尤永玲

摘要：近年來，社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，檔案信息內(nèi)容日漸增多，對于檔案管理工作提出了更新更高的要求。所以，就需要加強(qiáng)檔案管理工作方式改革，完善檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。文章將從新形勢下檔案管理工作面臨的問題著手，就如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化提出相應(yīng)的策略，以供同行參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;規(guī)范化;問題;策略

1新形勢下檔案管理工作面臨的問題

1.1檔案管理工作重視程度不高

由于新形勢下檔案管理工作涉及較多內(nèi)容，且較為復(fù)雜，對于檔案管理者的素質(zhì)要求較高。加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理建設(shè)意義重大，但現(xiàn)實(shí)的情況是，很多檔案單位管理工作者并未意識到規(guī)范化管理的價(jià)值與作用，既沒有編制完善的管理制度，對檔案管理工作予以規(guī)范與約束，致使檔案管理工作隱患突出，無法滿足檔案管理工作需求，不利于檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升。對大多數(shù)企業(yè)而言，他們往往過于關(guān)注經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致檔案管理工作被忽略，在檔案管理方面缺乏足夠的投入，資源配置也不夠合理，職工工作責(zé)任感缺乏，導(dǎo)致檔案管理工作無法滿足規(guī)范化發(fā)展的要求。

1.2檔案管理體系不夠完善

當(dāng)前，經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展迅猛，國內(nèi)企業(yè)發(fā)展速度日漸加快，管理制度得到了有效完善，但是企業(yè)檔案管理工作仍然面臨檔案管理制度不完善的問題，檔案管理者操作不夠規(guī)范，工作落實(shí)不到位。據(jù)可靠資料顯示，很多企業(yè)并不注重檔案管理制度創(chuàng)新，無法滿足新時(shí)期檔案管理工作需求，仍在使用舊的檔案管理體系，致使檔案管理工作面臨激烈矛盾，管理工作效率得不到有效提升，檔案管理工作規(guī)范化水平較低。

1.3管理方法落后、信息化程度較低

當(dāng)前，高科技在人們的工作與生活中應(yīng)用廣泛，極大地促進(jìn)了社會的發(fā)展。在檔案管理工作中運(yùn)用先進(jìn)科技，符合新形勢下檔案管理工作需求，但就目前情況來看，技術(shù)與管理無法實(shí)現(xiàn)有效結(jié)合，也沒有創(chuàng)建相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)管理平臺，檔案管理信息化程度偏低，紙質(zhì)與手工登記的方法依然存在，嚴(yán)重影響了檔案的完整性與準(zhǔn)確性，對檔案的利用極其不利，檔案管理工作效率也隨之下降。從總體上看，盡管網(wǎng)絡(luò)化與信息化水平逐年上升，但對于檔案管理而言，企業(yè)因?yàn)槭艿礁鞣N因素的影響，導(dǎo)致檔案管理無法有效運(yùn)用信息化技術(shù)，其作用也發(fā)揮的不夠充分，工作隱患突出，信息化與規(guī)范化高度均比較低。

1.4檔案管理員素質(zhì)水平不高

在新的發(fā)展形勢下，對檔案管理工作的信息化與規(guī)范化提出了更高的要求，那么就要求檔案管理員除了要有扎實(shí)的專業(yè)化知識外，還要掌握現(xiàn)代化技術(shù)，但目前，檔案管理員素質(zhì)水平較低，專業(yè)化程度不足，對于先進(jìn)管理軟件與計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案管理員掌握不到位，檔案管理工作依舊停留于檔案資料的歸納與整理。此外，由于長期得不到有效培訓(xùn)，其知識結(jié)構(gòu)無法得到及時(shí)更新，專業(yè)技能水平也得不到有效提升。有的檔案管理員受傳統(tǒng)管理模式束縛約束，無法滿足檔案規(guī)范化管理的要求。

2新形勢下實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的有效策略

2.1加強(qiáng)觀念更新，增強(qiáng)自身責(zé)任意識

對于檔案管理人員而言，應(yīng)當(dāng)具有強(qiáng)烈的責(zé)任意識，確保每個(gè)細(xì)節(jié)得以處理到位。既要明確檔案管理工作的重要性，強(qiáng)化檔案管理意識，對于領(lǐng)導(dǎo)人員而言，應(yīng)當(dāng)注重檔案管理宣傳，并立足于自身發(fā)展需求，認(rèn)真分析經(jīng)濟(jì)發(fā)展現(xiàn)狀與運(yùn)行趨勢，緊密圍繞設(shè)備、科研成果以及資料加強(qiáng)檔案管理，不僅要加強(qiáng)對員工資料的管理，對于資料整理，應(yīng)當(dāng)形成具體的管理辦法，徹底摒棄過去收攤看點(diǎn)的做法，不僅要埋頭苦干，也要有敏感與睿智，提升檔案工作質(zhì)量。

檔案管理人員的素質(zhì)水平，會直接影響檔案管理工作效率與質(zhì)量。將一些處于雜亂無章狀態(tài)資料形成具體目錄，構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)。對于管理人員而言，應(yīng)當(dāng)合理使用信息技術(shù)手段，通過各種現(xiàn)代化手段，對檔案資料進(jìn)行有效管理，綜合采用多種交流式管理方式，以有效滿足企業(yè)需求，加強(qiáng)新知識學(xué)習(xí)，當(dāng)前，在檔案管理工作過程中，各種信息技術(shù)手段運(yùn)用不夠廣泛，檔案管理人員必須要有知識厚度與涵養(yǎng)，以及時(shí)跟上時(shí)代發(fā)展步伐，這就要求管理人員主動鉆研，強(qiáng)化實(shí)踐，加強(qiáng)新方法探索，以實(shí)現(xiàn)不斷進(jìn)取。

