沙依拉西·肯解別克

摘 要：在機(jī)關(guān)單位工作中最重要的一個(gè)內(nèi)容便是文書檔案的管理，它甚至成為衡量其管理水平的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。這是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，需要工作人員在前期根據(jù)機(jī)關(guān)單位的內(nèi)部規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各種文書進(jìn)行分類、歸檔，同時(shí)還要對(duì)這些歸檔好的文書進(jìn)行備份，以便后期的查詢和使用。如何對(duì)其進(jìn)行分類整理，怎么才能有效保存這些檔案，這是每個(gè)機(jī)關(guān)單位都要思考的重要問(wèn)題，為了能更加簡(jiǎn)潔地對(duì)這些文檔進(jìn)行歸類，以及讓其能夠長(zhǎng)久地得到保留，給機(jī)關(guān)單位也對(duì)過(guò)去的方法進(jìn)行了創(chuàng)新，極大地提高了他們的文書檔案整理工作效率。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)文書;案管理;問(wèn)題;策略

從記錄來(lái)看，我國(guó)在遠(yuǎn)古時(shí)代就有了關(guān)于檔案的記錄。檔案能夠很好地追溯事件和人物。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)機(jī)關(guān)單位對(duì)于檔案的管理水平已經(jīng)有了很大的提高。機(jī)關(guān)管理檔案是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，能夠保證社會(huì)的正常運(yùn)行，對(duì)我們個(gè)人和社會(huì)都有非常大的意義。但目前我國(guó)機(jī)關(guān)管理檔案的方法上仍然存在很多問(wèn)題，導(dǎo)致不能達(dá)到預(yù)期水平。本文將以機(jī)關(guān)文書檔案管理為研究對(duì)象，根據(jù)研究發(fā)現(xiàn)目前在其管理中常見(jiàn)的問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上給予一定的建議，希望能為日后研究這方面內(nèi)容的學(xué)者提供一定的參考意見(jiàn)，也希望能為我國(guó)機(jī)關(guān)單位改進(jìn)檔案管理提供一定的參考。

1 機(jī)關(guān)文書檔案管理中存在的問(wèn)題

和過(guò)去相比，我國(guó)的機(jī)關(guān)單位在經(jīng)濟(jì)發(fā)展浪潮推動(dòng)下，關(guān)于檔案管理的認(rèn)識(shí)也達(dá)到了一定的新高度，管理方法上也有了一定的創(chuàng)新。但在這個(gè)日新月異的社會(huì)下，這些管理方法還不能跟上社會(huì)的發(fā)展步伐，存在一定的問(wèn)題，本文將幾個(gè)比較常見(jiàn)的問(wèn)題總結(jié)如下：

1.1 缺乏專業(yè)人才

無(wú)論什么工作最主要的其實(shí)是“人”這個(gè)因素，毫無(wú)疑問(wèn)專業(yè)的工作人員能讓工作達(dá)到事半功倍的作用。我們普遍對(duì)檔案管理存在誤解，自認(rèn)為這是一件非常簡(jiǎn)單的工作，什么人都能做。在這種觀念的誤導(dǎo)下，導(dǎo)致該部門缺乏專業(yè)人才。很多人知道什么是檔案管理，但是不清楚這份工作的重要性，在業(yè)務(wù)方面也沒(méi)有深入研究，只知道皮毛[1]。同時(shí)缺乏對(duì)工作人員的培訓(xùn)，很多人認(rèn)為這個(gè)工作不需要進(jìn)行什么培訓(xùn)，很容易上手。大家對(duì)這份工作的誤解，讓人們忽視了它的重要性。

1.2 電子檔案存在較高的安全隱患

隨著社會(huì)的發(fā)展，電子文書已經(jīng)成為我們存儲(chǔ)文書的主要形式，很少有人會(huì)再選擇以紙質(zhì)的方式存儲(chǔ)文書。電子類和紙質(zhì)類相比具有很明顯的優(yōu)勢(shì)，但劣勢(shì)也顯而易見(jiàn)。紙質(zhì)檔案我們可以通過(guò)字跡來(lái)找到出處，但電子檔案我們就很難判斷其出處。電子檔案很容易丟失，被惡意篡改、復(fù)制，如果沒(méi)有備份好，在編輯過(guò)程中如果出現(xiàn)停電、系統(tǒng)崩潰等問(wèn)題，那么電子檔案很難找回[2]。和紙質(zhì)檔案相比，電子檔案更容易被更改，如果黑客控制了電腦，那么他很容易獲取這些檔案，這也說(shuō)明電子檔案的安全隱患較高。另一方面，機(jī)關(guān)單位花費(fèi)巨資整理、保護(hù)這些檔案，但是它的利用率其實(shí)并沒(méi)有達(dá)到預(yù)期。

