岳軍健

摘要：在新時(shí)代背景下，企業(yè)為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，檔案管理工作需要得到進(jìn)一步的升級(jí)。尤其是在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的今天，更需要構(gòu)建起完善的企業(yè)檔案信息化體系。在實(shí)際構(gòu)建過(guò)程中會(huì)存在著不少的安全問(wèn)題，本次研究就對(duì)這些安全問(wèn)題進(jìn)行分析，然后提出了相關(guān)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;信息化建設(shè);安全管控

中圖分類號(hào)：F457 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)廣泛覆蓋的工作環(huán)境中，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理具有必要性。將紙質(zhì)版的檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行管理可以提高檔案的管理效率，減少檔案管理的工作量，也可以將檔案管理工作與企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的其他工作進(jìn)行有效的銜接和結(jié)合，將檔案管理工作的作用進(jìn)行有效的發(fā)揮。但是在現(xiàn)有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進(jìn)行電子檔案的管理仍然存在許多安全隱患，檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程中要提高風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)檔案信息化管理工作中潛在的風(fēng)險(xiǎn)制定有效的防控措施。

1企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題分析

1.1管理方法落后，缺乏專業(yè)性

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)雖然知道要保存重要的文件，但往往忽略了如何管理和保存檔案。首先，目前很多企業(yè)檔案管理信息化僅限于查詢文獻(xiàn)，很多時(shí)候還需要手動(dòng)去翻找檔案，依然還是沒(méi)能解決問(wèn)題。其次，由于檔案信息化沒(méi)有成熟的管理人員，對(duì)收到的檔案只是簡(jiǎn)單地將其電子化，并未進(jìn)行有效篩選和分類，導(dǎo)致檔案重復(fù)錄入，增加了后期信息整合的難度，增大了工作量。第三，由于從紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，轉(zhuǎn)變周期長(zhǎng)、見(jiàn)效慢，所以企業(yè)對(duì)檔案信息化重視程度比較低，不愿花資金配置管理系統(tǒng)，已有的設(shè)備設(shè)施也比較落后，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程很慢。另外，企業(yè)信息化對(duì)檔案管理系統(tǒng)的要求比較高，需要有專業(yè)人員進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)，而目前很多企業(yè)缺少相關(guān)的人員配置，導(dǎo)致信息化管理落后，缺乏專業(yè)性。

1.2檔案管理信息化建設(shè)缺乏目標(biāo)及長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃

許多企業(yè)只注重于產(chǎn)品研發(fā)、銷售，但忽略了檔案分析和管理，信息化建設(shè)缺少目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。對(duì)于已經(jīng)進(jìn)行信息化建設(shè)的企業(yè)，對(duì)如何利用信息化系統(tǒng)定期進(jìn)行檔案的規(guī)整，篩選周期如何定制，企業(yè)中周總結(jié)、月總結(jié)和年終總結(jié)如何應(yīng)用信息化系統(tǒng)進(jìn)行檔案分析等問(wèn)題還未有明確的要求。

對(duì)于檔案管理信息化還比較落后的企業(yè)，許多管理者對(duì)如何進(jìn)行紙質(zhì)檔案和電子檔案的轉(zhuǎn)化、電子檔案的分類方法和檔案調(diào)閱的管理方法等還未有明確的想法。此類企業(yè)覺(jué)得紙質(zhì)版轉(zhuǎn)成電子版檔案過(guò)程復(fù)雜，遲遲未進(jìn)行合理的規(guī)劃，進(jìn)行信息化建設(shè)。

1.3檔案管理缺乏安全性

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化的不重視，導(dǎo)致設(shè)備設(shè)施不能得到及時(shí)的更新，引進(jìn)的系統(tǒng)存在缺陷或者管理人員專業(yè)性不足，導(dǎo)致信息化管理缺乏安全性。許多企業(yè)在檔案管理人員是年紀(jì)相對(duì)較大的員工，缺乏學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)的能力，在新技術(shù)的運(yùn)用方面不熟悉，也容易導(dǎo)致檔案的安全性得不到保障。而且很多企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化系統(tǒng)之后，員工缺少培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，對(duì)應(yīng)急情況缺乏處理能力。檔案電子化存在入侵的風(fēng)險(xiǎn)，所以企業(yè)更應(yīng)該重視專業(yè)人才的引進(jìn)，制定相關(guān)規(guī)定，增加檔案的安全性。

2企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的安全管控措施

2.1加快檔案資料庫(kù)存信息化進(jìn)程

在檔案資料管理的信息化過(guò)程當(dāng)中，最先需要解決的問(wèn)題是檔案管理人員以及用戶需要大量登記和簽字。要解決這一問(wèn)題可以構(gòu)建起比較特殊的檔案管理信息系統(tǒng)，錄人每本檔案資料，再添加相關(guān)的標(biāo)識(shí)。建議在構(gòu)建系統(tǒng)時(shí)采用RTID（射頻識(shí)別）技術(shù)，確?？梢詼?zhǔn)確快速地借還相關(guān)的檔案資料。這一技術(shù)最明顯的特點(diǎn)是信息存儲(chǔ)量比較大，不需要進(jìn)行準(zhǔn)確掃射，在對(duì)標(biāo)簽進(jìn)行讀寫的過(guò)程中可以不用直接接觸，可以同時(shí)一次性讀寫不同的標(biāo)簽，識(shí)別的速度很快?？梢詫J？ID技術(shù)和公司的檔案資料庫(kù)系統(tǒng)連接起來(lái)，識(shí)別檔案資料當(dāng)中的庫(kù)存地點(diǎn)、檔號(hào)以及管理號(hào)等。檔案資料庫(kù)仍然需要繼續(xù)采用閉架管理方式，檔案管理員審核借還系統(tǒng)的檔案資料，便于用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成相關(guān)的查詢。

