馬云娜

摘 要：干部人事檔案起源于學(xué)生階段，結(jié)合《干部人事檔案工作條例》要求，從干部人事檔案、學(xué)生檔案工作實踐出發(fā)，分析學(xué)生檔案管理工作中存在的問題，并提出有效的優(yōu)化方案，以提升學(xué)生檔案管理水平，提高學(xué)生檔案質(zhì)量，減少學(xué)生檔案和干部人事檔案銜接過程中出現(xiàn)的各種問題。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案 人事檔案 檔案管理 干部人事檔案工作條例

隨著2014年以來的干部人事檔案專項審核工作的開展和2018年《干部人事檔案工作條例》的頒布，干部人事檔案的重要性日益凸顯，對干部人事檔案的管理也更為規(guī)范、嚴(yán)格和科學(xué)。干部人事檔案是由相應(yīng)的干部人事檔案工作機構(gòu)以其入黨、入團，錄用、聘用，中學(xué)以來的學(xué)籍、獎懲和自傳等材料為基礎(chǔ)，建立檔案正本而成，因此，作為干部人事檔案重要形成基礎(chǔ)的學(xué)生檔案，必然對干部人事檔案產(chǎn)生直接影響。在建立新入職人員干部人事檔案正本和干部人事檔案專項審核工作中，都可以發(fā)現(xiàn)一些在學(xué)生檔案管理階段存在的問題。由于學(xué)生檔案尚無明確的全國統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，參照《干部人事檔案工作條例》及其他干部人事檔案管理相關(guān)規(guī)定，對學(xué)生檔案進行規(guī)范化管理，可以提升學(xué)生檔案的管理水平，有助于實現(xiàn)從學(xué)生檔案到干部人事檔案的順利過渡，從而提高干部人事檔案案卷質(zhì)量。

一、學(xué)生檔案管理存在的主要問題

1.歸檔范圍無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，材料缺失情況多見。

在《高等學(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部第27號令）中，規(guī)定學(xué)生類檔案主要包括“高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等”，但是由于沒有更進一步的詳細(xì)規(guī)定，在具體操作層面上，高校的檔案管理部門只能基于以上規(guī)定，劃定自己的歸檔范圍，制定歸檔要求。但是在學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞到工作單位，工作單位的干部人事檔案管理部門在建立干部人事檔案正本過程中，經(jīng)?？梢园l(fā)現(xiàn)，依照《干部人事檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號）的標(biāo)準(zhǔn)，很多學(xué)生檔案都存在材料缺失情況。這種缺失通常存在兩方面的原因：一是在學(xué)生入學(xué)時，對高中、高考檔案的轉(zhuǎn)遞和接收存在問題。比如部分省市的高考檔案已經(jīng)不再生成紙質(zhì)材料，而是全部實行電子檔案，并要求錄取院校直接自行打印存檔，但是錄取院校并未將其打印出來存入檔案，造成高考檔案的缺失。又如很多高中在學(xué)生高考后直接將檔案交給學(xué)生本人，由學(xué)生本人自己帶至錄取院校，而學(xué)生在暑假期間保管不善，造成檔案丟失。二是一些按照干部人事檔案標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該歸檔的材料，不在高校制定的學(xué)生檔案歸檔范圍內(nèi)。比如部分高校不要求研究生報考登記表等材料歸檔，或是不單獨制作學(xué)位申請與授予材料，而僅在成績單中簡單注明“授予某某學(xué)位”等，此類情況無論從干部人事檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)來看，還是從干部人事檔案專項審核工作而言，都可能被認(rèn)定為材料不齊全，學(xué)歷情況存疑。

2.材料制作不規(guī)范，質(zhì)量不達標(biāo)。

在材料制作方面，經(jīng)?？梢园l(fā)現(xiàn)學(xué)生檔案材料填寫不規(guī)范、手續(xù)不完備、載體不合適的情況，主要分為幾大類：一是手寫或打印內(nèi)容填寫不規(guī)范、存在涂改，如學(xué)生在填寫登記表時，填寫不認(rèn)真，寫錯的地方直接劃去、重描或用修正液涂改;二是使用不耐久的書寫或粘貼材料，如純藍墨水、鉛筆、雙面膠，長期保管后，字跡逐漸模糊褪色或發(fā)生照片掉落;三是材料制作不完整，如缺少簽名、時間、印章，某些項目空缺等;四是未按要求使用16開型（長260毫米，寬184毫米）或國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297毫米，寬210毫米）的公文用紙，或未留裝訂邊，甚至有些材料在采用正反面印刷的同時，在頁邊僅留3-5毫米空白，即便使用白紙裱糊，也很難實現(xiàn)不遮擋材料記載的信息。

