張曉雯

摘 要：2020年6月19日，國家檔案局舉辦區(qū)塊鏈技術(shù)視頻專題講座，中央檔案館館長、國家檔案局局長陸國強要求，要加快厘清運用新一代信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的思路舉措。在“十四五”時期實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化必須取得突破。因此，數(shù)字化轉(zhuǎn)型是“十四五”時期事業(yè)單位檔案工作的重點任務。檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是指事業(yè)單位將檔案工作的管理對象、管理手段等由傳統(tǒng)向數(shù)字化轉(zhuǎn)變及依此提升檔案管理水平和效益的過程。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;綜合檔案;數(shù)字化管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.077

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，各行各業(yè)均致力于數(shù)字化建設，事業(yè)單位綜合檔案管理也應如此。據(jù)調(diào)查得知，事業(yè)單位綜合檔案數(shù)字化建設均存在資金與設備匱乏、管理制度不完善、檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊，跟不上檔案新時代發(fā)展的要求等一系列問題，嚴重阻礙了綜合檔案數(shù)字化建設進程，導致檔案管理差強人意，事業(yè)單位中的檔案管理難以取得創(chuàng)新性發(fā)展。為此，事業(yè)單位應深入探究，想方設法推動數(shù)字化建設進程，最大化開發(fā)與利用綜合檔案資料信息，確保各項工作順利開展，以此來促使事業(yè)單位早日實現(xiàn)綜合檔案信息化管理，為社會大眾提供優(yōu)質(zhì)檔案服務。

1 事業(yè)單位綜合檔案數(shù)字化管理意義

1.1 滿足檔案使用需要

數(shù)字化管理的實施，主要是利用信息系統(tǒng)來推動檔案管理，這樣就可以在檔案管理之中融入網(wǎng)絡化、信息化、智能化以及個性化的理念，也可以合理借助云計算、大數(shù)據(jù)平臺來做好檔案數(shù)據(jù)信息的處理，進而滿足事業(yè)單位對于檔案資源實際的使用要求。伴隨著事業(yè)單位改革的持續(xù)深入，檔案管理工作也從原本的傳統(tǒng)檔案保管逐漸朝著開放性的檔案資源體系建設發(fā)展。檔案管理需要注重對于完善管理體系的形成，強調(diào)檔案資源的實際使用價值，進而滿足各個事業(yè)單位以及大眾對于公共信息調(diào)閱與使用的要求。

1.2 提高檔案運行效率

新時期，事業(yè)單位開展檔案數(shù)字化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作效率的提升，有效克服紙質(zhì)檔案管理弊端，這樣就可以實現(xiàn)對檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化，從而滿足建設戰(zhàn)略、管理設備、人力資源對應的優(yōu)化配置處理。對于檔案室的發(fā)展，有利于對龐大檔案信息量的處理。通過數(shù)字化的管理措施，在滿足工作效率提升的同時，也可以滿足管理成本的降低，最終形成相應的運行管理體系，從而在實現(xiàn)上級行政機構(gòu)服務、社會公益服務方面可以實現(xiàn)彼此的聯(lián)系，最終達到人民群眾、機關(guān)的檔案需求，在管理壓力降低的同時，可以實現(xiàn)檔案管理有效性的全面提高，最終推動檔案事業(yè)高速運轉(zhuǎn)。

2 事業(yè)單位全面實現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化管理的幾點措施

2.1 注重數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設力度

在開展檔案數(shù)字化建設進程之中，最為核心的部分是檔案數(shù)據(jù)庫建設，其直接關(guān)系到數(shù)字檔案管理的有序?qū)嵤?。所以，需要增強檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設力度，具體來說，還需要考慮到：第一，檢索型的檔案信息數(shù)據(jù)庫，主要是對于開放性的檔案，提供相應的目錄、范圍以及檢索。第二，文件型檔案信息數(shù)據(jù)庫，主要通過檔案文件的順利載入，提供網(wǎng)絡方面的檔案信息服務，并且最為關(guān)鍵的在于廣泛的檔案信息數(shù)據(jù)庫類型的有效使用。另外，對于電子文檔系統(tǒng)建設力度的加大。一直以來，電子文檔管理系統(tǒng)都是基于數(shù)字化的模式存在。對于各種電子文檔，其本身都會擁有錄入、修改、歸檔、查詢等配套的功能，這一系統(tǒng)，其本身擁有相應的數(shù)碼攝像與掃描功能，并且還能夠?qū)⒃镜募堎|(zhì)信息內(nèi)容實現(xiàn)數(shù)字化方面的轉(zhuǎn)化，然后針對轉(zhuǎn)化之后的電子文件，可以開展相應的科學化管理，其包含了簽發(fā)、起草、歸檔、審核等諸多事項，最終才能夠?qū)崿F(xiàn)對存儲情況和使用情況的監(jiān)控。

