郭曉玲 田芳容/杭州娃哈哈集團(tuán)有限公司

電子檔案以其操作方便、傳遞快捷、存儲空間小、信息容量大等特征，逐漸成為檔案的主體形式。自2016年1月1日《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局第79號令）正式施行以來，會計檔案單套制管理成為當(dāng)下檔案信息化建設(shè)的研究熱點?！稌嫏n案管理辦法》已明確規(guī)定滿足一定條件的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存，加之近年來國家檔案局又相繼出臺《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《文書類電子檔案檢測一般要求》等與電子文件歸檔保存有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，應(yīng)該說，電子會計資料單套制管理的政策條件已基本具備。

但由于種種因素限制，電子會計資料單套制管理的推廣應(yīng)用并不順暢，即使在信息化程度較高的一些地方，仍有不少企業(yè)對電子會計資料單套制管理心存顧慮，一方面顧慮政府有關(guān)部門在審計、巡視、執(zhí)法檢查等工作中不認(rèn)可電子會計資料的憑證作用和法律效力，另一方面企業(yè)自身也未形成查閱和使用電子會計資料的工作習(xí)慣。因此，企業(yè)在報銷入賬和歸檔保存時往往還要打印電子會計資料，實際上仍以電子和紙質(zhì)兩種形式進(jìn)行雙套制歸檔保存。

利用中國知網(wǎng)等文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，使用“會計檔案”“賬簿”“單套制”等關(guān)鍵詞進(jìn)行組合查詢發(fā)現(xiàn)，多數(shù)地方及企業(yè)關(guān)于電子會計資料單套制管理還處于探索或者試點工作階段，研究成果較少，特別是民營企業(yè)開展電子會計資料單套制管理，未見相關(guān)研究。杭州娃哈哈集團(tuán)根據(jù)企業(yè)會計檔案管理現(xiàn)狀及需求，對會計賬簿單套制管理開展了研究。

1 民營企業(yè)會計檔案管理現(xiàn)狀：以娃哈哈集團(tuán)為例

杭州娃哈哈集團(tuán)有限公司創(chuàng)建于1987年，現(xiàn)已成為中國最大、全球領(lǐng)先的民營飲料生產(chǎn)企業(yè)。娃哈哈在全國29個省市自治區(qū)建有80個生產(chǎn)基地、180多家子公司，建檔的會計主體有217個，庫藏傳統(tǒng)會計檔案紙質(zhì)案卷逾30萬卷。

在企業(yè)集團(tuán)化、規(guī)?；陌l(fā)展進(jìn)程中，檔案管理為企業(yè)各項經(jīng)營管理活動提供了重要的基礎(chǔ)支撐，但同時也面臨著不少壓力，其中最為突出的是大量紙質(zhì)會計檔案所帶來的管理壓力，不僅在人員、場地、設(shè)備等方面耗費巨大，并由此也帶來安全保障、查詢利用等一系列問題。娃哈哈集團(tuán)自1998年就開始了信息化之路，經(jīng)過多年的建設(shè)，已構(gòu)筑覆蓋全集團(tuán)的企業(yè)級信息平臺，基本涵蓋了企業(yè)日常生產(chǎn)、經(jīng)營等各項業(yè)務(wù)活動，包括財務(wù)管理、檔案管理等。目前，集團(tuán)公司已采用SAP系統(tǒng)及其他有關(guān)信息管理系統(tǒng)開展會計核算工作，產(chǎn)生了大量電子會計資料，同時建立了覆蓋全集團(tuán)（包括全國所有子公司）的多全宗檔案信息管理系統(tǒng)。如何科學(xué)、合理地管理這些電子會計資料，并將之轉(zhuǎn)化為有效的歸檔電子會計檔案，實現(xiàn)單套制管理，減少紙質(zhì)會計檔案的產(chǎn)生，從而減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)，提高企業(yè)管理效率，是當(dāng)前企業(yè)亟需研究解決的問題。綜合企業(yè)實際會計業(yè)務(wù)電子化水平，會計憑證由于尚未完全實現(xiàn)電子化管理目前尚不具備電子歸檔條件，因此優(yōu)選會計賬簿檔案開展單套制管理研究。

