文/日照市人民醫(yī)院 孫偉 趙倩

在醫(yī)院的管理體系中存在著這樣一個部門，它需要將本醫(yī)院既往的具有價值的珍貴資料以檔案的形式進行妥善的保存。所以也可以將醫(yī)院的檔案當作醫(yī)院成長發(fā)展的文化載體。當人們有需要時可以隨時通過對檔案的查閱來了解醫(yī)院所參與的活動和取得的醫(yī)學成果。醫(yī)院的檔案也可以視為醫(yī)院領導者對醫(yī)院發(fā)展與改革的全面記錄。對此醫(yī)院需要加強對檔案的有效管理，確保有需求時可以及時地調(diào)出檔案進行查閱，從而體現(xiàn)出檔案的價值，實現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理的作用和目的

在醫(yī)院建立檔案管理，就是為了給相關醫(yī)療工作人員提供有效的參考信息資源，進而促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。一般情況下，醫(yī)院所建立的檔案管理科室中需要管理的檔案內(nèi)容有人事檔案、科研檔案、會計檔案、專業(yè)技術(shù)檔案、黨政文書檔案、聲像檔案、實物檔案以及基建設備檔案等。醫(yī)院的管理部門需要通過科學有效的方式對檔案進行整理和管理，這樣才能夠為醫(yī)院的決策者以及研究人員提供有效的參考信息，進而體現(xiàn)出檔案管理的價值。因此，檔案管理的核心內(nèi)容其實就是保證在醫(yī)院的日常工作中，通過提供檔案中的有效信息來推進相關工作的順利進行，這樣不僅可以有效地服務醫(yī)院的管理工作，還可以使醫(yī)院的檔案得到充分的利用，進而發(fā)揮出保存檔案的價值。此外，醫(yī)院的檔案管理除了需要對檔案內(nèi)容進行妥善管理和保存以外，還要提高自身對檔案的利用率，這樣才能夠體現(xiàn)出檔案管理工作的重要性。因為，檔案的價值和利用率與管理工作有著直接關系，因此檔案管理部門應該促進管理流程的規(guī)范化和具體化，將具有收藏價值的檔案進行整理，才能給醫(yī)院提供有價值的檔案，供醫(yī)院的領導者進行有效的分析和研究，以此促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案管理應具備的各種性質(zhì)

（一）系統(tǒng)性。任何事物的管理都需要一定的系統(tǒng)性，這樣才能夠保證所有工作都能夠有序地進行。因此，醫(yī)院在檔案管理部門當中應要求管理人員將檔案進行分類存放，這樣才能讓管理人員依據(jù)有效信息，以最快捷的方式尋找到相關的檔案。此外，對于檔案的分類和整理，也要體現(xiàn)出現(xiàn)代化和系統(tǒng)化的特點。比如，檔案的管理可以采用現(xiàn)代科技下的信息管理，這樣可以保證所有的檔案分類都有最基礎的原始信息，方便管理人員能夠快速地查找有效信息。

（二）完整性。檔案的管理必須具有完整性，因為一份檔案不會憑空出現(xiàn)，它一定會有前因后果，而管理人員要做到的就是，將事情發(fā)展的起因、過程和最后的結(jié)果進行有效的整理，這樣才是一份完整的檔案。同時，為了方便今后相關人員在調(diào)閱檔案時可以有效地了解當時具體研究的過程，醫(yī)院的檔案管理部門所收集的有效信息必須是全面且完善的內(nèi)容，管理人員進行內(nèi)容的銜接和整理，通過裝訂整改、分類存放、打好編號和進入檔案的方式妥善保存。

（三）敏感性。醫(yī)院的檔案管理人員不僅要對檔案進行有效的整理和保存，還要在醫(yī)院開展活動時做好相關資料收集工作。對此，在活動開始時，管理人員一定要積極地參與到活動當中，并對活動所需要用到的文件資料和信息進行有效的整理和輸送，同時將活動當中所產(chǎn)生的新的有效信息進行收集。這就需要管理人員具有較高的信息敏感度，這樣才能夠及時掌握現(xiàn)場的有效信息資料，并通過自身對信息的價值判斷進行有效的信息收集和整理工作，以此提高自身的工作效率，促進業(yè)務水平的提高。

（四）真實性。檔案管理部門需要對收錄的有效信息進行甄別，以此確定檔案中的信息是否屬實，這樣才能夠有效地保證檔案的準確性以及真實性。由于部分醫(yī)院歷史發(fā)展悠久，導致歷史遺留的檔案信息可能存在著一些誤差。對此，管理部門的人員需要做到認真核對檔案內(nèi)容，嚴格按照規(guī)章流程進行反復校對，要做到將檔案中的有效信息進行及時提取，將內(nèi)容中真實的部分保存下來，將虛假的內(nèi)容剔除，這樣才能夠保證檔案室中所保存的信息具有真實性和可靠性。

