鄭苑

摘 要：隨著市場的不斷發(fā)展，我國市場經(jīng)濟(jì)體制不斷的完善，同時事業(yè)單位財務(wù)會計(jì)檔案管理也實(shí)現(xiàn)了電算化。財務(wù)會計(jì)檔案管理在使用電算化之后不但效率提高，會計(jì)核算數(shù)據(jù)真實(shí)性提高了很多，傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理方式相比較使用電算化后的會計(jì)檔案管理在保管內(nèi)容和范圍上發(fā)生了巨大的改變。本文簡要的闡述了使用電算化方式管理后會計(jì)檔案體現(xiàn)的特點(diǎn)，結(jié)合實(shí)際情況，在我國事業(yè)單位會計(jì)電算化的背景下，對會計(jì)檔案的管理所存在的問題進(jìn)行了分析，并對此提出了解決方案，希望能為相關(guān)的事業(yè)單位帶來幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;會計(jì)電算化;會計(jì)檔案管理;

隨著我國社會的不斷發(fā)展，我國計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展速度不斷提高，會計(jì)檔案管理逐漸使用電算化的管理方式，會計(jì)電算化被廣泛的應(yīng)用到了各個領(lǐng)域之間，逐漸代替我國傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理方式，伴隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展擴(kuò)大，對于會計(jì)檔案的管理方式提出了新的要求，對于會計(jì)檔案的管要求更高，在管理的過程中也會出現(xiàn)各種各樣的問題。

1、會計(jì)電算化條件下會計(jì)檔案的特點(diǎn)

1.1儲存范圍更大

對于傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理方式，出現(xiàn)很多的弊端，在記賬、出報表、賬簿以及相關(guān)的附屬資料都是由手工記錄的，所以對于以往的工作方式效率很低，并且出錯率很高，對于事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展帶來不利的影響，導(dǎo)致事業(yè)單位發(fā)展緩慢。在實(shí)行電算化方式并落實(shí)到實(shí)際應(yīng)用后，對于會計(jì)檔案管理的工作人員大大的降低了工作壓力，財務(wù)人員的工作量降低很多，對于以往的工作現(xiàn)在只需要錄入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，就可以完成制作并打印財務(wù)報表。也可以打印紙質(zhì)版的會計(jì)檔案，相對于以往的傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理方式，電算化遠(yuǎn)遠(yuǎn)的超過了傳統(tǒng)的管理方式，進(jìn)而為我國會計(jì)事業(yè)單位的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.2會計(jì)檔案管理的條件更加的嚴(yán)格

通過對電算化會計(jì)管理方式的應(yīng)用，對于查閱資料帶來了很大的便利，速度有了很大的提高，并且對于日常的會計(jì)檔案的管理提高了工作人員的工作效率，相比傳統(tǒng)的磁盤和光盤會計(jì)檔案管理，電算化對事業(yè)單位的發(fā)展帶來了很大的幫助，逐漸代替了傳統(tǒng)的管理方式。隨著電算化會計(jì)管理檔案的不斷應(yīng)用，對于電算化的要求逐漸提高，但是使用電算化需要在特定環(huán)境下實(shí)施，并且對于會計(jì)數(shù)據(jù)存放的要求也逐漸提高。必須要通過科學(xué)化的方式進(jìn)行合理的保存，進(jìn)而才可以確保會計(jì)檔案不會受損，盡量避免造成不必要的損失。

1.3需要更高的保護(hù)措施

依據(jù)我國財務(wù)會計(jì)的相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，對于會計(jì)檔案的管理需要儲存在特定的存儲器內(nèi)，才可以確保檔案的安全性和數(shù)據(jù)存儲的時間，同時還有不可修復(fù)性和篡改性，避免出現(xiàn)意外情況，如果遭到黑客或者病毒的入侵，會對會計(jì)信息造成很大的危險，對于會計(jì)檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行篡改、偽造等情況，都會對事業(yè)單位帶來很大的損失。對于使用磁盤存儲的數(shù)據(jù)，就需要注意防火、防潮、無病毒等為題的出現(xiàn)，進(jìn)而保障檔案存儲的安全性。

2、會計(jì)電算化條件下檔案管理所存在的問題

2.1沒有認(rèn)識到會計(jì)電算化檔案管理的重要性

對于我國的電算化管理方式的發(fā)展，相比其他國家起步較晚，以至于發(fā)展到現(xiàn)在我國的電算化管理方式仍沒有可以借鑒和參考的經(jīng)驗(yàn)，再加上由于傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理方式帶來的影響，受到管理方式的限制，對于一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)不能認(rèn)識到電算化會計(jì)檔案管理的重要性，對其組成系統(tǒng)和管理方式了解不透徹，進(jìn)而對電算化檔案管理經(jīng)驗(yàn)的整理造成很大的影響，沒有足夠的管理經(jīng)驗(yàn)。對于以往的會計(jì)檔案管理方式，只需要對紙質(zhì)檔案管理進(jìn)行科學(xué)化的保存，對于電算化的管理方式缺乏重視度，工作人員經(jīng)常會出現(xiàn)忘記保存的現(xiàn)象，這就會導(dǎo)致會計(jì)信息經(jīng)常丟失，數(shù)據(jù)不全保存不全面，而且對于事業(yè)單位所使用的電子檔案管理的軟件比較落后，對于電子管理檔案的軟件關(guān)心度不夠，沒有及時的更新軟件，進(jìn)而降低了會計(jì)檔案管理的難度，導(dǎo)致事業(yè)單位的財務(wù)會計(jì)檔案管理的工作人員對電子檔案失去興趣，不愿意使用軟件，所以就降低了會計(jì)檔案的安全性和完整性。

