魏文娟

摘 要：文印管理在高校管理中占據(jù)的位置非常重要，文印管理的質(zhì)量會(huì)直接影響教師的教學(xué)科研工作與學(xué)生學(xué)習(xí)生活的水平，目前很多學(xué)校文印管理內(nèi)容和過(guò)程依然存在不足之處，特別是一些高校的文印管理工作無(wú)法適應(yīng)信息化時(shí)代要求，在管理信息化及自助服務(wù)存在漏洞，該文從實(shí)踐出發(fā)，以提升效率、成本控制及隱患排除為目標(biāo)，探索針對(duì)管理信息化及自助服務(wù)的文印管理策略。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代? 高校管理? 文印管理? 自助服務(wù)

中圖分類號(hào)：G647? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Abstract： At present， there are still deficiencies in the content and process of document management in many schools， especially the document management in some universities cannot adapt to the requirements of the information era， and there are loopholes in the management of information technology and self-service. This paper explores the management strategies for informationization and self-service from a practical point of view， with the objectives of improving efficiency， cost control and eliminating hidden problems.

Key Words： Information age; University management; Document printing management; Self-service

文印管理是現(xiàn)代高校管理中極為重要的內(nèi)容，受到高校管理者的密切關(guān)注。但在信息化時(shí)代，如何做好印管理信息化及自助服務(wù)，依然有很多工作要做。目前，還存在服務(wù)效率不高、成本居高不下等問(wèn)題，在一定程度上限制高校管理質(zhì)量水平提升[1]。因而，高校有必要增加在信息化方面重視程度，并使應(yīng)用力度得到同步發(fā)展，逐步產(chǎn)生理想的文印管理信息化和自助服務(wù)效果，便以此為突破口，使高校管理向高質(zhì)量發(fā)展階段邁進(jìn)。

1 高校文印管理信息化及自助服務(wù)平臺(tái)研究

現(xiàn)在很多學(xué)校都可以滿足最基本文印信息化與自助服務(wù)的管理要求，學(xué)校所普遍應(yīng)用的信息化系統(tǒng)平臺(tái)，通常會(huì)涉及服務(wù)器、控制端、復(fù)印機(jī)、刷卡器等環(huán)節(jié)。根據(jù)學(xué)校工作重點(diǎn)的區(qū)別，在管理方面已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了不同程度的自助化服務(wù)。部分學(xué)?；趯W(xué)生所持有的一卡通或者教師所的手機(jī)，開(kāi)發(fā)了自助數(shù)碼復(fù)印打印等應(yīng)用場(chǎng)景，廣大教師和學(xué)生可以通過(guò)一卡通刷卡、手機(jī)微信掃碼等形式，使用數(shù)碼復(fù)印打印一體機(jī)，完成掃描、打印等操作，費(fèi)用結(jié)算采取直接系統(tǒng)扣除的形式。目前自助服務(wù)式復(fù)印打印機(jī)已經(jīng)具有無(wú)人管理的初步形態(tài)，能夠有效節(jié)省文印管理方面的成本[2]。此外，信息化文印系統(tǒng)平臺(tái)的使用，能夠有益于文檔打印及網(wǎng)絡(luò)傳輸達(dá)到理想效果。教師和學(xué)生可以把需要打印或傳輸?shù)南嚓P(guān)文檔進(jìn)行掃描，在掃描后自動(dòng)保存于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，方便其他用戶基于現(xiàn)實(shí)需求，自行于信息化平臺(tái)中下載、打印、復(fù)印或分享該文檔，并通過(guò)手機(jī)等形式支付。

2信息化時(shí)代下的高校文印管理信息化及自助服務(wù)方向

信息化時(shí)代下的高校文印管理信息化及自助服務(wù)，包括競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、外包服務(wù)引入兩個(gè)可行方向。

2.1有序文印競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的倡導(dǎo)

