蘇 娜
(廣西農(nóng)墾集團有限責任公司,廣西 南寧 530000)
企業(yè)建設財務共享中心最直接的目標就是企業(yè)的財務管理需要符合信息時代的發(fā)展要求,通過信息技術(shù)提高財務管理的工作質(zhì)量,最終降低企業(yè)的經(jīng)營成本,為企業(yè)的發(fā)展增加收益?,F(xiàn)階段企業(yè)內(nèi)部的財務共享中心的模式有所改變,從最初的單純重視會計核算工作,計算數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)樨攧招畔?shù)據(jù)共享。但是由于企業(yè)經(jīng)營的局限性,導致財務共享中心在建設已經(jīng)轉(zhuǎn)型階段存在很多的問題,這會影響財務共享中心的服務質(zhì)量,本文需要通過對財務共享中心建設過程進行研究,找到問題的所在,以便提出建設性的意見,提升財務管理的質(zhì)量,發(fā)揮財務共享中心的作用,為企業(yè)的發(fā)展節(jié)約成本,提高經(jīng)濟效益。
隨著市場經(jīng)濟的變化發(fā)展,全球經(jīng)濟一體化進程的加快,企業(yè)要想在激烈的市場競爭中穩(wěn)步前進,必須要適應信息時代的發(fā)展要求。企業(yè)的發(fā)展受到計劃經(jīng)濟的影響,傳統(tǒng)的管理模式很難進行變革,但是企業(yè)為了生存投入了大量的人力,財力和物力,以便提高內(nèi)部管理質(zhì)量,但是投入的增加企業(yè)的經(jīng)營成本必然提升,這往往達不到預期的經(jīng)營目標。在互聯(lián)網(wǎng)時代,企業(yè)選擇利用信息技術(shù)提升自己的內(nèi)部控制能力,所以財務共享中心應運而生。市場經(jīng)濟體制下企業(yè)的業(yè)務多元化發(fā)展,企業(yè)受到應用環(huán)節(jié)等因素的影響,企業(yè)財務共享中心沒有現(xiàn)成的標準,一直都在探索中前進。整體而言,企業(yè)財務共享中心新的財務管理模式存在一些諸多問題,但是現(xiàn)實情況下企業(yè)的管理者對財務共享中心不重視,會增加企業(yè)的經(jīng)營風險。市場競爭的加劇,企業(yè)需要重視資金管理,減輕自己的經(jīng)營成本壓力,這也加快了企業(yè)財務共享中心的建設步伐。財務共享中心能夠提升企業(yè)的管理水平和市場競爭力,財務共享中心為企業(yè)提供系統(tǒng)的管理數(shù)據(jù),是企業(yè)經(jīng)營決策的參考數(shù)據(jù),以此來控制企業(yè)的經(jīng)營成本,提升企業(yè)的工作效率。
財務共享中心是一種新型的財務管理模式,主要是指將企業(yè)各種業(yè)務都集中建設到一個共同的半自主業(yè)務單元當中,該業(yè)務單元在企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)與企業(yè)外部市場業(yè)務競爭一樣為各部門提供相應的計費服務,該業(yè)務單元設置相應的專門機構(gòu)進行管理,促使公司提高工作效率,創(chuàng)造更大的價值同時有效節(jié)約成本,實現(xiàn)高質(zhì)量地服務于企業(yè)內(nèi)部的客戶。財務共享中心具有全面性,客觀性,靈活性和完整性的特點,財務共享中心主要是對傳統(tǒng)的財務管理工作進行改變,運用信息化的手段對財務流程實現(xiàn)網(wǎng)絡化,以便規(guī)范財務管理的高效,實現(xiàn)財務管理的經(jīng)營目標?,F(xiàn)階段很多企業(yè)都是已經(jīng)構(gòu)建了財務共享中心,但是其真正的價值實現(xiàn)還有一定的發(fā)展距離,對于企業(yè)來說是一個挑戰(zhàn),所以為了企業(yè)更好地發(fā)展,企業(yè)需要重視構(gòu)建完善的財務共享中心。
