任馳

摘要：隨著國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)核算電子化快速發(fā)展和國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)量的不斷增加，國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理需求日益迫切。本文結(jié)合廣西國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀，指出檔案管理存在的不足，結(jié)合國(guó)內(nèi)先進(jìn)的會(huì)計(jì)檔案電子化管理經(jīng)驗(yàn)，提出國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化建議。

關(guān)鍵詞：國(guó)庫(kù) 會(huì)計(jì)檔案 電子化

一、人民銀行國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

依據(jù)《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案是指人民銀行各級(jí)國(guó)庫(kù)部門在處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。

國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿（包括總賬、分戶賬、重要單證和重要印章的領(lǐng)發(fā)、保管和繳銷登記簿、國(guó)債登記簿等）、會(huì)計(jì)報(bào)告（包括本級(jí)或匯總?cè)牭臅?huì)計(jì)報(bào)告、預(yù)算收支報(bào)表、庫(kù)存日?qǐng)?bào)表、余額表等）和其他會(huì)計(jì)資料四類，保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為10年和30年。

（一）國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案以紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案為主，檔案管理工作量大

1.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案多。如2019年廣西區(qū)分庫(kù)經(jīng)理的三級(jí)11個(gè)庫(kù)共產(chǎn)生會(huì)計(jì)憑證及附件20.3萬(wàn)張，同比增長(zhǎng)13.47%，裝訂1129冊(cè)，平均每天4-5冊(cè)，最高達(dá)7冊(cè)。預(yù)算收支報(bào)表、賬表195冊(cè)，各類登記簿25冊(cè);各中心支庫(kù)年均裝訂會(huì)計(jì)憑證600冊(cè)左右，平均每天2-3冊(cè);各縣支庫(kù)年均裝訂50冊(cè)左右，平均3-5天一冊(cè)。大量的紙質(zhì)國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案需專人整理、裝訂、保管，工作量大，工作效率低。

2.檔案管理分散。一方面，同一部門產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料，保管分散。如核算部門當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)憑證和收支賬表等，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由本單位核算部門或會(huì)計(jì)監(jiān)督部門臨時(shí)保管一年，再移交綜合檔案管理部門統(tǒng)一保管;而各類登記簿、專夾保管的查詢查復(fù)書(shū)、與事后監(jiān)督部門（或事后監(jiān)督員）的會(huì)計(jì)資料交接清單等其他資料，則由會(huì)計(jì)主管保管。另一方面，各級(jí)國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案由各行自行管理，各中心支庫(kù)和縣支庫(kù)需按照本行綜合檔案管理部門的要求編制檔案號(hào)，不利于國(guó)庫(kù)會(huì)檔案的統(tǒng)一管理和調(diào)閱。

3.保管條件有限。會(huì)計(jì)資料在移交檔案管理部門之前，大多國(guó)庫(kù)部門沒(méi)有專門的檔案室，無(wú)法達(dá)到防潮、防蟲(chóng)等檔案室的配備要求，不利于會(huì)計(jì)檔案的保管。

（二）國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案管理電子化水平低

一方面由于核算部門與檔案管理部門對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)和理解不一致，一些可電子化管理的資料仍需形成紙質(zhì)檔案。如國(guó)庫(kù)數(shù)據(jù)集中系統(tǒng)中支付系統(tǒng)來(lái)往賬清單、系統(tǒng)日志等，保存為電子表格或文本格式，易于讀取和利用，且可節(jié)約大量紙張;而檔案保管部門則認(rèn)為電子表格或文本格式的文檔不符合電子檔案不可篡改的條件，因此不受理國(guó)庫(kù)從系統(tǒng)導(dǎo)出的、以磁介質(zhì)保存的電子會(huì)計(jì)資料作為電子檔案管理。

另一方面，因未建立電子檔案管理系統(tǒng)，紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料不能形成會(huì)計(jì)影像資料，作為電子檔案保管;而直接通過(guò)計(jì)算機(jī)等設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)資料，無(wú)專門的電子檔案系統(tǒng)管理。雖然廣西區(qū)分庫(kù)開(kāi)發(fā)了查詢系統(tǒng)，收集財(cái)稅庫(kù)銀稅收收入入庫(kù)流水、TCBS各項(xiàng)預(yù)算收支報(bào)表等電子信息，對(duì)電子信息充分利用，但目前尚不能作為電子檔案系統(tǒng)管理電子檔案。