在符合國(guó)家法律與學(xué)校規(guī)章制度的前提下，可倡導(dǎo)透明有序的文印競(jìng)爭(zhēng)，這種競(jìng)爭(zhēng)方式的直接受益者是用戶。對(duì)于競(jìng)爭(zhēng)而言，不應(yīng)當(dāng)只停留于價(jià)格方面，而是要在文印質(zhì)量、完成時(shí)間、服務(wù)便捷度等方面都能有所突破。一般從屬于高校圖書(shū)館的文印中心，同學(xué)校所經(jīng)管的中心書(shū)店文印業(yè)務(wù)會(huì)有重合之處，然而它們?cè)谌藛T體制方面存在區(qū)別，業(yè)務(wù)面向?qū)ο蠹胺?wù)項(xiàng)目也有差異[3]。所以，可以在學(xué)校中形成文印工作良性的、能夠互相補(bǔ)充的競(jìng)爭(zhēng)狀態(tài)，以便更好地為管理信息化及自助服務(wù)提供便利。例如：圖書(shū)館的讀者自助文印系統(tǒng)若有無(wú)線文印系統(tǒng)的支持，以及無(wú)需人員值守的便捷支付手段，則可以刺激學(xué)校整個(gè)文印體系的革新，突出競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的價(jià)值。

2.2合理文印外包方案的形成

一些研究認(rèn)為，作為一種新興綠色辦公文印服務(wù)模式，如果能夠?qū)⒏咝Ｎ挠》?wù)進(jìn)行外包，則可突顯出節(jié)約、高效、環(huán)保、安全等方面的優(yōu)勢(shì)，因此是值得高校給予重點(diǎn)關(guān)注與支持的[4]。而另有研究結(jié)果表明：政府采購(gòu)始終會(huì)給具有環(huán)保節(jié)能特點(diǎn)的產(chǎn)品以關(guān)照，而這些產(chǎn)品如果引入外包形式，在市場(chǎng)表現(xiàn)上也確有提升工作效率與降低能耗的雙重優(yōu)勢(shì)，所以高校高重視合理文印的外包方案，從不同模式著眼展開(kāi)探索，其一是全外包模式，即全部硬件、耗材、維護(hù)與服務(wù)均納入到外包體系，不擁有設(shè)備所有權(quán)，在出現(xiàn)設(shè)備老舊等問(wèn)題時(shí)，也可以統(tǒng)一由外包服務(wù)提供者收購(gòu)，這可以免除固定資產(chǎn)管理麻煩，有效節(jié)約文件處理成本[5]。其二是高校自己購(gòu)買機(jī)器，而將耗材外包，或者自己購(gòu)買機(jī)器、耗材，而將維修服務(wù)外包，不同外包模式在費(fèi)用上存在差別，高校可以視情況需要做出選擇。具體操作時(shí)，高校可以選擇那些在外包服務(wù)方面有先進(jìn)運(yùn)營(yíng)管理經(jīng)驗(yàn)的公司，以及有先進(jìn)維護(hù)工作水平的服務(wù)商，與之簽訂協(xié)議，讓其量身制訂科學(xué)的文印辦公管理方案，并參與到辦公文印系統(tǒng)建設(shè)中。另一方面，高校需要給外包方提供相應(yīng)的配合工作，基于實(shí)際需求給予相應(yīng)的支持，以方便高校文印管理信息化及自助服務(wù)的發(fā)展，提高工作效率。

3信息化時(shí)代下的高校文印管理信息化及自助服務(wù)對(duì)策

在上述兩個(gè)方向變革的過(guò)程中，高校文印管理信息化及自助服務(wù)還有對(duì)應(yīng)對(duì)策的配合，作為在尚未完全達(dá)到競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制理想狀態(tài)以及尚未真正做到全部服務(wù)外包時(shí)的方法支持。

3.1良好環(huán)境的創(chuàng)設(shè)

