徐娟

摘 要：本文首先對(duì)檔案信息化作出簡(jiǎn)要闡述，然后對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)作用予以說(shuō)明，對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題展開(kāi)分析，最后針對(duì)問(wèn)題產(chǎn)生的主要原因，結(jié)合實(shí)際情況，提出幾點(diǎn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效策略，希望可以對(duì)業(yè)內(nèi)起到一定參考作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

隨著云共享技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅速發(fā)展，信息化管理已經(jīng)成為各行各業(yè)未來(lái)可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。在事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展中，存在檔案信息資源數(shù)量大、檔案信息類型多等多種特點(diǎn)，在檔案管理工作中，信息化技術(shù)的應(yīng)用可以讓管理效率、管理質(zhì)量得到有效提升，對(duì)于檔案管理模式創(chuàng)新具有重要意義。

一、檔案信息化相關(guān)概述

信息化本身具有滲透性、創(chuàng)新性、增值性以及帶動(dòng)性特點(diǎn)，在事業(yè)單位檔案管理工作中，信息化技術(shù)的應(yīng)用對(duì)于管理工作順利開(kāi)展具有重要意義。檔案信息化主要指的是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的應(yīng)用下，圍繞檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中心，以檔案數(shù)字化人才為支撐，構(gòu)建檔案電子化規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)體系，進(jìn)而形成檔案數(shù)字化綜合體系?，F(xiàn)階段，檔案信息管理工作開(kāi)展主要目標(biāo)是管理模式化、館藏共享化、歸檔自動(dòng)化以及應(yīng)用專業(yè)化、控制高效化。在具體工作開(kāi)展中，首先，應(yīng)做好信息技術(shù)開(kāi)發(fā)工作與應(yīng)用工作，為檔案信息化高效開(kāi)展奠定基礎(chǔ);其次，應(yīng)做好檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)品更新工作，保證檔案管理工作實(shí)施水準(zhǔn);最后，應(yīng)做好信息化數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用工作，并構(gòu)建管理工作開(kāi)展長(zhǎng)效機(jī)制。

二、事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要意義

在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作中，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)化建設(shè)的過(guò)程以及使用計(jì)算機(jī)化介質(zhì)作為傳播檔案資料的手段具有許多優(yōu)勢(shì)。它可以顯著提高分發(fā)過(guò)程中檔案管理信息的速度，并優(yōu)化和改善公共機(jī)構(gòu)中傳統(tǒng)檔案管理的服務(wù)模式。同時(shí)，可以增強(qiáng)檔案信息反饋機(jī)制的最新性，提高工作效率，從而提高檔案管理水平、部門工作水平。此外，事業(yè)單位建立檔案信息還可以有效提高檔案信息的質(zhì)量，提高受眾交流的影響力，改善檔案存儲(chǔ)環(huán)境，從而有效減少紙張資源的浪費(fèi)。可以解決文件模糊，損壞的問(wèn)題，有效增加文件的存儲(chǔ)容量。檔案管理可以有效地優(yōu)化公共事業(yè)單位的檔案管理體系和管理方法。在某種程度上，可以減輕文件管理人員的工作壓力，確保公共機(jī)構(gòu)更加專業(yè)化并融入文件管理中，通過(guò)電子化和智能化確保公共機(jī)構(gòu)的良好發(fā)展。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)作用

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的主要作用有：

1.檔案資源永久保存

在傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展中，紙質(zhì)文件受到濕度、溫度等環(huán)境因素影響，可能會(huì)有損壞、發(fā)霉等情況產(chǎn)生，進(jìn)而讓檔案信息出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)，能夠轉(zhuǎn)換紙質(zhì)檔案為數(shù)字檔案，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及磁盤中進(jìn)行存儲(chǔ)，進(jìn)而規(guī)避檔案損壞問(wèn)題。

2.檔案管理效率提升

傳統(tǒng)事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理過(guò)程較為繁瑣，涉及程序相對(duì)較多，這對(duì)于檔案查詢工作、檔案整理工作開(kāi)展具有不利影響。通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)，可以讓工作人員利用專業(yè)系統(tǒng)完成檔案查詢工作，讓查詢效率得以提升，與此同時(shí)，檔案管理工作也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)程序完成，可以讓檔案管理工作效率以及質(zhì)量得以提升。

3.檔案管理持續(xù)發(fā)展

檔案管理工作應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，積極更新管理技術(shù)與管理手段，通過(guò)信息化建設(shè)，可以采用電子錄入方式完成信息資源的管理、記錄、采集、存儲(chǔ)等工作，在保證檔案管理效率的同時(shí)，對(duì)于其未來(lái)可持續(xù)發(fā)展具有積極影響。