這種材料制作上的不規(guī)范，不僅使材料不符合干部人事檔案的收集歸檔要求，影響案卷質(zhì)量，而且不利于人事檔案憑證作用的實現(xiàn)。比如在干部人事專項審核工作中，因碩士學(xué)位授予材料未蓋章而造成的學(xué)歷情況存疑;因本人不慎寫錯而隨意涂改出生日期，影響年齡和退休時間認(rèn)定等，對干部人事檔案管理工作和干部本人的合法權(quán)益維護，都造成不利影響。

3.檔案知識普及欠缺，關(guān)注程度低。

由于各高校管理體制不同，學(xué)生檔案可能由檔案部門、教學(xué)部門、學(xué)院（系）等部門負(fù)責(zé)管理，相較干部人事檔案，學(xué)生檔案的管理方式更為松散。就學(xué)生檔案管理人員而言，學(xué)生檔案并不一定由專業(yè)的檔案人員或組織人事部門人員負(fù)責(zé)管理，管理人員的檔案意識、檔案知識水平參差不齊，而且許多學(xué)生檔案管理人員還要兼任其他很多業(yè)務(wù)工作，放在學(xué)生檔案管理上的時間和精力極為有限。在這種情況下，學(xué)生檔案管理人員很難從檔案角度對學(xué)生檔案進行規(guī)范并對歸檔部門作出指導(dǎo)，那么對于學(xué)生檔案材料的形成和歸檔部門而言，就更難從干部人事檔案的視角出發(fā)，按照標(biāo)準(zhǔn)制作材料。在認(rèn)識上，很多人并不重視學(xué)生檔案，在學(xué)生入學(xué)后，只是簡單地將學(xué)生檔案收集起來加以存放，而不進行清點、核對和整理，無法在源頭上對學(xué)生檔案的質(zhì)量進行控制。因此，高校往往難以站在干部人事檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)下參照管理學(xué)生檔案，原始粗放型的管理模式，難以適應(yīng)新時代干部人事檔案的管理需要。

另外，針對學(xué)生的檔案知識宣傳也有所欠缺。高校學(xué)生檔案管理部門對學(xué)生檔案相關(guān)知識的介紹和宣傳相對較少，途徑和手段單一，覆蓋面和影響力有限，很多學(xué)生不清楚檔案的價值和作用，檔案意識較為淡漠，很少會主動尋求和獲取相關(guān)信息。在學(xué)生畢業(yè)時，大量學(xué)生對檔案轉(zhuǎn)遞相關(guān)知識和手續(xù)的不了解，忽視檔案去向的情況屢屢發(fā)生，在就業(yè)單位要求時調(diào)轉(zhuǎn)檔案時才想起檔案相關(guān)事宜，繼而花費大量時間去尋找檔案，影響入職手續(xù)的辦理，也影響就職單位的干部人事檔案立卷工作。還有的學(xué)生在改派后不清楚要將新的就業(yè)通知書存入檔案，或是考取了職業(yè)資格證書后不知道要將相關(guān)材料存入檔案，在影響檔案的完整性的同時，也阻礙了檔案憑證作用的發(fā)揮。

二、高校學(xué)生檔案管理的改進與優(yōu)化

1.規(guī)范歸檔材料，制定管理標(biāo)準(zhǔn)。

高校學(xué)生檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在學(xué)習(xí)《干部人事檔案工作條例》《干部檔案整理工作細(xì)則》（組通字〔1991〕11號）和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號）的基礎(chǔ)上，會同學(xué)生檔案材料形成和歸檔部門，依據(jù)干部人事檔案管理相關(guān)要求，結(jié)合本校工作實際，制定學(xué)生檔案歸檔范圍和歸檔要求，內(nèi)容應(yīng)包括高中、高考材料、學(xué)生入學(xué)材料、報考攻讀碩士（博士）學(xué)位研究生登記表、博士專家推薦信、畢業(yè)生登記表、學(xué)位申請和授予材料、在校期間成績單、就業(yè)通知書、政審材料、黨團材料、獎懲材料、體檢表、學(xué)籍異動（轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)）材料等。學(xué)生檔案材料形成部門要規(guī)范各類表格和材料模板的設(shè)計制作，并對各類材料的填寫進行指導(dǎo)，使其內(nèi)容和形式均符合干部人事檔案整理和管理要求。在接收檔案材料后，要及時裝入學(xué)生檔案中，避免散失等情況的發(fā)生。

