摘 要：檔案寄存指的是單位或個人與第三方檔案保管機構(gòu)簽署合約，將檔案委托第三方機構(gòu)進行保管的一種檔案管理方式。開展商業(yè)性檔案寄存業(yè)務(wù)，建立商業(yè)性檔案寄存中心可以減少社會在檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中的重復(fù)投入現(xiàn)象，降低企業(yè)檔案管理成本。本文就商業(yè)性檔案寄存服務(wù)行業(yè)的市場需求和發(fā)展前景分析入手，探討建立檔案服務(wù)型和倉儲物流型結(jié)合的綜合型檔案寄存服務(wù)的優(yōu)勢及可行性。

關(guān)鍵詞：檔案寄存;模式

目前，我們各類型企業(yè)和機構(gòu)主要有三種檔案管理模式：第一種為自建檔案庫房，配備相應(yīng)的檔案管理人員對自有庫房檔案進行管理;第二種為租賃倉庫，改造成檔案庫房，配備或委托外包相應(yīng)的檔案管理人員對檔案進行管理;第三種是將檔案全部寄存至檔案寄存中心，委托專業(yè)檔案管理企業(yè)進行管理

隨著我國經(jīng)濟體制改革的不斷深入，在建立現(xiàn)代企業(yè)制度，經(jīng)濟所有制結(jié)構(gòu)不斷調(diào)整的新形勢下，企業(yè)檔案管理成本不斷增加，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式逐漸不能適應(yīng)社會發(fā)展趨勢。部分企業(yè)，特別是中小型企業(yè)，專注于發(fā)展主營業(yè)務(wù)，出于對企業(yè)效益的考慮不愿在檔案管理方面投入過多，不具備檔案管理的條件。商業(yè)性檔案寄存服務(wù)行業(yè)應(yīng)運而生，發(fā)展迅猛。

1 發(fā)展商業(yè)性檔案寄存業(yè)務(wù)的市場需求分析

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，各類行業(yè)經(jīng)濟主體業(yè)務(wù)規(guī)模不斷壯大，伴隨業(yè)務(wù)發(fā)展的各類檔案數(shù)量與日俱增。以某商業(yè)銀行為例，根據(jù)該銀行2012、2013和2014年報數(shù)據(jù)顯示，2013和2014年該行深圳分行營業(yè)收入總額分別為92.62億元和109.4億元，廣州分行營業(yè)收入總額分別為35.69億元和43.2億元測算，2013—2014年該行深圳分行新增業(yè)務(wù)檔案37455標準箱，廣州分行新增業(yè)務(wù)檔案14678標準箱。根據(jù)中國人行廣州分行的數(shù)據(jù)顯示，2013年廣州地區(qū)銀行業(yè)營業(yè)收入總額為1420億元，機構(gòu)預(yù)測2014年銀行業(yè)營收增長率10.7%測算，2014年廣州地區(qū)銀行業(yè)營業(yè)收入總額約為1575億元。按照銀行業(yè)同質(zhì)化經(jīng)營進行預(yù)測，2014年廣州地區(qū)銀行系統(tǒng)新增業(yè)務(wù)檔案總量約為535657標準箱。截止到2014年底，預(yù)計廣州地區(qū)銀行系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案總存量在500萬標準箱（30*36*43cm）以上（不含各商業(yè)銀行信用卡業(yè)務(wù)檔案存量），年增長率為10%—15%。假設(shè)檔案庫房標準為4米高，按照60%的空間利用率計算，預(yù)計1M3容積可放置13個標準箱，據(jù)此測算，2014年廣州地區(qū)銀行系統(tǒng)存放新增檔案的庫房需求約為10300M2，庫房需求年增長率為10%—15%。

因此，各類企業(yè)，尤其是中小型企業(yè)促進業(yè)務(wù)檔案的有序存儲和管理面臨著較大的壓力和挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在：

1）大多數(shù)企業(yè)和經(jīng)營單位內(nèi)檔案管理工作人員普遍配備不足，檔案庫房配置參差不齊，難以滿足業(yè)務(wù)發(fā)展帶來的檔案存儲需求。

