朱慧娟

摘 要：信息技術(shù)的高速發(fā)展，促進(jìn)了各行業(yè)生產(chǎn)建設(shè)模式的轉(zhuǎn)變。企業(yè)檔案管理通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化的系統(tǒng)管理，有效提高了企業(yè)檔案管理水平。本文將圍繞數(shù)字檔案管理的安全性相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案管理;意義;問(wèn)題;安全措施

1 前言

近年來(lái)企業(yè)的發(fā)展取得了突破性進(jìn)展，管理水平快速提升。但在檔案數(shù)字化這項(xiàng)工作上，貿(mào)然激進(jìn)是不可取的，還要保證檔案系統(tǒng)的安全問(wèn)題。

2 企業(yè)檔案數(shù)字化的意義

在信息技術(shù)的不斷滲透下，各行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)受到極大影響，檔案數(shù)字化成為各個(gè)行業(yè)的必經(jīng)之路。因?yàn)槿狈?jīng)驗(yàn)，我國(guó)在企業(yè)檔案數(shù)字化進(jìn)程中遇到了一些問(wèn)題，但也在解決問(wèn)題過(guò)程更堅(jiān)定了檔案數(shù)字化的意義。首先，企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)，需要對(duì)這些信息進(jìn)行管理保存。傳統(tǒng)的檔案管理有很多弊端，信息的錄入和調(diào)用效率較低，而且人工管理的方式對(duì)人力資源也提出了極高的要求，人為操作又很難避免誤差的出現(xiàn)，導(dǎo)致檔案管理中涌現(xiàn)出許多問(wèn)題。而檔案數(shù)字化則可以有效改善這一情況，借助計(jì)算機(jī)等設(shè)備，準(zhǔn)確高效地對(duì)檔案進(jìn)行管理，基于計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的儲(chǔ)存和計(jì)算能力，對(duì)海量信息進(jìn)行各類操作得以實(shí)現(xiàn)。而且也極大地解放勞動(dòng)力，降低了檔案管理的難度。其次，檔案數(shù)字化是對(duì)工作人員的全新挑戰(zhàn)，在工作性質(zhì)發(fā)生轉(zhuǎn)變以后，對(duì)崗位人員的專業(yè)素質(zhì)也提出了新的要求。原有團(tuán)隊(duì)必須掌握計(jì)算機(jī)操作技能，并學(xué)會(huì)團(tuán)隊(duì)協(xié)調(diào)合作。這樣更能激發(fā)員工積極性，并進(jìn)行自我價(jià)值提升。

3 企業(yè)數(shù)字化檔案在應(yīng)用管理中存在的安全問(wèn)題

3.1 網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題

網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題是指各種數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)商或運(yùn)行中的物理設(shè)備的安全問(wèn)題。這些安全問(wèn)題包括許多方面，例如網(wǎng)絡(luò)布線，連接性，構(gòu)建局域網(wǎng)和選擇網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。這可能會(huì)導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。這類網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題是公司數(shù)字檔案管理中相對(duì)普遍的問(wèn)題。通常，設(shè)置防火墻和權(quán)限并使用可靠的硬件設(shè)備來(lái)控制管理和部署數(shù)字檔案館中的潛在風(fēng)險(xiǎn)。網(wǎng)絡(luò)安全是整個(gè)數(shù)字檔案系統(tǒng)安全運(yùn)行的關(guān)鍵和重要基礎(chǔ)，并且在數(shù)字檔案的應(yīng)用管理中起著非常重要的作用。