此外，高校要加強學(xué)生檔案的制度化、規(guī)范化管理，做好頂層設(shè)計。結(jié)合自身實際工作情況，制定有關(guān)學(xué)生檔案收集歸檔、日常管理、查閱利用的制度，建立健全工作規(guī)范，使學(xué)生檔案的管理有據(jù)可依，形成標(biāo)準(zhǔn)化工作流程。在建立各項制度后，要在學(xué)生檔案管理工作中嚴(yán)格執(zhí)行制度，不斷推動制度的落實。

2.設(shè)置審核環(huán)節(jié)，嚴(yán)控檔案質(zhì)量。

《干部人事檔案工作條例》強調(diào)對干部檔案要“凡進必審”“凡轉(zhuǎn)必審”，這一要求可以作為學(xué)生檔案的工作參照。具體來說，學(xué)生檔案的審核，應(yīng)設(shè)置三個環(huán)節(jié)，囊括從學(xué)生在校期間的學(xué)生檔案材料全部接收環(huán)節(jié)。

第一，應(yīng)在學(xué)生入學(xué)后，對所有學(xué)生提交的高中、高考材料進行清點和審核，明確是否有檔案缺失，是否存在檔案錯裝、漏裝情況，學(xué)生的高中材料、高考報考材料、學(xué)生入學(xué)材料是否按要求裝入檔案。對于已經(jīng)實行高考電子檔案省份，要打印高考電子檔案替代存檔。清點審核過程中，可以制作每一卷學(xué)生檔案的內(nèi)容明細(xì)，在清點審核后，依據(jù)內(nèi)容明細(xì)，對本年度新接收學(xué)生檔案的具體情況進行登記和統(tǒng)計，記錄存在的問題，并及時反饋給學(xué)生，敦促缺少材料的學(xué)生盡快補齊。

第二，在學(xué)生就讀期間，會新產(chǎn)生的各類材料，如獎懲材料、黨團材料、學(xué)籍異動材料等，學(xué)生檔案管理部門應(yīng)在接收材料時，對這些材料進行質(zhì)量審核。要重點查看材料是否完整準(zhǔn)確填寫，簽字、印章等手續(xù)是否齊全，字跡是否清晰、無涂改。

第三，學(xué)生畢業(yè)后，要在學(xué)生檔案轉(zhuǎn)出前，審核就讀期間檔案材料是否已經(jīng)完整齊全裝檔，有無重名學(xué)生檔案錯裝現(xiàn)象，檔案密封是否嚴(yán)密。如果學(xué)生辦理過改派、緩派手續(xù)，要確認(rèn)新的就業(yè)通知書是否已經(jīng)裝入檔案。

三個審核環(huán)節(jié)的設(shè)置，意味著學(xué)生檔案管理部門需要改變“收而不管”的粗放式管理模式，建立從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)的全過程、精細(xì)化學(xué)生檔案管理體系，記錄并掌握每一卷學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容，全面監(jiān)督和控制學(xué)生檔案的質(zhì)量。

3.關(guān)注轉(zhuǎn)遞流程，確保檔案安全。

干部人事檔案通過機要交通或?qū)Ｈ怂瓦_的方式轉(zhuǎn)遞。2015年之前，學(xué)生檔案同干部人事檔案相同，也通過機要交通轉(zhuǎn)遞，2015年之后，學(xué)生檔案改為通過中國郵政EMS渠道轉(zhuǎn)遞。新的轉(zhuǎn)遞方式下，需要學(xué)生檔案管理部門轉(zhuǎn)變工作方式，配合EMS的郵寄要求，讓學(xué)生檔案安全到達派遣單位。與機要交通不同，EMS郵寄需要提供詳細(xì)的收件地址、收件人和收件電話等郵寄信息，在檔案寄出前，應(yīng)仔細(xì)核對，確定郵寄信息準(zhǔn)確無誤。要使用大學(xué)畢業(yè)生檔案專用的EMS郵寄包裝，粘貼封條，加蓋封口騎縫章，做好密封，防止檔案污損和散失。

學(xué)生檔案寄出后，應(yīng)認(rèn)真整理郵寄單號，確定每個郵寄單號能與寄出的學(xué)生檔案一一對應(yīng)。與機要交通方式下每個單位有固定的收件人不同，同一單位的EMS收件人可能有多個，甚至部分單位無固定EMS收件人。由于各地投遞情況不同，也有可能存在無法妥投、人才服務(wù)機構(gòu)拒絕接收等情況。學(xué)生檔案管理部門必須對檔案接收情況予以格外注意，一旦發(fā)現(xiàn)學(xué)生檔案未能順利被派遣單位接收，要及時查明原因，妥善處理，避免檔案在轉(zhuǎn)遞途中發(fā)生丟失。

