周芬(陜西陜化煤化工集團(tuán)有限公司，陜西 渭南 714100)

0 引言

檔案建設(shè)可以為企業(yè)經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)與管理提供信息資源的支持，為了保證三項(xiàng)工作順利開(kāi)展，并滿(mǎn)足新時(shí)期下對(duì)企業(yè)檔案提出的要求，就需借助現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化。因此，需對(duì)當(dāng)前行業(yè)市場(chǎng)的發(fā)展形勢(shì)進(jìn)行全面分析，并結(jié)合企業(yè)實(shí)況，不斷優(yōu)化建設(shè)工作，從整體上提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平。

1 檔案信息化建設(shè)內(nèi)容

1.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施主要以?xún)身?xiàng)內(nèi)容即信息化軟件以及信息化硬件。在建設(shè)前者時(shí)，需建設(shè)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、電子文件歸檔系統(tǒng)等，最為重要的是檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的建設(shè)。在開(kāi)展信息化硬件建設(shè)工作時(shí)，需重點(diǎn)關(guān)注計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備等模塊。此外，在建設(shè)過(guò)程中，所涉及到的軟件系統(tǒng)模塊應(yīng)達(dá)到企業(yè)在檔案管理、編撰以及安全方面的標(biāo)準(zhǔn)。

1.2 信息資源建設(shè)

信息資源建設(shè)工作在實(shí)現(xiàn)檔案信息化過(guò)程中起著重要的作用，也是最為核心的建設(shè)內(nèi)容之一，在開(kāi)展該項(xiàng)建設(shè)工作時(shí)，應(yīng)明確工作重點(diǎn)即對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與管理。通過(guò)分析當(dāng)前部分企業(yè)檔案內(nèi)容以及類(lèi)型后，其所涵蓋的數(shù)據(jù)庫(kù)類(lèi)型有目錄、多媒體、企業(yè)重要檔案以及全文數(shù)據(jù)庫(kù)[1]。

1.3 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

為了保證檔案信息化建設(shè)的科學(xué)性、有效性，達(dá)到管理和利用的價(jià)值，企業(yè)就需完善建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，為檔案信息化建設(shè)提供制度保障。通常情況下，在制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，需依據(jù)國(guó)家所出臺(tái)的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，并分析新時(shí)期下，對(duì)檔案信息化建設(shè)的需求，在此基礎(chǔ)上，制定科學(xué)且能夠起到管理作用的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。

1.4 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

想要充分發(fā)揮信息資源的價(jià)值，就需建設(shè)健全的應(yīng)用系統(tǒng)作為價(jià)值實(shí)現(xiàn)的支撐，該項(xiàng)工作在建設(shè)時(shí)主要有兩項(xiàng)建設(shè)內(nèi)容即局域網(wǎng)、信息網(wǎng)。在開(kāi)展前者建設(shè)工作時(shí)，主要涉及到計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備、服務(wù)器等，而后者在建設(shè)時(shí)，主要包括多個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)如：DOS系統(tǒng)、與檔案管理有關(guān)的服務(wù)器系統(tǒng)，在運(yùn)作系統(tǒng)時(shí)，一般由企業(yè)檔案室負(fù)責(zé)管理并扮演數(shù)字信息加工的角色。通過(guò)建設(shè)信息網(wǎng)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化同互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行銜接的目的，以達(dá)到信息資源實(shí)時(shí)共享。

2 加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有效措施

2.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保信息安全

基礎(chǔ)設(shè)施主要包括檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及檔案數(shù)字化設(shè)備，系統(tǒng)與設(shè)備的建設(shè)與完善能夠?qū)崿F(xiàn)信息傳輸、共享的目的，只有在信息網(wǎng)絡(luò)足夠先進(jìn)與完善的情況下，才能使檔案信息發(fā)揮出其所具備的基本價(jià)值，促使效益進(jìn)一步提升。建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)，需科學(xué)應(yīng)用數(shù)字化的檔案信息，以達(dá)到檔案的安全管理，在選擇基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)，盡可能采購(gòu)國(guó)有品牌，便于后期維護(hù)，同時(shí)還需確保設(shè)備具有自主的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。檔案部門(mén)需基于網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，對(duì)服務(wù)對(duì)象與范圍進(jìn)行歸類(lèi)，并使用物理隔離方法，為檔案信息化構(gòu)建出外網(wǎng)與內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)，保證二者能夠獨(dú)立運(yùn)行且不受影響，以此提高檔案信息系統(tǒng)的安全性。此外，加強(qiáng)對(duì)掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備的監(jiān)管，避免數(shù)據(jù)被盜取。需為檔案信息系統(tǒng)配置與之相配套的殺毒軟件，并制定相關(guān)的管理制度，要求系統(tǒng)運(yùn)行與管理人員明確崗位職責(zé)，在保證信息安全的情況下，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)程[2]。

