姚滿林，陳愛華

（清華大學(xué)，北京 100091）

0 引言

目前大學(xué)院系行政機關(guān)辦公室里，典型狀況是：1 個辦公室2～6 人或者更多，每人1 個工位，工位上1 臺計算機、1 臺打印機、1 部電話。辦公室里打印機數(shù)量多，擠占辦公面積；每個人購買的打印機型號不一致，也給打印機技術(shù)支持維護造成極大負擔(dān)；同時不必要的打印機數(shù)量浪費了國有資產(chǎn)經(jīng)費。

1 研究目的

通過對大學(xué)院系行政機關(guān)等類似的辦公環(huán)境里打印機設(shè)備使用情況的調(diào)研、分析，找到一個既方便設(shè)備維護管理，又大幅度減少打印機數(shù)量的方案，實現(xiàn)打印業(yè)務(wù)的規(guī)范化管理，且大幅度節(jié)約辦公設(shè)備經(jīng)費，節(jié)省設(shè)備存放的辦公空間。這個方案可以推廣到信息資料存儲等設(shè)備中，未來以此模式為基礎(chǔ)，建立一個新型的院系信息化資料室。

2 問題研究

2.1 問題來源

大約在1999 年，計算機網(wǎng)絡(luò)開始在國內(nèi)飛速發(fā)展，各種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用應(yīng)運而生，網(wǎng)絡(luò)打印機技術(shù)在此時期孕育發(fā)展。到現(xiàn)在，網(wǎng)絡(luò)打印機產(chǎn)品已經(jīng)特別成熟，并在IT 公司里普遍應(yīng)用，這極大地減少了設(shè)備數(shù)量，節(jié)省了辦公面積，也減輕了設(shè)備維護的人力成本。但是在類似大學(xué)的院系行政機關(guān)這樣的辦公環(huán)境里，還是以每臺計算機各接1 臺本地打印機為主，網(wǎng)絡(luò)打印機使用比例很低。

2.2 研究方法

走訪考察學(xué)校里各院系、各部處行政機關(guān)打印機的使用情況，收集學(xué)校職員對打印機使用的意見、建議，參考IT 公司關(guān)于打印機設(shè)備的管理方法，依據(jù)現(xiàn)有的IT 技術(shù)，提出一個適應(yīng)學(xué)校辦公環(huán)境的打印機配備方案，并在行政機關(guān)實施運行。

2.3 課題的研究意義

對比而言，IT 公司絕大部分使用網(wǎng)絡(luò)打印機，大學(xué)里則正好相反，以本地打印機為主，少量的網(wǎng)絡(luò)打印機。大學(xué)里打印機的這種使用狀況，弊端如下：設(shè)備經(jīng)費浪費，占用了辦公室面積，設(shè)備維護的工作量更大，設(shè)備維護的人力成本更高。優(yōu)點：打印數(shù)據(jù)保密性好，取得打印材料便捷。本課題提出的實施方案，要實現(xiàn)保持住原有的優(yōu)點，同時避免現(xiàn)有的缺點。本課題在6 個月內(nèi)，全面調(diào)研學(xué)校院系、部處等行政機關(guān)辦公環(huán)境里打印機的使用狀況，嘗試找出造成網(wǎng)絡(luò)打印機應(yīng)用比例不高的原因，提出能適應(yīng)學(xué)校辦公環(huán)境的網(wǎng)絡(luò)打印機共享方案，并將方案推廣到信息資料存儲等設(shè)備中，組建新型的院系資料室。

2.4 課題研究的進度安排

2020 年1—2 月，設(shè)計打印機使用情況調(diào)查問卷。

2020 年3—4 月，發(fā)放調(diào)查問卷，統(tǒng)計分析回收的問卷結(jié)果。

2020 年5 月，在上述調(diào)研的基礎(chǔ)上，設(shè)計能動系綜合辦公室的打印機布置方案并實施。

2020 年6 月，總結(jié)課題研究和方案實施的經(jīng)驗，未來爭取擴展到系內(nèi)各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的存儲保管方面，為建設(shè)電子信息化的系資料室提供經(jīng)驗借鑒，電子信息化的資料室也是無紙化辦公很重要的一個方面。

3 調(diào)卷問卷結(jié)果分析

3.1 調(diào)查問卷總體情況

一共有32 個院系、部處的行政機關(guān)填寫了調(diào)查問卷，其中有15 個院系行政機關(guān)、17 個學(xué)校部處。

3.2 人員數(shù)量和打印機數(shù)量

32 份調(diào)查問卷中，除1 人的辦公室里只有1 個工位，1 位人員之外，其他大部分都是2～14 個工位、2～14 位人員在1 間辦公室里，以5 人左右規(guī)模的居多，基本上房間里有1 個工位，就有1 位人員，個別辦公室里工位數(shù)大于現(xiàn)有人員數(shù)。打印機數(shù)量和人員數(shù)量基本持平的單位有17 個，打印機數(shù)量多余人員數(shù)量的單位有1 個，打印機數(shù)量略少于人員數(shù)量的單位有10 個，剩下4 個人員數(shù)量超過二三十人的單位，打印機數(shù)量遠遠少于人員數(shù)量，比如有單位有40 人的規(guī)模，但是打印機只有9 臺，而有單位有10 人的規(guī)模，反而有11 臺打印機。