2 機(jī)關(guān)文書檔案管理解決策略

前文我們已經(jīng)提到過(guò)機(jī)關(guān)檔案管理工作是其管理水平高低的一個(gè)體現(xiàn)，為了更好地服務(wù)社會(huì)，要敢于直視目前在檔案管理中存在的問(wèn)題，我們也根據(jù)以上存在的問(wèn)題提出了幾個(gè)合適的解決辦法：

2.1 加強(qiáng)專業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)

信息社會(huì)最重要的就是要利用信息手段為自己服務(wù)，提高工作效率，檔案管理部門也應(yīng)該將信息化引入其工作中，加強(qiáng)信息化人才的培養(yǎng)。提高大家對(duì)這份工作的認(rèn)知，定期對(duì)工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以便提高他們的專業(yè)水平，改善他們以往觀念中“這份工作很容易，不重要”的觀念。招聘計(jì)算機(jī)相關(guān)專業(yè)的人才，通過(guò)他們提高科室的信息化水平，同時(shí)他們也能為其他工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)提供支撐。相信他們能利用所學(xué)知識(shí)創(chuàng)新對(duì)檔案的管理方法，從而提高日常的工作效率。

2.2 強(qiáng)化電子檔案管理

電子檔案存在很高的安全隱患，這一點(diǎn)是所有工作人員都已經(jīng)意識(shí)到的問(wèn)題，為了確保它的安全、完整，我們必須采取相應(yīng)的措施。關(guān)于出處，可以利用電子技術(shù)改善這種情況?？梢宰屍鋼碛姓咴陔娮游臋n上進(jìn)行簽名并保存，從而保證電子文檔的來(lái)源可追溯。建立防火墻，通過(guò)這種手段阻礙其他用戶對(duì)機(jī)關(guān)電子檔案進(jìn)行非法訪問(wèn)，同時(shí)也可以阻止單位的信息外泄。電子文檔的一個(gè)劣勢(shì)是很容易被篡改，要解決這一點(diǎn)我們可以對(duì)文檔進(jìn)行加密工作，這樣訪問(wèn)者在不知道密碼的情況下就無(wú)法查看文檔，更不能修改。為了保持電子文檔的真實(shí)性，可以將文檔設(shè)置為“只讀”模式，這樣別人就不能改動(dòng)其內(nèi)容。在管理的過(guò)程中一定要對(duì)文檔進(jìn)行備份，做好備份工作這也是這份工作的重要內(nèi)容之一。要提高檔案的使用率，加強(qiáng)對(duì)其的科學(xué)研究，真正做到為經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

機(jī)關(guān)的檔案管理工作是其日常工作內(nèi)容之一，對(duì)整個(gè)社會(huì)來(lái)說(shuō)都具有非常重要的意義。機(jī)關(guān)單位應(yīng)該加強(qiáng)宣傳，不僅要讓內(nèi)部的工作人員認(rèn)識(shí)到其重要性，也要讓社會(huì)的其他人員認(rèn)識(shí)到它的重要性，從整體上改變對(duì)它的看法和認(rèn)知。為了不斷提高機(jī)關(guān)單位管理檔案的水平，所有機(jī)關(guān)單位應(yīng)該積極創(chuàng)新，主動(dòng)融入到信息社會(huì)，利用信息化手段提高工作效率，減少失誤。定期對(duì)工作人員展開(kāi)培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)水平。電子檔案和紙質(zhì)檔案的存放都有各自的難點(diǎn)，應(yīng)該正視這些困難，積極創(chuàng)新，用新的技術(shù)方法不斷改善，加強(qiáng)其安全性和利用率，真正實(shí)現(xiàn)檔案為大家服務(wù)。相信檔案管理工作的正常高效運(yùn)行也能促進(jìn)社會(huì)的有效運(yùn)行，我國(guó)機(jī)關(guān)的檔案管理水平也會(huì)得到質(zhì)的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]王惠穎.機(jī)關(guān)文書檔案管理中的常見(jiàn)問(wèn)題及解決策略[J].農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與科技，2018，029（014）：260-260.

[2]胡穎喆.淺析文書檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].新教育時(shí)代電子雜志（學(xué)生版），2018，000（003）：247-247.