1.財務共享中心建設是企業(yè)發(fā)展的需要,能夠降低企業(yè)的成本,促進企業(yè)全面預算管理更加科學,也有利于企業(yè)內(nèi)部協(xié)同發(fā)展?,F(xiàn)代企業(yè)多元化發(fā)展是信息時代發(fā)展的需要,企業(yè)內(nèi)部都在改革,如果一直沿用以往的財務管理制度,已經(jīng)滿足不了企業(yè)發(fā)展的實際需要,企業(yè)需要通過財務共享中心的建設,財務數(shù)據(jù)共享,各部門積極配合,管理者強化財務數(shù)據(jù)的重要性,能夠降低企業(yè)的成本,企業(yè)有意識的重視財務管理的工作,利用信息共享優(yōu)化資源配置,可以降低企業(yè)的經(jīng)營成本,為企業(yè)預算管理的全面發(fā)展做貢獻,信息系統(tǒng)的優(yōu)勢就是提高工作效率和質(zhì)量,增強企業(yè)內(nèi)部主體之間的協(xié)調(diào)性,促進企業(yè)內(nèi)部共同發(fā)展。
2.企業(yè)財務共享中心建設有利于強化企業(yè)內(nèi)控機制,規(guī)范內(nèi)部管理工作流程,還能提升企業(yè)對風險的防范,有效的規(guī)避風險。企業(yè)原有的財務管理模式對內(nèi)控的影響力是不同的,企業(yè)完善財務共享中心建設,能夠統(tǒng)一內(nèi)控機制,規(guī)范內(nèi)部管理,尤其是財務管理的相關(guān)工作程序,業(yè)務流程規(guī)范,促進企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營狀態(tài)達到最優(yōu)。還能夠明確企業(yè)的經(jīng)營責任,有助于預防企業(yè)的經(jīng)營風險,提升風險意識,完善風險預警和防范制度,遇到財務共享中心的問題能夠及時的解決,減少企業(yè)的損失。
3.財務共享中心建設有助于企業(yè)提升人力資源管理水平,為企業(yè)培養(yǎng)專業(yè)的高素質(zhì)的人才隊伍。大數(shù)據(jù)時代企業(yè)的發(fā)展人才是第一生產(chǎn)力,也是企業(yè)經(jīng)營的基礎。財務共享中心建設和發(fā)展需要有高素質(zhì)的隊伍,財務工作者需要具備豐富的財務知識,豐富非財務的知識,提升信息技術(shù)能力。實踐是檢驗真理的唯一標準,企業(yè)建設財務共享中心以后,企業(yè)必然有配套的專業(yè)人員,擴寬工作人員的知識面,提升財務人員的整體素質(zhì),構(gòu)建新的管理財務機制,提升財務共享的優(yōu)勢。
4.企業(yè)利用財務共享中心提高工作效率,有助于提升管理水平,提高企業(yè)的競爭力。財務共享中心建設能夠把內(nèi)部所有的數(shù)據(jù)進行整合,共享中心的數(shù)據(jù),尤其是預算,核算,統(tǒng)計數(shù)據(jù)等效率會增加,企業(yè)內(nèi)部依據(jù)對數(shù)據(jù)的需要做好權(quán)利劃分,層層下放數(shù)據(jù)權(quán)限,調(diào)整自己的產(chǎn)業(yè)機構(gòu),提高企業(yè)的管理水平。企業(yè)在面對市場經(jīng)濟中,需要借助財務共享中心的作用,增強企業(yè)的競爭力,促進企業(yè)的發(fā)展。
