廣西衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院 黃麗萍

隨著教育、教學(xué)體制改革的深入發(fā)展,以優(yōu)化教育資源配置、提高辦學(xué)質(zhì)量與辦學(xué)層次為目的的高職院校合并建校成為高校改革的重要模式之一[1]。2019年《政府工作報(bào)告》指出國(guó)家和政府將制定更多優(yōu)惠政策支持職業(yè)院校合并和擴(kuò)招，高職高專合并建校成為優(yōu)化教育資源配置的重要方式和發(fā)展趨勢(shì)。在此背景下，如何把握檔案管理工作的新機(jī)遇、積極應(yīng)對(duì)新挑戰(zhàn)成為重要研究課題。

一、高職院校合并為檔案工作帶來(lái)的機(jī)遇

高職院校合并建校能優(yōu)化學(xué)科布局，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、促進(jìn)資源共享、增強(qiáng)學(xué)校競(jìng)爭(zhēng)力，合并后的高職院校擁有更充足的人、財(cái)、物資源，為檔案管理工作發(fā)展帶來(lái)諸多新機(jī)遇。

（一）豐富檔案館藏資源

合并后的高職院校，檔案館藏資源也相應(yīng)整合重組，館藏資源更加多元、廣泛、多樣，高職院校合并后檔案資源進(jìn)一步豐富主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是檔案數(shù)量，以廣西衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，該校于2011年由廣西衛(wèi)生管理干部學(xué)院、廣西藥科學(xué)校、廣西婦幼保健院附屬衛(wèi)生學(xué)校合并組建。合并前檔案室藏量為4000卷，學(xué)校合并后原附屬各校的檔案管理部門(mén)經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整合梳理，檔案室藏量達(dá)7200卷，且合并后學(xué)校每年新形成需歸檔的文件達(dá)到2000件，充實(shí)了學(xué)校檔案館藏資源。二是檔案種類，合并后各校的館藏檔案資源整合在一起，極大豐富了檔案的種類，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件外，電子檔案、照片檔案、實(shí)物檔案等多種載體的檔案極大豐富高職院校的館藏資源，為高職院校開(kāi)展檔案編研、檔案開(kāi)發(fā)利用、檔案服務(wù)工作、建設(shè)數(shù)字檔案館等提供了館藏基礎(chǔ)。

（二）引入檔案管理新技術(shù)

高職院校合并的辦校模式助推學(xué)校綜合實(shí)力穩(wěn)步提升，使云計(jì)算、云存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)分析等信息技術(shù)的引入成為可能。以廣西衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，2011年合并建校后學(xué)校規(guī)模進(jìn)一步擴(kuò)大，檔案數(shù)量呈指數(shù)上升，為解決傳統(tǒng)檔案管理模式與檔案業(yè)務(wù)量激增之間的矛盾，學(xué)院檔案室適時(shí)引入信息技術(shù)以提升檔案管理水平。一是更新檔案管理系統(tǒng)，將OA與檔案系統(tǒng)掛接，依托信息系統(tǒng)對(duì)檔案實(shí)施全過(guò)程管理，實(shí)現(xiàn)了文件在線歸檔和即時(shí)歸檔；二是開(kāi)展檔案網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)，開(kāi)通網(wǎng)絡(luò)查檔通道，為全校師生提供線上查檔服務(wù)，在計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的支持下，學(xué)校檔案服務(wù)工作效率極大提升，初步實(shí)現(xiàn)了檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。

（三）升級(jí)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

高校檔案機(jī)構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門(mén)機(jī)構(gòu)，應(yīng)具備符合要求的檔案庫(kù)房和管理設(shè)施，原各校一般辦學(xué)規(guī)模較小、場(chǎng)地有限，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施通常不完備[2]。合并建校后，隨著檔案數(shù)量、種類增加，倒逼檔案部門(mén)不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施，配備符合檔案管理要求的檔案庫(kù)房、聲像、電子等特殊載體檔案的安全保管設(shè)施，配置檔案管理現(xiàn)代化和檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備升級(jí)。

