郭欣儀

【摘要】檔案是記錄人類社會實(shí)踐活動的載體，內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技等各個方面，是“今世賴之以知古，后世賴之以知今”的知識寶庫和文化財富，肩負(fù)著推動社會發(fā)展和科學(xué)進(jìn)步的重要使命，因而具有社會屬性。充分發(fā)揮檔案的作用，使之全面、系統(tǒng)、完整地反映出事物的本質(zhì)特征，最大限度地拓展檔案服務(wù)的廣度和深度，是檔案編研工作的應(yīng)有之義。檔案編研工作是從現(xiàn)有的檔案資源中提煉出具有參考價值的信息的創(chuàng)新性工作，是檔案文化傳承與創(chuàng)新的重要紐帶和橋梁。本文在總結(jié)醫(yī)院檔案工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，對醫(yī)院檔案編研工作的方法及選題提出切實(shí)可操作的建議，以期從價值創(chuàng)新的角度，提高醫(yī)院檔案編研質(zhì)量，更好地為醫(yī)院發(fā)展及社會公眾服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;檔案編研;選題建議;價值創(chuàng)新

醫(yī)院在從事管理、醫(yī)療、科研等各項(xiàng)活動中形成的檔案是醫(yī)院的重要信息資源，也是醫(yī)院開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)依據(jù)和重要參考。伴隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生改革的不斷深入，醫(yī)院的競爭已不僅僅是技術(shù)和設(shè)備的競爭，還包括醫(yī)院的人文環(huán)境和服務(wù)理念的競爭。檔案編研作為開發(fā)醫(yī)院檔案信息資源的重要形式，代表著一個醫(yī)院的形象與精神，在醫(yī)院管理及醫(yī)療服務(wù)中發(fā)揮著潛移默化的作用。例如最近在應(yīng)對新冠肺炎疫情的診療工作中，若能將醫(yī)院在2003年應(yīng)對“非典”疫情時留存的有價值的檔案資料加以利用，必將對當(dāng)前的工作發(fā)揮重要作用。如何在對庫存檔案科學(xué)整理、篩選的基礎(chǔ)上進(jìn)行有效的提煉和升華，將靜態(tài)的檔案資源轉(zhuǎn)化為便于傳播和共享的編研成果，為管理者及社會公眾提供科學(xué)系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)全面的檔案信息服務(wù)，顯得十分必要。由于醫(yī)院的各類檔案具有明顯的行業(yè)特征，醫(yī)院檔案編研工作的開展也有其特殊性，筆者通過梳理目前我國醫(yī)院檔案編研工作的現(xiàn)狀及難點(diǎn)，分析其原因并提出切實(shí)可行的改善措施，以期為今后醫(yī)院的檔案編研工作提供有益的參考，共同提高編研成果的質(zhì)量，為醫(yī)院發(fā)展及社會公眾服務(wù)。

