康淑英

公路工程檔案資料管理現(xiàn)狀及信息化管理創(chuàng)新的思路探討

康淑英

（泉州市公路局橋梁隧道管理中心，福建 泉州 362000）

對(duì)公路工程檔案資料管理中的問題進(jìn)行分析后，對(duì)公路工程檔案信息化管理創(chuàng)新方法加以探討，旨在明確公路工程檔案資料管理中存在的不足后，合理使用信息化技術(shù)進(jìn)行工程信息化管理，達(dá)到最理想的工程檔案資料管理效果，確保檔案資料的完整性、真實(shí)性，并為推動(dòng)公路工程企業(yè)的良好發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

公路工程；檔案資料；信息化管理；創(chuàng)新思路

公路工程檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜的工程，涉及面較廣，如工程設(shè)備、材料、相關(guān)文件等。同時(shí)，工程檔案資料管理工作比較復(fù)雜，所以有效運(yùn)用信息化技術(shù)非常必要，需深入分析公路工程檔案資料管理工作中存在的問題，然后有針對(duì)性地實(shí)行信息化管理創(chuàng)新，進(jìn)而從根本上做好公路工程檔案資料信息化管理工作，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1 公路工程檔案資料管理中的問題分析

1.1 公路工程檔案資料管理重視度問題

需要注意的是，公路工程檔案資料管理屬于工程建設(shè)工作的重點(diǎn)，直接關(guān)系到企業(yè)的整體發(fā)展?fàn)顩r。當(dāng)前，中國(guó)較多相關(guān)企業(yè)部門對(duì)工程檔案資料管理提出了明確要求，在一定程度上獲得了成效。然而，聯(lián)系具體發(fā)展情況來看仍有較大進(jìn)步空間，究其原因，與對(duì)檔案資料管理工作不夠重視有關(guān)，缺少相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，所以無法充分發(fā)揮出各項(xiàng)資源的應(yīng)用價(jià)值，比如人力資源、物力資源、財(cái)力資源等，限制公路工程建設(shè)的發(fā)展[1]。

1.2 公路工程管理方式問題

公路工程管理模式為多極化管理，這種管理方法的應(yīng)用會(huì)導(dǎo)致信息傳輸路線發(fā)生改變，內(nèi)部管理間產(chǎn)生反饋遲緩問題，這必然會(huì)對(duì)信息傳輸工作構(gòu)成直接威脅。同時(shí)，公路工程建設(shè)項(xiàng)目涉及范圍較廣，對(duì)技術(shù)操作、技術(shù)管理均有著較高的要求，如果沒有在第一時(shí)間管理，則會(huì)嚴(yán)重影響到工程檔案資料管理工作的順利開展。

1.3 信息化技術(shù)應(yīng)用問題

隨著中國(guó)科學(xué)信息技術(shù)的快速發(fā)展，合理應(yīng)用該項(xiàng)技術(shù)可為檔案資料管理工作提供支持，保證數(shù)據(jù)資料傳輸效率，同時(shí)可提高公路工程項(xiàng)目決策的準(zhǔn)確性。近年來，中國(guó)公路工程建設(shè)中雖然使用該項(xiàng)技術(shù)，但在信息化檔案管理方式方面仍然需要持續(xù)優(yōu)化，從多個(gè)方面提高檔案資料管理工作的質(zhì)量。

2 公路工程檔案信息化管理創(chuàng)新方法探討

為有效推動(dòng)公路工程項(xiàng)目的順利進(jìn)行，需配備相應(yīng)管理人員、技術(shù)人員，由專人負(fù)責(zé)公路項(xiàng)目，構(gòu)建相應(yīng)的分工機(jī)制并做好市場(chǎng)部門用戶調(diào)研相關(guān)工作。進(jìn)行公路工程檔案資料管理、信息化管理創(chuàng)新，有助于使企業(yè)穩(wěn)定立足于競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中，具體管理方法如下。

2.1 加強(qiáng)對(duì)公路工程檔案資料管理的重視，構(gòu)建檔案資料管理系統(tǒng)

公路工程檔案管理的宗旨為信息化管理，需合理使用新型技術(shù)，如計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以此有效消除以往處理方法中的弊端[2]。要求企業(yè)管理人員提高管理意識(shí)，聯(lián)系檔案資料管理狀況構(gòu)建相應(yīng)的信息化管理部門，設(shè)置專業(yè)管理人員，并且編制相應(yīng)的檔案資料管理機(jī)制，將工程進(jìn)度方案、現(xiàn)場(chǎng)資料、資料檢查等工作有機(jī)集合起來，使工程檔案資料管理工作更加科學(xué)、合理。如此一來，可為形成“現(xiàn)場(chǎng)資料+審批+填報(bào)”等為一體的信息化系統(tǒng)打下良好基礎(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)有效地運(yùn)用技術(shù)方法將工程檔案資料導(dǎo)入編制系統(tǒng)，以便于在發(fā)現(xiàn)問題后立即做出相應(yīng)的調(diào)整，減少竣工驗(yàn)收期間檔案資料工作量。按要求進(jìn)行工程公路檔案資料審查、審批，同時(shí)對(duì)公路工程建設(shè)階段的相關(guān)數(shù)據(jù)信息加以統(tǒng)計(jì)、分析處理，確保工程檔案資料保持完整和真實(shí)。此外，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)公路工程檔案資料管理工作的重視，做好檔案資料信息管理系統(tǒng)保護(hù)工作，合理設(shè)置防火墻及操作權(quán)限，定期對(duì)信息系統(tǒng)加以檢查、維護(hù)，進(jìn)而在第一時(shí)間明確問題，并采取相應(yīng)的對(duì)策處理問題。

