劉娜

摘要：本文針對“中國天眼”這一國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目，在介紹“中國天眼”檔案管理體系構(gòu)建的同時，重點(diǎn)闡述“中國天眼”在歸檔管理、保管利用、資源開發(fā)等方面的實(shí)踐探索，以便為國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目檔案管理提供實(shí)踐方面的參考借鑒。

關(guān)鍵詞：大科學(xué)工程 中國天眼 檔案管理 檔案信息化

作為“十一五”期間國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目，世界最大的單口徑球面射電望遠(yuǎn)鏡（FAST）即“中國天眼”受到了社會各界的廣泛關(guān)注。在此背景下，“中國天眼”團(tuán)隊(duì)在關(guān)注工程實(shí)施的同時，也積極參與到檔案管理工作中，以便讓社會各界更全面地了解該重大科技基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目。在不斷的實(shí)踐探索中，“中國天眼”團(tuán)隊(duì)依據(jù)國家和中國科學(xué)院的相關(guān)規(guī)范，通過規(guī)章制度建設(shè)、全過程跟蹤管理、歸檔范圍細(xì)化、信息化建設(shè)、聲像資源開發(fā)等舉措，完成了從預(yù)研究、立項(xiàng)、實(shí)施到竣工驗(yàn)收25年間檔案的收集與整理工作。在不懈努力下，2019年5月27日國家檔案專業(yè)組驗(yàn)收時，“中國天眼”檔案管理工作獲得國家檔案局和中國科學(xué)院檔案館的一致好評。

一、“中國天眼”檔案管理體系構(gòu)建

檔案管理體系的構(gòu)建是“中國天眼”檔案管理的重要基礎(chǔ)，本文主要從管理制度和組織體系兩方面來探討檔案管理體系的構(gòu)建。

（一）“中國天眼”檔案管理制度建設(shè)

“中國天眼”檔案嚴(yán)格遵循國家和中國科學(xué)院的相關(guān)檔案要求，主要依據(jù)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)﹝2006﹞2號）、《中國科學(xué)院大科學(xué)工程項(xiàng)目檔案建檔規(guī)范》（ZKY/B 002—8—2006）、《中國科學(xué)院基本建設(shè)項(xiàng)目檔案建檔規(guī)范》（科發(fā)辦字﹝2015﹞176號）和《建筑工程資料管理規(guī)程》（DB11/T 695—2017）等管理制度。

除嚴(yán)格遵循國標(biāo)、行標(biāo)和院標(biāo)外，根據(jù)工程特點(diǎn)，“中國天眼”團(tuán)隊(duì)在對其進(jìn)行管理的過程中，陸續(xù)制定了《FAST工程文件管理細(xì)則》（GT/ZY 08—ZT—2008—02）、《FAST工程三層次文件記錄編號導(dǎo)則》（GT/ZY 08—ZT—2008—03）、《FAST工程檔案管理辦法》（GT/ZY 08—ZT—2010—06）、《500米口徑球面射電望遠(yuǎn)鏡（FAST）檔案立卷作業(yè)指導(dǎo)書》（GT/ZY 08—ZT—2015—01）等管理制度。這些制度明確了文件編號規(guī)則、歸檔范圍、歸檔質(zhì)量等要求，有效保證了“中國天眼”檔案的質(zhì)量，并獲得了檔案驗(yàn)收組的一致認(rèn)可。