高校需要?jiǎng)?chuàng)建友好程度更高的信息安全環(huán)境，以便讓管理信息化和自助服務(wù)處在理想的狀態(tài)。對(duì)于在現(xiàn)時(shí)階段高校文印管理的突出問(wèn)題，特別是信息安全方面的問(wèn)題，負(fù)責(zé)高校文印管理工作部門還有其具體人員，可以利用給有特殊安全需求人員提供更優(yōu)安全環(huán)境的方式來(lái)處理。例如：高校內(nèi)某一科研部門要完成涉密工作，那么便可以使其引入相關(guān)的文件安全管理軟件，用于保障有關(guān)的信息安全[6]。對(duì)于這類軟件所提要求是能夠產(chǎn)生對(duì)文檔調(diào)用即時(shí)監(jiān)控、及時(shí)預(yù)警的效果，若出現(xiàn)有人調(diào)用文印設(shè)備進(jìn)行文檔調(diào)取活動(dòng)情況，則軟件可以有效監(jiān)測(cè)關(guān)鍵詞，若涉密文件的關(guān)鍵詞出現(xiàn)在提示區(qū)，便可以在第一時(shí)間把檢索監(jiān)測(cè)信息發(fā)送至管理者處，這將有效增加調(diào)用的合規(guī)性與安全性[7]。另外文印信息化管理和自助服務(wù)時(shí)，身份識(shí)別功能的引入極有必要，例如：為了防止校園一卡通的遺失與被盜用問(wèn)題，可以采取刷卡同輸入密碼相關(guān)聯(lián)的策略實(shí)施預(yù)防，此時(shí)文印信息化管理與自助服務(wù)將有更高的安全性，如果和取消過(guò)期、掛失補(bǔ)辦、凍結(jié)解凍等形式有機(jī)結(jié)合起來(lái)，便可以成為使用者方便、快捷與安全的重要保障。

3.2 硬件技術(shù)的支持

在開(kāi)展信息化時(shí)代下的高校文印管理信息化及自助服務(wù)時(shí)，一定要注意對(duì)有關(guān)硬件設(shè)備和軟件技術(shù)進(jìn)行革新，從而使環(huán)境創(chuàng)設(shè)工作做到更好。在具體的操作過(guò)程中，除了相關(guān)硬件設(shè)備的革新以外，應(yīng)把工作重點(diǎn)放在特定關(guān)鍵技術(shù)方面，例如：文字識(shí)別技術(shù)、圖形掃描技術(shù)、數(shù)碼印刷技術(shù)等，這些都是實(shí)現(xiàn)高校文印信息化管理與自助服務(wù)理想效果的必要技術(shù)，應(yīng)當(dāng)引起足夠的重視。借助掃描技術(shù)的變革，能夠通過(guò)前期預(yù)設(shè)必要參數(shù)的做法，達(dá)到網(wǎng)絡(luò)共享文件夾內(nèi)各項(xiàng)資源檢索的效果，像重點(diǎn)知識(shí)、參考書(shū)籍、關(guān)聯(lián)文獻(xiàn)等均能夠做到資源檢索[8]。對(duì)于掃描技術(shù)而言，利用使用元數(shù)據(jù)記錄的做法，可以更好地進(jìn)行系統(tǒng)整體集成管理，給高校系統(tǒng)間資源信息共享提供可能性。文印管理服務(wù)者可以從實(shí)際情況出發(fā)，再參考資源信息內(nèi)容，設(shè)計(jì)保密系統(tǒng)，支持包括隱藏與只讀模式的文件的發(fā)送模式，為系統(tǒng)間整合推動(dòng)提供支持。

3.3文印管理的成本控制

針對(duì)前文多次提及的高校文印管理的成本較高且利用不善問(wèn)題，建議利用文印信息化管理契機(jī)給予及時(shí)解決。管理者可以適時(shí)引入復(fù)合機(jī)內(nèi)置的、具有兼容功能的讀卡器，讓信息讀取速度更快，更利于平時(shí)使用與維護(hù)。這樣的做法能夠直接獲取高校內(nèi)的一卡通信息，避免外置客戶端設(shè)置的繁瑣問(wèn)題，可以節(jié)約很多資源。總之，關(guān)注文印管理的成本控制問(wèn)題，可以使更多資源導(dǎo)向有效管理與服務(wù)，不但可以給高校師生提供更為智能、多樣、便捷、安全的文印服務(wù)，而且也利于高校文印硬件設(shè)備與軟件技術(shù)的統(tǒng)籌管理，避免重復(fù)購(gòu)買與重復(fù)研究。