2）近年來，各類企業(yè)檔案存儲與管理的人工成本、管理成本、運營費用等各類成本不斷上升。

3）類似金融、地產(chǎn)等行業(yè)，每年新增的業(yè)務(wù)檔案數(shù)量巨大，自建的檔案庫房趨于飽和，需要花費大量的人力、物力重新建設(shè)新的檔案庫房。

各類企業(yè)現(xiàn)有檔案管理人員不足、庫房存儲容量有限、檔案管理壓力增大等瓶頸，從而產(chǎn)生增大檔案庫房配置或?qū)n案寄存服務(wù)的需求。

2 發(fā)展商業(yè)性檔案寄存服務(wù)行業(yè)前景的SWOT分析

2.1 優(yōu)勢（S）

首先，市場經(jīng)濟發(fā)展條件下，市場中真實存在的檔案寄存需求是發(fā)展商業(yè)性檔案寄存服務(wù)的內(nèi)生要求。大型企業(yè)存在大量的業(yè)務(wù)檔案，目前幾乎都選擇自行建設(shè)或租賃倉庫進行管理的模式，但隨著增量檔案的增加，勢必面臨檔案庫房緊張、檔案管理人員不足、檔案管理成本壓力加大等問題;中小型企業(yè)和機構(gòu)難以籌集人力、物力去建設(shè)檔案標準庫房，也難以配備足夠的檔案人員進行有效、科學的管理，這類企業(yè)和機構(gòu)將是檔案寄存服務(wù)的重點潛在客戶。其次，我國檔案中介服務(wù)機構(gòu)經(jīng)過近二十年的發(fā)展，日趨成熟，在不斷適應(yīng)市場需求的同時，擴展檔案立卷與分類整理、價值鑒定、檔案修褚、縮微、復(fù)制等服務(wù)，檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)備份與銷毀、檔案咨詢、特藏與專門檔案管理、檔案用品與裝具等業(yè)務(wù)，積累了數(shù)量眾多的客戶單位，為開展商業(yè)性檔案寄存服務(wù)提供了天然的優(yōu)勢。

2.2 劣勢（W）

我國檔案寄存服務(wù)法規(guī)標準較為落后。一是在國家層面上，尚未出臺專門的針對檔案寄存服務(wù)的法律、法規(guī)和標準，只有少量規(guī)范性文件和部分間接相關(guān)的標準。二是在地方層面上，盡管已有許多相關(guān)法規(guī)和規(guī)范性文件，但這些法規(guī)和規(guī)范性文件大都停留在宏觀層面，微觀層面少有涉及，可操作性不強。三是在行業(yè)標準上，目前尚未有檔案寄存服務(wù)行業(yè)協(xié)會，商業(yè)性檔案寄存服務(wù)中心的行業(yè)標準、指南和道德準則、運營標準、建筑標準、災(zāi)備標準、保險及風險轉(zhuǎn)移標準、載體設(shè)施標準等方面均處于不完善甚至空白狀態(tài)。

2.3 機會（O）

首先，目前部分企業(yè)和機構(gòu)的檔案存儲、管理已呈現(xiàn)不同程度的瓶頸，檔案庫房區(qū)域分散、單個面積小、樓層承重低、庫房容量達到飽和等問題難以滿足自身未來若干年的檔案存儲需求;自行建設(shè)檔案庫房和聘請管理人員成本逐年增加，部分企業(yè)和機構(gòu)已釋放出將自身檔案外包寄存的信息和意向。其次，隨著社會分工和市場經(jīng)濟的深化推進，現(xiàn)有市場環(huán)境下越來越多的企業(yè)更為專注核心業(yè)務(wù)的發(fā)展，對邊沿輔助業(yè)務(wù)逐漸尋求更為專業(yè)和細分的外包合作商進行專業(yè)化的外包合作管理，已經(jīng)形成了檔案寄存外包合作業(yè)務(wù)的潛在市場需求。

2.4 威脅（T）

首先，檔案寄存服務(wù)行業(yè)是新生事物，除了需要取得政府檔案行政主管部門資質(zhì)審批外，還需要獲得足夠的社會認可度。其次，檔案寄存行業(yè)前期硬件投入大，資金回流慢，檔案庫房的檔案存儲量達到一定的庫房比例方能維持收支的偏離趨于平衡，企業(yè)存在同質(zhì)化經(jīng)營的風險。

