文/淄博市技師學(xué)院 李飛

一、高校辦公室檔案資源開發(fā)與利用的意義

高校辦公室作為學(xué)院的重要部門，起到“神經(jīng)中樞”的作用。在日常工作中，高校辦公室主要協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)處理黨、政日常事務(wù)，負(fù)責(zé)學(xué)院內(nèi)外的聯(lián)系、接待、溝通和協(xié)調(diào)工作，在此期間，會形成大量檔案材料，隨著時(shí)間的推移，多數(shù)檔案被整理存入檔案室中，不能真正發(fā)揮余熱。因此，作為辦公室工作人員，利用形成的大量檔案材料，利用信息化的手段，從中挖掘更有價(jià)值的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，是十分有意義的。

二、Excle簡介

Excle，是微軟Office軟件中的電子表格組件，專門用來進(jìn)行數(shù)據(jù)處理、分析、統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)。Excle中提供豐富的函數(shù)、自定義公式等，為用戶提供數(shù)據(jù)計(jì)算，還可以通過Excle完成排序，按條件篩選、分類統(tǒng)計(jì)等數(shù)據(jù)分析，同時(shí)Excle還提供宏功能，利用VBA編程，實(shí)現(xiàn)更加強(qiáng)大的擴(kuò)展功能。

辦公室在日常文件等檔案材料的處理中，利用Excle開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)雖然在操作和界面上不能達(dá)到專業(yè)軟件的水平，但因其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理和統(tǒng)計(jì)分析能力，完全可以勝任專業(yè)軟件的功能。同時(shí)辦公室日常工作中，可能會涉及部分敏感或涉密信息的處理，隨著國家對保密工作的重視，處理此類信息的計(jì)算機(jī)無法使用一般的管理軟件，而Excle作為基本的數(shù)據(jù)處理軟件，則可發(fā)揮強(qiáng)大作用。

三、具體應(yīng)用

（一）文件登記。收發(fā)文件登記是文件來往的必經(jīng)關(guān)口，把好這一關(guān)，就能保證單位黨政文件檔案資料的齊全完整。因此，在辦公室收文登記工作中，要把握好登記文件的全面、完整、即時(shí)等原則。建立一個(gè)完善的文件登記系統(tǒng)，對文件登記、傳閱、歸檔等環(huán)節(jié)都是十分必要的。本文利用Excle建立一個(gè)文件登記和傳閱系統(tǒng)，見“圖1”。

圖中，文件登記和傳閱簿中包含兩部分內(nèi)容，文件登記簿中包含順序號、發(fā)文時(shí)間、來文機(jī)關(guān)、來文號、文件標(biāo)題、簽收來源、上報(bào)日期、備注；傳閱簿中包含傳閱領(lǐng)導(dǎo)名稱、是否回收等關(guān)鍵字。設(shè)計(jì)表格時(shí)，將“圖1”表格中灰色部分，利用鎖定單元格和保護(hù)工作表功能鎖定，不至于在平時(shí)輸入中產(chǎn)生誤操作而影響整個(gè)表格的顯示效果。文件登記和傳閱簿主要包含以下功能：1.順序號，是自動(dòng)生成文件簽批單、查找文件以及文件歸檔時(shí)電子目錄形成的重要關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)。首先將順序號預(yù)先生成，而不至于在錄入過程中手動(dòng)輸入，同時(shí)利用Excle中IF函數(shù)暫時(shí)將其隱藏，寫入“=IF(B4=""，""，ROW()-3)”，則可以做到在錄入一行新的數(shù)據(jù)時(shí)，順序號自動(dòng)顯示。2.發(fā)文日期、來文機(jī)關(guān)、文件標(biāo)題，這三個(gè)關(guān)鍵詞既作為簽批單中重要組成部分，同時(shí)也是電子檔案目錄中的重要元數(shù)據(jù)。3.簽收來源，可作為追溯文件由來的重要依據(jù)，在此可加入電子文件原件的超鏈接，直接點(diǎn)擊打開相應(yīng)的文件內(nèi)容，直接查看。4.上報(bào)日期，在上級來文中，會涉及要求上報(bào)并有一定時(shí)限的要求，為了保證按時(shí)上報(bào)而不遺忘，可以將要求上報(bào)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)填入此列，并利用Excle中條件格式，設(shè)置顏色提醒，比如紅色為當(dāng)天最終上報(bào)時(shí)限，黃色為一周內(nèi)需要上報(bào)，綠色為已辦結(jié)，白色為一周以上等，隨著系統(tǒng)日期的變化，顏色會自動(dòng)由白色變黃色再變紅色，最后變?yōu)榫G色，根據(jù)顏色依次提示緊急程度。5.點(diǎn)擊生成處理單（簽批單），利用VBA程序（詳見“圖2”），根據(jù)對應(yīng)順序號，自動(dòng)生成簽批單，節(jié)省了二次錄入的時(shí)間，提高了效率和準(zhǔn)確率。6.傳閱簿中可以將需要經(jīng)常傳閱的領(lǐng)導(dǎo)名稱列入，在文件給對應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)傳閱時(shí)，可以直接在對應(yīng)表格中錄入時(shí)間，這樣既完善了傳閱登記環(huán)節(jié)，又做到操作簡便，查閱直觀。7.是否收回，此列為文件最終辦結(jié)后存入檔案時(shí)的標(biāo)記，可以更直觀看到文件是在傳閱過程中還是已歸檔。