（三）國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案利用水平低

由于國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案以紙質(zhì)檔案保管為主，對(duì)會(huì)計(jì)檔案利用手段，主要是現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱，缺少必要的科技手段對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分析與信息共享。如針對(duì)國(guó)庫(kù)業(yè)務(wù)的各項(xiàng)檢查，必須現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱資料，耗費(fèi)大量人力物力，無(wú)法實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、精細(xì)化、科技化的數(shù)據(jù)進(jìn)行針對(duì)性檢查。

二、 國(guó)內(nèi)商業(yè)銀行會(huì)計(jì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)

（一）統(tǒng)一制訂會(huì)計(jì)檔案管理制度

如工行，為進(jìn)一步提高全行檔案管理的精細(xì)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化水平，對(duì)各機(jī)構(gòu)檔案工作開(kāi)展情況進(jìn)行有針對(duì)性的調(diào)研，制定檔案工作的指導(dǎo)意見(jiàn)，并從檔案管理的工作體制機(jī)制、檔案安全保密管理、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、電子化檔案管理、檔案法制意識(shí)等方面制訂實(shí)施細(xì)則，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作有章可遁。

（二）統(tǒng)一開(kāi)發(fā)功能強(qiáng)大的會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)

如工行和交行，由總行統(tǒng)一開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，集數(shù)據(jù)采集、業(yè)務(wù)校驗(yàn)、事后監(jiān)督、檔案管理于一體，系統(tǒng)自動(dòng)處理的業(yè)務(wù)則自動(dòng)形成電子檔案，人工處理的業(yè)務(wù)則分片區(qū)集中采集數(shù)據(jù)，將紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料形成電子影像，與業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配和校驗(yàn)，形成電子檔案，以便于事后監(jiān)督、檔案歸集管理和調(diào)閱。

（三）高度集中的管理

1.紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料集中管理。如工行南寧市及下轄六縣100多個(gè)網(wǎng)點(diǎn)的會(huì)計(jì)資料，由各網(wǎng)點(diǎn)采用郵政專遞方式將當(dāng)日形成會(huì)計(jì)資料打包送至區(qū)分行營(yíng)業(yè)部，再由營(yíng)業(yè)部統(tǒng)一將紙質(zhì)資料形成電子影像，上傳至?xí)?jì)檔案系統(tǒng)，而紙質(zhì)資料塑封后由檔案部門統(tǒng)一保管;

2.事后監(jiān)督工作集中。工行廣西區(qū)分行設(shè)立三十余人的事后監(jiān)督部門，對(duì)全區(qū)所有網(wǎng)點(diǎn)業(yè)務(wù)統(tǒng)一進(jìn)行事后監(jiān)督，便于全面掌握各地區(qū)、各網(wǎng)點(diǎn)業(yè)務(wù)情況。

3.數(shù)據(jù)管理集中。所有數(shù)據(jù)都保存在總行系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中，由總行設(shè)置分級(jí)調(diào)閱權(quán)限。各分支機(jī)構(gòu)按照職能分工設(shè)定會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱權(quán)限，便于今后會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱。

（四）采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)提高工作效率。

1.集約型數(shù)據(jù)采集。工行由于網(wǎng)點(diǎn)多，客戶多，紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料的數(shù)據(jù)采集由后臺(tái)統(tǒng)一完成，采用二十余臺(tái)高速掃描儀器，每天完成幾萬(wàn)份的資料的數(shù)據(jù)采集工作。

2.先進(jìn)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)。由于電子檔案與紙質(zhì)檔案的保管期限一致，大量的數(shù)據(jù)需保存10年、30年或永久保存，各行采用可擴(kuò)展的存儲(chǔ)空間、虛擬化技術(shù)等保障電子檔案存儲(chǔ);對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分級(jí)管理，超過(guò)一定年限則采用離線方式保存等。

（五）依托云計(jì)算進(jìn)行數(shù)據(jù)處理

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)應(yīng)用越來(lái)越彰顯其優(yōu)勢(shì)，是一種規(guī)模大到在獲取、存儲(chǔ)、管理、分析方面超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件工具能力范圍的數(shù)據(jù)集合，具有海量的數(shù)據(jù)規(guī)模、快速的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、多樣的數(shù)據(jù)類型和價(jià)值密度低四大特征。大數(shù)據(jù)技術(shù)的戰(zhàn)略意義不在于掌握龐大的數(shù)據(jù)信息，而在于對(duì)這些含有意義的數(shù)據(jù)進(jìn)行專業(yè)化處理。從技術(shù)上看，國(guó)內(nèi)商業(yè)銀行的大數(shù)據(jù)應(yīng)用依托云計(jì)算的分布式處理、分布式數(shù)據(jù)庫(kù)、云存儲(chǔ)、虛擬化技術(shù)，有利于提升電子檔案數(shù)據(jù)的利用價(jià)值，并解決檔案存儲(chǔ)空間問(wèn)題。

