靳軍

摘 要：檔案管理的一個(gè)重要組成部分就是文書(shū)檔案，它是單位發(fā)展歷程的記錄者，它真實(shí)地反映著領(lǐng)導(dǎo)決策、問(wèn)題處理、研究開(kāi)發(fā)、基本建設(shè)多個(gè)方面的發(fā)展過(guò)程成果。事業(yè)單位通常都很重視文書(shū)檔案的管理工作，但是傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作有著諸多弊端，例如太過(guò)依賴(lài)人力，效率比較低，勞動(dòng)強(qiáng)度又很大，疏漏的地方多，不方便查詢(xún)等。當(dāng)下的企業(yè)，辦公自動(dòng)化的水平越來(lái)越高，企業(yè)借助著電子信息化改變了傳統(tǒng)的工作方法和手段，收信息的收集和儲(chǔ)存變得更加方便，是現(xiàn)代文書(shū)檔案管理工作的重要發(fā)展之路。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案管理;信息電子化;優(yōu)點(diǎn)

檔案管理工作中的重要組成部分就是文書(shū)檔案管理，在文書(shū)檔案管理工作中應(yīng)用電子化技術(shù)，能促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的效率。隨著電子技術(shù)的發(fā)展，信息的傳播更加的方便快捷，大部分信息都是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳播的，這位文書(shū)檔案管理工作提供了便利之處，當(dāng)然也帶來(lái)了一定的問(wèn)題。因此，在文書(shū)檔案管理工作時(shí)需要采取一定的方法，提高文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量。

1 文書(shū)檔案管理工作中應(yīng)用電子化的優(yōu)勢(shì)

1.1 文檔管理工作更加快速和便捷

現(xiàn)在，在行政管理工作的進(jìn)程中，電子信息化技術(shù)被應(yīng)用在文書(shū)檔案管理工作中，文書(shū)檔案管理中的載體發(fā)生了很大的變化，現(xiàn)在很多的文書(shū)檔案都是借用磁盤(pán)或者光盤(pán)來(lái)儲(chǔ)存檔案信息[1]。電子化技術(shù)使文書(shū)檔案管理工作的效率越來(lái)越高，工作的速度大幅提升，也能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)處理文件信息和數(shù)據(jù)，因此在文書(shū)檔案的管理工作中越來(lái)越普遍的使用電子化技術(shù)。與傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作相比，在文化檔案管理工作采用信息電子化技術(shù)讓文書(shū)檔案的管理效率、準(zhǔn)確性和完整性都有了很大的提升和發(fā)展，很大程度上解放了人力。同時(shí)，在進(jìn)行檔案工作的查詢(xún)和檢索時(shí)，也能更加的快捷和方便，讓縮短了檢索的時(shí)間，提升了工作效率。所以，文書(shū)檔案管理信息的電子化在一定程度上，能夠提升行政管理工作的效率。

1.2 文檔更容易保存和處理

與傳統(tǒng)的以紙質(zhì)方式為載體的文檔管理形式相比，文書(shū)檔案電子化管理讓文檔的保存和處理更加容易[2]。目前，在文書(shū)檔案管理工作中使用的都是電子檔案，采用的都是高科技制作材料。既能免受外界環(huán)境的影響，例如潮濕、蟲(chóng)蛀，又更加的環(huán)保，還能延長(zhǎng)檔案的壽命。因?yàn)槲臅?shū)檔案管理應(yīng)用的是電子化技術(shù)，使文檔更加的便于保存，不會(huì)再出現(xiàn)因?yàn)楦邼穸然蛘吒邷貙?dǎo)致的文書(shū)檔案紙質(zhì)的氧化或者腐蝕問(wèn)題。文書(shū)電子檔案主要采取的是存儲(chǔ)硬盤(pán)等或者光盤(pán)等儲(chǔ)存形式，這些載體便于操作和保存，同時(shí)占據(jù)的空間也很小。讓文書(shū)檔案管理工作不用投入大量的人力和物力，節(jié)約了資源。總之，與傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作相比，電子化的文書(shū)檔案管理使文檔更加方便處理和保存，還節(jié)約了資源，促進(jìn)了文書(shū)檔案管理工作效率的提高。

1.3 文檔信息更容易傳輸和分享

在文書(shū)檔案管理工作中應(yīng)用電子化技術(shù)，使用的是電子檔案，讓文件能夠進(jìn)行電子傳輸，讓文檔信息在最大限度內(nèi)進(jìn)行有效的分享以及交流[3]。而傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理，因?yàn)橐约堎|(zhì)的形式為載體，文檔信息并不方便分傳輸和分享，因此，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文檔大都處于閑置狀態(tài)，沒(méi)有很好地發(fā)揮文檔的管理作用，造成了資源的浪費(fèi)。但是，隨著電子化技術(shù)在文書(shū)檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，文書(shū)檔案能夠借助電子網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)內(nèi)容的傳輸和共享，提高了檔案的使用率，適合當(dāng)下快節(jié)奏的工作。同時(shí)，在文書(shū)檔案管理工作中采用電子化技術(shù)，能最大限度地保障文書(shū)檔案的安全性。

