徐艷梅

國網(wǎng)新源豐滿大壩重建工程建設(shè)局 吉林吉林 132108

在基建工程項目中，基建工程檔案主要將項目各個環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的文字、圖紙、照片等進(jìn)行科學(xué)、有效地存放，并根據(jù)項目主要內(nèi)容建立相應(yīng)的檢索機(jī)制，便于相關(guān)人員在有需求時快速檢索。基建工程完成后，在投入使用的過程中有可能會出現(xiàn)一些問題，因此相關(guān)技術(shù)人員需要查閱整體項目的數(shù)據(jù)、內(nèi)容等才能了解問題發(fā)生的原因，進(jìn)而快速地做到科學(xué)、有效的補(bǔ)救措施。

1 基建工程檔案管理和建設(shè)不同步產(chǎn)生的問題

1.1 內(nèi)容上出現(xiàn)滯后和偏差

目前很多基建工程施工單位在基建工程檔案的維護(hù)上往往在及時性方面做得很不到位，比如基建工程某一個環(huán)節(jié)已經(jīng)結(jié)束，而該環(huán)節(jié)相應(yīng)的檔案還處于初始記錄階段。再比如，基建工程在施工過程中已經(jīng)對相應(yīng)的方案、合同量進(jìn)行了更改，但是檔案記錄工作卻沒有及時跟上，還是按照原來的內(nèi)容進(jìn)行記錄，使得基建檔案和基建工程實際進(jìn)展情況出現(xiàn)了不同程度的偏差[1]。

1.2 內(nèi)容含糊，格式凌亂

目前很多基建工程施工企業(yè)在這方面做的不盡如人意，比如原格式不規(guī)范，隨心所欲，造成檔案在形式上缺乏統(tǒng)一性；再比如對檔案管理不善，造成其中某一段內(nèi)容缺頁，也直接影響了基建檔案的更新質(zhì)量。

1.3 檔案管理工作無法順延、協(xié)調(diào)進(jìn)行

在很多單位，往往會出現(xiàn)一種情況，就是由于基建工程檔案本身目錄不全、或者存放不規(guī)范，同時一些周期較長的基建工程項目中，檔案管理員往往會時常被更換，因此，一旦出現(xiàn)了新的檔案管理員，便會因為對檔案存放情況的不了解，在尋找檔案管理過程中出現(xiàn)手足無措的情況，對于之前哪些檔案需要優(yōu)先維護(hù)更新、哪些檔案需要補(bǔ)充一無所知，于是對檔案的更新工作就出現(xiàn)了“斷片”。

2 基建檔案和工程建設(shè)同步的對策思考

2.1 圍繞基建檔案和工程建設(shè)同步的目標(biāo)，轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)管理

首先，基建工程項目負(fù)責(zé)人應(yīng)該改變過去“重施工、輕內(nèi)業(yè)”的觀念，從思想上真正重視工程檔案的管理。其次，要在人員結(jié)構(gòu)上作一些優(yōu)化，在工程項目啟動之時，就要設(shè)置專門的崗位，負(fù)責(zé)檔案的收集、管理、存檔、保管、更新等工作，并且明確要求在施工過程中，要做到檔案和施工進(jìn)度的同步進(jìn)行，及時將該補(bǔ)充的資料第一時間補(bǔ)充，確保檔案的時效性、客觀性、真實性，避免事后再去補(bǔ)資料；另外，要不斷做好促進(jìn)相關(guān)部門如技術(shù)部門、安全部門、財務(wù)部門、機(jī)料部門等和檔案管理人員之間的協(xié)作關(guān)系，使得相關(guān)部門能夠配合專職檔案管理人員的工作，并且將工程進(jìn)展及時知會檔案管理人員，促進(jìn)其更好地做好檔案的更新維護(hù)工作[2]。

2.2 建立健全相關(guān)制度

第一是基建工程項目在啟動初期，就要根據(jù)基建工程項目的實際情況，制定完善的檔案管理制度，要能夠涵蓋檔案管理事前、事中、事后等各個環(huán)節(jié)的管理，使得檔案管理制度能夠為檔案的及時更新維護(hù)提供良好的內(nèi)容依據(jù)。并且從人員到科室，都確定相應(yīng)的檔案填寫、送交、確認(rèn)等環(huán)節(jié)的具體責(zé)任人，并明確相關(guān)工作完成時間，做到限時辦結(jié)，限時更新，同時分工明確，不留死角。第二是建立起規(guī)范的檔案填寫模板或樣板，作為標(biāo)準(zhǔn)格式提供給各個部門和崗位人員，要求其按照模板格式進(jìn)行填寫或記錄，避免檔案在填寫登記過程中出現(xiàn)不規(guī)范性和多樣性。第三是不斷推動檔案管理制度的剛性執(zhí)行水平，要將檔案和基建工程是否有效同步進(jìn)行作為一項重要維度，納入對檔案管理直接責(zé)任人、綜合管理部門負(fù)責(zé)人乃至項目負(fù)責(zé)人的績效考核體系中。

2.3 提升基建檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量

企業(yè)想要去持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展就應(yīng)該去提升基建檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。因此我們也說基建檔案管理工作的本質(zhì)就是服務(wù)。企業(yè)在日后基建檔案管理工作當(dāng)中就應(yīng)該去讓管理人員提升服務(wù)質(zhì)量，認(rèn)知到基建管理工作的重要性。同時企業(yè)想要去提升基建檔案管理工作就應(yīng)該去提升管理人員服務(wù)的多元化以及加強(qiáng)對服務(wù)方式的擴(kuò)展。

2.4 重視檔案形式的多樣化

目前檔案以紙質(zhì)形式存在的現(xiàn)象，客觀上給檔案的實時更新維護(hù)帶來了一些不便，因此，需要重視在現(xiàn)代化視角下做好檔案形式的多樣化發(fā)展。比如當(dāng)前，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各種記錄信息的形式層出不窮，如視頻、圖片、錄音、電子檔文件等，這些信息記錄方式本身比較直觀、客觀、真實，所反映的信息量往往比較豐富。并且占用地方較少，更新維護(hù)也比較方便，只需要在電子檔進(jìn)行操作就可以。所以，當(dāng)前基建工程單位要積極提倡多樣化的檔案形式，可以建立起依托信息科技技術(shù)的檔案管理平臺，來實現(xiàn)對檔案的檢索、存儲、更新、修改等，并且對檔案進(jìn)行細(xì)化分類如技術(shù)類、財務(wù)類、合同類、綜合管理類等，不僅提高了檔案管理的先進(jìn)性和規(guī)范性，也提高了檔案及時更新維護(hù)的效率[3-4]。

3 結(jié)語

綜上所述，基建工程施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確把握基建檔案和基建工程同步的意義，并不斷找出目前在這一問題上的主要原因，在此基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)方式，做好各個環(huán)節(jié)的優(yōu)化完善，促進(jìn)基建工程綜合管理能力不斷提升。