3.4身份方案的結(jié)合設(shè)定

在高校教學(xué)與科研的各項(xiàng)工作中，輸出資料文檔成為一種信息保存和信息交流的主要方式，而以現(xiàn)在的文印管理與服務(wù)情況來(lái)考察，師生的滿意度普遍不高，其原因一般在于廣大師生因?yàn)楣ぷ鲗W(xué)習(xí)方向不同、需要不同，在資料檔案輸出、印刷方面的差異化要求也是客觀存在的，因此由使用印刷設(shè)備時(shí)的專人操作看起來(lái)是必要的。在探索自助文印服務(wù)時(shí)，又可以注意到它的必然趨勢(shì)及重要意義[9]。為了解決客觀存在的這種矛盾，應(yīng)當(dāng)突出身份與方案的結(jié)合設(shè)定，可以用校園一卡通確認(rèn)使用者身份，并利用文印終端形成面對(duì)不同身份使用者的合理方案，這樣即便在撤離專人服務(wù)后，依然可以讓設(shè)備擁有結(jié)合使用者身份而進(jìn)行恰當(dāng)?shù)墓δ苓x擇。

4結(jié)語(yǔ)

文印管理對(duì)于現(xiàn)代高校管理工作意義重大，這一點(diǎn)已經(jīng)取得了普遍共識(shí)，然而文印管理存在實(shí)踐中存在諸多問(wèn)題，如管理成本的居高不下、管理效率的差強(qiáng)人意、服務(wù)工作的舉措失當(dāng)?shù)?，這便要求高校要以現(xiàn)代信息技術(shù)手段為依托，有意識(shí)地提升文印管理質(zhì)量水平，并使管理角度向服務(wù)方向傾斜，逐步達(dá)到管理的信息化和人性化效果，真正做到方便教師與學(xué)生的工作和學(xué)習(xí)。因而，高校有必要增加在信息化方面重視程度，并使應(yīng)用力度得到同步發(fā)展，逐步產(chǎn)生理想的文印管理信息化和自助服務(wù)效果，便以此為突破口，使高校管理向高質(zhì)量發(fā)展階段邁進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

[1]劉艷超，王徽，王鑫.智能文印管理系統(tǒng)研究[J].中國(guó)設(shè)備工程，2021（13）：43-44.

[2]孫瑩波.基于精益管理理念的企業(yè)文印一體化建設(shè)淺析[J]. 企業(yè)文化（中旬刊），2020（4）：243.

[3]自助打印綁定校園卡系統(tǒng)? 破解高校打印服務(wù)難題——佳能校園自助文印管理解決方案服務(wù)校園師生[J].中國(guó)教育信息化，2014（2）：86-87.

[4]李翠超，付宇卓，徐巍.國(guó)家雙創(chuàng)示范基地3D打印服務(wù)中心建設(shè)和服務(wù)模式探索[J].實(shí)驗(yàn)室研究與探索，2020，39（5）：143-148.

[5]劉麗鳳.二級(jí)預(yù)算管理背景下高校文印改革發(fā)展路徑探討[J].市場(chǎng)論壇，2019（12）：25-28.

[6]湯銘春.試論高校文印信息化管理的思考與探索[J].求知導(dǎo)刊，2018（33）：153-154.

[7]劉艷超.淺議高校文印管理工作[J].產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新研究，2020（15）：188-189.

[8]秦霞.高校文印管理信息化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)研究——以廣西機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例[J].廣西教育，2019（31）：189-192.

[9]孫羽.基于指紋識(shí)別的文印管理系統(tǒng)身份認(rèn)證研究[D].廣州：廣東工業(yè)大學(xué)，2019.