（二）“中國天眼”檔案管理組織體系

在中國科學(xué)院檔案館的監(jiān)督指導(dǎo)下，在FAST經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)和各系統(tǒng)協(xié)助下，“中國天眼”團(tuán)隊(duì)逐步建立了相應(yīng)的檔案管理組織體系。具體而言，該體系主要由工程經(jīng)理部常務(wù)副經(jīng)理牽頭，工程辦公室主抓，各系統(tǒng)配合管理。工程辦公室設(shè)置檔案主管負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和利用；各系統(tǒng)總工程師是本系統(tǒng)檔案工作的第一責(zé)任人，各系統(tǒng)設(shè)置兼職檔案員，負(fù)責(zé)收集本系統(tǒng)檔案。兼職檔案員每季度向工程辦公室移交本系統(tǒng)檔案。工程辦公室實(shí)時跟蹤各單位工程進(jìn)展，并將發(fā)現(xiàn)的問題上報(bào)工程經(jīng)理部。此外，在《FAST機(jī)構(gòu)崗位設(shè)置與職責(zé)》程序文件中，明確規(guī)定各層級人員的檔案職責(zé)，從根本上保障了檔案管理組織體系的正常運(yùn)行。

二、“中國天眼”檔案管理實(shí)踐探索

作為“十一五”期間的大科學(xué)工程，“天眼”檔案除具有科研性與工程性相結(jié)合、合同金額大、類型復(fù)雜、參建單位多、建檔周期長、學(xué)科跨度大等大科學(xué)工程檔案共同的特點(diǎn)外，最大的特點(diǎn)就是異地建設(shè)。筆者將根據(jù)“中國天眼”檔案的特點(diǎn)，詳細(xì)介紹“中國天眼”檔案管理方面的實(shí)踐探索。

（一）“中國天眼”檔案管理在歸檔管理方面的實(shí)踐探索

為了保證全面完整歸檔，筆者所在單位主要采取了如下方式。

1.檔案交底。由于“中國天眼”合同的數(shù)量大、金額高，為保證最終移交檔案的質(zhì)量，筆者所在單位以合同金額作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，采用更有針對性的方式進(jìn)行檔案管理。檔案交底主要是針對“中國天眼”1000萬元以上金額的合同采取的一種工作方式。該方式利用施工技術(shù)交底的機(jī)會，將國家及中國科學(xué)院的相關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)告知參建單位，并監(jiān)督其設(shè)置資料員崗位；對參建單位進(jìn)行檔案交底，以便讓施工項(xiàng)目經(jīng)理、總監(jiān)、設(shè)計(jì)單位、勘察單位等了解建設(shè)單位對檔案的要求，有利于后續(xù)工作的穩(wěn)步推進(jìn)。

2. WBS分解?！爸袊煅邸睓n案囊括了基建檔案、工藝設(shè)備檔案和科研檔案等多種類型。對于工藝設(shè)備檔案而言，筆者所在單位并沒有相關(guān)方面的標(biāo)準(zhǔn)可以參考，為了避免建設(shè)單位與施工單位、監(jiān)理單位溝通不暢，主要采用了WBS任務(wù)分解法，即從“目標(biāo)—任務(wù)—工作—活動”的分解開始，讓參建單位將合同中的工作內(nèi)容層層剖析，以分部分項(xiàng)的方式報(bào)送監(jiān)理和建設(shè)單位審批。通過這種方式，參建各方（施工、監(jiān)理、管理公司及建設(shè)單位）能夠更加明確合同內(nèi)容，為歸檔范圍討論提供牢固基礎(chǔ)。

3.歸檔范圍細(xì)化。由于“天眼”建設(shè)內(nèi)容復(fù)雜、學(xué)科跨度大，所以在工作任務(wù)分解的基礎(chǔ)上，還需要根據(jù)每個單位工程施工的內(nèi)容和專業(yè)特點(diǎn)，制定有針對性的歸檔范圍。筆者在充分調(diào)研該單位工程所涉及的國標(biāo)、行標(biāo)的技術(shù)上，聯(lián)合施工單位、監(jiān)理單位、現(xiàn)場管理部及技術(shù)人員一起討論，經(jīng)過反復(fù)協(xié)商，形成針對該單位工程的資料歸檔范圍，并經(jīng)各方會簽后存檔?！皻w檔范圍細(xì)化”是每項(xiàng)單位工程檔案管理中最耗費(fèi)時間和精力的內(nèi)容，也是關(guān)系到“天眼”檔案完整性的最重要一環(huán)?！皻w檔范圍”要兼顧參建各方的立場，在保證應(yīng)歸盡歸的前提下，還要統(tǒng)籌考慮后續(xù)的利用需求。只有通過討論并確認(rèn)的歸檔內(nèi)容，才能作為檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的依據(jù)。

