劉計(jì)虎

【摘要】信息化時(shí)代對(duì)高職院校檔案管理工作提出了新的要求，需要加快組織制度建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理模式，不斷提升檔案管理工作質(zhì)量與效率。當(dāng)前高職院校檔案管理存在很多問(wèn)題，需要在檔案收集、整理、存儲(chǔ)和利用等環(huán)節(jié)做到規(guī)范化，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，才能為高職檔案的開(kāi)發(fā)與利用創(chuàng)造有利條件。本文結(jié)合高職檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出具體可行的規(guī)范化措施。

【關(guān)鍵詞】高職檔案;管理;規(guī)范化

高職院校主要承擔(dān)著培養(yǎng)技術(shù)型人才的重要職責(zé)，做好檔案管理工作，將為高職院校的建設(shè)與發(fā)展創(chuàng)造有利條件。檔案作為高職院校發(fā)展的真實(shí)記錄，可以將教學(xué)活動(dòng)、科研工作和學(xué)生管理等情況反映出來(lái)，并為教學(xué)改革提供可靠依據(jù)。但是當(dāng)前高職檔案管理工作仍然采取紙質(zhì)檔案模式，在檔案信息收集、處理等環(huán)節(jié)過(guò)于依賴人工方式。同時(shí)高職院校各部門各自為政，為檔案信息開(kāi)發(fā)與利用帶來(lái)了不利影響，這需要高職院校引起足夠的重視，不斷改進(jìn)檔案管理工作模式，引入現(xiàn)代化設(shè)備與技術(shù)，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才，保證高職檔案管理規(guī)范化水平的提升。

一、高職檔案管理工作的重要性

檔案管理在高職院校教育管理工作中占有重要地位，也是高職院校管理工作中的重要內(nèi)容，對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，能夠?yàn)楦呗氃盒＝逃|(zhì)量與管理水平的評(píng)估與衡量提供可靠依據(jù)，完善的高職院校檔案管理應(yīng)體現(xiàn)出對(duì)檔案的科學(xué)管理水平。但是當(dāng)前很多高職檔案管理中還有缺陷，管理制度不完善，管理方法過(guò)于單一，檔案管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)。對(duì)此，高職院校要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，不僅要優(yōu)化檔案管理體制，還要注重檔案管理監(jiān)察工作，對(duì)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，培養(yǎng)更多素質(zhì)高、能力強(qiáng)的檔案管理人員。這樣才能保證高職院校檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升，真正體現(xiàn)出檔案的價(jià)值，為高職院校的改革與發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

二、高職檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前高職院校檔案管理工作還有很多問(wèn)題，具體反映在以下幾點(diǎn)：第一，缺乏較強(qiáng)的管理意識(shí)。在傳統(tǒng)思想的影響下，高職院校普遍認(rèn)為檔案管理工作技術(shù)性不強(qiáng)，只是簡(jiǎn)單地收集與整理各項(xiàng)教學(xué)資料，忽視了對(duì)檔案的管理與利用。有的高職院校工作重心在教學(xué)上，不重視檔案工作，很多重要資料保存不完善，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失與損壞的問(wèn)題。第二，檔案管理模式單一，管理方式落后，以人工方式開(kāi)展檔案信息收集、處理與調(diào)用工作，不僅工作效率極低，還為檔案的利用帶來(lái)了不利影響。此外，由于以紙質(zhì)檔案為主，因此存在一定的期限性，將在頻繁使用中導(dǎo)致高職檔案出現(xiàn)丟失與破損的問(wèn)題。第三，檔案管理制度不完善。在高職檔案管理過(guò)程中，由于監(jiān)督制度、責(zé)任制度等不規(guī)范，容易讓檔案管理工作陷入無(wú)序狀態(tài)，很多檔案信息不能第一時(shí)間得到記錄與保存。第四，檔案管理人員素質(zhì)與能力問(wèn)題?，F(xiàn)階段很多檔案管理人員經(jīng)驗(yàn)不豐富，掌握的專業(yè)知識(shí)較少，難以達(dá)到實(shí)際檔案管理工作要求，容易發(fā)生檔案信息失真問(wèn)題。

