宋華平 劉曉娟 梁紅霞

摘要：建設(shè)工程項(xiàng)目一般時(shí)間較長(zhǎng)，工期較大，開工條件復(fù)雜且施工環(huán)境多變，這就使得整個(gè)項(xiàng)目檔案資料收集周期長(zhǎng)、難度大、不全面。同時(shí)，由于檔案管理人員的兼職化也使得檔案資料收集工作容易被忽視，檔案質(zhì)量控制難度大。但檔案資料若不能全面完善的反映和記載項(xiàng)目建設(shè)狀況，其后期管理和利用工作就會(huì)受到極大影響，工程檔案管理工作就成為建設(shè)工程中最薄弱的環(huán)節(jié)，同時(shí)會(huì)對(duì)建設(shè)工程產(chǎn)生最直接的影響。因此，只有結(jié)合當(dāng)前建設(shè)工程檔案管理工作中存在的問題，才能推動(dòng)建設(shè)工程檔案管理工作規(guī)范化、有序進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng);基建檔案;管理

一、基建工程檔案管理的現(xiàn)狀與存在的問題

1.1檔案管理現(xiàn)代化的意識(shí)不強(qiáng)。當(dāng)前，由于社會(huì)上對(duì)“檔案”的概念和作用知之者甚少，檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱，甚至一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)加強(qiáng)檔案工作的現(xiàn)代化認(rèn)識(shí)不足，許多單位的檔案工作仍然采取傳統(tǒng)的手工工作方法，保管設(shè)施和存檔設(shè)備過于陳舊，嚴(yán)重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

1.2從事檔案管理的現(xiàn)代型人才匱乏。檔案管理現(xiàn)代化的前提是人才現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，要求檔案人員既要掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，能夠進(jìn)行新技術(shù)、新設(shè)備的日常使用，維護(hù)和更新，同時(shí)要具有先進(jìn)的管理技能，較高的文化素養(yǎng)。

1.3管理資金短缺，檔案管理設(shè)備和技術(shù)不先進(jìn)。由于檔案意識(shí)普遍較低，導(dǎo)致資金投入嚴(yán)重不足，無力購買現(xiàn)代化的設(shè)備，也造成人才引進(jìn)困難，甚至人才流失。

1.4管理基礎(chǔ)工作差。檔案管理現(xiàn)代化的前提是檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化。目前機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位檔案工作管理存在的問題是：大量的案卷質(zhì)量不高，缺乏完整的檢索工具。許多部門的立卷、編目、檢索等，未按國(guó)家檔案局制定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作。

1.5目前，一些中小型建設(shè)單位往往只注重工程項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益，而對(duì)工程技術(shù)資料的收集、編制、整理很不重視，缺少專職的資料員，工程資料記錄不規(guī)范，不完整，資料管理工作手段落后使資料不能真正反映建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，給施工單位在工程竣工移交帶來很多不必要的麻煩。

1.6在我國(guó)許多中小城市中對(duì)建設(shè)工程技術(shù)檔案還沒有專門的收藏機(jī)構(gòu)，檔案往往被丟失或損壞，檔案管理的不完善就對(duì)以后城市規(guī)劃、改造、建設(shè)提供不出有效的依據(jù)資料，因此會(huì)造成失誤和損失。

1.7一些項(xiàng)目?jī)H注重階段性文件資料的收集，而忽略了公路建設(shè)項(xiàng)目全過程文件資料的完整歸檔，特別是忽略了工程建設(shè)后期形成的交工驗(yàn)收文件資料，缺陷責(zé)任期等方面的材料的收集，造成項(xiàng)目檔案的成套性完整性缺陷。

1.8竣工圖質(zhì)量欠缺，一些項(xiàng)目的竣工圖歸檔不完整，一些竣工圖的修改不到位，造成竣工圖與工程實(shí)際不相符;公路里程，橋墩跨度的數(shù)據(jù)誤差時(shí)有發(fā)現(xiàn)，竣工圖中相關(guān)責(zé)任人審核簽署經(jīng)常漏缺不全，有些竣工圖編制不規(guī)范、標(biāo)識(shí)不統(tǒng)一，無設(shè)計(jì)與竣工數(shù)量對(duì)照表;由于變更執(zhí)行程序的不規(guī)范，極易導(dǎo)致竣工圖誤差和失實(shí)。

1.9質(zhì)量保證資料的真實(shí)性、嚴(yán)肅性欠佳。某些工程項(xiàng)目不重視平時(shí)的積累，資料內(nèi)容制作缺乏真實(shí)性，施工中有些材料已經(jīng)使用而材料質(zhì)量證明才到，造成質(zhì)保資料與施工進(jìn)度不同步，極易出現(xiàn)工程質(zhì)量漏洞。

