（山東泰山鋼鐵集團有限公司，山東 濟南 250000）

一、辦公自動化系統(tǒng)

辦公自動化也就是我們俗稱的OA。其是在通信技術(shù)與計算機技術(shù)的推動下衍生出的一種新型的辦公方式.結(jié)合了包括計算機、通信與互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化技術(shù)在內(nèi)多種功能。因此，互聯(lián)網(wǎng)時代的OA 系統(tǒng)需立足信息安全，為多組織、多終端以及多維度的信息共享提供支持.使集團內(nèi)各企業(yè)、各部門和人員之間能夠及時交流與共享相關(guān)數(shù)據(jù)，其特點主要有以下：

（一）支持集團協(xié)同。OA 系統(tǒng)需同時具備兩種功能。即集團統(tǒng)一管理功能和集團分權(quán)管理功能，集團型企業(yè)單位可借助同一套OA 系統(tǒng)達到協(xié)同辦公的目的。利用集團統(tǒng)一管理功能。集團層面可實現(xiàn)包括跨組織機構(gòu)的業(yè)務(wù)流程協(xié)同、集團管控以及信息共享等在內(nèi)的多項內(nèi)容：而集團總部與下屬單位在集團分權(quán)管理功能之下，則可實現(xiàn)其內(nèi)部的流程管理與共享內(nèi)部信息。

（二）支持多移動終端?？焖侔l(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)移動應(yīng)用。促使現(xiàn)代企事業(yè)單位急需借助各種移動化手段來服務(wù)于其戰(zhàn)略發(fā)展或價值實現(xiàn)。其中居于首位的便是OA 系統(tǒng)。因而，OA 系統(tǒng)需在移動終端中施以規(guī)范化、流程化以及高效化的管理，企事業(yè)單位的各層人員可利用移動終端在不同的地點通過碎片時間審批業(yè)務(wù)流程.進而促進組織整體的業(yè)務(wù)流程執(zhí)行與管理效率的提高。

二、企業(yè)管理流程優(yōu)化設(shè)計

（一）內(nèi)部控制基本原則 1)全面性原則：企業(yè)管理內(nèi)部控制應(yīng)當貫穿決 策、執(zhí)行和監(jiān)督全過程，覆蓋企業(yè)及其所屬單位的 各種業(yè)務(wù)和事項。2)重要性原則：企業(yè)管理內(nèi)部控制應(yīng)當在全面 控制的基礎(chǔ)上，關(guān)注重要業(yè)務(wù)事項和高風險領(lǐng)域。3)制衡性原則：企業(yè)管理內(nèi)部控制應(yīng)當在治理 結(jié)構(gòu)、機構(gòu)設(shè)置及權(quán)責分配、業(yè)務(wù)流程等方面形成 相互制約、相互監(jiān)督，同時兼顧運營效率。4)適應(yīng)性原則：企業(yè)管理內(nèi)部控制應(yīng)當與企業(yè) 經(jīng)營規(guī)模、業(yè)務(wù)范圍、競爭狀況和風險水平等相適 應(yīng)，并隨著情況的變化及時加以調(diào)整。5)成本效益原則：企業(yè)管理內(nèi)部控制管理應(yīng)當權(quán)衡實施成本與預期效益，以適當?shù)某杀緦崿F(xiàn)有效控制。

（二）內(nèi)部控制要素。企業(yè)建立與實施有效的內(nèi)部控制要素：1)內(nèi)部環(huán)境：內(nèi)部環(huán)境是企業(yè)實施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，一般包括治理結(jié)構(gòu)、機構(gòu)設(shè)置及權(quán)責分配、內(nèi)部審計、人力資源政策、企業(yè)文化等。2)風險評估：風險評估是企業(yè)及時識別、系統(tǒng)分析經(jīng)營活動中與實現(xiàn)內(nèi)部控制目標相關(guān)的風險，合理確定風險應(yīng)對策略。3)控制活動：控制活動是企業(yè)根據(jù)風險評估結(jié)果，采用相應(yīng)的控制措施，將風險控制在可承受度之內(nèi)。4)信息與溝通：信息與溝通是企業(yè)及時、準確地收集、傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)的信息，確保信息在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與外部之間進行有效溝通。5)內(nèi)部監(jiān)督：內(nèi)部監(jiān)督是企業(yè)對內(nèi)部控制建立與實施情況進行監(jiān)督檢查，評價內(nèi)部控制的有效性，發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制缺陷，應(yīng)當及時加以改進。

