張宏

檔案已經(jīng)成為重要的社會信息資源，并逐步得到人們的關注。從整體來說，檔案是黨和國家活動的原始記錄和寶貴的文化財富;具體說，檔案是機關、組織和個人在社會活動中保存起來以備查考文字，圖表，音像和其它方式的載體的歷史記錄。但是，隨著社會發(fā)展和時間推移，檔案的數(shù)量和形式不斷增加，現(xiàn)實中，檔案的損失和毀壞現(xiàn)象也時有發(fā)生。

在日常工作中，應當怎樣更好地將各種資料整理、歸檔、立卷，使得這些資料既可以為大眾服務，也可以使檔案得到科學合理的利用。根據(jù)這些資料，單位部門制定出科學合理的決策，促進各項工作更好發(fā)展。因此，做好檔案的安全性管理工作十分重要。

一、提升檔案管理工作者的素質

根據(jù)現(xiàn)實狀況制定可行的建設計劃，強化服務意識，提高服務水平和檔案管理的安全性措施。有效推動檔案事業(yè)的發(fā)展，必須從根本上提高和改變檔案工作者專業(yè)能力、知識素養(yǎng)，徹底改變錯誤的思想認識，充分認識到檔案管理的重要性及必要性。通過這樣的方式才能做好管理工作，促使檔案信息更好的為人所利用，創(chuàng)造出更大的價值。為此，檔案管理工作人員必須熟悉檔案，了解和研究利用者的需要。

（一）加大法制宣傳力度，提高人們安全應用檔案觀念。在我國《檔案法》和《保密法》已修訂得相當完善，檔案要加大安全應用宣傳，強化人們對檔案管理工作意識。特別是網(wǎng)絡普及的今天，充分利用多種宣傳手段，讓人們認識到檔案管理工作的重要性。

（二）定期對檔案管理人員進行培訓，加強職業(yè)教育。檔案管理及其安全性保管工作，需要專業(yè)化的檔案管理人員隊伍。為了加強檔案管理隊伍建設，對管理人員應該進行崗前知識培訓，而后進行考核，通過崗前考核的人員方可持資格證上崗，定期對上崗人員的業(yè)務知識、技能和職業(yè)道德進行培訓。進而提高檔案管理工作的規(guī)范化，使得檔案管理工作健康的發(fā)展。

（三）加強檔案管理意識，建立領導責任制。檔案管理工作是一項長期的任務，是單位整體工作的一部分，但是在我國很多地方管理工作是被忽視的，使得管理檔案工作存在很多問題，例如部分案卷保管不完善，在查閱時資料不全面，甚至需要的資料找不到、丟失等。為了避免這些情況，有關部門應加強對檔案管理工作的重視，建立領導責任小組，由部門一把手或者二把手擔任該小組的組長，其他成員必須選用素質能力和業(yè)務能力較高的檔案管理人員擔任，建立完善的<檔案人員工作職責》、《檔案利用制度》等等，完善檔案管理機制，使得檔案管理工作更加健康有序的發(fā)展。

（四）實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，拓寬服務領域。不斷地改革創(chuàng)新，緊跟時代潮流，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，我國檔案管理的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展也日益成熟。利用現(xiàn)代化高科技手段，完善檔案管理安全工作的現(xiàn)代化。檔案的作用一定程度上為領導的決策提供依據(jù)，這就需要檔案管理者通過一定的手段將檔案資源及時提交領導。利用現(xiàn)代科技，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，提高資料利用率。

二、檔案安全管理工作的手段與措施

人是管理活動中最積極最活躍的因素，人才才是編研成功和可持續(xù)發(fā)展的關鍵。檔案工作和檔案功能的作用最終都落實在檔案管理人員這個因素上。

其一，要引進和培養(yǎng)信息技術及研發(fā)型人才，利用各種方法對檔案管理人員進行有效培訓，提高檔案人員學歷水平和知識結構。

其二，檔案人員要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理。一個檔案工作者應有較強的研究能力，才能對素材正確理解、綜合分析、系統(tǒng)整理，做出準確的價值鑒定。

其三，檔案人員要豐富知識、拓寬視野。在社會生活和經(jīng)濟處于快速發(fā)展時期，對檔案的管理與服務等提出了新的發(fā)展和挑戰(zhàn)。因此檔案人員要拓寬視野，掌握所涉領域的現(xiàn)狀和發(fā)展動態(tài)。運用檔案學科新理念、新技術來指導和改進檔案工作。檔案管理人員必須掌握運用計算機水平及檔案管理的基礎知識，進而具備較的專業(yè)檔案管理能力，切實做到精確歸類，科學保管，從根本上提高工作人員的管理工作水平。