圖1 文件登記和傳閱簿

圖2 文件處理單（簽批單）VBA程序代碼

（二）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。在文件收發(fā)工作中，往往會遇到領(lǐng)導(dǎo)對曾經(jīng)處理過的文件進(jìn)行再查閱情況，要求統(tǒng)計(jì)共接收某單位某一類文件多少份，抑或是對某一時(shí)期或某一具體工作中產(chǎn)生和接收的文件情況統(tǒng)計(jì)等，利用Excle強(qiáng)大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能，不僅僅可以為領(lǐng)導(dǎo)提供簡單的統(tǒng)計(jì)數(shù)字，還可以利用圖表功能，將抽象的數(shù)字變成直觀的圖表，甚至還可以根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，進(jìn)一步挖掘其中的知識，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供必要的依據(jù)。

比如技工院校中，十分重要的技能大賽，對于這類文件的接收，在統(tǒng)計(jì)分析中，可以匯總近幾年接收的文件情況，分析其舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)、舉辦特色等，同時(shí)可對最終獲獎(jiǎng)文件加以深入統(tǒng)計(jì)，對內(nèi)容進(jìn)行分析，利用Excle數(shù)據(jù)透視表（圖）制作清晰直觀的分析圖，為學(xué)校的技能大賽工作提供決策依據(jù)。

（三）電子檔案目錄。按照檔案歸檔要求，在文件歸檔時(shí)，每個(gè)檔案盒要形成目錄，最后再匯總建立全總目錄。馬建國在檔案目錄的電子化一文提到，電子檔案目錄建立時(shí)，主導(dǎo)思想應(yīng)認(rèn)真貫徹七條原則：價(jià)值第一、以“我”為主、為利用者著想、急用先錄、惜字如金、忠于原文、標(biāo)識規(guī)范等。其中前四項(xiàng)原則要求了在文件登記環(huán)節(jié)所錄入的文件不必要全部歸檔，同時(shí)按照急用先錄原則，不需要完全按照時(shí)間順序歸檔，因此就產(chǎn)生了歸檔的文件只是屬于文件登記簿中所有文件的一部分，而且順序也有所改變，此時(shí)利用Excle的函數(shù)功能，就可以大大節(jié)省檔案工作者在電子目錄生成上花費(fèi)的時(shí)間。

檔案管理員只需要提供歸檔文件的順序號，利用之前建立的文件登記簿，使用Excle中的vlookup函數(shù)，對每一列進(jìn)行設(shè)置，獲取其需要的信息，就可以輕松快速地形成存檔電子目錄，同時(shí)也保證了目錄的準(zhǔn)確性，而且文件登記系統(tǒng)具有可擴(kuò)展性，對于后期歸檔過程中需要在最初文件登記關(guān)口完成的工作，可以直接在文件登記簿和傳閱簿中增加相對應(yīng)的條目，這樣可以簡化歸檔時(shí)的重復(fù)查閱和錄入工作，節(jié)省了人力、物力成本，同時(shí)建立了文件收發(fā)與歸檔之間的緊密聯(lián)系，有利于檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新。

四、結(jié)語

本文探討了利用Excle內(nèi)置函數(shù)、宏等功能建立文件登記簿、傳閱簿；利用其數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總和進(jìn)一步的知識挖掘，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)；建立了文件收發(fā)登記和歸檔環(huán)節(jié)的有效銜接，對于文書檔案的電子化，從源頭上抓起，同時(shí)也為其他類別的檔案收集歸檔工作提供參考和借鑒。隨著Excle軟件不斷更新，其功能也在不斷完善和擴(kuò)展，今后對其統(tǒng)計(jì)分析形成圖表和利用宏功能等還需進(jìn)一步深入研究，以期讓Excle在檔案資源開發(fā)與利用中發(fā)揮更加強(qiáng)大的作用。