三、相關(guān)建議

（一）建立電子檔案管理規(guī)章制度，促進(jìn)電子檔案管理規(guī)范化

為確保國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理有章可循，應(yīng)加快建立電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，明確管理標(biāo)準(zhǔn)和體制，從根本上保證電子檔案管理的規(guī)范性。針對(duì)國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案管理量大、種類繁多、紙質(zhì)和電子信息并存的特點(diǎn)，從檔案管理工作機(jī)制、安全保密管理、電子化管理等各個(gè)環(huán)節(jié)制訂詳盡規(guī)章制度，促進(jìn)國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子管理精細(xì)化、規(guī)范化。

（二）開(kāi)發(fā)一體化系統(tǒng)，加快實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理

1.建議開(kāi)發(fā)統(tǒng)一的集數(shù)據(jù)采集、業(yè)務(wù)處理、事后監(jiān)督和檔案管理于一體的系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各級(jí)國(guó)庫(kù)業(yè)務(wù)事前監(jiān)督、事中控制、事后監(jiān)督、檔案管理流水線處理。國(guó)庫(kù)業(yè)務(wù)處理完畢后，系統(tǒng)針對(duì)不同的會(huì)計(jì)資料，采取不同的策略形成電子檔案。對(duì)于紙質(zhì)的會(huì)計(jì)資料，通過(guò)掃描進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)采集，形成影像資料，與系統(tǒng)中業(yè)務(wù)信息進(jìn)行勾兌匹配后形成電子檔案;對(duì)于已實(shí)現(xiàn)電子化處理的業(yè)務(wù)、系統(tǒng)生成的各項(xiàng)賬表、登記簿等，可通過(guò)系統(tǒng)自身的存儲(chǔ)功能形成電子檔案，經(jīng)事后監(jiān)督系統(tǒng)監(jiān)督無(wú)誤后，傳輸至檔案系統(tǒng)管理。

2.實(shí)現(xiàn)電子檔案統(tǒng)一存儲(chǔ)、分級(jí)調(diào)閱。各級(jí)國(guó)庫(kù)的電子檔案統(tǒng)一存儲(chǔ)于總行服務(wù)器，各級(jí)國(guó)庫(kù)依照權(quán)限對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)閱。而紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案則根據(jù)各地檔案部門的實(shí)際情況，選擇自行保管或上級(jí)主管部門統(tǒng)一保管。

（三）加大各項(xiàng)資源投入，為電子檔案管理提供保障

要重視檔案管理人員培養(yǎng)，提高其思想認(rèn)識(shí)及管理水平?；A(chǔ)設(shè)施的投入也要加大，如采購(gòu)高速掃描儀器，將紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料影像化;采用可擴(kuò)展的存儲(chǔ)空間、虛擬化等技術(shù)，保障電子檔案保存10年、30年或永久保存，為電子檔案管理提供保障。

（四）運(yùn)用大數(shù)據(jù)平臺(tái)，充分利用電子檔案數(shù)據(jù)

國(guó)庫(kù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)體量大、類型多，充分掌握當(dāng)前科技發(fā)展趨勢(shì)，運(yùn)用云計(jì)算的分布式處理、分布式數(shù)據(jù)庫(kù)、云存儲(chǔ)、虛擬化技術(shù)等最新科技手段，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)流的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，加大對(duì)國(guó)庫(kù)電子檔案數(shù)據(jù)的分析與利用，提高各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的針對(duì)性和有效性，為國(guó)庫(kù)統(tǒng)計(jì)分析、監(jiān)督檢查等工作提供可視化的成果展示，提升國(guó)庫(kù)工作的實(shí)踐價(jià)值。

綜上所述，在信息化背景下，需從制度建設(shè)、一體化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、充分利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的利用等方面，實(shí)現(xiàn)對(duì)人民銀行國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)電子化管理。

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作者單位：中國(guó)人民銀行南寧中心支行