3.2 數(shù)據(jù)安全問(wèn)題

數(shù)據(jù)安全性是指各種數(shù)字文件中包含的信息和數(shù)據(jù)的安全性。它包括許多方面，例如數(shù)字文件操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)備份，格式轉(zhuǎn)換和電子文件存儲(chǔ)。為了防止這些鏈路上的數(shù)據(jù)，在收集，整理，應(yīng)用和管理各種數(shù)字文件的過(guò)程中，存在防止存儲(chǔ)介質(zhì)老化和數(shù)據(jù)丟失的問(wèn)題，并且需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全性的管理。數(shù)字檔案館面臨的一個(gè)非常重要的問(wèn)題是數(shù)據(jù)丟失。這是企業(yè)數(shù)字檔案館管理中應(yīng)加強(qiáng)的另一個(gè)方面。在數(shù)字文件應(yīng)用管理中，操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)安全管理主要取決于各種軟件的穩(wěn)定性和安全性，但是在建立網(wǎng)絡(luò)文件管理信息系統(tǒng)的過(guò)程中，以上兩個(gè)安全性還有一些方面需要考慮。

4 企業(yè)檔案數(shù)字化的質(zhì)量、安全保障策略

4.1 完善數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃

毫無(wú)疑問(wèn)，檔案數(shù)字化并不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單輕松的工作。從這一任務(wù)的提出到全面落實(shí)，每一階段都面臨著各類問(wèn)題。檔案數(shù)字化對(duì)于企業(yè)的未來(lái)發(fā)展有很大益處，但在具體操作環(huán)節(jié)，仍然要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況做出合理安排，針對(duì)不足之處進(jìn)行及時(shí)調(diào)整。而首先要做的，就是完善企業(yè)內(nèi)部的數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃，從而確保數(shù)字化進(jìn)程的高效有序。在數(shù)字化前期階段，要明確涉及的各種細(xì)節(jié)，例如需要數(shù)字化的檔案量、相關(guān)操作技術(shù)和設(shè)備，以及可能存在風(fēng)險(xiǎn)和應(yīng)對(duì)措施等。合理全面的規(guī)劃方案能夠起到統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的作用，降低出現(xiàn)不良現(xiàn)象的概率，為后續(xù)工作創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)，并提供科學(xué)可靠的指導(dǎo)和依據(jù)。此外，還要分階段制定實(shí)施方案，對(duì)每一流程做出詳細(xì)的落實(shí)措施，有條件的話，還可以事先進(jìn)行模擬分析。因?yàn)閿?shù)字化本身有一定的復(fù)雜性和高度的虛擬性，并且容易受到外界因素的干擾，針對(duì)這一情況，要求專業(yè)人員對(duì)實(shí)施過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控分析，一旦發(fā)現(xiàn)不利現(xiàn)象要及時(shí)采取措施予以解決?？梢?，數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃不是籠統(tǒng)的，而是具體到每一細(xì)節(jié)每一流程，完善規(guī)劃方案能夠避免很多不必要的麻煩，也提高了實(shí)際工作的科學(xué)性和效率，電力企業(yè)要引起足夠的重視。

4.2 完善管理業(yè)務(wù)規(guī)范

從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來(lái)分析，企業(yè)檔案數(shù)字化的過(guò)程中，為了按照預(yù)期設(shè)想來(lái)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，或者是超過(guò)預(yù)期設(shè)想，必須堅(jiān)持在自身的業(yè)務(wù)規(guī)范上，得到更好的管理，從而減少問(wèn)題和矛盾的發(fā)生。企業(yè)檔案數(shù)字化的技術(shù)業(yè)務(wù)，不僅要加強(qiáng)外部的技術(shù)選購(gòu)，還需要在自身的原創(chuàng)力度上良好的提升。數(shù)字化是一個(gè)非常廣泛的概念，企業(yè)的研發(fā)時(shí)間較短，與專業(yè)的研發(fā)企業(yè)具有很大的差距，但是在自身的長(zhǎng)久應(yīng)用過(guò)程中，還是可以去不斷地積累調(diào)整。

