程潔 陳勇

摘 要：個(gè)人檔案又叫名人、人物全宗，是指社會(huì)知名人士在社會(huì)活動(dòng)中形成的、能夠記載和反映個(gè)人生平歷史、工作實(shí)績、學(xué)術(shù)水平等不同門類和載體形式的各種材料組成的檔案整體。盡管在檔案管理工作中，許多細(xì)節(jié)可能千篇一律，但是個(gè)人檔案作為身份標(biāo)志，積極有效的管理可以使它的利用價(jià)值百里挑一。本文針對(duì)個(gè)人檔案的現(xiàn)狀，提出個(gè)人檔案管理的一般規(guī)律，即個(gè)人檔案管理要積極有效，合乎時(shí)代發(fā)展。

關(guān)鍵詞：個(gè)人檔案 有效管理

通過研究檔案的利用價(jià)值及普遍表現(xiàn)，發(fā)現(xiàn)檔案相對(duì)于比較高級(jí)的記錄載體，必然需要有效又準(zhǔn)確的方法來提高利用率，個(gè)人檔案的有效方法，即為檔案的利用率和保密性。利用率好理解，保密性如何體現(xiàn)，試想一件貴重物品經(jīng)常被展覽，人人都見過，那么假冒偽劣的仿制品也一起多起來，所以高質(zhì)量的檔案需要曝光，但曝光要適度。而一份個(gè)人檔案被妥當(dāng)?shù)谋４妫⑶冶蛔C實(shí)具有現(xiàn)實(shí)意義的利用價(jià)值，那么這份檔案的保密性和利用率就能很好地體現(xiàn)出來。

在個(gè)人檔案的管理中發(fā)現(xiàn)，由于保密性和利用率常常同時(shí)體現(xiàn)，因此也起到互相牽制的作用。由于制度上規(guī)定，個(gè)人檔案不允許本人查閱，要實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值，檔案管理工作者的工作素質(zhì)起到?jīng)Q定性作用。然而時(shí)代的進(jìn)步，要求個(gè)人檔案，不存在對(duì)個(gè)人的保密內(nèi)容。由于個(gè)人檔案延續(xù)一生，難免碰到意外之事，比如信用擔(dān)保，擔(dān)保成功或者失敗，本身就是一個(gè)問題，會(huì)對(duì)個(gè)人信用造成影響，而一旦信用擔(dān)保失敗，對(duì)個(gè)人檔案內(nèi)容的收集和管理將會(huì)上升到法律層面上來。目前從影響個(gè)人檔案管理的有限約束因素與風(fēng)險(xiǎn)方面觀察個(gè)人檔案，檔案管理者主觀上的知情度即為檔案開放的程度，它的開放使個(gè)人檔案具有利用價(jià)值，同時(shí)也是對(duì)個(gè)人檔案管理工作的一項(xiàng)約束，即開放權(quán)限程度的約束。而個(gè)人檔案管理，客觀上的風(fēng)險(xiǎn)，表現(xiàn)在信息安全的基本要素：真實(shí)性、保密性、有用性及其相互間的聯(lián)系與矛盾。通過個(gè)人檔案在人力資源管理中，工作的流程（先收集，再整理，再審核，再更新，最后傳遞）可以清楚看到可利用的檔案資源在管理工作中，來自哪里，去向何方，以及這一流程的標(biāo)準(zhǔn)化，即收集、整理、歸檔，同時(shí)標(biāo)準(zhǔn)化流程是有目的得遵循真實(shí)、全面、及時(shí)、不斷更新的特點(diǎn)。

人事檔案管理是人事工作的一個(gè)重要組成部分，這項(xiàng)工作主要包括人事檔案的收集、鑒別、整理、利用和傳遞服務(wù)等內(nèi)容。我國現(xiàn)行人事檔案管理工作與我國現(xiàn)行的人事管理體制改革并不相符，已無法適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求，需要進(jìn)行幾方面改革：充實(shí)人事檔案內(nèi)容，建立統(tǒng)一的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，健全人事檔案工作的規(guī)章制度，創(chuàng)新人事檔案管理方式，增加人事檔案內(nèi)容的透明度。建立有效的個(gè)人檔案的管理制度，變落后的人事檔案管理為個(gè)人檔案管理。目前提出的公民個(gè)人檔案一體化管理，建立統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)，在一定區(qū)域內(nèi)設(shè)立各級(jí)國家檔案中心，集中管理該地區(qū)公民檔案。這些方案和制度是符合《檔案法》規(guī)定的檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則。

