趙曉紅

中核四0四有限公司 甘肅嘉峪關(guān) 735100

1 檔案管理在當(dāng)代企業(yè)中的重要性

檔案管理是一種管理文檔的有效方式，不僅可以減少檔案搜索時(shí)間，還可以減少檔案管理人員的工作量。雖然企業(yè)檔案是記錄歷史的材料，但企業(yè)發(fā)展中的檔案記錄是能夠成為將來企業(yè)選擇發(fā)展的必要輔助內(nèi)容。在改革過程中，大型企業(yè)逐步走向多元化，在集團(tuán)企業(yè)及其子企業(yè)之間建立了資產(chǎn)與資產(chǎn)之間的新關(guān)系，從而檔案管理的行政作用被這種關(guān)系進(jìn)一步削弱。企業(yè)信息和檔案的形成與企業(yè)管理、生產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)的每個(gè)方面密切相關(guān)，并記錄企業(yè)的發(fā)展和變化過程。當(dāng)前，企業(yè)檔案不僅由單純的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，還有以下幾種形式：①圖片形式；②錄音形式；③視頻形式等多種形式。在企業(yè)發(fā)展中，行政管理檔案可以作為以后行政規(guī)劃和管理決策的基礎(chǔ)，以提高它的科學(xué)性和可操作性。在企業(yè)發(fā)展中，會(huì)計(jì)記錄和企業(yè)發(fā)展記錄可以作為企業(yè)制定經(jīng)濟(jì)和財(cái)物風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃的基礎(chǔ)，以確保企業(yè)財(cái)務(wù)穩(wěn)定性，凝聚企業(yè)理念，提高企業(yè)凝聚力和競(jìng)爭(zhēng)力的重要方法，當(dāng)企業(yè)遇到法律問題時(shí)，檔案的存儲(chǔ)在法庭中可視為證據(jù)出現(xiàn)，抵御法律風(fēng)險(xiǎn)[1]。簡(jiǎn)而言之，有效管理企業(yè)檔案，它可以企業(yè)更高效，穩(wěn)定的長(zhǎng)期發(fā)展。

2 新時(shí)期企業(yè)檔案管理舉措

2.1 從建章立法入手

不同企業(yè)在檔案管理工作上的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)各不相同，許多單位缺乏規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，大大降低了檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度，造成工作效率低、檔案質(zhì)量參差不齊的現(xiàn)象；不僅減弱了檔案的存取與調(diào)配效率，影響了檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程，還降低了檔案的應(yīng)用率。大量低水平的重復(fù)作業(yè)與建設(shè)由此產(chǎn)生。同時(shí)，相關(guān)制度的滯后也令檔案管理工作只能停留在輔助管理的位置上無法繼續(xù)向前發(fā)展，更沒有突破。因此，建立相關(guān)制度規(guī)范檔案管理工作迫在眉睫，加強(qiáng)制度的建設(shè)和章程的規(guī)范需要提出標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作流程，而這個(gè)流程應(yīng)符合實(shí)際工作需要。

2.2 做到規(guī)范化

維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，是檔案管理的基礎(chǔ)性工作和重要內(nèi)容，特別是涉及貫徹落實(shí)黨的路線、方針、政策方面，直接關(guān)系到組織人事部門對(duì)干部的評(píng)價(jià)、培養(yǎng)和使用，關(guān)系到個(gè)人的切身利益和政治前途。因此，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)工作一定要加以規(guī)范。但在檔案管理的實(shí)際工作中，仍存在著一些薄弱環(huán)節(jié)，如檔案材料收集整理不及時(shí)、基礎(chǔ)設(shè)施不配套、保管條件惡劣、檔案的查（借）閱等手續(xù)沒按規(guī)定履行等，針對(duì)這些問題，應(yīng)做到收集歸檔程序化、鑒別整理規(guī)范化、設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化，從而保證各項(xiàng)工作井然有序地開展[2]。