2.2 提高公路工程檔案資料管理人員素質(zhì)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，公路工程管理人員提高自身綜合素質(zhì)非常必要，究其原因，提高管理人員綜合素質(zhì)和檔案資料管理質(zhì)量影響著公路企業(yè)日后的整體發(fā)展。要求管理人員根據(jù)公路工程信息化管理狀況，定期組織相關(guān)工作人員參與到培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)中，發(fā)放工作手冊(cè)，開展拓展訓(xùn)練、會(huì)議等，聘請(qǐng)國(guó)外一些專家組織活動(dòng)，從而不斷提高工作人員的知識(shí)水平、應(yīng)對(duì)問題能力，使其勇于面對(duì)工作中的挑戰(zhàn)和機(jī)遇[3]。除此之外，需加強(qiáng)工程檔案資料信息化管理，使工作人員樹立信息化管理意識(shí)、檔案信息意識(shí)，有效應(yīng)用信息技術(shù)加強(qiáng)管理。和以往檔案資料管理方式聯(lián)系起來，探索更多信息化管理方法，如此一來利于提高工作人員的檔案資料信息化管理意識(shí)，為更好地進(jìn)行公路工程檔案資料管理工作奠定基礎(chǔ)。此外，定期應(yīng)進(jìn)行考核工作，主要針對(duì)工作人員的工作業(yè)績(jī)、計(jì)算機(jī)操作、工作態(tài)度、信息化管理認(rèn)識(shí)、團(tuán)隊(duì)合作等考核，將考核成績(jī)和工作人員的薪資待遇聯(lián)系起來，主要的目的是提高工作人員的工作責(zé)任心，促使工作人員全身心投入到工作中，進(jìn)而充分發(fā)揮出人力、物力、財(cái)力資源的最大作用，切實(shí)做好工程檔案資料信息化管理工作。

2.3 加強(qiáng)公路工程基礎(chǔ)建設(shè)工作

不同行業(yè)中逐漸引入信息技術(shù)，可促進(jìn)企業(yè)的整體發(fā)展，為檔案資料管理提供支持[4]。值得一提的是，進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)可為檔案資料信息化管理工作提供支持，并保障檔案資料信息化管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，加速公路工程的穩(wěn)定發(fā)展。針對(duì)于此，公路建設(shè)期間需要相關(guān)負(fù)責(zé)人加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重視。文件管理方面應(yīng)用信息技術(shù)，做好檔案資料查找、接收以及歸還和歸檔相關(guān)工作，然后運(yùn)用人工工作方式，進(jìn)而使檔案資料信息更加真實(shí)、完整。在此之后，需要加強(qiáng)硬件設(shè)備的優(yōu)化工作，配備電子計(jì)算機(jī)，定期檢查并清潔機(jī)房，通過專人負(fù)責(zé)管理，從而避免受到人為因素影響，導(dǎo)致數(shù)據(jù)資料被修改[5]。為了充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的最大作用，使得系統(tǒng)穩(wěn)定、安全運(yùn)行，則需構(gòu)建數(shù)據(jù)審核機(jī)制，在數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)前做好相應(yīng)的檢查、資料比對(duì)工作，最后通過負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)數(shù)據(jù)信息，以此使信息數(shù)據(jù)真實(shí)、可信。此外，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的過程需公路工程管理人員深入基層工作，加強(qiáng)與基層工作人員的溝通交流，鼓勵(lì)基層人員聯(lián)系檔案資料信息化管理狀況，提出自己的建議，集思廣益，更好地進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，和工作人員建立良好的關(guān)系，并有效開展公路工程檔案資料信息化管理工作。

2.4 完善檔案資料文件借閱工作

檔案資料管理文件借閱應(yīng)辦理相應(yīng)的借閱手續(xù)，建設(shè)過程中需要使用的儀器設(shè)備、產(chǎn)品申請(qǐng)、購買、合格證等均需有相關(guān)手續(xù)支持。同時(shí)，借閱人員不可對(duì)資料文件構(gòu)成損害，需要按規(guī)定時(shí)間歸還[6]。如果為需借出原件情況，應(yīng)保證文件的完整性，或者通過復(fù)印原件方式借閱，通過部門管理人員簽字同意后借出，進(jìn)而避免發(fā)生公路工程檔案資料泄露問題。需要注意的是，公路工程建設(shè)需獲得檔案信息管理支持，并加強(qiáng)維護(hù)。

3 結(jié)語

將信息化技術(shù)應(yīng)用于公路工程中，可為工程檔案資料管理工作奠定基礎(chǔ)，所以企業(yè)方面應(yīng)明確該項(xiàng)工作中存在的不足，然后合理應(yīng)用并發(fā)揮出信息化管理的最大作用，防止發(fā)生人力、物力、財(cái)力資源發(fā)生浪費(fèi)情況，實(shí)現(xiàn)公路工程檔案資料信息化管理創(chuàng)新的目的。

［1］戴彥.基于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的圖書館檔案信息化管理創(chuàng)新探討［J］.湖北開放職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2019（18）：18-19.

［2］岳玲.強(qiáng)化企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的方法［J］.時(shí)代金融，2018（5）：150.

［3］鄧虹.試論現(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新的意義及途徑［J］.蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（16）：35-36.

［4］孫艷華.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法［J］.現(xiàn)代國(guó)企研究，2018（2）：181.

［5］馮麗霞.新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路分析與研究［J］.人力資源管理，2018（9）：23-24.

［6］許賢雄.新時(shí)期做好醫(yī)院綜合檔案管理工作的創(chuàng)新思路分析［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2018（23）：100.

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10.15913/j.cnki.kjycx.2020.12.046

2095－6835（2020）12－0107－02

〔編輯：王霞〕