個(gè)人檔案一體化是趨勢（如何從隔離到融合的個(gè)人檔案），使得個(gè)人檔案由戶籍檔案和人事檔案整合起來，之前是分開的。信息技術(shù)的發(fā)展，不但給個(gè)人檔案的管理提供了新的存儲(chǔ)載體、查詢手段，而且在提供利用上可以實(shí)現(xiàn)全國聯(lián)網(wǎng)、異地查詢，同時(shí)，信息加密、分級(jí)管理等技術(shù)有效地保護(hù)了個(gè)人信息安全?，F(xiàn)階段還難以完全擺脫紙質(zhì)檔案，在電子檔案真實(shí)性、憑證性問題尚未得到解決的情況下，在實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌制的基礎(chǔ)上探索、完善個(gè)人檔案的電子化管理比較可行。這是公民個(gè)人檔案一體化管理的內(nèi)外部機(jī)制，個(gè)人檔案的電子化技術(shù)已完善，找到適合電子化管理的恰當(dāng)手段，進(jìn)一步提升個(gè)人檔案利用的效率，是有效管理個(gè)人檔案的必要條件。

在實(shí)施過程中，以信件、家譜、日記等為主要內(nèi)容的人物遺產(chǎn)全宗，是歷史人物個(gè)人檔案的組成部分，個(gè)人信息的存檔應(yīng)囊括每個(gè)社會(huì)人在其工作和生活中相伴產(chǎn)生的重要信息，作為公共文化資源重要組成部分的個(gè)人檔案資源建設(shè)，需要以廣大社會(huì)公眾為依托。重視個(gè)人檔案就是重視歷史的公共資源，個(gè)人檔案是了解自己、家庭及時(shí)代的重要信息來源，個(gè)人檔案信息了解的多少，需要實(shí)踐的推進(jìn)和理論的指導(dǎo)。而實(shí)踐和理論中新舊更替的一體化，在一些小的細(xì)節(jié)上見真章，這些細(xì)節(jié)同時(shí)體現(xiàn)在檔案的時(shí)代性和科技發(fā)達(dá)的領(lǐng)域。

理論的進(jìn)步在于指導(dǎo)實(shí)踐。針對(duì)個(gè)人數(shù)字檔案中電子文件的管理，從文件形成之時(shí)甚至之前對(duì)文件形成一直到歸檔整個(gè)過程給與通盤規(guī)劃，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督，即前端控制。這種方法最初只針對(duì)電子文件，即檔案人員對(duì)電子文件管理的干預(yù)時(shí)機(jī)，需提前至系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段。如果檔案人員在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，積極介入個(gè)人檔案電子文件管理，那么隨后的文件生成、保管、歸檔、利用等環(huán)節(jié)，能有效保證電子文件的安全性。個(gè)人數(shù)字檔案的保存應(yīng)建立數(shù)字信息庫，將所有文件傳輸?shù)綆熘?，?guī)范文件的數(shù)據(jù)格式，即類似于紙質(zhì)檔案的排序、歸檔和裝盒過程，從而獲得文件副本版本和文件出處，類似于來源原則的應(yīng)用。

個(gè)人檔案是人們與過去聯(lián)通的橋梁，具有事務(wù)性、象征性和證據(jù)性，說明個(gè)人檔案在整理中也發(fā)揮著事由原則。具有可訪問性而成為“共享”資源個(gè)人檔案關(guān)注個(gè)人，但是也包含政府信息或工作信息以及由第三方維護(hù)信息的數(shù)字檔案。而數(shù)字檔案采用的概念，比如人生流（人生的由生到死）、干草堆（各種紛繁無序的的事件必然的聯(lián)系也多）?？梢园l(fā)現(xiàn)來源原則（人生流）和事由原則（干草堆）在個(gè)人檔案整理中都有相關(guān)，兩者在實(shí)踐工作中逐漸趨近，有時(shí)往往很難區(qū)分，卻不孤立。有來源的同時(shí)是有內(nèi)涵的，有內(nèi)容的同時(shí)能找到出處，這是個(gè)人檔案在信息化社會(huì)的進(jìn)步。