4.3 加強(qiáng)安全保密手段

通過(guò)對(duì)上述幾項(xiàng)措施良好的運(yùn)用，企業(yè)檔案數(shù)字化的執(zhí)行，可以取得不錯(cuò)的成績(jī)，而且在效益的提升過(guò)程中，并沒(méi)有展現(xiàn)出嚴(yán)重的不足。未來(lái)，應(yīng)繼續(xù)對(duì)安全保密手段進(jìn)行更好的加強(qiáng)。企業(yè)檔案數(shù)字化的保密，一定要在網(wǎng)絡(luò)保密手段上積極的應(yīng)用。當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)應(yīng)用，以及各類網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程操作，都成為必要性的技術(shù)內(nèi)容，同時(shí)在便捷程度上較高，應(yīng)堅(jiān)持在防火墻設(shè)計(jì)，以及木馬追蹤和防護(hù)處理上，進(jìn)行不斷的改善，這樣工作的好處在于，能夠促使企業(yè)檔案數(shù)字化，得到更好的保障，對(duì)于資料丟失問(wèn)題，做出有效的規(guī)避。

4.4 對(duì)企業(yè)數(shù)字檔案的應(yīng)用系統(tǒng)結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理

企業(yè)數(shù)字檔案管理通常由三層Bas系統(tǒng)結(jié)構(gòu)管理。換句話說(shuō)，管理具有三層保護(hù)。第一個(gè)是防火墻設(shè)置，第二個(gè)是應(yīng)用程序系統(tǒng)ID身份驗(yàn)證，最后一個(gè)是數(shù)據(jù)庫(kù)安全管理。在管理應(yīng)用系統(tǒng)的安全性時(shí)，有必要在應(yīng)用過(guò)程中加強(qiáng)權(quán)限管理。用戶在系統(tǒng)中的特權(quán)和角色通常通過(guò)他們的工作來(lái)區(qū)分。通常，有管理員用戶，業(yè)務(wù)用戶和常規(guī)瀏覽用戶。不同的用戶類型需要不同的權(quán)限設(shè)置管理。例如，管理員用戶負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的整體操作?？梢栽O(shè)置一些與日常維護(hù)和用戶自定義相關(guān)的權(quán)限。如果是業(yè)務(wù)用戶，通?？梢栽O(shè)置相關(guān)的業(yè)務(wù)特權(quán)以進(jìn)行記錄，修改和統(tǒng)計(jì)。它用于設(shè)置相關(guān)的查看權(quán)限，不能更改或刪除該信息。在應(yīng)用程序過(guò)程中管理不同用戶的權(quán)限可以極大地提高安全性。

4.5 更新傳統(tǒng)的檔案管理的理念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

長(zhǎng)期以來(lái)，文件管理一直是傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式，但數(shù)字化已逐漸成為一種發(fā)展趨勢(shì)。因此，文件管理過(guò)程需要不斷更新管理概念。針對(duì)某些人認(rèn)為文件管理任務(wù)是可選的概念，文件管理器了解文件信息資源的重要性以及將文件管理任務(wù)轉(zhuǎn)換為傳統(tǒng)的復(fù)雜管理的重要性。需要及時(shí)更新，以便可以更改模式。這提高了企業(yè)數(shù)字文件的安全管理級(jí)別。還需要加強(qiáng)數(shù)字檔案管理器的開發(fā)，并且數(shù)字檔案的安全性管理與管理器的級(jí)別緊密相關(guān)。培訓(xùn)過(guò)程采用長(zhǎng)期培訓(xùn)和短期培訓(xùn)來(lái)定期培訓(xùn)業(yè)務(wù)技能，集成各種計(jì)算機(jī)技術(shù)的業(yè)務(wù)知識(shí)和操作能力，并為安全地應(yīng)用和管理企業(yè)數(shù)字檔案館奠定基礎(chǔ)。

5 結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)如今的企業(yè)檔案數(shù)字化，已經(jīng)取得了非常不錯(cuò)的發(fā)展成績(jī)，但是安全問(wèn)題還是成為數(shù)字化安全管理的瓶頸。我們要通過(guò)有效的措施提高系統(tǒng)安全管理水平，保證數(shù)字檔案的安全。

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