1.企業(yè)實施財務共享中心的優(yōu)勢。首先,有利于企業(yè)對全面預算管理目標的分解。實現(xiàn)企業(yè)財務管理的目標。財務共享中心通過對財務數(shù)據(jù)的共享,采取支付系統(tǒng),并且規(guī)劃信息系統(tǒng),按照一定的預算科目,開展全面預算管理工作。企業(yè)將預算,預測,規(guī)劃,計劃,報告,財務核算以及績效管理依據(jù)目標緊密結(jié)合在一起,協(xié)調(diào)內(nèi)部管理機制,監(jiān)控企業(yè)的資源,對資源包括資金和固定資產(chǎn)等投入和產(chǎn)出做匹配。企業(yè)在預算的時候,利用信息手段,對支付環(huán)節(jié)做管控,落實資金預算,在業(yè)務支付環(huán)節(jié)按照公司、部門、科目類型對資金進行管控,超出預算部分拒絕支付,需要預算調(diào)整審批。在源頭環(huán)節(jié)實現(xiàn)對資源投入進行管控和匹配,輔以定期的經(jīng)營分析、目標調(diào)整,可確保全面預算目標落實分解。其次,財務共享中心建設有利于企業(yè)的業(yè)財融合工作的發(fā)展。實現(xiàn)財務共享服務以后,企業(yè)的財務管理職能得到充分的發(fā)揮,利用信息技術(shù)的快速效率,將財務管理人員從原有的財務核算工作中抽離出來,信息的廣泛性為大家及時的了解和掌握財務信息提供方便,深入的了解業(yè)務,重視業(yè)務與財務的融合發(fā)展。企業(yè)管理者基于財務共享數(shù)據(jù)的優(yōu)勢,為企業(yè)管理者的經(jīng)營決策提供支撐,探討數(shù)據(jù)自己發(fā)展的經(jīng)營模式,不斷擴展企業(yè)的管理決策能力,更好地為企業(yè)創(chuàng)造價值。
2.財務共享中心的劣勢。第一,企業(yè)的財務共享中心建設并不是一成不變的,需要結(jié)合企業(yè)的實際情況,財務共享中心對企業(yè)的經(jīng)營有促進意義,同時也有不利因素,企業(yè)應該引起重視,因為不是所有的企業(yè)都適應財務共享中心建設,主要是以大型企業(yè)為主,能夠降低企業(yè)的經(jīng)營難度,促進企業(yè)內(nèi)部不同資源不同業(yè)務之間的融合。對于中小企業(yè)來說,財務共享中心的建設關(guān)注點在于降低企業(yè)的經(jīng)營成本,所以不同的企業(yè)類型財務共享中心的作用不一樣。第二,從基礎財務到業(yè)務財務、戰(zhàn)略財務的通道并不清晰。現(xiàn)實中,很多企業(yè)建設財務共享服務中心的初衷是為了實現(xiàn)降低成本,有效的對成本進行控制,但沒有對財務共享中心做科學的規(guī)劃,目標設定不合理,導致企業(yè)財務共享中心的流程形式化存在,工作強度比較大。由于財務人員自身工作性質(zhì)的限制,與其他部門之間互動少,工作內(nèi)容都是有固定的模式,內(nèi)容比較枯燥,這對于工作人員來說是有工作挑戰(zhàn)的,缺少創(chuàng)新精神是不行的,基礎不牢靠,增加財務管理的風險,企業(yè)的經(jīng)營風險也增大,人員流失嚴重。
1.企業(yè)缺少專業(yè)的人才,對責任人的要求比較高。財務共享中心建設需要打破原有的思維模式及條條框框,大型企業(yè)的內(nèi)控建設要與時俱進,重視內(nèi)部管理制度建設,財務共享中心缺少專業(yè)的人才,因為現(xiàn)有的財務人員的素質(zhì)滿足不了財務共享中心的建設需要。同時企業(yè)對員工的培養(yǎng)方式比較形式化,沒有結(jié)合財務共享中心的需要做定向的培訓,缺少資金的投入,績效獎勵不完善,不客觀,所以企業(yè)財務共享中心建設方面的人才缺失。財務共享中心建設過程對責任人的要求比較高,但是因為企業(yè)缺少專業(yè)的責任人,工作職責劃分不清楚,這會影響財務共享中心建設的管理。
