張海玲

（玉溪市峨山縣水利局水利工程運(yùn)行服務(wù)中心，云南 玉溪 653200）

在水利建設(shè)工程實(shí)施的過程中，經(jīng)常會(huì)形成很多檔案，龐大的數(shù)量給整理、管理、查找、利用都帶來很多不便。因此，在現(xiàn)代水利工程檔案管理中，信息化已經(jīng)被逐漸應(yīng)用。當(dāng)信息化運(yùn)用到檔案管理中之后，可以讓整個(gè)水利工程中的資料更加完善，而且可以直接進(jìn)行整理，每一個(gè)工程都可以精確進(jìn)行區(qū)分[1]。本文主要從水利工程項(xiàng)目檔案信息化管理的現(xiàn)狀出發(fā)，發(fā)現(xiàn)其中的問題，并且提出一些針對(duì)性 措施。

1 水利工程項(xiàng)目檔案信息化管理的意義

近幾年，我國水利事業(yè)也在逐漸發(fā)展和完善，對(duì)水利檔案管理工作也逐漸提出了新的要求。隨著檔案數(shù)量在急劇增加，管理工作變得更加復(fù)雜。這些檔案以紙質(zhì)為主，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)數(shù)字化、信息化管理的要求，不利于檔案的社會(huì)化應(yīng)用，管理、使用和傳播都很難與現(xiàn)在的社會(huì)發(fā)展相匹配。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理將出現(xiàn)以下變化：第一提高了工作效率。由于水利工程項(xiàng)目在逐漸增加，所以產(chǎn)生的檔案資料就會(huì)逐漸變多，給檔案管理人員造成足夠的壓力。檔案信息化管理可以徹底改變?cè)瓉頇n案的管理模式，查找一份檔案只要幾秒鐘就可以從海洋般的資料庫中輕松找到。第二保證檔案整理的統(tǒng)一性。在水利工程建設(shè)的過程中，檔案涉及的內(nèi)容比較多，每一個(gè)方面都會(huì)涉及，覆蓋了很多專業(yè)領(lǐng)域，當(dāng)使用信息技術(shù)之后，建立統(tǒng)一的管理平臺(tái)，并且在其中設(shè)立很多的子模塊系統(tǒng)，各個(gè)專業(yè)領(lǐng)域的可以進(jìn)行區(qū)分[2]，從而實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一規(guī)范管理。第三有利于檔案共享傳播聯(lián)網(wǎng)使用。使用信息技術(shù)之后，所有的資料和目錄因?yàn)閿?shù)字化而可以通過網(wǎng)絡(luò)多人同時(shí)共享，可讓更多的人異地傳輸調(diào)閱，如果屬于開放性檔案，還可以讓人們24小時(shí)隨時(shí)在網(wǎng)上使用。第四信息化能夠有效地保護(hù)檔案原件。數(shù)字化使用檔案，可避免直接查閱原件，不會(huì)造成傳統(tǒng)方式使用對(duì)檔案的破壞。另外，可以多介質(zhì)、不同地點(diǎn)保存，可有效防止損毀、遺失。

2 信息化檔案管理存在的問題

1）檔案信息化之路遠(yuǎn)且長。就玉溪市來說，水利行業(yè)信息化才剛剛開始。檔案數(shù)據(jù)化是一個(gè)龐大的工程，面對(duì)館藏浩瀚的檔案全部數(shù)據(jù)化短期內(nèi)幾乎不可能。對(duì)過去形成的原有檔案，只能突出重點(diǎn)，分步實(shí)施。只能每年安排一定的人力、財(cái)力，抓住重點(diǎn)，分步實(shí)施，有選擇地?cái)?shù)字化，最終實(shí)現(xiàn)全部檔案數(shù)據(jù)化。由于沒有專門的檔案經(jīng)費(fèi)，也沒有強(qiáng)制要求，玉溪市的水利部門對(duì)檔案數(shù)據(jù)化只能在經(jīng)費(fèi)充裕的重點(diǎn)水利工程項(xiàng)目中才能夠進(jìn)行，其它的項(xiàng)目就沒有可能安排了。說白了，就是從組織層面，還沒有相關(guān)的制度和工作要求確定和保證檔案數(shù)據(jù)化、信息化工作，檔案信息化還僅限于行業(yè)內(nèi)部自我自發(fā)的在做。

2）信息化受到傳統(tǒng)管理模式的影響。通過對(duì)玉溪市水利工程檔案建設(shè)的調(diào)查，可以看出現(xiàn)行管理仍然受到傳統(tǒng)落后的管理方式影響，在一定程度上導(dǎo)致信息化管理不能得到落實(shí)。主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是管理人員不具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)和學(xué)習(xí)能力，很大一部分人并不愿意去接受和承受新鮮的知識(shí)，不愿意去學(xué)習(xí)信息化管理的理論內(nèi)容和操作方式。二是他們對(duì)于信息化檔案管理沒有充分的認(rèn)識(shí)，沒有理解其重要性。工作人員沒有對(duì)國家政策和相關(guān)文件內(nèi)容進(jìn)行深度的學(xué)習(xí)，不能在實(shí)際工作中充分落實(shí)信息化管理的目標(biāo)[3]。