二、解決基建檔案管理存在問題的對(duì)策

2.1增強(qiáng)檔案意識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立科學(xué)理念。正確認(rèn)識(shí)基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關(guān)鍵和保證，以人為本，貫徹科學(xué)發(fā)展觀，基建檔案人員應(yīng)做好檔案管理工作，變被動(dòng)為主動(dòng)，使檔案人員和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成共識(shí)，齊抓共管，提供基建檔案管理水平?；n案工作涉及建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法完成工作的，努力爭(zhēng)取各部門和領(lǐng)導(dǎo)的重視和配合，通過檔案利用事例，加強(qiáng)檔案人員的工作積極性和責(zé)任感，提高檔案工作的地位。

2.2完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案管理規(guī)章制度。根據(jù)基建工程項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求，各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。依法治檔，按照國(guó)際質(zhì)量管理體系實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，基建檔案工作涵蓋了工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、勘察、測(cè)繪、初步設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、評(píng)優(yōu)選優(yōu)等階段，基建檔案業(yè)務(wù)工作包括收集、鑒定、整理立卷、利用、保管等內(nèi)容，細(xì)化各項(xiàng)制度并真正落實(shí)到部門和人員工作中，保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)、保管安全。

2.3做好基建檔案管理工作，建立基建檔案管理機(jī)制。基建檔案業(yè)務(wù)工作是基建檔案管理的基礎(chǔ)工作之一，嚴(yán)格按照基建檔案管理程序、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理和保管利用工作。

（1）加強(qiáng)基建檔案的收集工作，制定基建檔案收集范圍、歸檔質(zhì)量要求、歸檔時(shí)間等規(guī)定的具體分解圖表，抓住工程關(guān)鍵階段進(jìn)行收集，檔案部門要實(shí)行全過程跟蹤服務(wù)，改進(jìn)工作方法和態(tài)度，貫徹落實(shí)基建檔案工作的規(guī)定和措施，采取業(yè)主負(fù)責(zé)制、獎(jiǎng)懲制、崗位責(zé)任制等工作機(jī)制，分工明確，責(zé)任到人，確保各參建單位履行基建檔案歸檔移交的責(zé)任。

（2）基建檔案管理工作納入基建工程項(xiàng)目管理過程中，基建檔案工作與工程建設(shè)進(jìn)程同步，建設(shè)項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，即開始基建文件的收集、整理、審查工作，建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，完成項(xiàng)目文件的歸檔、驗(yàn)收工作，從工程建設(shè)源頭控制基建檔案管理質(zhì)量。

（3）做好基建檔案驗(yàn)收、報(bào)送工作。加強(qiáng)基建檔案資料的管理，貫徹基建檔案?jìng)浒钢贫取Ⅱ?yàn)收制度，執(zhí)行基建檔案工作檢查、預(yù)驗(yàn)收步驟，基建檔案必須經(jīng)城建檔案管理部門驗(yàn)收合格后，才可進(jìn)行基建工程的竣工驗(yàn)收，通過基建檔案驗(yàn)收工作，提高了基建工程管理和檔案管理水平。

2.4加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，增強(qiáng)檔案工作思想、政治、文化等素質(zhì)。組織各參建單位檔案人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握檔案整理立卷規(guī)范操作方法，使工程人員了解基建檔案管理知識(shí)，檔案人員了解基建工程建設(shè)程序和基建專業(yè)知識(shí)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬知識(shí)面。

三、結(jié)語

檔案管理工作的重要性和不可替代性已經(jīng)對(duì)建設(shè)工程工作開展帶來一系列困難，只有有效解決這一系列問題才能為推動(dòng)建設(shè)工程發(fā)揮應(yīng)有作用。而根據(jù)建設(shè)工程實(shí)際狀況，加強(qiáng)檔案管理工作，也是國(guó)家建設(shè)的相關(guān)規(guī)定和基本要求。通過構(gòu)建多方位、立體化、全面多層次的管理制度，推動(dòng)檔案管理制度規(guī)范化進(jìn)行，才能為建設(shè)工程開展提供充分保障。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：國(guó)網(wǎng)甘肅省電力公司慶陽供電公司）

作者簡(jiǎn)介：宋華平（1969.11.28），性別：女，籍貫：甘肅慶陽，民族：漢，學(xué)歷：?？?，職稱：助理政工師，研究方向：檔案學(xué)。