趙峰

中圖分類號(hào)：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）06-115-01

摘 要 文書檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重要的輔助作用。本文論述了企業(yè)開(kāi)展文書管理工作的意義，并討論了企業(yè)如何更好地開(kāi)展文書管理工作和文書管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下如何更好發(fā)揮自身的價(jià)值。

關(guān)鍵詞 檔案管理 文書創(chuàng)新 檔案信息化

相比于其他檔案，文書檔案具有更強(qiáng)的真實(shí)性，是企業(yè)發(fā)展歷程的重要憑證，也是企業(yè)在編寫史志、設(shè)計(jì)活動(dòng)、年終總結(jié)時(shí)的重要參考資料。開(kāi)展文書檔案管理，有利于企業(yè)正確的了解自身，對(duì)未來(lái)有更加清晰的規(guī)劃。

一、文書檔案管理工作的意義

文書檔案又名管理型檔案，主要記錄單位的各類行政管理活動(dòng)，具有一定的法律效用[1]。開(kāi)展文書檔案管理工作，能使企業(yè)工作更加高效，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：

（一）促進(jìn)工作優(yōu)化

文書檔案管理是對(duì)各部門行政文件的收集、分類和整理。對(duì)各部門有一定監(jiān)管作用，可以促進(jìn)各部門工作程序化、合理化。

（二）優(yōu)化檔案整理

文書檔案管理工作將雜亂無(wú)章的檔案進(jìn)行分類整理，銷毀不必要的檔案，使公司檔案更加有條理，方便日后查詢與調(diào)用。

（三）輔助公司規(guī)劃

文書檔案管理部門是所有行政管理類文件最終流入部門，可以清晰反映公司一年的工作與效益，對(duì)公司年終總結(jié)與第二年方案制定都有良好的輔助作用。

二、文書檔案管理工作的組建

文書檔案管理工作要在國(guó)家相關(guān)部門頒發(fā)的指導(dǎo)條例的基礎(chǔ)上，結(jié)合公司實(shí)際開(kāi)展。

（一）部門核心的選擇

相較于其他檔案，文書檔案有一定的法律效力。所以部門領(lǐng)導(dǎo)人需要對(duì)與企業(yè)相關(guān)法律有基本了解，熟悉文書檔案管理的相關(guān)條例，有一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，可以確保文書檔案管理工作在政府規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)下高效地開(kāi)展。

（二）相關(guān)制度的制定與調(diào)整

合理的制度是保證一個(gè)企業(yè)順利運(yùn)行的基礎(chǔ)。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)與員工的行為與狀態(tài)進(jìn)行規(guī)范，可以使工作更加高效的展開(kāi)。而文書檔案涉及企業(yè)工作的方方面面，一定要設(shè)立有效的保密制度。同時(shí)文書檔案管理工作需要與各部門對(duì)接并且涉及大量紙質(zhì)文件，如何保證文件移交工作的有效進(jìn)行，重要文件在移交過(guò)程中不會(huì)丟失都是在制度制定時(shí)需要考慮的重點(diǎn)問(wèn)題。

文書檔案部門是相關(guān)文件的最終儲(chǔ)存部門，沒(méi)有下游部門對(duì)其工作結(jié)果進(jìn)行監(jiān)管、定期抽查，無(wú)法準(zhǔn)確地反映復(fù)雜的分類、整理工作的質(zhì)量。如何有效地對(duì)部門員工的業(yè)績(jī)進(jìn)行考核也是部門建立時(shí)要解決的關(guān)鍵問(wèn)題之一。

（三）工作人員的選擇

檔案管理工作具有復(fù)雜、枯燥的特點(diǎn)。這就要求的工作人員具備工作細(xì)致，富有責(zé)任感等品質(zhì)。有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員似乎是較好的選擇，尤其是在部門組建初期，這種策略可以保證工作高效地進(jìn)行。但從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，先進(jìn)的技術(shù)可以更好提高檔案管理的效率。但檔案管理工作具有很強(qiáng)的自我性，導(dǎo)致長(zhǎng)期從事檔案管理工作的員工對(duì)新興技術(shù)的不了解。所以，在部門組建過(guò)程中，合理配置技術(shù)性人才與具備檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人才會(huì)使部門與企業(yè)更好的發(fā)展。

三、文書檔案管理工作的創(chuàng)新

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，電子辦公的優(yōu)點(diǎn)越來(lái)越多的體現(xiàn)，工作內(nèi)容簡(jiǎn)化，信息處理效率提高。種種現(xiàn)象都表明將信息化技術(shù)引入文書檔案管理工作之中，會(huì)使工作更加有效地進(jìn)行。

（一）管理制度優(yōu)化

在企業(yè)當(dāng)中，檔案管理部門一直是比較獨(dú)立的部門，除必要的資料交接之外，其他部門之間聯(lián)系較少[2]。將大量的資料全部由檔案管理人員整理之后進(jìn)行錄入，不僅沒(méi)有提高工作效率，反而增加了檔案管理人員的工作量。文書檔案工作中有大量需要銷毀與短期保存的資料，由其他部門不加選擇的保留電子文檔同樣不可取。要使信息化技術(shù)真正地在文書檔案管理中發(fā)揮作用，就要企業(yè)在制度上進(jìn)行調(diào)整，加強(qiáng)文書檔案管理部門與其他部門的聯(lián)系，使其他部門明確需要保存檔案的種類。

（二）信息安全的保障

文書檔案管理當(dāng)中會(huì)涉及很多商業(yè)機(jī)密文件、紅字文件。所以，在檔案數(shù)據(jù)化的過(guò)程中，信息安全必須得到保障。一方面，要求相關(guān)人員較高的綜合素質(zhì)。例如定期檢查維護(hù)相關(guān)設(shè)備，不得隨意借出檔案。另一面，就要求公司技術(shù)的提升，如加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，建立文書檔案的內(nèi)部平臺(tái)，對(duì)于涉密文件較多的企業(yè)必要時(shí)可以建立自己數(shù)據(jù)庫(kù)，部分文件以局域網(wǎng)或硬件設(shè)備的方式在公司內(nèi)部流通。

（三）調(diào)整員工配比，加強(qiáng)員工教育

隨著電子辦公普及度提高，檔案管理人員需要處理的電子檔案的比例越來(lái)越大。由于電子文件相比與傳統(tǒng)文件更好處理與保存，這個(gè)比例還會(huì)繼續(xù)擴(kuò)大。這就要求企業(yè)對(duì)檔案管理人員比例進(jìn)行一定的調(diào)整，讓部分擅長(zhǎng)電子文檔處理人員取代傳統(tǒng)檔案處理人員或者加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)使傳統(tǒng)檔案處理人員可以逐步進(jìn)行電子工作。但由于文書檔案需要保存許多具有法律效力的原件，企業(yè)必須要保留部分可以妥善處理紙質(zhì)文件的員工。

加強(qiáng)對(duì)員工的教育不是指對(duì)所有檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，而是加強(qiáng)檔案管理人員的信息安全意識(shí)，讓員工接觸并了解現(xiàn)代各種信息采集的陷阱，避免員工不經(jīng)意間泄露公司機(jī)密文件。

四、結(jié)語(yǔ)

文書檔案管理對(duì)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃有重要的輔助作用，開(kāi)展文書管理工作對(duì)企業(yè)運(yùn)作程序化有重大作用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，文書檔案管理一定要緊跟時(shí)代，利用現(xiàn)代化科技發(fā)展自身，才能更好地輔助企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王金秀.創(chuàng)新文書檔案管理工作分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（20）：115+150.

[2]王笑.文書檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策實(shí)踐[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（19）：115-116.