娃哈哈現(xiàn)有多全宗檔案管理系統(tǒng)已用近10年，在功能和性能上未能滿足有關(guān)規(guī)范要求，和公司現(xiàn)有SAP、BPM、ERP等系統(tǒng)尚未集成，達(dá)不到只收集保管電子文件的標(biāo)準(zhǔn)。因此，公司決定對現(xiàn)有檔案系統(tǒng)進(jìn)行改造升級，一方面保證檔案系統(tǒng)的正常運行，另一方面推進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案保管和利用，解決集團(tuán)信息整合和共享的問題，以有效降低管理成本，提高工作效率。

2 前期準(zhǔn)備工作

一是優(yōu)選電子檔案系統(tǒng)。通過充分調(diào)研，經(jīng)過招標(biāo)比對以及檔案系統(tǒng)歷史數(shù)據(jù)遷移等考量，優(yōu)選電子檔案系統(tǒng)管理軟件供應(yīng)商，并做好人員、場地和設(shè)備的采購配置。同時梳理財務(wù)管理SAP系統(tǒng)軟件，確認(rèn)其輸出數(shù)據(jù)能滿足作為電子賬簿檔案長期穩(wěn)定的要求。

二是明確工作目標(biāo)。對標(biāo)《會計檔案管理辦法》，實現(xiàn)集團(tuán)公司財務(wù)管理系統(tǒng)中電子會計數(shù)據(jù)特別是電子賬簿的在線歸檔，滿足單套制保管要求，達(dá)到會計賬簿去紙質(zhì)化的效果。全集團(tuán)217個全宗全部實施，分步驟批量實施；明確會計賬簿檔案單套制管理應(yīng)確保檔案質(zhì)量長期穩(wěn)定，歸檔及時、完整、有序，保管安全、規(guī)范。

三是明確職責(zé)分工。對項目參與部門實行職責(zé)劃分：財務(wù)部負(fù)責(zé)會計檔案電子化指導(dǎo)工作；財務(wù)共享服務(wù)中心負(fù)責(zé)日常會計檔案電子化歸檔管理工作；檔案部門負(fù)責(zé)會計賬簿檔案接收和保管工作；信息管理部負(fù)責(zé)配合電子檔案系統(tǒng)管理軟件供應(yīng)商建設(shè)、優(yōu)化有關(guān)會計賬簿檔案單套制保管的檔案電子化運行系統(tǒng)。

3 實施過程和方法

3.1 財務(wù)管理SAP系統(tǒng)中電子賬簿的形成和傳輸。由集團(tuán)檔案室主導(dǎo)，聯(lián)合財務(wù)部、信息部對SAP系統(tǒng)進(jìn)行研究和細(xì)化。主要通過對財務(wù)管理SAP系統(tǒng)中電子賬簿的形成和輸出進(jìn)行研究分析，確保通過檔案收集“源頭控制”，保障會計賬簿電子檔案數(shù)據(jù)來源真實有效。

SAP系統(tǒng)會計賬簿的形成：娃哈哈財務(wù)管理SAP系統(tǒng)會計賬簿，按照國家會計賬簿標(biāo)準(zhǔn)格式和電子歸檔制度要求，結(jié)合本公司財務(wù)管理制度實際情況，設(shè)置了完整的賬簿管理體系。該體系按照賬冊類型實現(xiàn)單獨事務(wù)碼管理，所有賬簿均為系統(tǒng)自動取值，相關(guān)數(shù)據(jù)均采集于SAP財務(wù)模塊的數(shù)據(jù)庫底表，不允許也無法做任何更改；并實現(xiàn)系統(tǒng)自動稽核功能（即嚴(yán)格規(guī)避“獨立法人+會計年度+會計期間”重復(fù)采集的情況，如果出現(xiàn)系統(tǒng)將給出報錯信息并終止指令）。