3 探索建立檔案服務(wù)型和倉儲物流型結(jié)合的綜合型檔案寄存服務(wù)

檔案寄存業(yè)務(wù)不同于一般的倉儲行業(yè)，相比較于傳統(tǒng)的倉儲業(yè)務(wù)，它空間利用率高，收益率穩(wěn)定，而且呈現(xiàn)很強的檔案專業(yè)性。檔案服務(wù)型企業(yè)和倉儲物流型企業(yè)結(jié)合，利用各自的專業(yè)優(yōu)勢，共同組建運營高端檔案寄存中心，開展綜合型檔案寄存服務(wù)，具備明顯的產(chǎn)業(yè)優(yōu)勢：

3.1 有利于充分發(fā)揮倉儲物流型企業(yè)的區(qū)位優(yōu)勢和物流優(yōu)勢

倉儲物流園區(qū)一般位于中心城市周邊，交通網(wǎng)絡(luò)四通八達，運輸極為便利，具備輻射周邊的區(qū)位優(yōu)勢;物流園區(qū)布局合理，各種配套設(shè)施較為完善，建立檔案寄存中心條件較成熟;改造為檔案寄存庫房的倉庫是倉儲物流型企業(yè)的自有物業(yè)，可以采取“分期投入建設(shè)，逐步推廣擴張”的策略，逐步擴展檔案庫房，這樣既可以減少前期資金投入，又能降低運營成本，不浪費現(xiàn)有物業(yè)資源。

3.2 有利于凸顯檔案服務(wù)型企業(yè)的優(yōu)勢特點

一是品牌優(yōu)勢，檔案服務(wù)型企業(yè)開展檔案整理、數(shù)字化、管理咨詢一體化的服務(wù)，積累了較好行業(yè)口碑和豐富客戶資源;開展檔案寄存業(yè)務(wù)，可以在企業(yè)原來搭建的業(yè)務(wù)平臺基礎(chǔ)上進行，通過加強與各方聯(lián)系，主動地、有針對性地對金融業(yè)、房地產(chǎn)業(yè)、會計師事務(wù)所、律師事務(wù)所等重點客戶進行有效營銷，拓展業(yè)務(wù);檔案服務(wù)型企業(yè)與各級檔案行政管理部門聯(lián)系較緊密，在檔案寄存中心的建設(shè)過程中可爭取檔案行政管理部門和高校專家學者的指導(dǎo)和支持。二是專業(yè)優(yōu)勢，檔案服務(wù)型企業(yè)熟悉各類檔案服務(wù)的流程和標準，能在檔案寄存服務(wù)之外，為客戶提供檔案整理、數(shù)字化、信息化、數(shù)據(jù)存儲、人才培訓(xùn)等專業(yè)服務(wù)，針對不同客戶需求，需要提供個性化的服務(wù)，為客戶提供量身訂造的業(yè)務(wù)方案，最大限度滿足客戶需求，贏得客戶信賴與依賴。三是營銷管理優(yōu)勢，檔案服務(wù)型企業(yè)可以通過不同形式和渠道，做到精準營銷和服務(wù)，為進一步的檔案寄存業(yè)務(wù)擴展提供良好

保障。

3.3 有利于降低資金投入，開展檔案增值服務(wù)，增強市場競爭力

倉儲物流型企業(yè)負責庫房改造和日常運營，檔案服務(wù)型企業(yè)負責項目論證、方案制定、標準化庫房建設(shè)、運營管理、品牌營銷、資質(zhì)辦理、相關(guān)配套服務(wù)推廣等工作，雙方在業(yè)務(wù)發(fā)展上互為補充，既大大降低前期資金投入和回本壓力，還可延伸其他檔案增值服務(wù)。例如檔案寄存中心可相應(yīng)提供檔案整理和數(shù)字化服務(wù)，也可以依靠檔案專業(yè)優(yōu)勢，根據(jù)客戶需要，提供檔案編研服務(wù)。

參考文獻

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作者簡介

張偉城（1985-），男，漢族，廣東揭陽人，大學本科，檔案館員，研究方向：電子檔案/人事檔案管理。