4.加強學(xué)習(xí)宣傳，提升檔案意識。

時代的發(fā)展帶來檔案管理精細(xì)化的要求，新情況、新問題的出現(xiàn)促使檔案管理者要不斷學(xué)習(xí)、不斷創(chuàng)新。學(xué)生檔案管理人員要加強對干部人事檔案知識的學(xué)習(xí)，從更長遠、更前瞻的角度，看待學(xué)生檔案的相關(guān)問題和發(fā)展趨勢。可以通過參加干部人事檔案相關(guān)培訓(xùn)、與干部人事檔案管理人員交流溝通等方式，尋找當(dāng)前學(xué)生檔案管理的不足之處，研究學(xué)生檔案管理的優(yōu)化策略，不斷改進工作，持續(xù)創(chuàng)新。高校也要加強人才的引進和培養(yǎng)，按照國家規(guī)定，配置足夠的學(xué)生檔案管理人員，使學(xué)生檔案管理人員向?qū)I(yè)化、專職化發(fā)展。

在自身提高管理工作水平的基礎(chǔ)上，學(xué)生檔案管理人員要積極宣傳學(xué)生檔案工作的重要性，通過舉辦講座、召開會議等方式，提升學(xué)生檔案材料形成、歸檔工作相關(guān)工作人員的檔案意識、檔案技能，從源頭上保證學(xué)生檔案歸檔工作的質(zhì)量，變“被動歸檔”為“主動歸檔”，從而逐步建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、運轉(zhuǎn)高效的學(xué)生檔案工作流程，實現(xiàn)學(xué)生檔案管理水平的全面提升。

同時，也要加強對學(xué)生的教育，使學(xué)生關(guān)心自己的檔案，了解檔案的價值。從學(xué)生入學(xué)開始，就可采用新生教育、組織參觀、發(fā)布新聞、制作微信推送等形式，向?qū)W生介紹檔案知識，提升學(xué)生的檔案意識，引導(dǎo)學(xué)生的檔案利用行為。讓學(xué)生意識到學(xué)生檔案對自己的重要意義，教育學(xué)生在填寫各類材料時，要如實、清晰、準(zhǔn)確。在畢業(yè)季時，結(jié)合“國際檔案日”活動，提醒學(xué)生在畢業(yè)后關(guān)注自己的檔案去向，及時查詢檔案接收情況，避免出現(xiàn)“棄檔”現(xiàn)象。

5.利用信息技術(shù)，構(gòu)建管理系統(tǒng)。

利用計算機技術(shù)，逐步實現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化管理。依據(jù)學(xué)生檔案的特點和需求，設(shè)計研發(fā)學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)，對學(xué)生檔案的信息詳情和學(xué)生檔案的實體管理進行整合和細(xì)化。建設(shè)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)兩方面的管理優(yōu)勢。一方面，可以將學(xué)生的基本信息和檔案中記載的信息整合管理，為學(xué)校培養(yǎng)和教育學(xué)生提供更為精確、更為豐富的信息資源，如在學(xué)生個人姓名、年齡、籍貫、學(xué)院等基本信息的基礎(chǔ)上，將裝入學(xué)生檔案的獲獎情況、入黨情況、學(xué)籍異動情況也逐年加以記錄，在學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)中統(tǒng)一存儲，就可以在使用時更方便地獲取學(xué)生信息，免去多部門反復(fù)查證的重復(fù)性勞動。另一方面，在檔案日常管理上，可以對學(xué)生檔案的收集、保管、整理、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)進行科學(xué)高效管理，從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)，實時管理學(xué)生檔案的館藏狀態(tài)，查詢出入庫情況，快速定位每一卷學(xué)生檔案所在的位置，提高檔案利用服務(wù)的效率。

三、結(jié)語

干部人事檔案起始自一個人的學(xué)生階段，提升干部人事檔案的質(zhì)量和管理水平，則必須對學(xué)生檔案予以重視。參照干部人事檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和要求，重視學(xué)生檔案的材料制作、收集、審核環(huán)節(jié)，制定詳細(xì)的學(xué)生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)化管理方式，加大學(xué)生檔案宣傳與教育，都有利于干部人事檔案與學(xué)生檔案的銜接，促進學(xué)生檔案和干部人事檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。

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（作者單位：遼寧師范大學(xué)檔案館）