2.2 提供便捷信息服務

事業(yè)單位綜合檔案的服務對象為事業(yè)單位及社會大眾，所以在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，利用綜合檔案信息化，增強信息服務的質(zhì)量，向用戶提供不同需要以及類型，有價值的檔案資源，表現(xiàn)出了大數(shù)據(jù)背景下信息服務的特色。運用電子郵件、視頻以及網(wǎng)絡短信等相關(guān)信息傳輸方式，讓事業(yè)單位及社會大眾能夠?qū)n案信息予以有效的查詢以及利用。立足于網(wǎng)絡技術(shù)，構(gòu)建信息資源共享平臺，進而讓檔案能夠?qū)崿F(xiàn)開放式服務，同時通過檔案資源，有目的性地向事業(yè)單位及社會大眾提供服務、政策等相關(guān)信息，進而滿足其具體需求，促進信息服務質(zhì)量及效率的提升。

2.3 構(gòu)建完善綜合檔案電子管理系統(tǒng)

信息時代下，充分利用綜合檔案，不僅能夠為我國經(jīng)濟社會可持續(xù)健康發(fā)展奠定扎實的基礎(chǔ)，還可實現(xiàn)事業(yè)單位部門信息交流與共享資源。綜合檔案是社會發(fā)展過程中全部信息全面、如實的記錄，它能夠?qū)⒔?jīng)濟社會發(fā)展進程全面展示出來，為各項決策提供信息。綜合檔案數(shù)字化管理過程中，事業(yè)單位應立足于自身實際情況，合理設計各項指標，迅速將以前紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)。另外，構(gòu)建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)時，不得忽視數(shù)據(jù)采集這一環(huán)節(jié)，在自然語言功能處理過程中，應根據(jù)術(shù)語設計相對應的索引關(guān)鍵詞，為事業(yè)單位及群眾查找提供便捷。

2.4 完善檔案管理安全保密制度

針對事業(yè)單位檔案管理，無論是組織文件，還是個人信息，都要求保密，一旦信息泄露，可能會對檔案所有者帶來一定的影響與危害。所以，在具體的管理環(huán)節(jié)之中，合理有效的安全保密制度是不可缺少的。第一，不同的檔案，其對應的檔案保密的等級是存在一定差異的，同時，在實際的使用之中，還應該配套其管理權(quán)限，這樣才能夠保障信息的安全性不受任何的影響。第二，檔案管理人員應該具有保密意識和安全意識，能夠在需求的時候，打開需要的具體信息。第三，完善檔案和系統(tǒng)的加密處理，同時做好定期的檢查和維護，這樣才可以將隱患及時消除掉，確保檔案信息本身的安全性。

2.5 提高檔案管理人員的素質(zhì)

事業(yè)單位檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想觀念，樹立數(shù)字化的檔案管理意識，同時積極學習和掌握先進的檔案管理知識和技能，才能迅速地適應檔案數(shù)字化管理工作的節(jié)奏，確保檔案數(shù)字化管理工作的順利開展。事業(yè)單位在開展檔案數(shù)字化體系的建設工作時，應該將檔案管理人員綜合素質(zhì)和專業(yè)能力的提高作為首要工作目標，首先，加大檔案管理人員培訓工作的力度，合理運用多樣化檔案管理人員培訓方式的優(yōu)勢，確保檔案管理培訓內(nèi)容的全面性與實用性。比如，通過會議、視頻、學習手冊等方式向檔案管理人員普及檔案數(shù)字化管理的理論、技巧以及必須注意的事項，同時在檔案管理人員培訓過程中加入信息化技術(shù)應用技能培訓的內(nèi)容，通過定期開展檔案管理人員業(yè)務培訓的方式，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能。其次，加大高素質(zhì)檔案管理人才引進工作的力度，促進事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理團隊文化水平的有效提升。事業(yè)單位在積極推動檔案數(shù)字化管理工作時，應該制定完善的檔案管理人員考核機制，定期進行檔案管理人員專業(yè)技能的評估和考核，才能在促進檔案管理隊伍整體素質(zhì)穩(wěn)步提升的基礎(chǔ)上，為檔案數(shù)字化管理工作的高效開展提供全方位的支持。

3 結(jié)語

總而言之，在技術(shù)逐漸成熟的今天，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理能夠直接步入全新的階段。針對檔案數(shù)字化管理可能存在的問題，事業(yè)單位本身也能夠提高其對應的認識，能夠采取科學合理的策略來持續(xù)優(yōu)化，這樣就可以滿足檔案管理和利用效率的提升，在保證檔案安全性的同時，也可以推動事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展，最終成為合格的服務型單位。

參考文獻

[1]黨霞.淺析檔案數(shù)字化建設中的若干問題[J].辦公室業(yè)務，2019（14）：179-180.

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