張林霞

（鹽城市鹽都區(qū)鹽龍街道社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，江蘇 鹽城 224056）

就醫(yī)院而言，醫(yī)院檔案更是有著獨(dú)特的重要性，它不僅是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策支持和患者診療工作的重要參考，也是醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量、管理水平的體現(xiàn)，更是為病人健康提供法律效應(yīng)的有效司法依據(jù)。當(dāng)前，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代的發(fā)展，利用信息化手段加強(qiáng)醫(yī)院檔案建設(shè)，已經(jīng)成為適應(yīng)社會(huì)信息化和全面提高檔案管理工作的必然趨勢(shì)，但基層醫(yī)療單位在信息化建設(shè)方面相對(duì)比較薄弱，顯得尤為必要，也是目前基層醫(yī)療單位所要面對(duì)的新課題。就此，文章就信息化在基層醫(yī)療單位檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。

1 檔案信息化管理的特點(diǎn)

基層醫(yī)療單位保管的檔案內(nèi)容比較多，有管理文件、會(huì)議記錄、各類報(bào)表、病歷檔案、化驗(yàn)單據(jù)、各種影像資料和財(cái)務(wù)票據(jù)等。其中，醫(yī)療文書更是反映醫(yī)院醫(yī)療管理質(zhì)量和水平的有效司法依據(jù)，具有原始記錄、價(jià)值保留、隨時(shí)查詢、增值效用等功能。檔案信息化管理是指通過(guò)檔案工作的現(xiàn)代化管理及利用服務(wù)水平，逐步擺脫傳統(tǒng)的手工處理方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。內(nèi)容包括兩個(gè)方面：（1）為了提高醫(yī)院的管理效率，應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案信息有序分類、鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進(jìn)行有效的管理。（2）運(yùn)用計(jì)算機(jī)化和信息化實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙化”管理，促進(jìn)檔案管理創(chuàng)新，使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享，這也是目前檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)的必然選擇。

2 信息化在醫(yī)院檔案管理的必要性

（1）存在保存難的現(xiàn)象。目前醫(yī)院檔案?jìng)鹘y(tǒng)的做法仍然是以紙質(zhì)為主要的存儲(chǔ)介質(zhì)，存在很多缺陷，很容易出現(xiàn)發(fā)黃、霉變、破損、受潮等問(wèn)題，不便于永久保存。有些單位因?yàn)檗k公用房緊張，很難單獨(dú)設(shè)置檔案室，有些單位甚至將檔案堆放在角落里，比較零散無(wú)序。而且隨著年限的推進(jìn)、量的增加，需要更多的存儲(chǔ)空間，必然會(huì)增加醫(yī)院維護(hù)和管理成本。解決原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段具有任重而道遠(yuǎn)的意義。

（2）存在管理、查詢難的問(wèn)題?，F(xiàn)在大多數(shù)醫(yī)院仍是使用傳統(tǒng)的以人工為主的檔案管理模式。傳統(tǒng)查詢的流程：通過(guò)查卷宗目錄，再查到文件目錄，根據(jù)記錄的檔案號(hào)到庫(kù)房調(diào)卷，辦理查閱手續(xù)，既耗時(shí)又耗力。尤其經(jīng)過(guò)反復(fù)查閱后，容易破損，甚至遺失，還需要及時(shí)跟蹤追回，不便于管理。

（3）存在利用率低的問(wèn)題。易損壞、低效率、不便于統(tǒng)計(jì)和查詢是紙質(zhì)檔案普遍存在的共性問(wèn)題。在基層醫(yī)院，檔案信息較多，為非專業(yè)人員代管，專業(yè)技術(shù)不強(qiáng)，差錯(cuò)率較高，一般都是用人工先查閱，然后統(tǒng)計(jì)，工作量較大，工作效率低下，利用率和利用價(jià)值低。

由此可見(jiàn)，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)能夠加快醫(yī)療服務(wù)模式的創(chuàng)新，為臨床護(hù)里、行政管理等各種工作提供全面的管理服務(wù)平臺(tái)，有助于提升醫(yī)院整體工作效率，改善患者就醫(yī)體驗(yàn)，同時(shí)，也能及時(shí)準(zhǔn)確反映存在的問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)，為醫(yī)院管理層決策提供有力支撐，全面改善醫(yī)療衛(wèi)生的服務(wù)水平和能力。

3 做好檔案管理信息化的方法

（1）提高認(rèn)識(shí)。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)事關(guān)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性，充分爭(zhēng)取政府和上級(jí)部門的支持，把這項(xiàng)工作作為重點(diǎn)納入醫(yī)院管理體系，成立專門機(jī)構(gòu)，明確專門人員，強(qiáng)化責(zé)任分工，制定信息化建設(shè)的中長(zhǎng)期規(guī)劃和短期目標(biāo)，各部門各科室加快推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步營(yíng)造良好氛圍。另外，在保障所需的軟硬件設(shè)施信息化建設(shè)方面需要給予適度資金投入。

