文/延鋒汽車(chē)飾件系統(tǒng)有限公司 王培
信息技術(shù)的快速發(fā)展,使檔案管理逐漸進(jìn)入無(wú)紙化時(shí)代,汽車(chē)產(chǎn)品檔案的信息化建設(shè)與管理水平,將很大程度上影響汽車(chē)的制造與發(fā)展,加強(qiáng)對(duì)汽車(chē)產(chǎn)品檔案的管理,尤其針對(duì)科技類(lèi)信息,能夠更好地服務(wù)汽車(chē)產(chǎn)品的市場(chǎng)發(fā)展。接下來(lái)將針對(duì)汽車(chē)產(chǎn)品檔案的信息化建設(shè)與管理,簡(jiǎn)單介紹幾種有效策略。
汽車(chē)產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)和管理是汽車(chē)制造企業(yè)的重要工作內(nèi)容之一,與企業(yè)汽車(chē)技術(shù)研發(fā)與市場(chǎng)推廣等各項(xiàng)內(nèi)容密切相關(guān),但在實(shí)際的建設(shè)與管理過(guò)程中,由于其安全技術(shù)存在制約性,在電子檔案的建立、保存與傳輸、使用等過(guò)程中存在較大的信息安全隱患。同時(shí),檔案保存所使用的各項(xiàng)計(jì)算機(jī)軟件與硬件的適配性等因素均會(huì)對(duì)檔案信息的安全性造成影響。產(chǎn)品技術(shù)文件的整理過(guò)程中,僅是按照理論開(kāi)展,缺乏實(shí)踐性的專(zhuān)業(yè)指導(dǎo),無(wú)法滿(mǎn)足檔案使用的實(shí)際需求。除此之外,汽車(chē)產(chǎn)品檔案紙質(zhì)化與電子化的內(nèi)容存在差異,且簽批流程具有一定的重復(fù)部分,對(duì)工作效率產(chǎn)生一定阻礙,造成企業(yè)資源的浪費(fèi)等。
(一)檔案信息化安全技術(shù)不成熟。檔案信息化管理目前普遍具有便捷、高效的特點(diǎn),尤其是在汽車(chē)產(chǎn)品檔案管理中,一般來(lái)說(shuō),檔案文件的數(shù)量較大,同時(shí)涉及的部門(mén)相關(guān)人員也很多,檔案的信息化不僅能夠有效提高工作效率,同時(shí)也能夠很好地節(jié)約人力資源。除此之外,產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)工作離不開(kāi)各個(gè)部門(mén)間的通力合作,工作的推動(dòng)受到各個(gè)部門(mén)的影響。產(chǎn)品檔案在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的每個(gè)環(huán)節(jié),不管是設(shè)計(jì)人員在歸檔時(shí)的圖紙和文件,還是負(fù)責(zé)生產(chǎn)及質(zhì)量管控的相關(guān)單位,都會(huì)對(duì)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度產(chǎn)生影響,但是其他文件的電子檔案也會(huì)受到各種各樣的因素影響,例如文件的上傳私密性、信息的存儲(chǔ)方式以及信息的傳輸?shù)?,這些工作環(huán)節(jié)都或多或少影響到信息安全。除此之外,電子檔案本身的信息安全也會(huì)受到各種因素的影響,例如電子計(jì)算機(jī)軟硬件的生存周期、載體壽命、載體所載檔案以及電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的一致性等,倘若沒(méi)有能夠處理好這些因素,就很有可能造成檔案信息的丟失和損害。
(二)產(chǎn)品技術(shù)文件的信息化缺少實(shí)踐性指導(dǎo)。國(guó)家檔案局頒發(fā)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中的相關(guān)條例對(duì)于規(guī)范國(guó)內(nèi)電子化文件的管理發(fā)揮了重要作用,但是電子化文件的整理工作仍然缺少實(shí)踐性的指導(dǎo),雖然規(guī)范中指出“歸檔電子文件的整理按DA/T22規(guī)定要求進(jìn)行”,但是就目前的形勢(shì)來(lái)看,仍然無(wú)法滿(mǎn)足汽車(chē)產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)的具體要求。
(三)電子檔案與紙質(zhì)簽批流程存在重疊。圖紙?jiān)谝话闱闆r下是汽車(chē)產(chǎn)品檔案記錄過(guò)程中最重要的部分。圖紙檔案在信息化建設(shè)過(guò)程中,在PDM(Product Data Management,產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理)系統(tǒng)平臺(tái)上管理電子檔案,但是在線下依然沒(méi)有取消紙質(zhì)圖紙的檔案管理,這就很難保證兩者能夠具有一定的同步性,進(jìn)而管控工作較難進(jìn)行,工作流程較為復(fù)雜,而且會(huì)造成資源上的浪費(fèi)。