三、高職檔案管理工作的規(guī)范化措施

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理途徑與方式。近年來(lái)，高職院校加快了創(chuàng)新與改革的步伐，若是仍然采取傳統(tǒng)檔案管理模式，則難以適應(yīng)高職院校資源信息管理的要求，這需要對(duì)高職檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，不斷提升高職檔案管理規(guī)范化水平。高職院校要注重引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)手段，這是提升檔案管理工作效率的有效手段，有利于改善檔案管理工作質(zhì)量。高職院校要將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)充分利用起來(lái)，對(duì)檔案管理工作方式進(jìn)行改革與創(chuàng)新，在節(jié)省大量工作時(shí)間與經(jīng)歷的基礎(chǔ)上，有利于檔案管理工作的高效進(jìn)行。高職院校要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，讓他們掌握豐富的計(jì)算機(jī)技術(shù)與知識(shí)，從而真正適應(yīng)現(xiàn)代化對(duì)高職院校檔案管理工作的要求。只有將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，才能對(duì)高職院校制度實(shí)現(xiàn)新的突破。不同于傳統(tǒng)檔案管理模式，在新技術(shù)的運(yùn)用下，有利于對(duì)檔案管理方法的創(chuàng)新，為檔案管理信息快速傳播打下基礎(chǔ)，真正達(dá)到資源共享的目的。

（二）完善軟硬件設(shè)施，提升信息化水平。高職院校要關(guān)注檔案管理信息化建設(shè)，注重對(duì)軟硬件設(shè)施進(jìn)行完善，對(duì)環(huán)境條件進(jìn)行改善。第一，要增加資金投入，將計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、除濕柜等配置齊全，為高職檔案管理信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。第二，高職院校要關(guān)注數(shù)字化檔案信息庫(kù)建設(shè)，建立檔案信息資源系統(tǒng)，讓各部門與各學(xué)院檔案信息資源真正實(shí)現(xiàn)共享，這樣高職檔案信息資源利用率才能實(shí)現(xiàn)提升。第三，高職院校要從實(shí)際情況出發(fā)，不斷對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行完善，從系統(tǒng)功能、訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置等環(huán)節(jié)出發(fā)，讓檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行更加安全。

（三）保證檔案完整性與安全性。第一，高職院校要落實(shí)安全領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，提升檔案的安全性與保密性。第二，將檔案安全管理制度落到實(shí)處，做到賞罰分明，針對(duì)違反檔案安全管理規(guī)定的人員，要加大懲罰力度，為高職檔案完整性與安全性提供可靠保障，避免重要資料出現(xiàn)泄密的問(wèn)題。第三，定期做好檔案館或檔案室等安全抽查工作，將日常防火防盜巡檢工作做到位，及時(shí)消除所有的火災(zāi)盜竊隱患。要完善應(yīng)急預(yù)案，確保迅速反應(yīng)，避免出現(xiàn)損失。第四，可以采取與異地高校簽訂協(xié)議的方式，對(duì)重要紙質(zhì)檔案與電子檔案要實(shí)行異地備份的方式。在現(xiàn)代技術(shù)的支持下，讓檔案信息得到有效保存。高職院校還要引入人工智能、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等高新技術(shù)，為檔案管理工作保駕護(hù)航，檔案數(shù)字化是當(dāng)前高職檔案保護(hù)工作中的重要內(nèi)容，可以多角度、全方位對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收錄，讓檔案獲得更為精準(zhǔn)的保存方式、更便捷的查詢方式，這是對(duì)高職檔案?jìng)鹘y(tǒng)保護(hù)方式的有效補(bǔ)充。

（四）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。高職院校要重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提升其專業(yè)水平，有利于高職檔案管理工作得到改善，促使檔案管理質(zhì)量不斷提升。通常而言，高職院校在檔案管理工作中要避免個(gè)人因素引起的失誤，防止為學(xué)校帶來(lái)資源損失;需要提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，增強(qiáng)其業(yè)務(wù)能力，尤其要培養(yǎng)其現(xiàn)代信息管理思想與現(xiàn)代信息管理技術(shù)。若是檔案管理人員管理能力不強(qiáng)，管理思想落后，即使有完善的組織機(jī)構(gòu)與規(guī)章制度，或者配置有現(xiàn)代化設(shè)備，也難以避免高職檔案管理混亂問(wèn)題。這需要高職院校加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，不斷改善他們的生活與工作條件，促使其安心檔案管理事業(yè)，并做好專業(yè)培訓(xùn)與教育工作。高職院校要幫助管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，清楚各項(xiàng)檔案資料所發(fā)揮的重要價(jià)值，促使所有檔案管理人員深刻認(rèn)識(shí)到，檔案管理工作對(duì)于學(xué)校工作的運(yùn)行、教育教學(xué)質(zhì)量的提高起著至關(guān)重要的作用，要保證其規(guī)范開(kāi)展檔案管理工作。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案作為高職院校發(fā)展史的重要記錄與見(jiàn)證，能夠?yàn)楦呗氃盒＝逃虒W(xué)提供可靠的依據(jù)。高職院校要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，不僅要增強(qiáng)自身的檔案管理意識(shí)，還要培養(yǎng)更多的檔案管理人才，優(yōu)化檔案管理制度，加快檔案信息化建設(shè)，保證檔案管理水平實(shí)現(xiàn)提升，將檔案的作用真正體現(xiàn)出來(lái)。

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