2.財務共享中心的業(yè)務端與財務端整合度不高。企業(yè)財務共享中心財務端與業(yè)務端受原有管理模式的影響,特別是對最前沿的信息、業(yè)務場景,財務端所掌握的信息有限,業(yè)務端對財務、法律、稅務等相關(guān)專業(yè)知識也不甚了解。成立財務共享中心后,由于企業(yè)內(nèi)部空間的關(guān)系,財務的信息整理不嚴謹,信息數(shù)據(jù)收集、整理,歸類等工作出現(xiàn)斷裂現(xiàn)象,這不利于企業(yè)財務信息共享,可能會導致財務端與業(yè)務端的矛盾進一步加大。
3.財務共享中心的定位不清晰、職責不明確。財務共享中心對企業(yè)來說是一種新事物、新挑戰(zhàn),需要企業(yè)在實踐中檢驗是否符合企業(yè)的實際情況。企業(yè)財務共享中心是從無到有,工作目標不明確,定位不準確,不清晰,對企業(yè)現(xiàn)有的內(nèi)部問題不能有效的解決。企業(yè)內(nèi)部各部門之間的工作職責劃分不清,在工作實踐中,企業(yè)的財務共享中心建設也一直在做加減法,不斷從探索中發(fā)現(xiàn)問題,但是由于大型企業(yè)下面都有子公司,或者分支機構(gòu),由于管理跟不上,企業(yè)內(nèi)部的工作效率低,定位不準確,職責劃分不清,這會導致企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營管理缺失。
4.原有相關(guān)流程會制約財務共享中心的建設。原有的財務共享中心制度體系內(nèi)的標準化、流程化動作經(jīng)過多年的實踐,已經(jīng)得到強化與記憶,并形成了部分既得利益者,而在建立財務共享中心后,老標準、老流程不一定符合新的內(nèi)部控制標準與要求,必須重新修訂。在初創(chuàng)期,可能會將原有的制度與流程平移過來,原來沒有暴露出來的風險如果在共享中心操作后出現(xiàn)新的風險點或合規(guī)性問題,其造成的相關(guān)后果會由共享中心擔責。
5.財務共享中心建設過程的績效不明顯、部門地位不高。財務共享中心建設是一個漫長的過程,對企業(yè)來說,需要更長的時間摸索與調(diào)整,與最初計劃書認定的全面建成的效果或理想狀態(tài)可能會存在較大的差距。由于企業(yè)追逐短期利益或相關(guān)工作未取得實質(zhì)性便捷,建設過程階段的成果與目標對比有明顯的差距,所以財務共享中心的員工時常被人誤解,共享中心部門績效并不突出,績效管理機制不完善??冃У脑u定指標不公正,很多情況下,績效管理發(fā)揮不出作用,不能調(diào)動員工的工作積極性,不利于企業(yè)的發(fā)展。
1.強化思想意識,企業(yè)文化與工作融合,營造良好的工作環(huán)境。企業(yè)在建設財務共享中心過程中,要集思廣益,強化思想意識,尤其是企業(yè)管理者的思想意識引領(lǐng)下面員工的工作。財務共享中心屬地以外的分(子)公司、核算單位,要充分聽取其不同意見與需求,充分闡述共享中心建設的重要性與意義,企業(yè)的文化與財務共享中心之間要相互融合,企業(yè)重視宣傳的力量,營造良好的工作氛圍。企業(yè)決策層在決定成立財務共享中心后,要宣貫指導思想,講明利害關(guān)系,要在思想比較統(tǒng)一的情況下開展工作,使共享文化深入人心,即使有不如意的地方,也要克服困難,共同砥礪前行。