（2）注重檔案管理中的信息化應(yīng)用。雖然目前大多醫(yī)院已經(jīng)在病人就診過(guò)程中實(shí)行信息化管理模式，但是在醫(yī)院檔案管理方面，還沒(méi)有建立相應(yīng)的檔案信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)。醫(yī)療單位往往考慮自身利益，沒(méi)有將信息共享，檔案工作大多還只局限于簡(jiǎn)單的錄入等傳統(tǒng)模式。繼續(xù)使用傳統(tǒng)的管理模式和方法，必定造成信息滯后，同時(shí)不利于檔案管理工作的提升。檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，為此必須與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，不斷創(chuàng)新，努力提升檔案管理的科學(xué)化水平。

（3）重視培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，關(guān)鍵在人，組建高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍十分必要。一方面，要“優(yōu)化存量”，將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，定期組織醫(yī)院檔案管理人員參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)，切實(shí)提升專業(yè)能力。另一方面，要“提升增量”，多途徑多層次吸引既懂檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、又懂管理的復(fù)合型人才，切實(shí)強(qiáng)化人才儲(chǔ)備，建立適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的技術(shù)人員和管理人員隊(duì)伍。同時(shí)，要根據(jù)醫(yī)院實(shí)際，不斷完善檔案管理績(jī)效考核制度，采取定性、定量考核“雙管齊下”，將考核結(jié)果與評(píng)優(yōu)、評(píng)先、職稱評(píng)定、選拔任用等掛鉤，有效激發(fā)檔案管理人員的積極性。

（4）加強(qiáng)信息化在檔案管理中應(yīng)用的技能培訓(xùn)。檔案管理人員除了必須掌握一定的檔案管理知識(shí)，還要熟悉計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)。由于基層醫(yī)療單位不夠重視檔案工作，從業(yè)人員大多是兼職，檔案管理知識(shí)不足，計(jì)算機(jī)操作不熟悉，這些狀況都不利于檔案信息化管理的發(fā)展。必須重視培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才，對(duì)年輕人員，要多途徑、多形式地培訓(xùn)計(jì)算機(jī)應(yīng)用、信息技術(shù)等課程，多元化培養(yǎng)基層醫(yī)院檔案管理人才，提高醫(yī)院檔案管理水平。要滿足電子檔案信息化管理的需求，需要培養(yǎng)出熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，專業(yè)的檔案事業(yè)人才。

（5）在檔案管理中加強(qiáng)信息化應(yīng)用的安全風(fēng)險(xiǎn)防范。主要體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)病毒及黑客攻擊、檔案管理人員缺乏保密意識(shí)、保密制度不落實(shí)、保密范圍和級(jí)別模糊不清、資料借閱的隨意性等。根據(jù)檔案管理的特殊性需要，加強(qiáng)安全思想認(rèn)識(shí)、強(qiáng)化落實(shí)督查、科學(xué)劃分保密范圍和級(jí)別、嚴(yán)格檔案資料借閱手續(xù)、加強(qiáng)技術(shù)防范消除泄密隱患。由于檔案人員的身份比較特殊，現(xiàn)代化檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的保證。因此，不同資料的管理方式也不盡相同，管理人員在工作時(shí)還要做到絕對(duì)細(xì)心和耐心。在做檔案管理工作時(shí)，還必須做好保密工作，確保信息安全不被泄露，這就需要工作人員不但要具有很強(qiáng)的責(zé)任心，而且還必須具有高度的保密意識(shí)，才能夠保證管理資料的安全性。只有認(rèn)真地去做了、改善了，檔案安全工作才能落到實(shí)處。

4 結(jié)語(yǔ)

信息化技術(shù)正改變著人們的生活方式，深入影響社會(huì)的方方面面，加快醫(yī)院檔案信息化建設(shè)迫在眉睫，也是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。文章對(duì)信息化在基層醫(yī)療單位檔案管理中應(yīng)用的重要性和必要性進(jìn)行了闡述，也對(duì)推進(jìn)過(guò)程中可能遇到的問(wèn)題予以了探索，并提出了相應(yīng)的對(duì)應(yīng)策略。在當(dāng)前醫(yī)療事業(yè)加快發(fā)展的背景下，加快醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是非常必要的，只有認(rèn)真把重要性、規(guī)范性專業(yè)性提升到位，將信息化在檔案管理中應(yīng)用價(jià)值最大限度地發(fā)揮出來(lái)，才能不斷推動(dòng)基層醫(yī)療單位檔案管理整體現(xiàn)代化“大步向前”，有效促進(jìn)全面健康發(fā)展。