設(shè)置實(shí)時(shí)庫(kù)存管理的相關(guān)功能，確保能夠及時(shí)更新檔案資料的庫(kù)存流通情況，還要對(duì)檔案資料的情況進(jìn)行全程跟蹤，將其映射到檔案資料查詢的相關(guān)信息當(dāng)中。用戶可以查看到當(dāng)前所需要查詢的資料的狀態(tài)，是在庫(kù)還是借出等。

2.2加強(qiáng)檔案管理人員的信息安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

檔案信息化管理中心內(nèi)部要加強(qiáng)相關(guān)工作人員安全意識(shí)培養(yǎng)，創(chuàng)建一個(gè)良好的電子檔案安全管理氛圍，促使電子檔案信息管理工作順利開(kāi)展。通過(guò)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、完善應(yīng)急預(yù)案制訂等，進(jìn)一步增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防能力。同時(shí)，檔案信息化管理中心要不斷加強(qiáng)相關(guān)員工業(yè)務(wù)能力及專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，使其能夠在第一時(shí)間對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素做出反應(yīng)，提升其風(fēng)險(xiǎn)分析及預(yù)判能力。通過(guò)一系列舉措，將電子檔案風(fēng)險(xiǎn)控制由以往“事后補(bǔ)漏”的形式轉(zhuǎn)變?yōu)椤邦A(yù)防為主，防治結(jié)合”的形式，做到事先預(yù)防，事后管控，進(jìn)一步提升安全風(fēng)險(xiǎn)管理效能，讓安全風(fēng)險(xiǎn)因素“無(wú)所遁形”。

2.3提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

檔案信息化管理水平與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全水平具有重要的聯(lián)系，與企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)水平也具有重要的聯(lián)系。這些都是對(duì)檔案管理人員技術(shù)能力的基本要求，是避免檔案信息化管理過(guò)程中不必要風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)。另外，企業(yè)要注重員工風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)的考察，檔案管理人員要具有足夠的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中才可以具有及時(shí)處理和預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的意識(shí)。

2.4重視信息技術(shù)，提升信息化水平

在當(dāng)前日新月異的信息化時(shí)代，企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理工作面臨全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。信息技術(shù)的運(yùn)用，為檔案管理提供了很多種方式，為檔案的規(guī)整、存儲(chǔ)都提供了很大的幫助，讓整體檔案管理的科技水平得到了不斷的提升。就目前企業(yè)的發(fā)展來(lái)看，如果想要在信息化的時(shí)代實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的發(fā)展，那么就必須要在企業(yè)的內(nèi)部進(jìn)行先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)，進(jìn)而不斷提升檔案信息的管理水平。在當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，信息技術(shù)的整體水平都會(huì)直接影響檔案管理工作的整體效率，對(duì)企業(yè)能否正常運(yùn)作有著直接影響，所以企業(yè)必須要重視檔案管理的信息化建設(shè)。

2.5科學(xué)制定檔案信息化規(guī)劃

在企業(yè)開(kāi)展檔案信息化管理過(guò)程當(dāng)中，制定一定的規(guī)劃是至關(guān)重要的，且必須要在滿足企業(yè)發(fā)展的要求基礎(chǔ)之上開(kāi)展，根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)和發(fā)展的方向，進(jìn)行深入的探討研究論證，制定出一個(gè)符合企業(yè)自身發(fā)展需求的檔案信息化管理規(guī)劃，使用循序漸進(jìn)的方法，從企業(yè)信息的實(shí)際需求出發(fā)，來(lái)對(duì)管理模式進(jìn)行分析，明確管理當(dāng)中的各個(gè)流程，對(duì)其進(jìn)行全面的調(diào)節(jié)，為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)提供更大的發(fā)展空間。

2.6加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度

檔案信息化管理中心要加強(qiáng)電子檔案信息安全防范，通過(guò)針對(duì)性措施來(lái)保障電子檔案信息資料不受外界非法攻擊影響。同時(shí)需要加大在檔案信息化管理當(dāng)中計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)的支持力度，給予充分的資金支持，幫助設(shè)備的更新維護(hù)或者購(gòu)人新的技術(shù)先進(jìn)的設(shè)備。為企業(yè)電子檔案信息工作的開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。

結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于大型企業(yè)的發(fā)展而言，加大檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，可以幫助企業(yè)相關(guān)決策的科學(xué)性提升。研究中結(jié)合了大型企業(yè)集團(tuán)檔案信息化建設(shè)存在的安全管控問(wèn)題進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)在大型企業(yè)信息化檔案安全管控當(dāng)中仍然存在不少的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)采取相關(guān)的措施進(jìn)行有效解決，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用和價(jià)值。