SAP系統(tǒng)電子會計賬簿的傳輸：本項目中財務(wù)管理SAP系統(tǒng)電子會計賬簿數(shù)據(jù)傳輸通過中間庫的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，即：SAP系統(tǒng)將用戶歸檔的文件信息及原文打包為歸檔信息包，并生成一個批次的歸檔信息放入中間關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，歸檔信息包放到中間的文件存儲系統(tǒng)上；統(tǒng)一接口平臺ETL子系統(tǒng)根據(jù)中間表歸檔批次信息表及歸檔信息包進(jìn)行歸檔文件的“四性”檢測，并將通過“四性”檢測的歸檔批次數(shù)據(jù)，進(jìn)行歸檔文件元數(shù)據(jù)XML及原文解析后，推送至電子檔案管理系統(tǒng)中。

確定電子賬簿元數(shù)據(jù)和歸檔格式規(guī)范：遵循國家檔案局相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對財務(wù)管理SAP系統(tǒng)中結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和電子檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，明確電子賬簿歸檔目的，準(zhǔn)確定位電子檔案管理系統(tǒng)跟財務(wù)管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)的區(qū)別，最后從電子賬簿檔案保管利用角度出發(fā)，提取SAP系統(tǒng)電子賬簿中的部分結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)作為電子賬簿檔案元數(shù)據(jù)。

娃哈哈財務(wù)管理SAP系統(tǒng)電子賬簿報表模塊因開發(fā)時間較早，所用技術(shù)無法自動生成滿足長期保存的PDF格式文件。經(jīng)過研究，使用當(dāng)前主流的基于可視化單據(jù)打印的技術(shù)，根據(jù)電子歸檔數(shù)據(jù)，在歸檔接口運行時自動生成完整明細(xì)的PDF文件作為歸檔附件。

3.2 完善SAP系統(tǒng)中電子賬簿的接收、讀取和報表生成功能。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系是檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的指導(dǎo)方針，也是數(shù)據(jù)交換和共享的基礎(chǔ)。項目對財務(wù)管理系統(tǒng)SAP系統(tǒng)中電子賬簿的審簽程序進(jìn)行了完善，實現(xiàn)對封裝信息包的完整性和有效性認(rèn)證。另外遵循國家檔案局相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定了娃哈哈集團(tuán)財務(wù)管理SAP系統(tǒng)電子賬簿與電子檔案管理系統(tǒng)歸檔接口開發(fā)及相關(guān)規(guī)范。在該環(huán)節(jié)中，從電子賬簿檔案保管利用角度出發(fā)，結(jié)合公司實際情況，研究并解決了財務(wù)部門要求將財務(wù)管理SAP系統(tǒng)電子賬簿的所有結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)形成電子檔案元數(shù)據(jù)的問題，即提取SAP系統(tǒng)電子賬簿中的關(guān)鍵明細(xì)數(shù)據(jù)（行項目）作為電子賬簿檔案卷內(nèi)文件條目，完成元數(shù)據(jù)信息包捕獲，避免冗余數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。

3.3 開發(fā)能有效接收、管理、利用電子賬簿的電子檔案管理系統(tǒng)。依據(jù)國家檔案局《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》，對即將升級的電子檔案管理系統(tǒng)滿足檔案單套制管理的需求進(jìn)行了分析確認(rèn)，電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)與集團(tuán)財務(wù)管理SAP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成。支持電子文件元數(shù)據(jù)封裝、元數(shù)據(jù)采集和四性檢測、通用數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出接口（如XLS、DBF、MDB等主流格式數(shù)據(jù)）進(jìn)行導(dǎo)入導(dǎo)出，歸檔會計賬簿電子文件存儲格式和元數(shù)據(jù)等符合會計檔案電子化歸檔的管理要求。電子檔案管理系統(tǒng)可將電子會計賬簿文件自動捕獲接口、文件格式轉(zhuǎn)換進(jìn)行分布式部署，支持對于本集團(tuán)多全宗電子會計賬簿海量數(shù)據(jù)的運轉(zhuǎn)與管理，提供智能檢索、跨庫檢索、二次檢索等多種檢索途徑。