2 文書(shū)檔案管理信息電子化的不足之處

2.1 管理機(jī)制的不完善

文書(shū)檔案信息的電子化不是一個(gè)檔案管理部門(mén)就能完成的事情，而是需要多個(gè)部門(mén)之間的共同合作，一起建設(shè)和完善文書(shū)檔案信息電子化系統(tǒng)?，F(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)上病毒、木馬、黑客都很常見(jiàn)，黑客利用電子科技手段在電子化檔案的傳輸過(guò)程中植入木馬或者病毒，然后獲取文檔的信息，導(dǎo)致重要數(shù)據(jù)的泄露，而且在木馬、病毒侵入電腦時(shí)，會(huì)造成電腦癱瘓和電腦文件信息的篡改和刪除，對(duì)這些都會(huì)對(duì)文書(shū)檔案的電子化造成很大影響。

2.2 管理人員素質(zhì)普遍不高

文書(shū)檔案管理信息的電子化要求管理人員具有很高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，文書(shū)檔案管理人員既要熟悉紙質(zhì)版的文書(shū)檔案管理工作，又要熟練地使用計(jì)算機(jī)，尤其是與文書(shū)檔案管理工作有關(guān)的軟件要使用得十分熟練。但是，現(xiàn)在很多的文書(shū)檔案管理人員文化知識(shí)的能力有限，年齡也普遍比較高，對(duì)于一些管理的新理念接受能力差，對(duì)于文書(shū)管理的新技術(shù)更是不容易學(xué)會(huì)，在文書(shū)檔案信息的電子化進(jìn)程中不能適應(yīng)，影響了工作效率。

2.3 不能保證文檔信息的真實(shí)性

電子文檔與紙質(zhì)版文檔不同，紙質(zhì)版文件如果有人私下修改，會(huì)留下修改的痕跡。但是如果是電子版的文件，文件被偷偷修改后不會(huì)留下任何痕跡，文檔的保密性就變低了。目前，有一些技術(shù)手段可以減少電子文件被修改、偽造的可能性，但是，電子文檔的信息內(nèi)容被改變的可能性還是很大，不能保證文檔信息的真實(shí)性。對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文件，人們可以通過(guò)鑒別筆跡、蓋章、以及簽名來(lái)確認(rèn)是不是原版，但是在文化檔案信息電子化之后，人們無(wú)法有效地鑒別文檔的真實(shí)性，這是文書(shū)檔案信息電子化面臨的一個(gè)重要難題。

3 文書(shū)檔案管理信息電子化優(yōu)化的方法

3.1 提高文書(shū)檔案管理工作的安全水平

隨著電子技術(shù)的發(fā)展，文書(shū)檔案信息的電子化已成趨勢(shì)，但是文書(shū)檔案信息電子化的安全性不能保證，面對(duì)這種現(xiàn)狀，提高文書(shū)檔案管理工作的安全水平迫在眉睫。首先，要培養(yǎng)管理工作人員文書(shū)管理工作的安全意識(shí)，防止因工作人員的疏漏導(dǎo)致文件的泄露，提高文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量。其次，還可以引進(jìn)或者建設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)，檔案管理的工作人員也要及時(shí)地安裝和更新網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)，還要設(shè)置防護(hù)墻系統(tǒng)，對(duì)網(wǎng)上諸多信息進(jìn)行過(guò)濾和篩選，對(duì)可能的危險(xiǎn)及時(shí)攔截。

3.2 建立專(zhuān)業(yè)的文書(shū)檔案管理平臺(tái)

文書(shū)檔案的管理工作并不是人們通常認(rèn)為的單純的文件保管工作，而是要求管理人員對(duì)文件的內(nèi)容進(jìn)行深入挖掘，對(duì)原始文檔的內(nèi)容進(jìn)行加工處理，通過(guò)電子技術(shù)使這些處理過(guò)的內(nèi)容能夠在線(xiàn)傳播。因此，我們才有必要建立專(zhuān)業(yè)的文書(shū)檔案的管理平臺(tái)，這樣才能保證文書(shū)檔案管理信息的電子化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。首先，需要建設(shè)好平臺(tái)加工系統(tǒng)，因?yàn)槲覀冃枰獙?duì)所有的文書(shū)檔案都能進(jìn)行數(shù)字化處理，然后展示所有的數(shù)字化資源。其次，需要做的是不斷地完善文檔儲(chǔ)存系統(tǒng)。因?yàn)槲臅?shū)檔案的內(nèi)容非常的繁多復(fù)雜，必須有一個(gè)完善的系統(tǒng)儲(chǔ)存所有的文檔內(nèi)容，這樣日后的管理工作才能順利進(jìn)行。最后，我們要做好文書(shū)檔案的保密工作。在進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作時(shí)，我們要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的保密工作，這樣才能讓真實(shí)有效的文書(shū)檔案信息進(jìn)行分享傳播，提高文書(shū)檔案管理工作的效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，我們?cè)敿?xì)分析文書(shū)檔案信息電子化之后，發(fā)現(xiàn)與傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作相比，文書(shū)檔案信息電子化具有很多優(yōu)勢(shì)，也存在著一些有待解決的問(wèn)題。但是，在目前的形勢(shì)下，文書(shū)檔案信息電子化是文書(shū)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，是電子技術(shù)發(fā)展的必然要求。在網(wǎng)絡(luò)和電子技術(shù)越來(lái)越發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，文書(shū)檔案的管理需要利用現(xiàn)代化技術(shù)提升文書(shū)檔案管理工作的效率。

參考文獻(xiàn)

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