4.編制作業(yè)指導(dǎo)書。由于“天眼”參建單位眾多，檔案管理工作面對上百家管理對象，所以收集和歸檔條件復(fù)雜。由于參建單位的檔案意識和業(yè)務(wù)水平參差不齊，所以移交檔案的形式千差萬別。為了統(tǒng)一“天眼”歸檔文件的形式，筆者編制了《500米口徑球面射電望遠(yuǎn)鏡（FAST）檔案立卷作業(yè)指導(dǎo)書》。其中包括封面著錄、卷內(nèi)目錄著錄、卷內(nèi)材料整理、卷內(nèi)備考表著錄、案卷裝盒、移交目錄填寫及檔案工作總結(jié)七部分內(nèi)容。經(jīng)實(shí)踐，在作業(yè)指導(dǎo)書推廣后，各施工單位著錄形式和組卷方式基本統(tǒng)一，大幅減輕了建設(shè)單位檔案人員重復(fù)整理的工作量。

5.檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。為確保施工單位在撤場前完整地移交檔案，筆者所在單位制定了單位工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的工作舉措。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收包括四個步驟：一是施工單位進(jìn)行檔案工作總結(jié)，提交檔案自查報(bào)告，向建設(shè)單位、監(jiān)理單位提出驗(yàn)收申請；二是監(jiān)理單位對施工單位的檔案進(jìn)行審查并簽署意見；三是建設(shè)單位組織專家召開單位工程的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收會；四是施工單位對照專項(xiàng)驗(yàn)收時的專家意見，進(jìn)行逐條整改和回復(fù)。整改閉環(huán)后，施工單位向建設(shè)單位移交資料并撤場。

（二）“中國天眼”檔案管理在保管利用方面的實(shí)踐探索

1.檔案分類附表。根據(jù)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的要求，結(jié)合《中國科學(xué)院貴州省人民政府關(guān)于調(diào)整500米口徑球面射電望遠(yuǎn)鏡國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)及概算的批復(fù)》及“天眼”建設(shè)實(shí)際情況，按照各系統(tǒng)和子系統(tǒng)的不同分工，筆者制定了“中國天眼”項(xiàng)目的一級類目、二級類目和三級類目。需要注意的是，由于“中國天眼”項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容復(fù)雜，僅靠三級分類不能滿足檔案檢索與利用的需求。所以在三級類目下，筆者制定了針對每個單位工程的檔案分類附表。檔案分類附表按照各單位工程的實(shí)施階段或設(shè)備構(gòu)成進(jìn)行細(xì)分，使工程技術(shù)人員能夠更容易找到所需資料。

2.檔案信息化。在工程建設(shè)初期，為解決“天眼”檔案異地利用的問題，筆者嘗試?yán)谩绊?xiàng)目管理大師”平臺，將前期工程技術(shù)文檔、管理制度、會議紀(jì)要等上傳至該平臺，用于解決基礎(chǔ)文檔利用的需求問題。

在工程建設(shè)中后期，由于異地科研檔案、基建檔案利用需求高，我們與專業(yè)公司合作開發(fā)了“中國天眼”檔案管理系統(tǒng)，定制了針對“天眼”特點(diǎn)的個性化功能。按照“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施、資源共享、確保安全”的原則，筆者單位分批次將掃描后的文檔進(jìn)行上傳和掛接，目前已完成1900余卷檔案的掃描和掛接任務(wù)；通過“天眼”檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的收集、錄入、檢索、利用、權(quán)限管理等功能，實(shí)現(xiàn)了各類檔案的網(wǎng)上整理、編目、檢索、瀏覽、下載、編輯、打印和統(tǒng)計(jì)。