一、醫(yī)院檔案編研工作現(xiàn)狀

筆者統(tǒng)計，刊載于“檔案學(xué)”核心期刊上有關(guān)醫(yī)院檔案編研工作的論文僅有6篇，總體數(shù)量極低且?guī)缀跷瓷婕搬t(yī)療事業(yè)與檔案發(fā)展的熱點(diǎn)領(lǐng)域。其中：韓靜在《關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院檔案編研工作的思考》一文中，首先強(qiáng)調(diào)了加強(qiáng)醫(yī)院檔案編研工作的重要性，然后從“更新觀念、培養(yǎng)人才、豐富室藏”三個方面闡述加強(qiáng)醫(yī)院檔案編研工作的途徑。謝瑩的《從檔案編研成果透視醫(yī)院文化》一文，指出結(jié)合醫(yī)院優(yōu)秀文化的醫(yī)院檔案編研成果，能展示出現(xiàn)代醫(yī)學(xué)由傳統(tǒng)模式向“生物-心理-社會醫(yī)學(xué)模式”轉(zhuǎn)變的過程，也是醫(yī)患文化溝通的新元素。張紅的《醫(yī)院檔案編研工作之我見》首先闡明了醫(yī)院檔案編研工作的意義，然后從“了解各方需求、圍繞中心工作、力求內(nèi)容準(zhǔn)確”三個方面說明了醫(yī)院檔案編研工作的步驟，最后對醫(yī)院檔案編研工作提出了一些改進(jìn)措施。陸蓉《對做好當(dāng)前醫(yī)院檔案編研工作的思考》一文，作者首先闡明了目前醫(yī)院檔案工作普遍存在“重視不夠、水平不高、不能滿足醫(yī)院發(fā)展要求”的狀況，指出要結(jié)合檔案編研工作“目標(biāo)環(huán)節(jié)、實(shí)施環(huán)節(jié)、利用環(huán)節(jié)”的要求，加強(qiáng)理論探索、拓寬領(lǐng)域和形式、注重質(zhì)量地開展檔案編研工作。毛方芳在《醫(yī)院檔案編研工作的實(shí)踐與認(rèn)識》中，首先介紹了醫(yī)院開展檔案編研工作的基本程序和編研體裁，其次表達(dá)了自己從事檔案編研工作的幾點(diǎn)認(rèn)識，力求讓編研工作為醫(yī)院改革、建設(shè)、發(fā)展服務(wù)。朱小燕在《中醫(yī)醫(yī)院檔案編研工作初探》一文，通過介紹中醫(yī)醫(yī)院檔案編研工作的特殊性和工作范圍，闡明中醫(yī)醫(yī)院檔案編研工作的重要作用及意義。

縱觀目前有關(guān)醫(yī)院檔案編研工作方面的學(xué)術(shù)研究成果，大部分文獻(xiàn)對醫(yī)院檔案工作目前存在的問題做了闡述，如：領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠;檔案人才不足、人員素質(zhì)有待提高;檔案編研的領(lǐng)域狹窄、針對性不強(qiáng);檔案研究成果少、推廣途徑缺乏等等，但對于如何解決這些問題，卻缺乏切實(shí)可行的措施。誠然，以上問題在每家醫(yī)院都或多或少存在，但是，檔案編研作為開發(fā)利用檔案信息資源的一項(xiàng)創(chuàng)造性工作，不僅是為醫(yī)院加強(qiáng)業(yè)務(wù)水平和提升科研能力提供服務(wù)的重要手段，還是醫(yī)院文化建設(shè)的生動教材和珍貴資料，檔案編研成果自身也是醫(yī)院文化建設(shè)和內(nèi)涵建設(shè)的一部分，檔案編研人員只有充分發(fā)揮主觀能動性，才能使檔案工作做出成績、擺脫平淡、逐步參與到醫(yī)院的中心工作中去。如何既突出醫(yī)院特色，又遵循檔案編研的特點(diǎn)，做出實(shí)實(shí)在在的成果，梳理醫(yī)院發(fā)展脈絡(luò)，弘揚(yáng)醫(yī)院優(yōu)良傳統(tǒng)，推廣先進(jìn)醫(yī)療技術(shù)，褒獎醫(yī)院先進(jìn)人物，外塑醫(yī)院形象、內(nèi)促人心凝聚，充分調(diào)動職工愛崗敬業(yè)的積極性，充分發(fā)揮檔案服務(wù)的主動性，讓醫(yī)院和社會切實(shí)提高對醫(yī)院檔案編研成果的認(rèn)知度、認(rèn)可度，是讓醫(yī)院的檔案工作走入良性循環(huán)的重要議題。

二、醫(yī)院檔案編研工作對策

醫(yī)院的檔案包括醫(yī)院各科室及職能部門在日常醫(yī)療及管理活動中形成的文書、科研、醫(yī)療、教學(xué)、設(shè)備、基建、會計等紙質(zhì)載體檔案和榮譽(yù)獎牌、獎杯、照片等實(shí)物檔案以及音像制品、電子檔案等。我們應(yīng)當(dāng)利用檔案的歷史文化載體優(yōu)勢，充分發(fā)掘館藏檔案的潛在價值，從檔案編研工作的視角，打造新時期醫(yī)院檔案編研文化精品，使檔案文化成果更貼切于社會大眾。下面，筆者就醫(yī)院檔案編研工作的流程、方法及選題為大家提供一些建議。