四、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題

1.檔案管理信息化的理念尚未深入人心

隨著信息技術(shù)的出現(xiàn)和廣泛使用，它在各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展和創(chuàng)新中發(fā)揮了不可磨滅的作用。信息技術(shù)已在管理大型公司方面發(fā)揮了巨大的優(yōu)勢(shì)。對(duì)于事業(yè)單位中的文件管理，它還必須配備現(xiàn)代信息技術(shù)，這大大提高了文件管理和使用的現(xiàn)代化程度。但是，仍然有一些事業(yè)單位的相關(guān)管理人員尚未意識(shí)到基于信息的檔案管理的重要性，繼續(xù)使用傳統(tǒng)形式的檔案管理，由于相關(guān)的管理人員和干部對(duì)于信息技術(shù)存在偏見(jiàn)，因此他們認(rèn)為進(jìn)行檔案管理信息建設(shè)是必須消耗大量的人力、物力和資金等。同時(shí)，部門負(fù)責(zé)人和各個(gè)部門的員工對(duì)待檔案管理的態(tài)度嚴(yán)重阻礙信息建設(shè)檔案管理的計(jì)算機(jī)化設(shè)計(jì)嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位在未來(lái)的健康穩(wěn)固發(fā)展。盡管在某些事業(yè)單位的文件管理過(guò)程中，信息構(gòu)建被視為未來(lái)文件管理中的重要問(wèn)題之一，但通常在建立過(guò)程中只是對(duì)其進(jìn)行膚淺的了解，而沒(méi)有加深對(duì)其管理或健全和完善，并且在構(gòu)建過(guò)程中沒(méi)有投入太多的精力。

2.管理經(jīng)驗(yàn)不足

管理經(jīng)驗(yàn)不足的問(wèn)題在我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中普遍存在，現(xiàn)階段，在國(guó)家層面，雖然針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作制定了一系列具有宏觀特點(diǎn)、全局特點(diǎn)的法律法規(guī)政策，但對(duì)于地方工作開(kāi)展僅能起到指導(dǎo)作用。而地方事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展往往存在管理經(jīng)驗(yàn)不足的主要問(wèn)題，人員管理能力水平難以滿足信息化管理需求。與此同時(shí)，還有部分事業(yè)單位檔案管理部門存在管理認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一的主要問(wèn)題，會(huì)對(duì)信息化建設(shè)管理工作順利開(kāi)展造成阻礙。

3.技術(shù)發(fā)展滯后

在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，技術(shù)發(fā)展滯后的問(wèn)題依然普遍存在。其主要表現(xiàn)為：

（1）開(kāi)發(fā)利用滯后。部分事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)中存在開(kāi)發(fā)利用滯后的主要問(wèn)題，之所以產(chǎn)生此類問(wèn)題，其主要原因是市場(chǎng)中檔案信息化管理產(chǎn)品較為缺乏、工作人員參與檔案信息化開(kāi)發(fā)利用積極性低等。

（2）建設(shè)進(jìn)程滯后。部分事業(yè)單位相關(guān)工作人員沒(méi)有對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作予以高度重視，存在信息化建設(shè)進(jìn)程滯后的主要問(wèn)題。同時(shí)，還有一些事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中會(huì)面臨諸多困難，如果沒(méi)有對(duì)此困難予以及時(shí)克服，就會(huì)讓管理工作開(kāi)展效果受到不利影響。

（3）信息整合滯后。信息整合工作需要多部門、多單位共同完成，但就目前來(lái)看，部門各自為政的現(xiàn)象普遍存在，這會(huì)讓信息整合出現(xiàn)滯后問(wèn)題。

4.管理水平不足

管理水平會(huì)對(duì)管理效果造成直接影響，之所以產(chǎn)生管理水平不足問(wèn)題，其主要原因?yàn)椋?/p>

（1）網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)迅猛發(fā)展，在部分事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，因?yàn)槿藛T思想先進(jìn)性不足、技術(shù)選擇不合理等問(wèn)題，可能會(huì)對(duì)整體管理水平造成不利影響。

（2）在我國(guó)部分事業(yè)單位中，存在檔案信息化管理監(jiān)督力度不足的主要問(wèn)題，缺少對(duì)檔案管理的強(qiáng)制執(zhí)行規(guī)定，難以保證人員工作開(kāi)展規(guī)范性。同時(shí)，檔案信息化管理工作開(kāi)展對(duì)人員工作具有新的能力要求，如果人員能力水平不足，就會(huì)讓管理效率、管理質(zhì)量受到不利影響。