個(gè)人將其通信、照片、視音頻等個(gè)人文件保存在電子郵件、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)上。在個(gè)人檔案管理的保存價(jià)值方面，被認(rèn)為可以為個(gè)人數(shù)字檔案存儲(chǔ)、檢索、獲取提供方便，個(gè)人數(shù)字檔案在個(gè)人和家庭中比在檔案機(jī)構(gòu)庫中具有更大價(jià)值，發(fā)揮的作用更加明顯。

個(gè)人數(shù)字檔案的保存應(yīng)建立數(shù)字信息庫，將所有文件傳輸?shù)綆熘?，?guī)范文件的數(shù)據(jù)格式，即類似于紙質(zhì)檔案的排序、歸檔和裝盒過程，這樣規(guī)范的數(shù)據(jù)庫可以方便信息的提取和利用。有專家認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)廉價(jià)化使人們可以保留一切文件。而個(gè)人數(shù)字財(cái)產(chǎn)由于備份、共享等多種原因，會(huì)進(jìn)行分布式存儲(chǔ)。正因如此，個(gè)人數(shù)字檔案被認(rèn)為應(yīng)該建立分布式存儲(chǔ)目錄，這包含兩方面：一方面，記錄任何文件副本版本和文件出處;另一方面，檔案工作者應(yīng)同個(gè)人檔案創(chuàng)建者建立“持久合作關(guān)系”，創(chuàng)建指南、參與管理。

檔案創(chuàng)建者高效、可靠和良好的方式管理個(gè)人照片系統(tǒng)，該方式包括兩個(gè)方面：按時(shí)間順序和按縮略圖分類展示照片，通過這兩種功能，可簡單瀏覽，尋找目標(biāo)不斷增長的信息存儲(chǔ)容量，促使我們不斷更新原有文件。這種無形的管理負(fù)擔(dān)，是個(gè)人數(shù)字檔案面臨的一個(gè)重大挑戰(zhàn)，因此她提出管理數(shù)字檔案的三種活動(dòng)，即日?；顒?dòng)、社會(huì)活動(dòng)和個(gè)人活動(dòng)。三種活動(dòng)得出電子郵件是一種重要的管理工具的結(jié)論。用戶使用附件的形式給自己發(fā)送文件，并使用電子郵件元數(shù)據(jù)來保存、編目、組織和檢索重要數(shù)據(jù)，既方便歸類也方便查找，實(shí)現(xiàn)檔案信息的往返自如、更新自如、存檔自如。

此外，個(gè)人檔案的管理一定要人檔結(jié)合，而不是人檔分離，導(dǎo)致個(gè)人檔案具有保密性而沒有價(jià)值性，或者施展了價(jià)值卻不保密。不可否認(rèn)的是，檔案的來源最終是人的活動(dòng)或者說人帶動(dòng)的機(jī)構(gòu)的活動(dòng)。通過檔案生成者和管理者的活動(dòng)，現(xiàn)有的個(gè)人檔案是自行添加以及官方更新相結(jié)合。結(jié)合檔案的發(fā)展以及對(duì)個(gè)人檔案實(shí)踐，對(duì)于那些不知道自己檔案“身在何方”的人員，業(yè)內(nèi)人士建議，畢業(yè)生要與參加工作前的最后一個(gè)學(xué)校聯(lián)系，外地畢業(yè)生要向原戶籍所在地的人社部門咨詢;多次變換工作的人則要向第一家用人單位進(jìn)行咨詢。履行這一程序同樣是個(gè)人檔案在時(shí)代變化中必須解決的問題，同時(shí)也是需要改進(jìn)的問題。

目前，計(jì)算機(jī)大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的應(yīng)用，正逐漸改變繁瑣而模糊的個(gè)人檔案管理工作，電子檔案的管理正從輔助字紙檔案，變?yōu)殡娮訖n案和字紙檔案并行，且互相交叉方向上的進(jìn)步。而信息技術(shù)的應(yīng)用也使保密與價(jià)值變的簡單宜行，更說明新技術(shù)才是保持領(lǐng)先的前進(jìn)動(dòng)力，也是帶領(lǐng)檔案工作的風(fēng)向標(biāo)。

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