān)交通運(yùn)輸檔案資料及數(shù)據(jù)信息。交通運(yùn)輸檔案管理工作可充分運(yùn)用時(shí)代發(fā)展所帶來(lái)的5G、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)產(chǎn)物進(jìn)行管理,采用檔案信息數(shù)字化的管理方法[1],實(shí)現(xiàn)檔案管理能力和水平的全面提升,為交通強(qiáng)國(guó)建設(shè)提供高效信息服務(wù)。
隨著交通強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的實(shí)施,交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)各領(lǐng)域、各單位均需要使用大量的檔案資料信息以更好地開展相關(guān)行業(yè)管理、工程建設(shè)、科研等工作,因此,加快推進(jìn)交通運(yùn)輸檔案信息化管理,為行業(yè)提供優(yōu)質(zhì)檔案信息資源服務(wù),是滿足信息化時(shí)代和交通運(yùn)輸行業(yè)發(fā)展的必然要求。作為從事交通運(yùn)輸檔案管理工作的人員,應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)今時(shí)代信息化、數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案管理工作的重要意義和作用,積極利用相關(guān)技術(shù)手段開展工作,更好地為交通運(yùn)輸事業(yè)發(fā)展服務(wù)[3]。
交通運(yùn)輸行業(yè)涉及公路、水運(yùn)、港口、鐵路、機(jī)場(chǎng)等領(lǐng)域,開展的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目、決策咨詢服務(wù)項(xiàng)目眾多,檔案種類復(fù)雜、數(shù)量繁多,導(dǎo)致在檔案管理工作中需要花費(fèi)大量的人員成本和時(shí)間成本。因此,通過(guò)信息化、數(shù)字化手段,實(shí)現(xiàn)交通運(yùn)輸檔案的精準(zhǔn)、高效管理是行業(yè)發(fā)展的基本要求和必要保障。通過(guò)大數(shù)據(jù)、5G互聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù),分散管理電子與實(shí)體檔案,有效解決了傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的整理耗時(shí)長(zhǎng)、資料易受損、空間受限等問(wèn)題,使交通運(yùn)輸檔案管理工作步入新階段。
交通運(yùn)輸檔案的信息化管理,將極大地提高交通運(yùn)輸檔案資料的功能性和服務(wù)性,有效幫助行業(yè)內(nèi)各領(lǐng)域開展發(fā)展趨勢(shì)預(yù)測(cè)、數(shù)據(jù)分析、工程項(xiàng)目、技術(shù)應(yīng)用等各類工作。紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)信息化處理,既能使檔案利用者隨時(shí)隨地閱覽檔案資料,又能保證同一檔案同時(shí)滿足多人查閱需求,還可通過(guò)數(shù)字化手段幫助檔案利用者自動(dòng)檢索和提取相關(guān)重要信息數(shù)據(jù),多種功能以更好地服務(wù)行業(yè)工作者快速、高效地查閱和使用交通運(yùn)輸檔案。通過(guò)提供高質(zhì)量的交通運(yùn)輸檔案服務(wù),全面加強(qiáng)檔案信息服務(wù)能力,為自身單位和行業(yè)發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。
抓好信息化基礎(chǔ)設(shè)施條件建設(shè)是交通運(yùn)輸檔案信息化管理順利實(shí)施的必備要素。檔案信息化的核心是檔案信息系統(tǒng)載體建設(shè),這一平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的傳送、互換和共用共享[4]。交通運(yùn)輸行業(yè)有關(guān)單位結(jié)合自身業(yè)務(wù)管理、工作需求,做好內(nèi)部局域網(wǎng)等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的統(tǒng)籌開發(fā)工作,保證相關(guān)檔案信息化系統(tǒng)及相關(guān)關(guān)聯(lián)系統(tǒng)的正常使用,以確保后期交通運(yùn)輸檔案信息化管理工作的高效開展。