2.培養(yǎng)財務人才,組建優(yōu)秀的團隊。在決策層作出成立財務共享中心的決策后,企業(yè)要在第一時間搜集行業(yè)內(nèi)財務共享方面的人才,在遇到困難得到他們的幫助與指導。要加強財務共享內(nèi)容、業(yè)務構(gòu)成等外部培訓,使企業(yè)擁有懂業(yè)務、財務,還懂一定IT知識的人才,并能協(xié)調(diào)各單位、部門。既要有復合型人才,也要有基礎專才,取長補短,為企業(yè)所用。對暫時跟不上節(jié)奏的原有員工,通過樹立標桿,促使其向標桿學習,并加強內(nèi)部理論與實踐培訓,促使其轉(zhuǎn)型、提高,盡量將每個人的優(yōu)勢都發(fā)揮到極致,在財務共享中心內(nèi)部形成良性競爭,營造良好的競爭氛圍。財務共享中心員工水平整體提高,可為下一步升級財務共享中心打下良好的基礎。
3.強化內(nèi)控管理,規(guī)范工作流程,進行風險管控。財務共享中心對于企業(yè)來說從某種意義上講是一種新的財務管理模式,原有的業(yè)務流程并不一定符合新的管理模式,需要建立、修訂、完善一整套內(nèi)部制度,建立、健全內(nèi)控體系,明確責任。財務共享中心也是要順應企業(yè)的內(nèi)控建設發(fā)展趨勢,規(guī)范內(nèi)部工作流程,保證工作流程的嚴謹性,還要重視監(jiān)管的作用,以便監(jiān)督的時候及時發(fā)現(xiàn)財務共享中心的作用,確保財務共享中心能夠發(fā)揮作用,積累完整的數(shù)據(jù),按照最初的計劃,穩(wěn)扎穩(wěn)打,逐步推進。期間還要進行風險管控,制定風險預警機制,對風險要素進行識別,做好風險的管控,風險管理要全面發(fā)展,開放共享財務數(shù)據(jù)。
4.及時展現(xiàn)階段成果,引起共鳴。在財務共享中心建設過程中,要定期或不定期與管理層溝通,匯報財務共享中心建設取得的最新成果及存在的困難與問題,下一步提出解決方案與措施,并提出希望管理層在哪些方面給予更多的支持與協(xié)調(diào),如有新設業(yè)務或新設公司,財務共享中心員工要在第一時間參與,給出財務、稅務、風險管理等方面的建議。要定期與業(yè)務層溝通,一方面,階段聽取業(yè)務層對共享中心的意見、建議、困惑;另一方面,反饋財務共享的輸出成果、在業(yè)務層的實際應用情況、目前各流程在執(zhí)行中存在的問題、后續(xù)業(yè)務層需要配合解決的事項。對業(yè)務層存在的困惑,要匹配現(xiàn)有資源,作為后期改進的重點工作與內(nèi)容。更好地服務管理層、業(yè)務層,提高契合度,獲得更多共識與理解。
5.完善財務共享中心的績效管理機制。財務共享中心需要有完善的績效管理機制,發(fā)揮績效的作用,調(diào)動員工工作的積極性,績效的指標要完整,客觀,科學,績效管理也要有工作目標,才能指導企業(yè)財務管理人員的工作。企業(yè)依據(jù)完善的績效管理制度,能夠發(fā)現(xiàn)專業(yè)能力高的人員,通過績效的評定進行獎勵,幫助企業(yè)留住人才的同時,提升人力資源管理的能力。財務指標內(nèi)容豐富,所以績效管理需要有針對性的進行探討,還要發(fā)揮監(jiān)管的作用,督促績效機制的有效實施,促進企業(yè)的發(fā)展。
財務共享中心建設是一個系統(tǒng)的工作,也是隨著企業(yè)的改革不斷變化的,財務共享中心借助信息系統(tǒng)的優(yōu)勢,需要得到企業(yè)的認可,才能確保企業(yè)構(gòu)建完善的財務共享中心。雖然現(xiàn)階段企業(yè)的財務共享中心的發(fā)展還處于初級階段,管理模式不完善,存在風險,在財務共享中心建設過程中存在一些問題,需要企業(yè)強化思想認識,規(guī)范工作流程,重視內(nèi)控管理,培養(yǎng)專業(yè)的財務共享人才,為企業(yè)的發(fā)展奠定基礎。企業(yè)要結(jié)合自身實際情況,不斷創(chuàng)新財務共享中心的思維,做好發(fā)展規(guī)劃,不斷的溝通,宣傳力度增加,最終完善財務共享模式的完善,發(fā)揮財務共享中心的價值,促進企業(yè)的發(fā)展。