2.2 解決“四化一庫(kù)”問(wèn)題，推進(jìn)建設(shè)工作

檔案信息化建設(shè)的主要目的便是解決“四化一庫(kù)”問(wèn)題。

首先，局管管理信息化，負(fù)責(zé)企業(yè)檔案管理的部門(mén)在設(shè)計(jì)檔案信息建設(shè)流程時(shí)，需同時(shí)考慮企業(yè)的改革管理，并做到共同策劃、共同部署、共同推進(jìn)，進(jìn)一步規(guī)范工作行為，促使工作質(zhì)量與效率得以提升，便于管檔人員管理以及用戶(hù)使用。此外，工作人員需認(rèn)識(shí)到企業(yè)各資源配置的重要性，以此達(dá)到減少運(yùn)作成本的目的，實(shí)現(xiàn)多個(gè)系統(tǒng)自我調(diào)節(jié)與自我控制，并加大信息化管理體系的建設(shè)力度，以提升管檔水準(zhǔn)。

其次，行政監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)化，現(xiàn)階段對(duì)檔案的行政監(jiān)管通常以人工的方法進(jìn)行，其中所涉獵的表格如信息報(bào)表、備案表等，大多為紙質(zhì)，這一不健全的監(jiān)管方式不能有效將監(jiān)管信息進(jìn)行整合，導(dǎo)致在開(kāi)展檔案行政監(jiān)管工作的效率不高，且達(dá)不到預(yù)期監(jiān)管效果。在新時(shí)期下，需明確信息技術(shù)的重要性，并采用信息化手段對(duì)檔案行政監(jiān)管模式進(jìn)行創(chuàng)新與變革，再借助互聯(lián)網(wǎng)實(shí)時(shí)性的特點(diǎn)，采集并整理實(shí)時(shí)檔案數(shù)據(jù)，同時(shí)，還需對(duì)檔案相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)管，以此達(dá)到無(wú)縫且實(shí)時(shí)監(jiān)管的目的。

再次，檔案管理智能化，檔案信息化的實(shí)現(xiàn)體現(xiàn)管理智能化上，因此，在建設(shè)檔案信息化時(shí)，需注重智慧檔案室建設(shè)工作的開(kāi)展，并將其作為建設(shè)方向。檔案管理智能化能夠?qū)ζ髽I(yè)檔案進(jìn)行感知與定位，確保檔案信息安全，同時(shí)數(shù)字化的檔案有利于貫徹“無(wú)紙化辦公”，極大減少了紙張的使用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)節(jié)能環(huán)保的作用。在解決檔案管理智能化問(wèn)題時(shí)，工作人員應(yīng)了解建設(shè)相關(guān)內(nèi)容如智能融合、以人為本持續(xù)創(chuàng)新等，實(shí)現(xiàn)智能管理、保存企業(yè)檔案的目的。

最后，檔案服務(wù)全面化，服務(wù)質(zhì)量與效率是推動(dòng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要前提。為了實(shí)現(xiàn)服務(wù)全面化，促使檔案用戶(hù)達(dá)到滿(mǎn)意，就需借助大數(shù)據(jù)以及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對(duì)用戶(hù)的真實(shí)需求進(jìn)行綜合分析，根據(jù)分析結(jié)果，豐富信息資源基礎(chǔ)，促使所建設(shè)的服務(wù)系統(tǒng)具有分析、管理與決策多方面的性能。在建設(shè)期間，需依托于互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)為企業(yè)甚至是社會(huì)群體提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)，并增大服務(wù)范圍覆蓋面，且服務(wù)時(shí)間更具靈活性。還可以使用新時(shí)期下衍生出的各種新型媒體平臺(tái)，實(shí)施檔案信息服務(wù)工作，促使用戶(hù)得到更為多樣化的服務(wù)體驗(yàn)。

“一庫(kù)”即檔案核心數(shù)據(jù)庫(kù)，也是檔案信息化的資源總庫(kù)，企業(yè)建設(shè)檔案的目的是對(duì)企業(yè)以往信息、實(shí)時(shí)信息甚至是未來(lái)發(fā)展信息進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間保存，而檔案信息化的建設(shè)不僅能夠做到上述所說(shuō)的目的，還能提高檔案整體安全性，并實(shí)現(xiàn)調(diào)取檔案信息的便捷性，這一優(yōu)勢(shì)是傳統(tǒng)檔案無(wú)法比擬的。為了保證檔案信息化建設(shè)的有效性、實(shí)用性，就需建立健全的核心數(shù)據(jù)庫(kù)作為功能實(shí)現(xiàn)的保障，其運(yùn)作原理是采用現(xiàn)代化技術(shù)以及科學(xué)的方法，將檔案信息長(zhǎng)期保存至專(zhuān)用的數(shù)據(jù)庫(kù)中。核心數(shù)據(jù)庫(kù)的建立能夠使數(shù)據(jù)擺脫對(duì)各個(gè)系統(tǒng)的依賴(lài)，以此增加數(shù)據(jù)信息保存的時(shí)長(zhǎng)。