3.4 明確電子賬簿檔案“四性”檢測和防篡改技術(shù)路徑。電子檔案的“四性”是指真實性、完整性、可用性和安全性，保證“四性”是電子文件能夠成為電子檔案的前提，也是電子檔案能夠長期保存的關(guān)鍵要素。會計賬簿電子文件“四性”檢測方案設(shè)計主要參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》《版式電子文件長期保存格式需求》《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》《文書類電子檔案檢測一要求》等。即在財務(wù)系統(tǒng)SAP系統(tǒng)向電子檔案管理系統(tǒng)發(fā)出移交申請，實現(xiàn)在線移交（包括SAP系統(tǒng)通過接口平臺歸檔），移交過程形成完整的歸檔信息包，并且在信息包交接的過程中對信息包的完整性、真實性、安全性、可用性進(jìn)行檢測，保障電子會計賬簿檔案在移交接收、歸檔存儲等環(huán)節(jié)四性檢測校驗。

3.5 建立電子賬簿檔案備份制度。根據(jù)《會計檔案管理辦法》“使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求”，結(jié)合公司電子檔案管理系統(tǒng)中電子會計賬簿檔案的管理方式，對電子會計賬簿檔案的存儲備份方式進(jìn)行了規(guī)范化的設(shè)計，明確并建立了“系統(tǒng)+存儲介質(zhì)”雙存儲備份和異地災(zāi)備保管機(jī)制，以確保電子數(shù)據(jù)安全。

3.6 部署應(yīng)用會計賬簿單套制管理結(jié)合本單位全宗多、會計主體多、電子會計檔案數(shù)據(jù)體量大的特點，采用分步驟批量實施，到今年9月底實現(xiàn)了70個全宗217個會計主體電子會計賬簿全部在線歸檔和單套制管理，并編制了電子會計賬簿單套制管理辦法、電子會計賬簿檔案檔號編制規(guī)則、電子賬簿文件元數(shù)據(jù)規(guī)范、電子賬簿文件歸檔接口規(guī)范、電子賬簿檔案數(shù)據(jù)備份管理辦法、應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案等一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

4 總結(jié)及展望

本文以娃哈哈集團(tuán)檔案信息化建設(shè)為基礎(chǔ)開展了電子會計賬簿檔案“單套制”管理研究，并已初見成效，該項目的成功實施將為民營企業(yè)開展會計賬簿單套制管理提供良好的開端和實踐經(jīng)驗，助推民營企業(yè)加快實現(xiàn)會計檔案電子化管理。隨著會計賬簿單套制管理的應(yīng)用與各類檔案電子化程度的提高，娃哈哈集團(tuán)檔案工作將從以下三方面進(jìn)而逐步完善，一是研究完善所有會計檔案的電子歸檔管理（包括會計憑證、會計報表和其他類會計檔案）；二是研究完善電子會計檔案的線上調(diào)閱，目前電子檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)實現(xiàn)了用戶身份認(rèn)證、單點登錄的功能，接下來將進(jìn)一步研究電子會計檔案借閱審批流程嵌入BPM等業(yè)務(wù)流程，能多渠道實現(xiàn)調(diào)閱各類會計檔案信息；三是研究通過全集團(tuán)多全宗海量電子會計檔案信息提取與分析技術(shù)，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)編研分析及產(chǎn)品定制，為公司決策層和財務(wù)共享中心提供高質(zhì)量精準(zhǔn)的檔案信息服務(wù)。