（一）醫(yī)院檔案編研工作流程。檔案編研是以館（室）藏檔案為主要物質(zhì)對象，以主動提供檔案信息為主要目的，在深入研究的基礎(chǔ)上，圍繞一定的主題或題目范圍，收集篩選檔案信息，進(jìn)行不同性質(zhì)、不同程度的科學(xué)加工，使之轉(zhuǎn)化為相關(guān)的出版物，供社會和有關(guān)方面利用的工作。根據(jù)以上定義，檔案編研一般分為五個步驟：擬定計劃、確定主題、選擇素材、編排加工、審核批準(zhǔn)。首先，任何工作都要有規(guī)劃地進(jìn)行，檔案工作在每年年初就應(yīng)確定當(dāng)年檔案編研的主題，并制定開展工作的計劃，總領(lǐng)全年的檔案編研工作，有的放矢、重點(diǎn)突出地對醫(yī)院檔案信息進(jìn)行開發(fā);確定主題是編研工作開展的重要依據(jù)，主題可以本醫(yī)院工作需要為出發(fā)點(diǎn)，也可以患者及社會的需求為出發(fā)點(diǎn)，具體的選題參考方向在下一小節(jié)著重介紹;選擇素材則要站在廣泛收集醫(yī)院檔案的基礎(chǔ)上，選擇內(nèi)容可靠、問題典型、素材適用、形式多樣的有價值的檔案材料，以確保檔案編研成果的真實(shí)全面、準(zhǔn)確實(shí)用;對于選擇的素材，要按照確定好的成果體裁和恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)方式進(jìn)行必要的加工編輯，確保編研成果的可讀性和系統(tǒng)性。最后，在對初步成型的編研作品進(jìn)行校對、審核后，報請醫(yī)院批準(zhǔn)印發(fā)。

醫(yī)院檔案編研人員要以高度的責(zé)任感，按照規(guī)范的工作程序，準(zhǔn)確把握檔案信息的真實(shí)性及編研成果的實(shí)用性，力求結(jié)構(gòu)完整、語言精練、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、重點(diǎn)突出、可讀性強(qiáng)，使檔案編研真正服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展和社會需要。

（二）醫(yī)院檔案編研工作方法。1.匯編為主，層層遞進(jìn)。檔案編研依據(jù)加工程度主要分為三個層次：即文件匯編、綜合參考、專門著述，它們是層層遞進(jìn)的關(guān)系。由于檔案部門在大型綜合性醫(yī)院中并非核心部門，有時甚至由兼職人員承擔(dān)檔案工作，而各類檔案資料也不一定都是集中保管，且檔案介質(zhì)多樣。因此，編研人員可以手邊的資料為基礎(chǔ)，編輯文件匯編，再根據(jù)資料的搜集程度，結(jié)合醫(yī)院發(fā)展歷史、?？铺厣?、人才優(yōu)勢等，選擇性地編研專題參考資料，有條件的，再就某一選題編輯專門著述。檔案的編研工作并不是檔案材料的簡單羅列，而是根據(jù)選題對檔案信息進(jìn)行“去粗取精、去偽存真、去劣存優(yōu)”的分析、研究和加工的過程，即“編中有研，研中有編，編研結(jié)合”?！熬帯笔菍n案材料進(jìn)行整理加工與匯集，“研”是對檔案內(nèi)容的研究與考證。只有編研結(jié)合，才能創(chuàng)造出高質(zhì)量、高層次、對醫(yī)院業(yè)務(wù)活動和社會公眾有利用價值的編研成果。