2.2電算化會計(jì)檔案管理梯子不夠完善

隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，電算化會計(jì)檔案管理方案不斷的落實(shí)到了事業(yè)單位的實(shí)際應(yīng)用中，財務(wù)會計(jì)管理的內(nèi)容也在不斷的增加，對于財務(wù)會計(jì)的工作也帶來了很大的便利，對于會計(jì)檔案的內(nèi)容的更改更加方便，但是對于某些事業(yè)單位的發(fā)展并沒有意識到電算化管理的重要性和嚴(yán)重性，沒有第一時間制定適合事業(yè)單位合理的財務(wù)會計(jì)檔案管理制度對于財務(wù)會計(jì)檔案的管理措施沒有做好，對于檔案的安全性的保障不夠，對于財務(wù)會計(jì)檔案的破壞率也在逐年增加。

2.3從業(yè)人員電子檔案業(yè)務(wù)水平不夠全面

就事業(yè)單位目前發(fā)展的現(xiàn)狀，很多事業(yè)單位的財務(wù)會計(jì)檔案管理的工作人員只會簡單的電算化操作，稍微難點(diǎn)的就容易會出錯，對于資料備份、檢查備份等操作難點(diǎn)的操作基本不會，這就對事業(yè)單位的發(fā)展帶來很大的阻礙性。對于會計(jì)檔案管理過程中出現(xiàn)的意外情況，不能及時的處理，導(dǎo)致財務(wù)會計(jì)檔案的數(shù)據(jù)信息丟失、損壞的現(xiàn)象，并且數(shù)據(jù)信息很難恢復(fù)，所以對于電算化檔案管理的方式受到很多財務(wù)會計(jì)工作人員的排斥，不容易去接受。對于電算化使用的軟件，需要不定期的對其進(jìn)行更新，保證軟件服務(wù)和系統(tǒng)版本科學(xué)合理的保存，保證會計(jì)數(shù)據(jù)的安全保存避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象，確保電算化系統(tǒng)穩(wěn)定的運(yùn)行下去。

3、事業(yè)單位會計(jì)電算化條件下會計(jì)檔案管理問題的解決措施

3.1樹立正確的會計(jì)電算化檔案管理理念

依據(jù)我國《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，對于電子科技憑證獲取方式、報銷等其他的管理方式進(jìn)行了明確的規(guī)定，進(jìn)而保證了電子會計(jì)憑證，不但可以實(shí)現(xiàn)在線的傳遞，還可以在部門之間相互傳送，保證信息的及時性和信息的傳送率，對于會計(jì)的管理系統(tǒng)要不斷的及時更新，確保電子會計(jì)檔案能夠最大化的利用。對于事業(yè)單位在進(jìn)行電算化管理方式對財務(wù)會計(jì)檔案管理的過程中，會存在目標(biāo)不完整的缺陷，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因主要是由于會計(jì)檔案管理的工作人員缺少對財務(wù)會計(jì)檔案管理的正確管理觀念，從業(yè)的財務(wù)人員對會計(jì)檔案管理的重要性認(rèn)識不到位，對于事業(yè)單位財務(wù)賬目的管理不當(dāng)，只有認(rèn)識到會計(jì)檔案管理工作的重要性，才能確保財務(wù)會計(jì)賬目的清晰度和數(shù)據(jù)信息的完整性，進(jìn)而避免出現(xiàn)意外情況，避免出現(xiàn)道德方面的問題。

3.2改善電算化會計(jì)檔案管理制度

在事業(yè)單位會計(jì)檔案管理的具體運(yùn)營過程中，事業(yè)單位財務(wù)會計(jì)管理的工作人員需要將《會計(jì)檔案管理辦法》中相關(guān)法律規(guī)定和電算化條件下的特點(diǎn)，二者相互結(jié)合起來，依據(jù)實(shí)際情況，制定出電算化會計(jì)檔案管理的合理制度，進(jìn)而提高事業(yè)單位會計(jì)檔案的管理水平。對于事業(yè)單位想要更好的發(fā)展下去，還要制定出新的管理模式，保證從根本上提高電算化會計(jì)檔案管理的效率和管理質(zhì)量。

結(jié)語：

總而言之，隨著社會的不斷發(fā)展，為適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展速度，需要加強(qiáng)事業(yè)單位電算化的管理方式的應(yīng)用，對于財務(wù)會計(jì)檔案管理工作很是重要，依據(jù)我國財政部門發(fā)布的《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合事業(yè)單位會計(jì)檔案管理的特點(diǎn)，對財務(wù)會計(jì)檔案的資料進(jìn)行妥善的保存、合理安排利用，最大程度的確保資料的安全性，進(jìn)而發(fā)揮會計(jì)檔案的價值，保證事業(yè)單位能夠穩(wěn)定的發(fā)展下去。

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