(一)轉(zhuǎn)變管理理念,重視檔案信息化建設(shè)。汽車(chē)產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)應(yīng)從人員的思想層面著手,有效轉(zhuǎn)變?nèi)藛T的觀念,使企業(yè)員工,尤其是檔案管理相關(guān)人員,重視檔案信息化建設(shè)工作,落實(shí)好檔案建設(shè)各項(xiàng)工作。在建設(shè)信息化汽車(chē)產(chǎn)品檔案時(shí),企業(yè)可以針對(duì)檔案管理工作人員開(kāi)展專(zhuān)題培訓(xùn),使其在思想上對(duì)信息化檔案建設(shè)建立正確的認(rèn)識(shí),能夠給予信息化建檔工作足夠的重視,同時(shí)對(duì)信息化汽車(chē)產(chǎn)品檔案形成全面、專(zhuān)業(yè)、系統(tǒng)化的認(rèn)知,能夠明確建設(shè)過(guò)程中需要落實(shí)的各項(xiàng)工作內(nèi)容,做好短期內(nèi)處理大量信息工作的準(zhǔn)備,嚴(yán)格按照專(zhuān)業(yè)要求做好檔案審核、指導(dǎo)等各項(xiàng)信息化建設(shè)工作。同時(shí),檔案管理人員在實(shí)際工作中可以同步做好檔案建設(shè)與管理重要性的宣傳工作,使企業(yè)各部門(mén)充分重視檔案的建立、保存、使用,形成良好的合作氛圍,為汽車(chē)產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。
(二)建立保密機(jī)制,確保電子信息的安全。在汽車(chē)產(chǎn)品的檔案管理中,大多數(shù)文件都是以電子化的方式進(jìn)行存儲(chǔ),電子文件相對(duì)紙質(zhì)文件而言,具有更久遠(yuǎn)的保存性,但其安全性也同樣成為信息化檔案建設(shè)過(guò)程中不容忽視的重要內(nèi)容,需要企業(yè)建立嚴(yán)格的保密機(jī)制,采取有效管理措施,切實(shí)保障電子檔案信息的安全。首先,企業(yè)為檔案管理設(shè)置專(zhuān)門(mén)的技術(shù)人員,負(fù)責(zé)做好信息檔案系統(tǒng)的維護(hù)與升級(jí),通過(guò)對(duì)汽車(chē)產(chǎn)品檔案文件加設(shè)保密程序,使關(guān)鍵的科技檔案信息內(nèi)容具有高度非公開(kāi)性,在檔案信息的傳輸過(guò)程中能夠保持良好的保護(hù)作用。其次,可以在檔案的保密機(jī)制建設(shè)過(guò)程中,增加訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置,針對(duì)不同層次的員工設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限,同時(shí)可以采用刷臉或者指紋等身份驗(yàn)證的方式進(jìn)行檔案的使用、查閱管理,只有輸入與訪問(wèn)權(quán)限相匹配的檔案訪問(wèn)通行證,經(jīng)過(guò)信息系統(tǒng)認(rèn)證后,才可以進(jìn)行檔案查詢(xún)。與此同時(shí),計(jì)算機(jī)將會(huì)同步保存檔案的訪問(wèn)記錄,由專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員進(jìn)行有效管理,確保汽車(chē)產(chǎn)品檔案信息的安全。
(三)加強(qiáng)部門(mén)溝通,明確檔案建設(shè)的流程。汽車(chē)產(chǎn)品檔案信息不僅與檔案管理部門(mén)有關(guān),與汽車(chē)技術(shù)研發(fā)部門(mén)、市場(chǎng)推廣等多個(gè)部門(mén)都密切相關(guān),檔案信息化建設(shè)需要企業(yè)各個(gè)部門(mén)加強(qiáng)溝通與交流,明確檔案處理的各項(xiàng)工作流程,在汽車(chē)產(chǎn)品信息化檔案建立過(guò)程中有效提升工作效率。檔案管理部門(mén)需要主動(dòng)提出新想法,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后要及時(shí)與信息技術(shù)部門(mén)溝通,真正讓信息技術(shù)為檔案管理所用,而不只是把檔案信息化建設(shè)當(dāng)作“面子工程”。企業(yè)可以檔案管理部門(mén)為主導(dǎo),通過(guò)制度宣傳等方式,使檔案信息涉及的各個(gè)部門(mén)明確檔案建立與使用流程,加強(qiáng)溝通與協(xié)作,有效提升檔案信息化建設(shè)效率,尤其是與信息技術(shù)部門(mén),需要加強(qiáng)部門(mén)之間的溝通。在信息化檔案處理過(guò)程中,一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,可以立即與信息技術(shù)部門(mén)開(kāi)展有效溝通,必要時(shí)可以通過(guò)召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議等方式,及時(shí)制定處理措施,進(jìn)一步完善檔案信息化系統(tǒng)。如有任何創(chuàng)新想法,能夠有效豐富信息化檔案系統(tǒng)的使用功能或者提升安全性的設(shè)想,可以及時(shí)與信息技術(shù)部門(mén)進(jìn)行合作,優(yōu)化汽車(chē)產(chǎn)品檔案信息化系統(tǒng)。除此之外,對(duì)于信息化檔案的建設(shè),可以加強(qiáng)部門(mén)審批制度,立足信息技術(shù)管理的視角,將其流程設(shè)計(jì)為基于PDM等相關(guān)系統(tǒng)完成對(duì)圖紙等信息的審批,使其直接生成為電子信息文件,不僅可以有效簡(jiǎn)化工作的流程,還能夠直接形成審批后的電子化文件,避免在打印后進(jìn)行審批的重復(fù)性工作等。