3.3 網(wǎng)絡(luò)打印機的使用比例

網(wǎng)絡(luò)打印機的使用比例，從調(diào)查問卷的結(jié)果可以看出，經(jīng)常使用網(wǎng)絡(luò)打印機的比例有59.38%（圖1）。如果有59.38%的單位使用網(wǎng)絡(luò)打印機，這和前面打印機數(shù)量和人員數(shù)量之間有矛盾。雖然單位里有網(wǎng)絡(luò)打印機，但是同時配備有本地打印機，這造成了打印機數(shù)量仍然居高不下。

3.4 對于網(wǎng)絡(luò)打印機優(yōu)勢的考慮

有87.5%的答卷人表示考慮過網(wǎng)絡(luò)打印機能節(jié)省辦公室空間的問題，有81.25%的答卷人考慮過網(wǎng)絡(luò)打印機能節(jié)省設(shè)備經(jīng)費的問題，說明絕大部分答卷人還是意識到網(wǎng)絡(luò)打印機節(jié)省空間、節(jié)省經(jīng)費的兩個優(yōu)勢（圖2，圖3）。

圖2 節(jié)省辦公空間

圖3 節(jié)省辦公經(jīng)費

3.5 對使用網(wǎng)絡(luò)打印機的顧慮

因為網(wǎng)絡(luò)打印機放置在公共區(qū)域，打印的材料大家都可能看到，如果打印的材料有機密性，就增加使用人的顧慮。另外，網(wǎng)絡(luò)打印機往往不像本地打印機設(shè)在各人工位上，取打印材料的便利性不好（圖4）。

3.6 辦公環(huán)境的集中度

從調(diào)查問卷里能看出，有81.25%的單位，辦公室是基本相連的房間（圖5）。這說明大部分的單位，具備配備、使用網(wǎng)絡(luò)打印機的物理條件。

圖4 使用顧慮

圖5 辦公室分布

按照《中央行政單位通用辦公設(shè)備家具配置標(biāo)準(zhǔn)》，打印機的數(shù)量不能超過編制內(nèi)實有人員的80%，掃描儀數(shù)量上限為編制內(nèi)實有人員的5%。如果大學(xué)院系行政機關(guān)參照這個管理規(guī)定，大部分院系的打印機數(shù)量都超過標(biāo)準(zhǔn)了。結(jié)合調(diào)研問卷的相關(guān)信息，在大學(xué)的院系、部處行政機關(guān)大力推行網(wǎng)絡(luò)打印機條件是可行的，也是很有必要的。目前打印機數(shù)量較高的原因還是設(shè)備使用人員主觀意識沒有轉(zhuǎn)變，想當(dāng)然地覺得應(yīng)該1 人1 臺計算機、1 臺打印機，而技術(shù)支撐人員沒有朝網(wǎng)絡(luò)打印機的方向引導(dǎo)，充足的經(jīng)費也是打印機數(shù)量居高不下的原因之一。調(diào)查問卷里有采集到年底經(jīng)費花不完，只能購置計算機、打印機的案例。

4 小范圍內(nèi)的方案實施

能動系綜合行政辦公室，一共有5 名職工，原來有6 臺打印機。通過設(shè)置1 臺打印機為網(wǎng)絡(luò)打印機、網(wǎng)絡(luò)掃描儀，并調(diào)整打印機的位置，使辦公室人員方便取打印資料，并且能給前來辦事的師生提供復(fù)印服務(wù)。

圖6 辦公環(huán)境變化

打印機數(shù)量由6 臺減少到1 臺，辦公室的空間得到釋放，經(jīng)濟效益明顯。為了防止出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)故障造成不能打印的情況發(fā)生，將網(wǎng)絡(luò)打印機同時連接在1 臺計算機上，要打印的材料也可以通過U 盤拷貝到這臺計算機打印。為了防止這臺打印機出故障，又有緊急需要打印的情況發(fā)生，在需要私密性的崗位上保留使用本地打印機，不會因為全機關(guān)只有1 臺打印機且發(fā)生故障后導(dǎo)致所有人都不能打印。

5 后續(xù)展望

基于以上調(diào)研結(jié)果和實際實施的方案，希望未來可以拓展到院系資料室建設(shè)方面。紙質(zhì)資料檢索查找特別低效，未來應(yīng)該利用先進的信息化技術(shù)，實現(xiàn)電子化、信息化，逐步改變目前落后的管理現(xiàn)狀，以此為契機，建立院系新型的、現(xiàn)代化、信息化的資料室，為建設(shè)一流大學(xué)提供科學(xué)的服務(wù)與管理支撐。