3）缺乏配套的信息化設(shè)施。水利工程項(xiàng)目檔案信息化管理需要購置足夠的服務(wù)器、電腦、掃描設(shè)備、輸出打印、存儲(chǔ)設(shè)備等硬件，購置相關(guān)的軟件系統(tǒng)，架設(shè)相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)，加上日常的維護(hù)管理，都需要相當(dāng)?shù)馁M(fèi)用，很多單位領(lǐng)導(dǎo)由于不重視此項(xiàng)工作，加之經(jīng)費(fèi)緊張而不愿意投入足夠經(jīng)費(fèi)。雖然已經(jīng)開始信息化建設(shè)，但是設(shè)備的不到位，導(dǎo)致很多工作無法正常開展，檔案也會(huì)長時(shí)間進(jìn)行堆積，無法實(shí)現(xiàn)真正的信息化。

3 優(yōu)化水利工程信息化檔案管理的措施

1）建立科學(xué)的信息化檔案管理制度。任何工作的順利開展，制度建設(shè)是根本。有科學(xué)的管理制度，才能有法可依，有章可循。水利建設(shè)檔案信息化管理想要得到進(jìn)一步推進(jìn)，應(yīng)當(dāng)是以更加健全的信息管理系統(tǒng)為前提，相關(guān)部門和單位必須建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，可以更加有效的推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的落實(shí)。在進(jìn)行信息化檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的時(shí)候，需要結(jié)合水利項(xiàng)目的特點(diǎn)，需要讓整個(gè)系統(tǒng)更加便捷，同時(shí)需要搭建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，這樣當(dāng)資料錄入之后，可以在第一時(shí)間根據(jù)相關(guān)的信息對(duì)其進(jìn)行查詢，并且可以保證對(duì)檔案及時(shí)進(jìn)行更新。當(dāng)遇到一些特殊情況，需要對(duì)檔案進(jìn)行審核，也可以迅速調(diào)出相關(guān)資料。和其他資料進(jìn)行對(duì)比，當(dāng)發(fā)現(xiàn)檔案有所缺失之后，可以在第一時(shí)間進(jìn)行補(bǔ)錄，并且對(duì)其進(jìn)行校正，這樣可以確保檔案的完整性和安全性。

雖然現(xiàn)在玉溪市水利行業(yè)已經(jīng)開始實(shí)行信息化檔案管理，但是對(duì)于當(dāng)?shù)囟裕堎|(zhì)資料還是很多，因此，在推進(jìn)信息化檔案管理的同時(shí)，也需要對(duì)紙質(zhì)檔案加以重視，將盡快進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，紙質(zhì)檔案和信息化管理之間的差距主要如下表1所示：

表1 紙質(zhì)檔案和信息化檔案管理的差距

2）構(gòu)建大數(shù)據(jù)資源平臺(tái)。水利工程項(xiàng)目檔案中的數(shù)據(jù)關(guān)系到很多方面的內(nèi)容，所以當(dāng)資料進(jìn)行保存之后，還需要進(jìn)行資源共享，這樣就必須要構(gòu)建大數(shù)據(jù)資源平臺(tái)，對(duì)資料實(shí)現(xiàn)高效利用。對(duì)于大數(shù)據(jù)資源平臺(tái)的建設(shè)，雖然已經(jīng)在一步步的推進(jìn)，但是對(duì)其中的一些功能還需要進(jìn)行完善和優(yōu)化。首先需要借助大數(shù)據(jù)平臺(tái)，對(duì)資料進(jìn)行整合，對(duì)檔案資源共享平臺(tái)予以優(yōu)化，進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)其信息技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)。其次，是可以將更多的數(shù)字化資料錄入到大數(shù)據(jù)平臺(tái)，可以更好的推動(dòng)水利工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的深度開發(fā)。在進(jìn)行檔案錄入的時(shí)候，不僅僅是將資料單一的錄入，還需要對(duì)錄入資料進(jìn)行規(guī)范化，這樣之后在進(jìn)行對(duì)比的時(shí)候，可以更加方便和快捷[4]。

3）重視檔案管理人員的專業(yè)化。首先，對(duì)于管理人員來說，需要對(duì)檔案信息化管理有足夠的重視，并且愿意去進(jìn)行學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)其理論知識(shí)和操作方式，讓信息化檔案管理可以得到落實(shí)。管理人員應(yīng)該具有專業(yè)的知識(shí)技能，之前一直沒有進(jìn)行信息化檔案管理的培訓(xùn)，當(dāng)實(shí)行信息化檔案管理之后，他們的責(zé)任意識(shí)就需要逐漸提高，知道信息化建設(shè)的重要性，提高自身的管理能力。工作人員需要對(duì)國家政策和相關(guān)文件內(nèi)容進(jìn)行深度的學(xué)習(xí)，重視在實(shí)際工作中充分落實(shí)信息化管理的目標(biāo)，提高水利工程檔案管理的質(zhì)量。

4 總結(jié)

水利工程檔案信息化管理是今后水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，其能有效推動(dòng)水利工程檔案管理的工作效率和質(zhì)量，有利于檔案共享傳播和聯(lián)網(wǎng)使用，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，是保證我國水利事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的一項(xiàng)重要措施。但目前這工作的開展，并不容樂觀，存在許多問題，甚至可以說還很落后。本文主要針對(duì)水利工程信息化檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)其中存在的各種問題，并且建議采取相應(yīng)的措施，讓其可以更好的開展相應(yīng)工作。