二、高職院校合并后檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

高職院校合并涉及到院校局部和全局的關(guān)系調(diào)整、教學(xué)體制改革等多方面問(wèn)題，各校長(zhǎng)期發(fā)展凝練、沉淀的教育理念與管理體制，需要經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)磨合期方可相互適應(yīng)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，學(xué)校宏觀層面的整合難題給檔案工作提出新挑戰(zhàn)。

（一）檔案管理體制差異

檔案管理體制是指單位在檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置、隸屬關(guān)系和管理權(quán)限劃分方面形成的規(guī)范的體系、制度、方法和形式的總稱。學(xué)校的類別、層次與規(guī)模決定了其檔案管理組織方式和組織結(jié)構(gòu)，不同學(xué)校在長(zhǎng)期的教學(xué)實(shí)踐工作中形成了形式各異的檔案管理體制，原各校的檔案管理要求和水平、管理權(quán)限的設(shè)置均有所差異，學(xué)校合并后檔案管理部門(mén)組織機(jī)構(gòu)重新調(diào)整和劃分[3]，各校檔案管理部門(mén)在整合過(guò)程中需要克服重重困難，方可求同存異形成統(tǒng)一的檔案管理體制。

（二）檔案管理理念沖突

高職高專院校具有專業(yè)性較強(qiáng)、側(cè)重職業(yè)技術(shù)教育等鮮明特點(diǎn)，原各校辦學(xué)宗旨、教學(xué)性質(zhì)與發(fā)展特點(diǎn)差別明顯，加之建校時(shí)間長(zhǎng)短，隸屬關(guān)系各異等原因，原各校教育理念、發(fā)展思路和核心價(jià)值不盡相同，受此影響而衍生出不同的檔案管理理念。理論指導(dǎo)實(shí)踐，管理理念差異派生出不同的檔案管理方法和檔案職能分工，受檔案管理理念沖突的影響，合并后的高職院校統(tǒng)一檔案管理發(fā)展目標(biāo)和文化存在一定困難。

（三）全宗合并管理問(wèn)題

全宗是由特定來(lái)源單位在履行職能過(guò)程中形成的歷史文件有機(jī)體，全宗設(shè)置條件有三：一是能夠獨(dú)立行使職權(quán)；二是設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位；三是設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員。在檔案管理過(guò)程中須遵循同一全宗的檔案不可分散，不同全宗的檔案不可混雜的原則。原各校在合并前各為一個(gè)獨(dú)立的立檔單位，在教學(xué)實(shí)踐管理工作中形成的所有文件作為一個(gè)全宗進(jìn)行規(guī)范管理，各校合并組建為新學(xué)校后[4]，將作為新的全宗進(jìn)行管理，原各校不同全宗號(hào)的檔案匯集，并校初期新舊全宗的文件整理等問(wèn)題增加了檔案管理工作的難度。

（四）檔案集中管理難題

《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部第27號(hào)令）規(guī)定：“因?qū)W校分立或合并，其檔案應(yīng)本著集中管理、方便利用的原則，經(jīng)協(xié)議由一?；蚝喜⒑蟮膶W(xué)校檔案部門(mén)統(tǒng)一保存[5]。”高職院校合并通常是將學(xué)科性質(zhì)相近而非地緣相近的院校組建在一起，原各校校址往往分布在不同地方分為幾個(gè)不同校區(qū)，一方面合并過(guò)程中部門(mén)調(diào)整、辦公室搬遷等原因容易造成未歸檔文件材料的散失，另一方面合并后每年形成的檔案由于分布在不同校區(qū)，給檔案集中管理帶來(lái)困難。

三、高職院校合并背景下檔案管理提升對(duì)策

高職院校合并背景下檔案工作有機(jī)遇也有挑戰(zhàn)，高職院?？梢酝ㄟ^(guò)完善檔案管理制度，創(chuàng)新管理思維和管理理念，優(yōu)化檔案人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程等方式提升檔案管理水平。