三、利用 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)進行流程信息化

（一）利用 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)進行流程信息化轉(zhuǎn)化的優(yōu)勢。某企業(yè)開始使用OA 系統(tǒng)，目前采用EKP 組件，結(jié)業(yè)務(wù)需求和管理模式定制開發(fā)的協(xié)同辦公平臺。協(xié)同辦公平臺的核心定位是 “辦公系統(tǒng)+知識管理+業(yè)務(wù)活動管理+管理支持”，可同時滿足日常辦公、知識管理、業(yè)務(wù)活動管理和管理支持方面的需求。利用 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)進行流程信息化轉(zhuǎn)化的好處如下： 1)OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)以“工作流”為基礎(chǔ)，支持復雜流程定制創(chuàng)建，支持流程節(jié)點條件判斷；支持流程處理過程中有權(quán)限的人員可以發(fā)起設(shè)定流程外的并行或串行流程；具有流程跟蹤、動態(tài)流程配置或子流程功能、流程間銜接功能、流程與業(yè)務(wù)銜接功能，滿足此次內(nèi)部管理控制流程信息化轉(zhuǎn)化的需求；2)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在酒鋼應(yīng)用廣泛、操作簡單、無需操作培訓；3)OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)支持移動辦公,PC 及移動端均可進行待辦事項處理；4)OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)對系統(tǒng)用戶權(quán)限進行分層管理，不同權(quán)限用戶對應(yīng)不同操作模塊,避免了數(shù)據(jù)的非法訪問。5)OA 系統(tǒng)可以對工作流中的相關(guān)文件和數(shù)據(jù)進行跟蹤和檢查，對關(guān)鍵崗位關(guān)鍵操作可記錄、可審計、可追溯；關(guān)鍵文檔刪除操作可在設(shè)定時間內(nèi)恢復；用戶登錄信息可保留、可追溯等。

（二）OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)進行流程信息化轉(zhuǎn)化的基本原則。1)流程所描述的業(yè)務(wù)屬于日常業(yè)務(wù)，要求及時響應(yīng)、及時反饋，實際工作中無審批環(huán)節(jié)的流程不進行轉(zhuǎn)化。（例如：生產(chǎn)數(shù)據(jù)的填報、數(shù)據(jù)分析、人員評價等業(yè)務(wù)）2)流程所描述的業(yè)務(wù)已經(jīng)在除OA 系統(tǒng)以外的 其他專業(yè)信息系統(tǒng)（例如：ERP系統(tǒng)（SAP）、電子采購平臺、倉儲物流系統(tǒng)等）中實現(xiàn)的流程不進行轉(zhuǎn)化。3) 流程所描述的業(yè)務(wù)需要向上級行政部門提交紙質(zhì)資料，紙質(zhì)資料需要簽章、備案待查的流程不進行轉(zhuǎn)化。

（三）OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)轉(zhuǎn)化。企業(yè)內(nèi)部控制流程的應(yīng)用效果企業(yè)內(nèi)部管理流程優(yōu)化經(jīng)過了業(yè)務(wù)調(diào)研、體系建設(shè)、OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)進行流程信息化轉(zhuǎn)化階段，最后股份公司流程信息系統(tǒng)中實現(xiàn)電子審批、OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)中新增流程、業(yè)務(wù)流程無法實現(xiàn)轉(zhuǎn)化，80%的業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)了流程信息化。

基于公司現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程、管理體系，對照內(nèi)部控制要素進行梳理，建立滿足公司戰(zhàn)略發(fā)展需要的內(nèi)部控制管理體系，以 “表單+流程”的方式來固化審批流，成功實現(xiàn)了內(nèi)部行政類、事務(wù)類、財務(wù)類等各種審批事項的流轉(zhuǎn)自動化。規(guī)范了公司的辦公流程，監(jiān)督了辦公程序，明確了工作責任，方便追溯問題，提高工作質(zhì)量；移動應(yīng)用的使用，更是讓審批人能夠打破時間地點的局限，隨時隨地進行審批。這不僅提高了股份公司各職能處室管理的規(guī)范性和可控性，更有效提高企業(yè)執(zhí)行力，為股份公司在新的經(jīng)濟環(huán)境下提高綜合實力、實現(xiàn)經(jīng)濟效益穩(wěn)步增長創(chuàng)造有利的條件，促進企業(yè)健全發(fā)展。