三、加強醫(yī)院檔案管理的有效措施

（一）加強管理人員對檔案管理的認知。醫(yī)院的檔案管理人員想要完善自身的檔案管理工作，就必須要加強對檔案管理工作的認知，這樣才能夠保證檔案管理工作有效地開展。隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生體制的不斷改革，檔案管理工作也越來越受到醫(yī)院的重視。因此，管理人員需要有較高的業(yè)務能力水平，將檔案中的有效信息及時提取，并保證信息的真實有效，這樣才能夠更好地促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。此外，隨著信息化時代的到來，網(wǎng)絡中所共享的資源信息也越來越多，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足醫(yī)院的發(fā)展需求。因此，管理人員也需要加強對檔案管理建設的有效改革，實現(xiàn)使用現(xiàn)代化技術(shù)對檔案進行有效的管理，促使檔案的管理工作更加便捷、有效。

（二）提高院領導對檔案管理的重視程度。醫(yī)院領導對檔案管理的重視程度，可以決定醫(yī)院檔案管理工作是否能夠良好地開展。檔案管理雖然作為醫(yī)院管理中的重要組成部分，但是在很多醫(yī)院的管理工作中，醫(yī)院領導并不十分重視檔案的管理工作，這就阻礙了管理工作有效開展。管理人員想要加強醫(yī)院領導對檔案管理的重視程度，就應該使醫(yī)院領導明白檔案管理與促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的聯(lián)系，有效地提高醫(yī)院領導對檔案管理工作的重視程度。例如，一般情況下會將管理工作分為檔案管理、醫(yī)院業(yè)務建設管理和醫(yī)療管理這三個部分，醫(yī)院會對醫(yī)療管理加以重視，進而加強改革，這樣才能夠保證醫(yī)院的有序運行。長此以往，醫(yī)院會忽略對檔案信息記錄的有效管理，進而無法提高醫(yī)院整體的格局。對此，相關管理人員需要以書面的形式證明或者提供參考文獻來加強領導對醫(yī)院檔案管理的重視程度，這樣才能夠促進醫(yī)院檔案管理工作的開展，進而帶動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

（三）完善檔案管理的設備。優(yōu)化提高醫(yī)院的硬件設施也可以促進檔案管理的制度健全。例如，當前階段的檔案管理工作需要醫(yī)院投入相應的基礎設施，并通過專門設立相應的管理庫房，才能夠有效地進行檔案管理。一般情況下，管理人員想要整理紙質(zhì)檔案，就需要通過對原始的紙質(zhì)檔案進行掃描刻錄或者通過錄像的方式將其內(nèi)容整理出來，而這些儀器設備需要通過向醫(yī)院相關部門提交申請才可以購買。因此，檔案管理部門的職員需要及時地向醫(yī)院提交相關設備的采買內(nèi)容，這樣才能提高檔案管理的工作效率。此外，在傳統(tǒng)的檔案管理當中，大多數(shù)檔案都是紙質(zhì)內(nèi)容。因此，管理檔案的房間需要具有密封性、干燥性以及防火防盜的特點，這樣才能夠保證檔案的安全性。對此，醫(yī)院應提供給檔案管理人員相應的除濕設備、自動監(jiān)控設備以及空調(diào)設備等，這樣才能夠完善檔案管理所需要的場所。最后，隨著現(xiàn)代信息化的不斷發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理工作也要引進電子信息技術(shù)設備，實現(xiàn)對醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理。在信息不斷發(fā)展的今天，利用云端技術(shù)可以建立屬于醫(yī)院自己的數(shù)據(jù)庫，通過有效的信息上傳，能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案的內(nèi)容以電子數(shù)據(jù)的方式存儲在云端當中，這樣就可以在節(jié)省人工整理檔案時間的同時，保證檔案信息的準確性和安全性，也可以方便想要查閱檔案的人員。

（四）提升管理人員的管理水平。醫(yī)院可以通過對檔案管理工作人員的有效培訓來加強檔案管理人員的業(yè)務水平，這樣也可以促進醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的有效提高。一般情況下，醫(yī)院會開展人才計劃培養(yǎng)工作，為了提高醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院也必須要重視對檔案管理工作人員的培養(yǎng)，這樣才能夠使檔案管理人員的業(yè)務水平得到提高。檔案管理人員也要跟隨相關的醫(yī)務人員開展臨床研究，這樣才能提高對醫(yī)療檔案資源信息的價值判定能力。此外，醫(yī)院也應該創(chuàng)造平臺來培養(yǎng)檔案管理人員的知識技能，加大對現(xiàn)有檔案管理工作人員的培訓力度，鼓勵檔案管理人員通過交流學習的方式，提高自身的業(yè)務能力。

（五）二次利用檔案中的有效信息。醫(yī)院的檔案管理工作最終的目的就是讓管理工作人員以多種有效的方式，對檔案進行整合和管理，將其中的有效信息進行提取，對有價值的檔案進行二次開發(fā)和利用，以此創(chuàng)造出檔案保存的價值。對此，醫(yī)院需要重視對檔案管理工作的重視程度，加大對檔案管理工作的扶持力度，使檔案管理人員能夠?qū)⒂袃r值的信息提取出來，應用于當前的臨床治療工作，以此提高醫(yī)院整體的醫(yī)療服務水平，實現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

四、總結(jié)

檔案管理的最終目的就是實現(xiàn)對檔案的有效整理與開發(fā)利用。因此，醫(yī)院需要加強對檔案管理的重視程度，提高檔案管理人員的業(yè)務水平，使檔案管理人員能夠從原始的檔案中歸納出有效的檔案信息，并將其應用在醫(yī)院的相關工作中，從而實現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。