(一)提升信息技術(shù),保障檔案信息安全。在汽車(chē)產(chǎn)品檔案信息化管理過(guò)程中,最重要的管理內(nèi)容是有效保障檔案信息的安全,企業(yè)可以通過(guò)提升信息技術(shù)等方式,實(shí)現(xiàn)檔案信息在存儲(chǔ)、傳輸和使用中的安全性,借助信息技術(shù)的升級(jí)與更新,保障信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與傳輸安全。例如,汽車(chē)產(chǎn)品檔案信息化管理等相關(guān)技術(shù)部門(mén)可以有效更新、升級(jí)企業(yè)的安全檢測(cè)系統(tǒng),為信息化檔案管理配置專(zhuān)用電腦,在該電腦上安裝專(zhuān)業(yè)的殺毒軟件,定期進(jìn)行防火墻更新。同時(shí),對(duì)相應(yīng)的存儲(chǔ)介質(zhì)做好安全信息管理,可以使用加密軟件,設(shè)立專(zhuān)用的移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì),保障檔案信息傳輸?shù)陌踩?。另外,可以建立企業(yè)專(zhuān)用內(nèi)網(wǎng),使其與公共信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行隔離,保證檔案信息的安全性。除此之外,信息化檔案管理部門(mén)需要做好嚴(yán)格要求,嚴(yán)禁出現(xiàn)涉密信息和非涉密信息設(shè)備之間的交叉?zhèn)鬏斉c使用,禁止涉密計(jì)算機(jī)接入互聯(lián)網(wǎng)或者連接非專(zhuān)用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等,按照其涉密等級(jí)規(guī)定,及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行必要的備份處理,做好檔案信息的存儲(chǔ)與備份等相關(guān)工作,防止信息化檔案丟失。
(二)引入電子文件,提升檔案管理效率。在信息化檔案管理過(guò)程中,可以通過(guò)引入電子文件等管理系統(tǒng),使檔案管理效率得到可靠提升,減少在管理過(guò)程中反復(fù)查看文件信息、數(shù)據(jù)等現(xiàn)象。同時(shí),能夠避免由于文件的修改或者版本更新等原因,造成檔案信息的紊亂,甚至丟失等現(xiàn)象。例如,可以由檔案信息管理部門(mén)設(shè)置固定歸檔節(jié)點(diǎn),將辦公軟件系統(tǒng)、企業(yè)所運(yùn)用的項(xiàng)目管理系統(tǒng)以及相應(yīng)的繪圖系統(tǒng)等作為信息化檔案的來(lái)源,按照固定時(shí)限要求,對(duì)電子信息進(jìn)行及時(shí)收集與管理。同時(shí),在電子文件產(chǎn)品管理中,設(shè)置自動(dòng)分類(lèi)功能,使汽車(chē)產(chǎn)品檔案信息可以按照其歸屬性質(zhì),如文件、繪圖、技術(shù)、市場(chǎng)等,在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中自動(dòng)進(jìn)行歸類(lèi),將同種類(lèi)型、功能的信息歸列到同一文件目錄下,并且按照時(shí)間順序進(jìn)行排列。
(三)設(shè)置發(fā)放系統(tǒng),確保檔案?jìng)鬏敯踩F?chē)產(chǎn)品檔案信息管理不僅涉及到汽車(chē)技研發(fā)企業(yè),還與其供應(yīng)商及銷(xiāo)售單位等密切相關(guān),因此,為了保障電子檔案在傳輸過(guò)程中的安全,企業(yè)可以通過(guò)設(shè)置發(fā)放系統(tǒng),暢通傳輸渠道,保證信息化檔案在傳輸過(guò)程中的安全性與可靠性。例如,企業(yè)可以設(shè)置與檔案信息化系統(tǒng)相匹配的發(fā)放系統(tǒng),將其與檔案信息管理中的文件、繪圖、辦公等系統(tǒng)進(jìn)行功能集合,使汽車(chē)產(chǎn)品檔案信息實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的自動(dòng)收集、發(fā)放與傳輸,在企業(yè)與上、下游單位之間實(shí)現(xiàn)高效的檔案信息傳輸。同時(shí),對(duì)檔案?jìng)鬏數(shù)倪^(guò)程可以進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控與記錄,在傳輸過(guò)程中通過(guò)設(shè)置加密系統(tǒng)或者采用身份驗(yàn)證,開(kāi)放特定權(quán)限等具體的管理措施,實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確安全傳輸?shù)取?/p>
建立健全信息化的汽車(chē)產(chǎn)品檔案體系,加強(qiáng)科技檔案的有效管理,需要在立足企業(yè)發(fā)展實(shí)際,以核心業(yè)務(wù)作為出發(fā)點(diǎn),改進(jìn)檔案管理機(jī)制,提升檔案管理的便捷性,才能為汽車(chē)產(chǎn)品的發(fā)展提供可靠的基礎(chǔ)信息保障,有效提升企業(yè)的研發(fā)和管理效益。