2.3 重視人才隊(duì)伍建設(shè)，提高工作效率

企業(yè)需明確檔案部門(mén)應(yīng)行使的職責(zé)與權(quán)力，同時(shí)掌握在檔案信息系統(tǒng)中，所存有的檔案信息數(shù)量，以及現(xiàn)階段企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)、利用、建設(shè)的現(xiàn)狀，為檔案信息建設(shè)配置相應(yīng)數(shù)量的檔案人員。并要求檔案人員具備專(zhuān)業(yè)技能以及道德素養(yǎng)，對(duì)于檔案信息中的內(nèi)容做到不泄密、不外傳。同時(shí)，還需具有極高文化素養(yǎng)，對(duì)于檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)、文史知識(shí)以及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等也需達(dá)到熟練掌握，以此保證檔案人員能夠?qū)n案相關(guān)的政策法規(guī)以及所掌握的知識(shí)科學(xué)的應(yīng)用到實(shí)際工作中，促使檔案工作效率得以提升。通過(guò)宣傳或培訓(xùn)檔案政策法規(guī)的方法，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案人員的管理意識(shí)，使其能夠認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展與管理中的重要性，并建立完善檔管領(lǐng)導(dǎo)體系，該體系的設(shè)立可以監(jiān)督、檢查并考核企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔管信息化建設(shè)工作的態(tài)度以及重視程度，實(shí)現(xiàn)檔管工作管理水平的提高。此外，還需強(qiáng)化檔案人員的服務(wù)意識(shí)，定期組織有關(guān)于職業(yè)道德的教育培訓(xùn)，對(duì)服務(wù)方法不斷優(yōu)化與完善，促使服務(wù)質(zhì)量得以提升，并在服務(wù)過(guò)程中，深入了解用戶(hù)需求，提高服務(wù)效率的同時(shí)加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程[2]。

2.4 抓好信息建設(shè)安全，防范安全風(fēng)險(xiǎn)

首先，從管理角度出發(fā)防范安全風(fēng)險(xiǎn)。落實(shí)檔案安全保障、以企業(yè)員工為主體的建設(shè)原則，強(qiáng)化企業(yè)檔案管理人員的防范意識(shí)，確保檔案信息安全的同時(shí)提高檔案信息化建設(shè)效率。開(kāi)展建設(shè)工作時(shí)，需重視工作人員專(zhuān)業(yè)技能以及安全教育的培訓(xùn)，并要求其形成風(fēng)險(xiǎn)防范的工作思想，通過(guò)向其灌輸檔案安全思想，告知檔案安全的重要性，促使其更為主動(dòng)的對(duì)各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析與預(yù)判。同時(shí)，建立針對(duì)各項(xiàng)工作的制度，以保證工作過(guò)程更具規(guī)范性、高效性，實(shí)現(xiàn)工作各環(huán)節(jié)的優(yōu)化。

其次，以設(shè)備角度出發(fā)防范安全風(fēng)險(xiǎn)。安全是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵內(nèi)容，而設(shè)備的應(yīng)用與支持，是保證檔案安全的重要前提。對(duì)此，技術(shù)人員需打造出更為安全的設(shè)備，為檔案信息系統(tǒng)設(shè)立防火墻、入侵檢測(cè)等，針對(duì)一些需采購(gòu)的設(shè)備應(yīng)加大投資力度。此外，還需確保設(shè)備運(yùn)作安全，實(shí)時(shí)監(jiān)管服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，針對(duì)存在運(yùn)行障礙或潛在風(fēng)險(xiǎn)，需及時(shí)進(jìn)行處理。

最后，從技術(shù)層面出發(fā)防范安全風(fēng)險(xiǎn)。借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)檔案的動(dòng)態(tài)，保證檔案安全。同時(shí)，加大對(duì)信息安全技術(shù)的應(yīng)用力度，促使檔案安全得以保障。并分析安全域，在對(duì)其進(jìn)行劃分后，實(shí)行分模塊管控，在此過(guò)程中，合理應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)，以達(dá)到由信息技術(shù)帶來(lái)的檔案安全保障[3]。

3 結(jié)語(yǔ)

為了順應(yīng)新時(shí)期行業(yè)市場(chǎng)的發(fā)展，提高企業(yè)運(yùn)作效率，就需將檔案信息化建設(shè)作為當(dāng)前企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的工作重點(diǎn)，并在此基礎(chǔ)上，制定科學(xué)且適合企業(yè)運(yùn)作的信息化目標(biāo)。該項(xiàng)工作的開(kāi)展、實(shí)施與完成，需要花費(fèi)大量的時(shí)間。因此，應(yīng)引進(jìn)并重用具備現(xiàn)代化思想且掌握信息化技術(shù)的人才，推動(dòng)建設(shè)質(zhì)量與進(jìn)程。