2.2構(gòu)建完善的檔案管理體系

新形勢下進(jìn)行檔案管理，應(yīng)當(dāng)采取有效的處理措施，以免留下任何隱患。如果從縱觀全局角度出發(fā)，檔案管理工作問題的出現(xiàn)會受到規(guī)章制度的影響，因此，在檔案管理工作過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理體系完善，并加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理制度的創(chuàng)新與改革，妥善處理好檔案管理制度問題，彌補(bǔ)制度的不足，使檔案管理工作質(zhì)量得到有效改善。第一，應(yīng)當(dāng)深入貫徹落實(shí)細(xì)節(jié)方面制度，考慮到檔案管理工作量龐大，還要完善細(xì)節(jié)管理，如編號、錄入、取出及轉(zhuǎn)移。對于每一項(xiàng)工作，都應(yīng)進(jìn)行具體記錄，還要將責(zé)任落實(shí)至相應(yīng)的負(fù)責(zé)人，確保檔案管理員明確自身職責(zé)。第二，完善整體方面的制度。對于檔案管理制度而言，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)階段性更新與改革，優(yōu)化制度內(nèi)容結(jié)構(gòu)，使檔案管理工作得以規(guī)范化開展，進(jìn)而確保檔案管理工作質(zhì)量。

2.3加強(qiáng)檔案管理方法與技術(shù)優(yōu)化

現(xiàn)如今，在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理技術(shù)與方法已經(jīng)無法滿足規(guī)范化管理工作需求，盡管耗費(fèi)了大量的時(shí)間與精力，但取得的效果卻不盡如人意。所以，應(yīng)將先進(jìn)的電子技術(shù)與信息化技術(shù)運(yùn)用于檔案管理工作，提高檔案管理工作的高效性與便捷性。但在檔案管理工作中運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)時(shí)，雖然會面臨較大機(jī)遇，但也需要應(yīng)對極大挑戰(zhàn)。

為了提高現(xiàn)代科技的實(shí)效性，檔案管理員應(yīng)當(dāng)全面了解檔案管理工作要求與問題，加強(qiáng)管理與技術(shù)的結(jié)合，開發(fā)出與企業(yè)實(shí)際需求相符的的現(xiàn)代信息化檔案管理系統(tǒng)，確?，F(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用。在將現(xiàn)代科技運(yùn)用于檔案管理工作中時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好安全防范工作，提高檔案的規(guī)范化水平，滿足檔案文件對于保密性的需求，以免因技術(shù)工具的不合理使用導(dǎo)致檔案發(fā)生泄漏或丟失。所以，就要不斷加強(qiáng)加密建設(shè)，定期對權(quán)限設(shè)置加以檢查，還要對電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格檢查，及時(shí)完善電子檔案的登陸功能，保障電子檔案安全。此外，為了進(jìn)一步提升檔案信息化水平，還要為每份資料創(chuàng)建電子檔案，比如說可以利用掃描儀對全部人工記錄資料進(jìn)行掃描，生成電子檔案加以保管，還要通過檔案管理軟件對檔案資料按照檔案類型與時(shí)間的不同進(jìn)行歸檔，建立相應(yīng)的電子檔案目錄，為日后查找與翻閱提供方便，使檔案查找效率得以提高，降低人力及時(shí)間投入，使檔案管理工作質(zhì)量得到有效提高。

2.4提高檔案管理者的素質(zhì)

新的發(fā)展形勢下，對于檔案管理規(guī)范化的要求日益提升。因檔案管理工作涉及較多內(nèi)容，信息量龐大，管理起來存在一定難度，對檔案管理工作提出了較高的要求，那么對于檔案管理者而言，就要求綜合素質(zhì)比較高。但就現(xiàn)有的檔案管理者而言，其綜合素質(zhì)存在明顯差異，達(dá)不到崗位工作需求，也不擅長信息化技術(shù)的運(yùn)用，因此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理者素質(zhì)培養(yǎng)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)市場環(huán)境了解，并根據(jù)檔案管理工作實(shí)際，合理制定培訓(xùn)計(jì)劃，加強(qiáng)培訓(xùn)教育，讓其檔案管理知識更加豐富，信息化技術(shù)水平得到有效提升，此外，提高檔案管理員行為的規(guī)范性，使其責(zé)任心得以增強(qiáng)，檔案管理工作效率得到有效提高。

3結(jié)束語

總之，在新的發(fā)展形勢下，檔案管理工作面臨新的發(fā)展機(jī)遇，但也因受到很多因素的影響，檔案管理工作還要應(yīng)對一定的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已無法滿足信息化與現(xiàn)代化管理的要求，為了實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，應(yīng)當(dāng)意識到檔案管理工作的重要意義，并立足于企業(yè)實(shí)際情況，合理構(gòu)筑檔案管理體系，加強(qiáng)管理方法與技術(shù)的運(yùn)用，使檔案管理信息化水平得到有效提升。

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