5.管理模式缺陷

現(xiàn)階段，管理模式缺陷的問(wèn)題依然普遍存在，其主要表現(xiàn)為組織結(jié)構(gòu)缺陷、管理體制缺陷這兩個(gè)方面。在組織結(jié)構(gòu)方面，部分事業(yè)單位沒(méi)有對(duì)檔案信息化建設(shè)管理工作人員權(quán)責(zé)進(jìn)行明確劃分，存在權(quán)責(zé)不清等現(xiàn)象。與此同時(shí)，還有部分事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)管理存在管辦不分以及政事不分情況，這會(huì)讓檔案信息化管理出現(xiàn)冗余情況，讓管理工作開(kāi)展有效性受到不利影響。在管理體制方面，部分事業(yè)單位存在文件檔案各自保管情況，缺乏保管統(tǒng)一性與信息化處理統(tǒng)一性，此種管理模式規(guī)范程度相對(duì)較差，可能會(huì)讓檔案丟失現(xiàn)象產(chǎn)生，讓檔案信息化管理措施落實(shí)效果受到不利影響。

五、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位會(huì)有更多的專門檔案、重要檔案、聲像檔案、科技檔案出現(xiàn)，只有對(duì)信息化建設(shè)策略進(jìn)行有效實(shí)施，才能讓檔案管理工作質(zhì)量得以提升。

1.加大對(duì)事業(yè)單位檔案管理的資金投入

不管是工程項(xiàng)目還是公司管理部門，順利進(jìn)行的原因都是每個(gè)部門都投入了大量的人力、物力和財(cái)力，事業(yè)單位中的文件管理也是如此。為了能夠及時(shí)更新舊設(shè)備并有足夠的資金來(lái)引進(jìn)高新技術(shù)，必須增加文件管理方面的資本投資。首先，在有關(guān)部門的大力支持下，事業(yè)單位可以積極引進(jìn)現(xiàn)代化的管理設(shè)備，取代原來(lái)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)和其他文件管理所需的材料。但是，應(yīng)注意的是，更換設(shè)備后，人員應(yīng)保存原始數(shù)據(jù)并將其傳輸?shù)叫略O(shè)備中，以進(jìn)行有效的分類和集成。其次，為了確保所收集文件的安全性和機(jī)密性，還應(yīng)建立完整的安全保護(hù)系統(tǒng)，以確保文件信息不會(huì)丟失，從而確保信息的安全性、完整性和有效性。

2.制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的首要工作。首先，應(yīng)制定具有針對(duì)化的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體系，在管理架構(gòu)上，應(yīng)保證檔案管理具有高度統(tǒng)一性特點(diǎn)，避免有分散管理、多頭保管、各自操作等情況出現(xiàn)。還應(yīng)做好領(lǐng)導(dǎo)管理工作，對(duì)組長(zhǎng)、負(fù)責(zé)人進(jìn)行有效安排。其次，應(yīng)對(duì)資源進(jìn)行有效整合，完成可操作檔案共享標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建工作，保證文書檔案網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)可以得到有效運(yùn)行，保證查詢快捷性、歸檔安全性、機(jī)關(guān)工作高效性。

3.完善檔案管理制度

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作開(kāi)展中，完善檔案管理制度是工作順利開(kāi)展的重要保證。首先，事業(yè)單位應(yīng)構(gòu)建層層負(fù)責(zé)制度，并成立專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)小組，保證檔案管理信息化建設(shè)具有專人專崗特點(diǎn)。其次，事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)制定長(zhǎng)期規(guī)劃與長(zhǎng)期目標(biāo)，具體應(yīng)涵蓋在線接收、在線移交、在線查詢、在線鑒定等多種內(nèi)容，讓政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)得到有效對(duì)接，讓安全防護(hù)防泄密問(wèn)題、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)攻關(guān)問(wèn)題、數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一問(wèn)題得到有效解決。最后，需要對(duì)權(quán)利義務(wù)制度予以明晰化處理，保證工作開(kāi)展有序性與工作流程明確性。

4.構(gòu)建良好運(yùn)行程序

在事業(yè)單位中，為讓良好運(yùn)行程序得以構(gòu)建，首先，應(yīng)結(jié)合檔案信息化建設(shè)工作實(shí)際需求，對(duì)檔案電子文件裝訂方式、存儲(chǔ)格式、管理架構(gòu)以及人員專業(yè)技術(shù)進(jìn)行全面分析，對(duì)工作流程進(jìn)行有效完善，保證管理、保管、移交統(tǒng)一性。其次，應(yīng)保證在職人員、離職人員對(duì)保密責(zé)任予以嚴(yán)格履行，避免有涉密文件泄露情況產(chǎn)生。最后，應(yīng)嚴(yán)格管理涉密檔案，可以對(duì)此類檔案進(jìn)行登記目錄，開(kāi)展備案?jìng)洳楣ぷ?，全面了解?dāng)前檔案管理情況。

5.提升人才素質(zhì)水平

（1）強(qiáng)化人員培訓(xùn)