（一）健全檔案管理制度體系

檔案管理制度的重要性主要體現(xiàn)于其指導(dǎo)性和約束性，能夠明確檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)，構(gòu)建起合并院校不同校區(qū)的多層級(jí)檔案管理體系，統(tǒng)一檔案管理模式，使之規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。并校后的檔案管理制度體系內(nèi)容應(yīng)包括學(xué)校檔案歸檔范圍和保管期限、檔案分類大綱及整理辦法、機(jī)構(gòu)設(shè)置與檔案人員管理制度、庫(kù)房與設(shè)備管理制度、檔案接收、安全保密、查閱利用、鑒定與銷(xiāo)毀等制度，通過(guò)制度來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的規(guī)范統(tǒng)一，促進(jìn)全面落實(shí)合并后高職院校各校區(qū)檔案工作的同步布置、檢查、總結(jié)和驗(yàn)收，以建立健全學(xué)校檔案管理制度的方式來(lái)破解高職院校合并初期的全宗管理、檔案集中管理等問(wèn)題。

（二）創(chuàng)新檔案管理理念

合并后的高職院校應(yīng)充分把握發(fā)展新機(jī)遇，應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)思維、大數(shù)據(jù)思維來(lái)指導(dǎo)職業(yè)類院校檔案工作發(fā)展規(guī)劃，深入研究高職院校檔案館發(fā)展戰(zhàn)略，在“收—管—用”等重要環(huán)節(jié)融入新理念。一是創(chuàng)新檔案收集理念，變被動(dòng)接收為主動(dòng)征集，擴(kuò)大檔案收集范圍和形式[6]，尤其注重收集反映高職院校合并過(guò)程的文件材料以及富有高職類院校教育特色的檔案；二是創(chuàng)新檔案管理理念，利用云存儲(chǔ)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)時(shí)代檔案管理模式；三是創(chuàng)新檔案服務(wù)理念，創(chuàng)新個(gè)性化檔案利用、專題檔案利用模式，開(kāi)展線上檔案利用服務(wù)等，不斷改進(jìn)檔案服務(wù)方式和服務(wù)策略。

（三）優(yōu)化檔案人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)對(duì)傳統(tǒng)檔案工作的管理模式與思維方式帶來(lái)顛覆性影響，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、“互聯(lián)網(wǎng)+”、區(qū)塊鏈等新技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備和業(yè)務(wù)能力已經(jīng)很難勝任信息時(shí)代、大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作。一方面，合并后的高職院校要趁勢(shì)優(yōu)化檔案人才結(jié)構(gòu)，人才隊(duì)伍應(yīng)包括制定政策的檔案管理人員、精通檔案信息技術(shù)的檔案技術(shù)人員、熟悉檔案各項(xiàng)工作流程的檔案業(yè)務(wù)人員[7]。另一方面，定期組織培訓(xùn)，優(yōu)化檔案人才隊(duì)伍知識(shí)結(jié)構(gòu)，積極組織檔案部門(mén)人員參與檔案局、教學(xué)系統(tǒng)舉辦的各類檔案工作專項(xiàng)學(xué)習(xí)，不斷提升檔案工作者的業(yè)務(wù)能力水平，與時(shí)俱進(jìn)更新檔案知識(shí)儲(chǔ)備。

（四）加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程

高職院校合并背景下的學(xué)校辦校綜合實(shí)力穩(wěn)步提升，信息化建設(shè)步伐不斷加速，并校后的檔案管理部門(mén)應(yīng)抓住發(fā)展機(jī)遇，將檔案工作納入學(xué)校電子政務(wù)和信息化建設(shè)規(guī)劃范疇中，加快檔案信息化建設(shè)。一方面，開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，加強(qiáng)電子文檔的管理[8]；另一方面，建立檔案資源共建共享機(jī)制，借助信息技術(shù)構(gòu)建檔案信息共享平臺(tái)，利用大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)等先進(jìn)數(shù)字技術(shù)，通過(guò)應(yīng)用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)規(guī)范，創(chuàng)新檔案管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源整合，不斷提高檔案服務(wù)效率。