2.結(jié)合實(shí)際，選好專題。醫(yī)院檔案編研選題需緊密圍繞醫(yī)院年度計劃和中心工作，創(chuàng)新思維，尋找可為本部門、本醫(yī)院、本系統(tǒng)乃至本地區(qū)服務(wù)的選題。要在平時的工作中增強(qiáng)檔案意識，建立和完善歸檔制度，特別注意收集第一手材料，在重點(diǎn)工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)盡力保留有價值的檔案，如公文、通知、規(guī)劃、大型手術(shù)錄像、獎勵、媒體報道等，做到真實(shí)、客觀、完整地反映事件原委。同時，還應(yīng)主動了解醫(yī)院當(dāng)前動態(tài)、新技術(shù)、新項(xiàng)目的進(jìn)展情況及重大活動日程、重要會議等，做檔案的“有心人”，從小處著眼，從身邊入手，利用編研成果充分展示醫(yī)院的業(yè)務(wù)水平、科研實(shí)力、服務(wù)理念等，如果編研成果脫離醫(yī)院和社會的需求，就失去了檔案編研的意義。3.多方協(xié)作，聯(lián)合編研。當(dāng)醫(yī)院面臨重大醫(yī)療衛(wèi)生事件或特殊疫情或疾病時，所涉及的業(yè)務(wù)科室眾多，甚至還會接受當(dāng)?shù)匦l(wèi)健委以及政府部門的指令。因此，在編研一些特殊性或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的選題時，檔案部門要突破自身局限，積極與醫(yī)院內(nèi)部甚至外部的專業(yè)人士合作，共同篩選素材，聯(lián)合編研，這樣不僅拓寬了檔案編研的范圍，也使編研成果的利用范圍更廣泛，有助于擴(kuò)大檔案工作的影響力，得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和社會的認(rèn)可。同時，對檔案工作人員自身而言，聯(lián)合編研也能促進(jìn)自身涉獵多方面知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)工作的參與感、獲得感。4.載體豐富，成果多樣。一直以來，編研成果基本都是紙質(zhì)化、館藏化，較少展示在普通職工或公眾面前。而現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)傳播及新興媒體的大力發(fā)展，促使檔案人員也應(yīng)結(jié)合時代特征，改變檔案的利用及宣傳方式：對內(nèi)可采用OA系統(tǒng)、醫(yī)院宣傳欄等形式，不僅可方便廣大職工隨時瀏覽編研成果，且由于一些編研成果如醫(yī)院《組織沿革》《大事記》等，其素材本就來自于職工之中，與職工的工作崗位息息相關(guān)，也是增強(qiáng)醫(yī)院向心力的一種途徑，而《科研項(xiàng)目成果匯編》等編研成果還能為醫(yī)院員工提供可參考的學(xué)術(shù)資料，從而增進(jìn)職工與檔案工作的密切程度。對外，可結(jié)合微博、微信以及攝影展板、畫冊發(fā)放、錄像播放等更加活潑的形式，通過檔案編研成果展示醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、文化理念、學(xué)術(shù)成果等，提高醫(yī)院的知名度和信任度。