強(qiáng)化人員培訓(xùn)是提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作人員素質(zhì)水平的重要方法，是讓信息化人才短板得以彌補(bǔ)的重要舉措。在具體工作開(kāi)展中，應(yīng)對(duì)培訓(xùn)力度予以增大，一方面應(yīng)保證培訓(xùn)人員全面，確保檔案部門工作人員可以全部到位;另一方面應(yīng)保證培訓(xùn)方式多元性，對(duì)講座培訓(xùn)方式、互聯(lián)網(wǎng)培訓(xùn)方式、模擬實(shí)踐培訓(xùn)方式予以綜合采用，保證培訓(xùn)工作開(kāi)展效果。

（2）加強(qiáng)交流鍛煉

事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案管理工作人員定期組織交流學(xué)習(xí)活動(dòng)與進(jìn)修學(xué)習(xí)活動(dòng)，讓檔案管理工作人員在學(xué)習(xí)中提升自身的能力素質(zhì)水平，讓人員工作態(tài)度變得更為端正，進(jìn)而為檔案信息化建設(shè)管理工作高質(zhì)量開(kāi)展提供人力支持。值得注意的是，檔案管理工作人員自身也應(yīng)積極樹(shù)立終身學(xué)習(xí)理念、自主學(xué)習(xí)意識(shí)，根據(jù)單位需求，及時(shí)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)硬件維護(hù)知識(shí)、軟件應(yīng)用技能，讓平臺(tái)應(yīng)用、維護(hù)、管理工作開(kāi)展有效性得以提升。

6.加強(qiáng)對(duì)于館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理形式主要是保留已登記檔案信息的記錄，將其分類為紙質(zhì)檔案，并進(jìn)行館藏管理。如今，現(xiàn)代技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的使用為人們的生活帶來(lái)了極大的方便。事業(yè)單位的文件管理應(yīng)逐步將文件轉(zhuǎn)換為某種形式的數(shù)字信息，數(shù)字處理不僅可以促進(jìn)文件的組織和存儲(chǔ)，而且可以成為創(chuàng)建文件信息的主要因素。首先，該部門的文件管理人員應(yīng)根據(jù)各種類型和部門的數(shù)據(jù)信息以及分類返回的文件信息的準(zhǔn)確性進(jìn)一步對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)文件進(jìn)行分類。其次，執(zhí)行數(shù)字處理以避免將來(lái)由于時(shí)間和空間的變化而造成的存檔信息丟失，從而不能保證存檔信息的完整性。

7.加強(qiáng)信息安全防護(hù)

在檔案管理信息化建設(shè)背景下，檔案管理工作開(kāi)展效率迅速提高、耗時(shí)大幅縮短，但與此同時(shí)，檔案信息資源安全問(wèn)題也變得更為嚴(yán)峻。所以，事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)工作中，需要對(duì)信息安全防護(hù)工作開(kāi)展力度予以加強(qiáng)。首先，事業(yè)單位需要增強(qiáng)管理工作人員安全意識(shí)，讓工作人員嚴(yán)格開(kāi)展檔案資源信息安全鑒定工作，讓檔案開(kāi)放范圍以及安全保密程度得以明確化處理，讓檔案安全管理工作開(kāi)展有效性得以提升。其次，事業(yè)單位應(yīng)開(kāi)展檔案資源存儲(chǔ)殺毒工作，應(yīng)在實(shí)際情況基礎(chǔ)上，裝設(shè)殺毒軟件以及防火墻，并對(duì)硬件設(shè)備、軟件設(shè)備開(kāi)展定期升級(jí)維護(hù)工作。最后，在信息化檔案建設(shè)中，需要對(duì)數(shù)據(jù)備份功能、數(shù)據(jù)恢復(fù)功能予以全面應(yīng)用，確保檔案數(shù)據(jù)信息安全防護(hù)工作開(kāi)展綜合性，值得注意的是，事業(yè)單位應(yīng)在安全防護(hù)工作開(kāi)展中全面結(jié)合實(shí)際情況，讓自身優(yōu)勢(shì)得到充分發(fā)揮，完成安全風(fēng)險(xiǎn)與安全問(wèn)題的監(jiān)控工作、識(shí)別工作、處理工作與報(bào)告工作，讓檔案資源管理工作更具綜合性特點(diǎn)。

六、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位在檔案管理的信息化方面存在著很多的問(wèn)題。因此，強(qiáng)化信息化建設(shè)的任務(wù)勢(shì)在必行。事業(yè)單位通過(guò)制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、完善檔案管理制度、構(gòu)建良好運(yùn)行程序、提升人才素質(zhì)水平以及加強(qiáng)信息安全防護(hù)的主要策略，可以讓檔案管理信息化建設(shè)工作得以高效完成，為我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，使以后的檔案管理工作更加完善。

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（作者單位：濰坊市海洋發(fā)展研究院）