2.3 與新時(shí)代的科技發(fā)展結(jié)合

檔案材料保存了非常多的指示性文件，又記錄著大量信息內(nèi)容，是一個(gè)豐富的信息資源庫。但是檔案的整理工作十分繁瑣，重復(fù)性勞動(dòng)很多，且勞動(dòng)強(qiáng)度大。如果利用計(jì)算機(jī)來整理這些檔案，便能夠做到事半功倍。按照文件排列順序進(jìn)行打印，這樣既可以降低人工歸檔時(shí)的錯(cuò)漏，還可以發(fā)揮出計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，壓縮了手工操作的繁瑣程序，提高了工作效率。

檔案管理工作中，要重視檔案材料信息的組織化和系統(tǒng)化。先輸入要檢索的關(guān)鍵詞，再點(diǎn)擊要查找的范圍，檢索出來的文件便是要找事件的范圍，查找的結(jié)果既準(zhǔn)確又不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，這樣才能發(fā)揮出檔案資源管理的作用。隨著電子技術(shù)的應(yīng)用，現(xiàn)代科技存在的網(wǎng)絡(luò)安全問題也在檔案管理信息化中有所呈現(xiàn)。因此，為了保證網(wǎng)絡(luò)安全，要制定出嚴(yán)密的電子文件安全管理規(guī)章，不斷完善電子文件在流轉(zhuǎn)時(shí)的跟蹤登錄管理。同時(shí)，設(shè)立行之有效的管理系統(tǒng)，按照檔案信息的安全、人員的職責(zé)、設(shè)備的管理等因素，對(duì)操作權(quán)限進(jìn)行合理劃分，并在工作模式和軟件功能上做周密設(shè)計(jì)[3]。

2.4 檔案資源的有效利用

合理有效地利用檔案資源可以促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。檔案信息資源已成為整個(gè)社會(huì)發(fā)展中不可缺少的信息來源，檔案管理工作的意義就是要充分發(fā)揮出檔案資源的最大效用，而檔案的開發(fā)利用是實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值最直接的方式，也是檔案管理工作的價(jià)值所在。因此，要努力強(qiáng)化檔案信息資源的開發(fā)與利用，更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源的全面共享。檔案工作人員除了要在檔案信息的收集、整理、鑒定、保管等方面多下工夫外，還應(yīng)該做好檔案材料的編目、檢索和編研工作，編制出適合使用的檢索信息工具，建立起健全的檢索系統(tǒng)及檔案材料匯編體系，方便用戶能及時(shí)、精準(zhǔn)地查到所需資料。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案資源的嚴(yán)格保管，做到隨時(shí)為使用者提供全面細(xì)致的檔案信息。

2.5 抓好素質(zhì)隊(duì)伍建設(shè)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案工作也隨之由傳統(tǒng)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。要不斷提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，做到知識(shí)化、年輕化、專業(yè)化，使檔案管理工作既能繼承和發(fā)揚(yáng)老檔案工作者的優(yōu)良作風(fēng)，又能根據(jù)時(shí)代需要，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。但是，在實(shí)際工作中，檔案管理隊(duì)伍建設(shè)有很多需要加強(qiáng)和改進(jìn)的地方，檔案管理手段應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和變化。針對(duì)檔案管理配備比例不夠、人員整體素質(zhì)不高等問題，應(yīng)通過抓基礎(chǔ)、抓培訓(xùn)、抓待遇一系列措施，整體提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案的管理水平。

綜上所述，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)檔案的價(jià)值不容小覷，對(duì)企業(yè)發(fā)展有重大影響，企業(yè)需要關(guān)注自身檔案的管理工作和不斷提高自身檔案管理的質(zhì)量和效率?，F(xiàn)代所有類型的檔案都可以被視為企業(yè)的一種財(cái)富，那么企業(yè)需對(duì)其格外重視，并將其進(jìn)行整理收集保管，以便它可以在需要中發(fā)揮更大的價(jià)值作用，促進(jìn)其穩(wěn)定和長(zhǎng)期的發(fā)展。