曹紅翠

[摘 要]隨著社會經濟快速發(fā)展，科技不斷進步，煤炭企業(yè)的工作范圍越來越廣泛，需要利用信息技術協(xié)助檔案管理工作，減少工作壓力，提高工作效率。在新時期背景下，加快信息化建設成為大勢所趨?；诖?，文章分析了煤礦檔案管理的重要性，并提出了提高煤礦企業(yè)檔案管理能力的對策。

[關鍵詞]煤礦企業(yè);檔案管理;信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.14.090

[中圖分類號]G275.9[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）14-0-02

0? ? ?引 言

在煤礦企業(yè)中，企業(yè)檔案是最原始的工作記錄，記載了企業(yè)管理、經營、生產每一個環(huán)節(jié)的內容，為開展后續(xù)工作提供了寶貴的經驗。但是，當前不少煤礦企業(yè)并沒有做好信息化管理工作，軟硬件設備配置不達標，沒有進行聲像檔案資料建設。另外，不少檔案管理人員自身素質不合格，專業(yè)素質不達標，不能處理好檔案管理工作，無法勝任崗位工作。這樣勢必影響企業(yè)發(fā)展。

1? ? ?檔案管理的重要性

對于煤礦企業(yè)，檔案是很重要的內容，包含可靠、完整的企業(yè)信息，是煤礦企業(yè)后續(xù)發(fā)展以及當前管理的參照內容。檔案工作人員必須重視檔案管理，有效挖掘檔案信息，從企業(yè)發(fā)展過程中獲取有用的數(shù)據(jù)信息，為煤礦企業(yè)未來發(fā)展提供支持。管理者利用檔案信息，不僅可以掌握過去的企業(yè)發(fā)展歷程，解決當前企業(yè)的發(fā)展問題，甚至能夠預測今后行業(yè)的發(fā)展趨勢，保障決策有效性與合理性。假設煤礦企業(yè)平時沒有做好檔案管理工作，沒有保障檔案完整性，領導人員沒有獲取準確、一手的企業(yè)經營資料，將容易做出錯誤、不合理決策，使企業(yè)遭受重大損失。在信息時代，煤礦企業(yè)的信息化建設具有非常重要的現(xiàn)實意義。煤礦企業(yè)要想可持續(xù)發(fā)展，必須重視數(shù)據(jù)分析，做好數(shù)據(jù)信息挖掘工作，如實反映企業(yè)的發(fā)展情況。

2? ? ?煤礦企業(yè)的檔案管理問題

2.1? ?設施落后

受傳統(tǒng)觀念意識限制，不少企業(yè)只重視生產，不關注內部管理，甚至有意無意地削減檔案管理資金。不少煤礦企業(yè)缺少檔案管理部門，或者即便有檔案管理部門，也只是簡單地為員工配備電腦，買一套辦公軟件。企業(yè)沒有及時更新軟硬件設備，軟硬件設備的性能數(shù)據(jù)分析與信息管理的要求。

2.2? ?缺少完善的管理制度

不少煤礦企業(yè)經營管理思想傳統(tǒng)且落后，一味地追求經濟發(fā)展，只考慮生產，不考慮管理。在煤礦企業(yè)中，輕管理、重生產是非常普遍的現(xiàn)象。眾所周知，企業(yè)管理過程中，檔案管理是非常重要的部分。但是很多煤礦企業(yè)并沒有建設完善的管理制度，也沒有做好檔案管理工作，導致企業(yè)發(fā)展過程中面臨很多問題。此外，缺少明確的責任制度、標準制度，不少生產部門的工作重心只在生產上，只有臨近檢查時，才做一些檔案數(shù)據(jù)整理工作應付了事。

2.3? ?信息化建設比較落后

21世紀，信息化已經成為行業(yè)發(fā)展、行業(yè)建設的主旋律，檔案管理同樣如此。從煤礦企業(yè)的檔案管理工作看，信息化建設問題十分突出，主要表現(xiàn)在以下兩點。首先，在信息化建設中，很多企業(yè)雖然積極嘗試檔案信息化管理，但僅將原本人工操作的內容變成電腦操作，并沒有主動引入當前各種新興的技術，信息技術應用整體比較落后。其次，不少煤礦企業(yè)雖然主動引入了新興技術，但由于人才不足、資金有限，在使用過程中，效果不盡如人意。

2.4? ?工作人員素質參差不齊

煤礦企業(yè)要想朝著信息化發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理轉型，不僅需要檔案管理工作人員擁有扎實、豐富的檔案專業(yè)知識，同時還要掌握相應的信息技術。很多煤礦企業(yè)在組織檔案管理隊伍時，并沒有意識到人員素質建設問題。企業(yè)只是從一些部門調集閑散人員組建檔案管理組織。工作人員沒有經歷過專業(yè)培訓，并不了解檔案管理要求和工作具體內容。企業(yè)的檔案管理人員素質參差不齊，具體表現(xiàn)為以下兩方面：首先，不少煤礦企業(yè)并沒有在內部建立完善的培訓體系、很難提升檔案管理人員的素質;其次，人員流動性比較大。眾所周知，煤礦企業(yè)工作環(huán)境問題導致人才引進十分困難，不利于企業(yè)吸引人才，無法保障企業(yè)穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。