（三）醫(yī)院檔案編研工作選題建議。檔案編研工作的根本目的就是通過有效開發(fā)館藏檔案信息資源，把一系列原始的、零散的檔案信息經(jīng)過提煉、加工，使之形成條理化、系統(tǒng)化的編研成果，達(dá)到信息資源共享，方便社會各界利用的作用，從而增強(qiáng)檔案部門與單位內(nèi)部及社會各界的溝通、聯(lián)系與相互了解，為醫(yī)院發(fā)展提供智力支持。根據(jù)以上方法，還需有好的選題思路，才能最大限度地發(fā)揮檔案資源的作用，體現(xiàn)檔案人員的價值。同時，也讓更多人認(rèn)識到檔案編研、檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中所起的作用，從而更理解、更支持檔案工作。筆者結(jié)合實(shí)例，就醫(yī)院檔案編研工作的選題提出幾點(diǎn)建議，供各位同仁參考：1.圍繞醫(yī)院綜合管理及利用率高的檔案資料，體現(xiàn)編研成果的規(guī)范性、科學(xué)性。醫(yī)院的各項(xiàng)管理活動都需要健全的制度體系作為理論決策的依據(jù)，如醫(yī)院章程、人事制度、績效分配制度等，這些規(guī)章制度和技術(shù)規(guī)范一般以醫(yī)院發(fā)文的形式碎片化地在院內(nèi)運(yùn)行，檔案部門可根據(jù)這些檔案的使用頻率及范圍，編寫相應(yīng)的規(guī)章、制度、職責(zé)匯編，如《醫(yī)院行政崗位職責(zé)匯編》《醫(yī)院重要文件匯編》等，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供全面、便捷的支持;而國家、省、市的一些醫(yī)療衛(wèi)生相關(guān)政策、法律法規(guī)、發(fā)展規(guī)劃等，也能夠啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)思維，從而準(zhǔn)確分析和判斷醫(yī)院未來的發(fā)展方向，及時制訂重要決策或調(diào)整資金投入。因此，還可編寫如《醫(yī)院收費(fèi)制度匯編》《大型醫(yī)療機(jī)構(gòu)巡察制度匯編》等，指導(dǎo)醫(yī)院綜合管理活動;對于一些科室常用的管理規(guī)范，可編寫如《醫(yī)院辦公區(qū)域6S操作規(guī)范》《大型醫(yī)療設(shè)備操作規(guī)范》等，方便各科室員工隨時查詢參考。2.圍繞醫(yī)院中心工作或重大活動，體現(xiàn)編研成果的系統(tǒng)性、專題性。近年來，國家衛(wèi)健委在全國各級醫(yī)療機(jī)構(gòu)中相繼開展“以病人為中心”的醫(yī)院管理年活動、以構(gòu)建和諧醫(yī)患關(guān)系為目的的創(chuàng)建“平安醫(yī)院”活動、提倡服務(wù)好、質(zhì)量好、醫(yī)德好、人民群眾滿意的“三好一滿意”活動、為“助力分級診療、引導(dǎo)人民群眾有序就醫(yī)”的?？漆t(yī)聯(lián)體建設(shè)活動等等，這一系列重大課題即是醫(yī)院某一階段的中心工作，可據(jù)此編研如《創(chuàng)建平安醫(yī)院文件匯編》《?？漆t(yī)聯(lián)體義診圖文薈萃》等系統(tǒng)性材料。汕大醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院另辟蹊徑，從媒體報道的角度編寫了12萬字的《我們的心靈比白云高潔——1990年-2001年汕大醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風(fēng)媒體報道集萃》，對醫(yī)院的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)工作進(jìn)行了系統(tǒng)梳理，起到了較好的宣傳效果。此外，對于醫(yī)院的重大活動、重要會議，檔案部門一定要注意檔案材料的收集、歸檔工作，如職代會會議材料、醫(yī)院辦公地點(diǎn)遷移、院領(lǐng)導(dǎo)任免等內(nèi)容，不僅對全院職工熟悉醫(yī)院歷史、增強(qiáng)凝聚力、加強(qiáng)醫(yī)院文化建設(shè)有重要意義，同時也是醫(yī)院或地區(qū)編纂大事記、年鑒、院史、院志、組織沿革等不可或缺的素材。例如，可將歷屆職代會的提案做分類、統(tǒng)計和分析，充分了解醫(yī)院管理與職工訴求之間的動態(tài)變化，明確醫(yī)院所推行的改革措施是否有效，打牢醫(yī)院管理的群眾基礎(chǔ)等。在建院幾十周年或一些重大時間節(jié)點(diǎn)，可根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況編寫專題性材料，作為醫(yī)院的獻(xiàn)禮。其中，大事記又分為反映醫(yī)院全局性工作的綜合大事記和反映某一方面工作如基建、科研等的專題大事記，一般都以時間順序闡明事件的發(fā)展脈絡(luò)，為醫(yī)院的總結(jié)、迎檢、統(tǒng)計、報表等提供參考;院史、院志則是綜合反映醫(yī)院歷史與現(xiàn)狀的百科全書，選材需真實(shí)、全面、準(zhǔn)確;組織沿革則是系統(tǒng)記載醫(yī)院的組織機(jī)構(gòu)、人員編制、體制變革情況的資料，尤其是發(fā)展改革過程中的重大事件和重要節(jié)點(diǎn)，不僅包含了醫(yī)院成立、籌建、運(yùn)營等各個重要階段，還包括歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子、長期發(fā)展規(guī)劃、重要榮譽(yù)、大型項(xiàng)目及醫(yī)療設(shè)備、新項(xiàng)目新技術(shù)等重大事件材料，對醫(yī)院運(yùn)營發(fā)展、業(yè)務(wù)開拓、未來規(guī)劃具有重要的決策導(dǎo)航作用。北京協(xié)和醫(yī)院網(wǎng)站專門設(shè)有“院史館”，四川大學(xué)（含原華西醫(yī)科大學(xué)）網(wǎng)站也在館藏資源專欄全面反映了其110年發(fā)展歷史，可見國內(nèi)綜合實(shí)力名列前茅的大醫(yī)院都對其歷史及檔案資源的開發(fā)利用非常重視。