日常工作中，管理人員要對檔案的全面完整性、真實性、時效性以及規(guī)范性進行維護，這是檔案管理最起碼的要求，完整有效規(guī)范才能為檔案工作提供必要的物質基礎。全面完整性：主要是指三個方面：其一是數(shù)量完整，要保證檔案齊全。其二從系統(tǒng)性方面要維護檔案的有機聯(lián)系，切勿人為地割裂分散。其三要避免在檔案的保管和利用過程中，因為各種理化因素及有害生物對檔案制成材料產(chǎn)生損害，一旦發(fā)生這些情況，為了使這些破損檔案恢復原貌，繼續(xù)發(fā)揮作用，必須由專業(yè)人員對破損檔案進行及時修復。檔案的安全防護主要有兩方面，一是力求檔案本身不受損壞，切實做好防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作，延長檔案壽命，即保證檔案管理物質安全;二是要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。檔案室管理所用電腦及數(shù)字檔案需進行加密處理，檔案室內需安裝360度無死角攝像頭，同時還需做到人離鎖落、定期對檔案室進行檢查清點等。在檔案管理工作中，先進的技術、配套的設備、專業(yè)的知識、熟練的操作缺一不可。但大多數(shù)單位都因資金投入力度不夠而不能盡數(shù)完備。再者，我國有些部門檔案管理意識淡薄，造成檔案管理工作中存在“重保密輕利”的現(xiàn)象。

那么，怎樣才能將檔案管理手段、措施與利用有機結

（一）檔案管理工作人員要做好定期的宣傳工作，利用多種形式宣傳《檔案法》《保密法》及查閱檔案資料的規(guī)章制度，使檔案使用者可以科學合理的使用檔案資源。在平常的工作中做好觀察，實時對監(jiān)控錄像進行監(jiān)看，防止出現(xiàn)檔案被閱讀者偷撕、涂改甚至損壞。在閱讀者歸還檔案資料時，管理人員也要做好檔案是否完好的檢查，如若發(fā)現(xiàn)問題，管理人員應該及時向領導小組進行匯報，在問題出現(xiàn)的第一時間做到問題的檢查。

（二）做好檔案開放前的基礎工作，提高開放案卷的內在質量。要根據(jù)檔案原有存放規(guī)律，將檔案進行科學地分類、組卷、編目、排列。要對珍貴、重要的檔案進行復印、掃描進行復制，做好檔案副本，進而延長檔案的使用壽命。

（三）做好檔案的保密和解密工作。保管檔案機密是管理人員最基本的工作基礎，無論是檔案管理人還是檔案利用者，一定按照相應的規(guī)章制度對檔案內容進行維護。無權限人員不得進入檔案庫房、檔案的查閱不得在庫房內進行、檔案人員進行人事調動必須辦理相應交接手續(xù)、檔案材料不得隨意帶出、未經(jīng)許可不準私下復制檔案材料、亦不允許對其他人員泄露檔案內容。而對于部分檔案是屬于“保密”時效性的，根據(jù)《保密法》的規(guī)定，保密檔案劃分為“絕密”“機密”“秘密”三個等級。這就要求檔案管理者應該及時對保密期滿的檔案進行清理和劃分，將這些檔案進行公開。

三、總結

綜上所述，檔案管理是一項內容十分冗雜、繁瑣且難度系數(shù)較大的工作，是一項長期的艱巨的工作，只有認真做好各方面工作，建立健全檔案管理制度，只有真正規(guī)范檔案管理，做到檔案工作有章可循，才能更好的為社會服務，真正成為科學研究和各方面利用檔案史料的中心，擔負起維護歷史真實面貌的重任，發(fā)揮出巨大的作用。有關部門應加強對檔案安全管理工作的重視程度，結合工作實際，不斷總結經(jīng)驗教訓，轉變檔案管理工作思路，創(chuàng)新檔案管理方法，定期對檔案管理者進行職業(yè)素質、業(yè)務能力等方面的培訓，加強管理人員檔案保密安全管理的培訓，這樣可以促進檔案管理工作健康、有序的發(fā)展。