檔案應(yīng)用數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)可以為交通運(yùn)輸檔案資源的高效開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理提供技術(shù)保障[5]。交通運(yùn)輸行業(yè)有關(guān)單位的各領(lǐng)域檔案內(nèi)容繁多,覆蓋面廣,因此,需要建設(shè)一個(gè)能處理龐大數(shù)據(jù)的應(yīng)用信息系統(tǒng)以滿足日常檔案管理需求。系統(tǒng)應(yīng)具備電子文件歸檔、電子檔案管理以及檔案信息的資源標(biāo)識(shí)、掃描、儲(chǔ)存、查詢、交換、管理和使用等功能,能快速實(shí)現(xiàn)將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換為電子資料,并根據(jù)設(shè)置好的類別,形成系統(tǒng)、完善的檔案信息庫(kù),進(jìn)一步提升檔案管理者的管理效率和檔案利用者的查閱效率。
交通運(yùn)輸檔案管理需要專業(yè)檔案管理人員,手動(dòng)提取紙質(zhì)檔案中的相關(guān)重要文件、信息、數(shù)據(jù)輸入信息化管理系統(tǒng),并通過(guò)系統(tǒng)開發(fā)人員的技術(shù)手段,整合成數(shù)字化檔案,建立統(tǒng)一、高效的檔案數(shù)據(jù)庫(kù),做好交通運(yùn)輸檔案信息化建設(shè)的最后一步。
(1)明確各檔案管理崗位的崗位責(zé)任、工作清單及具體責(zé)任人,形成標(biāo)準(zhǔn)化操作規(guī)范和細(xì)則,以便各項(xiàng)檔案管理工作有序展開。(2)確保檔案信息錄入時(shí)效性,要在檔案入檔后第一時(shí)間組織管理人員將檔案資料中相關(guān)文件、信息、數(shù)據(jù)向信息化系統(tǒng)進(jìn)行錄入,以免后期檔案資料丟失或損毀。(3)不同類型交通運(yùn)輸檔案進(jìn)行分區(qū)管理,分門別類地建立檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù),提高檔案入庫(kù)效率和檔案利用者的查詢使用效率。
(1)要注重硬技能培養(yǎng),積極開展交通運(yùn)輸檔案信息化管理職業(yè)技能教育,加強(qiáng)對(duì)檔案信息化先進(jìn)技術(shù)的培訓(xùn),并針對(duì)交通運(yùn)輸檔案信息化管理過(guò)程中可能遇到的問(wèn)題,及時(shí)傳授切實(shí)有效的解決應(yīng)對(duì)方法。(2)要注重意識(shí)培養(yǎng),檔案管理人員了解檔案信息化管理對(duì)促進(jìn)交通運(yùn)輸行業(yè)發(fā)展的重要價(jià)值和意義,進(jìn)一步提高交通運(yùn)輸檔案保管的安全性、錄入的準(zhǔn)確性和查找的高效性,全面提升交通運(yùn)輸檔案管理服務(wù)水平,配合檔案利用者快速、精準(zhǔn)地使用相關(guān)交通運(yùn)輸檔案資料信息。
(1)在交通運(yùn)輸檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,提前做好資金籌劃,明確好不同建設(shè)節(jié)點(diǎn)的投入金額,確保建設(shè)期資金充裕,使資金投入與建設(shè)任務(wù)相匹配,以完成好系統(tǒng)的前期建設(shè)及后期運(yùn)維工作。(2)積極引進(jìn)配置更先進(jìn)的檔案信息化軟硬件設(shè)施,提升相關(guān)交通運(yùn)輸檔案信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行效率,豐富其功能性和實(shí)用性,真正促進(jìn)提升檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量。
交通運(yùn)輸行業(yè)的特點(diǎn)決定了交通運(yùn)輸檔案必須走信息化管理的道路,相關(guān)從業(yè)人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)交通運(yùn)輸檔案信息化管理的重要意義,切實(shí)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作,加大資金投入力度,建設(shè)好相關(guān)信息化管理系統(tǒng),積極引進(jìn)培養(yǎng)檔案信息化管理人才,全面提高交通運(yùn)輸檔案管理工作的能力和水平,為交通運(yùn)輸行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)更強(qiáng)信息服務(wù)力量。