（三）“中國天眼”檔案管理在資源開發(fā)方面的實(shí)踐探索

在聲像檔案資源開發(fā)方面，通過20余年的工程籌備、建設(shè)、調(diào)試和試觀測，“中國天眼”積累了豐富的聲像素材，諸如開工、竣工、總體工程驗(yàn)收等重大節(jié)點(diǎn)素材，工程建設(shè)者、建設(shè)地風(fēng)土人情等人文素材，建立了一整套“中國天眼”聲像檔案資源庫。在這些資源積累的基礎(chǔ)上，“中國天眼”團(tuán)隊(duì)努力用“天眼”的聲像素材講述“天眼”的故事，獨(dú)立制作完成《南仁東：一眼萬年》檔案微視頻，并與中國科學(xué)院檔案館合作，聯(lián)合錄制了《“天眼”之書》檔案管理紀(jì)實(shí)片?！丁疤煅邸敝畷酚寐曄駲n案回溯了“天眼”這項(xiàng)龐大、復(fù)雜、堪稱奇妙的工程，是如何從科學(xué)家的大腦中被一步步搬到了大山深處的；《南仁東：一眼萬年》用聲像檔案記錄了時代楷模南仁東先生的傳奇人生。這兩部作品在全國355部參展項(xiàng)目中脫穎而出，《“天眼”之書》獲得2018年度全國建設(shè)項(xiàng)目檔案專題片一等獎（排序第1），《南仁東：一眼萬年》獲得建設(shè)項(xiàng)目檔案微視頻“最佳人物紀(jì)實(shí)獎”。

在紙質(zhì)檔案資源開發(fā)方面，學(xué)者們正在進(jìn)行“中國天眼”建設(shè)史的相關(guān)研究，編寫教材和講義等。

三、結(jié)語

“中國天眼”作為國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目，需經(jīng)過國家級的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。所以筆者所在單位在檔案的收集和整理中投入了較多人力、物力，從而導(dǎo)致檔案管理其他方面的工作開展不足，比如檔案編研工作開展有限。雖然筆者所在單位完成了檔案微視頻，并在相關(guān)微信公眾號上進(jìn)行了一些大科學(xué)工程檔案資源的整合與推廣的嘗試，但是對于存量較大的“中國天眼”檔案資源而言，其挖掘和利用的力度明顯不夠。同時，“中國天眼”望遠(yuǎn)鏡每天觀測的數(shù)據(jù)量近150TB。這些科學(xué)數(shù)據(jù)關(guān)系著望遠(yuǎn)鏡的科學(xué)產(chǎn)出和國際影響力，屬于后續(xù)“中國天眼”科研檔案管理的重要范疇。對上述科學(xué)數(shù)據(jù)的安全存儲與有效利用，也將是未來需要深入研究的課題。

2018年3月14日，國務(wù)院印發(fā)《積極牽頭國際大科學(xué)計(jì)劃和大科學(xué)工程方案》，從頂層設(shè)計(jì)、組織實(shí)施和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)方面同時部署，形成了我國牽頭組織國際大科學(xué)計(jì)劃和大科學(xué)工程實(shí)施的宏偉藍(lán)圖。未來我國會有很多大科學(xué)工程陸續(xù)啟動，“中國天眼”檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可以為此貢獻(xiàn)一些力量。同時，“中國天眼”作為進(jìn)入運(yùn)行階段的大科學(xué)工程，運(yùn)行內(nèi)容的變化必將引起檔案管理實(shí)踐的變革，筆者會對此進(jìn)行持續(xù)關(guān)注和研究。

*本文系中國科學(xué)院檔案館檔案專項(xiàng)課題“大科學(xué)工程運(yùn)行階段檔案管理模式與方法研究”（項(xiàng)目號：2019-A03-04）的研究成果。

作者單位：中國科學(xué)院國家天文臺、中國人民大學(xué)信息管理學(xué)院