3? ? ?提高煤礦企業(yè)檔案管理有效性的對策

3.1? ?加大軟硬件的建設力度

隨著互聯(lián)網時代的到來，信息化檔案管理已經成為時代發(fā)展趨勢?，F(xiàn)代科技為檔案管理提供了技術層面的支持和幫助，在實際使用中獲得了非常好的效果。企業(yè)要想獲得良好的檔案管理工作效果，必須投入足夠多的技術資源、資金資源，加快信息化建設步伐。除了要準備充足的硬件設備外，還要主動學習和重視信息技術內部培訓。煤礦企業(yè)需要與時俱進，實時更新內部軟硬件資源，保障信息化建設順利進行。為了提高煤礦企業(yè)內部溝通質量，企業(yè)需要從行業(yè)發(fā)展的角度考慮，使用統(tǒng)一標準，規(guī)范管理軟件的開發(fā)、使用流程。為保障軟件專業(yè)性，企業(yè)可以選擇外包定制軟件，使企業(yè)使用更適應自身發(fā)展的軟件，保障內部管理質量。企業(yè)需要投入足夠多的資源，為檔案管理信息化建設提供充足資金。

3.2? ?完善管理制度

對于煤礦企業(yè)，想要獲得可持續(xù)發(fā)展，必須做好內部管理工作。檔案管理是企業(yè)內部管理工作的重心，目前煤礦企業(yè)在檔案管理方面存在很多問題。企業(yè)必須充分結合自身情況以及檔案管理狀況，不斷完善檔案管理制度。首先，收集檔案信息數(shù)據(jù)。各個部門、員工要一起參與，做好信息搜集工作，并詳細、系統(tǒng)地規(guī)定檔案管理流程。其次，捋清企業(yè)內部各個部門的關系，明確規(guī)定每一個管理人員的義務、責任和工作內容。同時，還要明確檔案管理的收集條件、使用要求、規(guī)章制度、整理條件;主動與其他部門合作，保障信息完整性、準確性。確保檔案管理工作有序開展、規(guī)范進行，需要做到以下幾方面：同步進行文件材料和任務下達的歸檔工作，同步推進、同步驗收文件資料檢查工作，做好進度管理、進度控制;深入分析檔案資料內容，細化分析檔案內容。此外，企業(yè)內部需要建立明確的獎懲體系、獎懲制度。依靠獎懲體系、獎懲制度約束所有部門以及工作人員，使他們更認真地配合檔案部門的管理工作。

3.3? ?加強信息化建設

在推進檔案管理信息化建設過程中，一定要及時跟進信息技術動態(tài)化發(fā)展情況，及時調整與優(yōu)化技術。煤礦企業(yè)必須正確認識檔案管理信息化過程中可能遇到的問題，主動投入資金和人力，引用新興技術。參考當前檔案管理的實際情況，主動學習其他行業(yè)、其他企業(yè)在檔案管理信息化建設過程中的經驗。加快對大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術的研究和學習，多和其他大型企業(yè)合作，利用其他企業(yè)的經驗和技術增強自身的信息化建設能力。同時，打造功能全面的信息管理平臺，保障內部檔案管理效率和質量。

3.4? ?積極引進優(yōu)秀人才，加大培訓力度

知識經濟大背景下，最寶貴的資源就是人力資源。企業(yè)能否屹立不倒，具有可持續(xù)發(fā)展能力，關鍵在于企業(yè)整體人才資源儲備是否充足。為了保障檔案管理的有效性，企業(yè)需要儲備足夠多的檔案管理優(yōu)秀人才。檔案管理信息化建設，本就是一個動態(tài)工程，需要管理人員具備豐富的知識儲備，與時俱進，跟上時代步伐，滿足企業(yè)發(fā)展需要。首先，參考煤礦企業(yè)在檔案管理中遇到的各種實際問題，做好人員培訓、人員教育工作。培訓需要涵蓋專業(yè)檔案知識、管理知識以及信息化知識，開展進修、委培、在職培訓活動，全面提高企業(yè)內部人才綜合素質。其次，做好人才引進工作，并積極宣傳，從外界吸引更多優(yōu)質檔案人才，提高薪酬福利，留住人才，不斷擴充人才隊伍，發(fā)揮人才的作用。

3.5? ?加強聲像檔案管理

在煤礦企業(yè)的檔案管理信息化過程中，聲像技術應用十分廣泛，能夠記錄生產、經營每個環(huán)節(jié)的資料。綜合看來，聲像資料的優(yōu)勢非常突出，能夠直觀、準確地展示煤礦企業(yè)的檔案內容，具有豐富的信息資源。此外，聲像檔案的編輯、復制十分方便，不易作假。因此，煤礦企業(yè)一定要投入更多資源，加強對現(xiàn)代信息技術的應用。

4? ? ?結 語

加快檔案管理信息化建設步伐有助于提高煤礦企業(yè)的整體工作效率、工作能力，是煤礦企業(yè)有序開展后續(xù)工作的必要前提。煤礦企業(yè)一定要重視檔案管理信息化建設工作，及時更新軟硬件設施，做好人才資源的擴充與儲備工作，提高人才綜合能力，加強細節(jié)管理和部門溝通，合理使用聲像檔案，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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