摘 要：不動產登記是我國物權法確立的一項基本物權制度，它是指由權利人申請，并由國家專屬部門將不動產物權記錄在不動產登記簿的事實。房地產登記檔案作為不動產登記檔案中的重要組成部分，其管理效果直接關系到檔案的利用。文中，主要就對房地產登記檔案集約化管理進行探討。

關鍵詞：房地產登記檔案;檔案管理;集約化管理

目前，不動產登記包括以下幾個方面，集體土地所有權;房屋等建筑物、構筑物所有權;森林、林木所有權;耕地、林地、草地等土地承包經營權;建設用地使用權;法律規(guī)定需要登記的其他不動產權利。其中與我們密切相關的房屋所有權登記，其工作職能由各地區(qū)房地產交易中心逐步歸屬不動產登記中心。房屋所有權登記是加強城市房屋權屬管理，維護房地產市場秩序，保障房屋權利人的合法權益的需要，房屋登記檔案具有專業(yè)性、動態(tài)性、真實性、完整性、價值性等五個屬性。開展房屋登記檔案集約化管理研究，以節(jié)儉、約束、高效為價值取向，促進政府職能部門達到降低成本、高效管理的效果。

1 房地產登記檔案集約化管理的意義

1.1 有利于緩解庫房緊張

庫房的庫存壓力來源于兩個部分：一是現(xiàn)有庫存存在大量的重復件;二是每年源源不斷新增入庫的房地產登記檔案。檔案的新增無法避免，因此對原有庫存的重復件以及新增檔案中的重復件進行篩選以及剔除就顯得尤為重要。對房地產登記檔案進行集約化管理，就是對檔案進行“瘦身”，解決目前檔案數(shù)量急速膨脹的問題，從而緩解各保管單位所普遍面臨的庫房緊張問題。通過集中機構的人力、物力、財力、管理等生產要素，優(yōu)先統(tǒng)一配置到房地產登記檔案的管理工作上去，以及通過不斷加快房地產登記檔案管理工作的信息化、數(shù)字化進程等手段，可以更好地實現(xiàn)對房地產登記檔案重復件的篩選和剔除，達到緩解庫房緊張的目的。

1.2 有利于優(yōu)化庫藏結構

庫藏數(shù)量問題與庫藏結構問題相互關聯(lián)，一方面庫藏房地產登記檔案的數(shù)量已接近飽和，另一方面現(xiàn)有的庫藏檔案的結構還存在著比較嚴重的問題?，F(xiàn)行的分散式房產登記檔案保管模式，使得檔案的移交成為問題，從而造成了現(xiàn)在庫藏結構的不合理。對房地產登記檔案實行集約化管理之后將以“集團”模式對檔案進行管理，改變分散的檔案管理模式，這對優(yōu)化房地產登記檔案的庫藏結構大有裨益。

1.3 有利于管理與利用

集約化管理模式與數(shù)字化，信息化緊密結合在一起，可在技術層面上實現(xiàn)對檔案的便利化管理?，F(xiàn)在，“數(shù)字地球”、“數(shù)字城市”以及相關的提法層出不窮，其共同點就是對信息技術的依賴。對房地產登記檔案的管理工作實行集約化管理之后，檔案的管理工作會更加自動化，信息化，從而能夠使檔案管理人員的工作更便捷，也使檔案利用者的利用更簡便。

集約化管理方式的運用是政府職能部門轉變思路、創(chuàng)新載體、實現(xiàn)檔案管理方式大改變的體現(xiàn)。集約化管理模式體現(xiàn)了房地產登記檔案的管理思路從注重微觀向關注宏觀的轉變，集約化管理要求從整體上把握和梳理房地產登記檔案的管理工作，從過去專注于檔案的“業(yè)務”向重視更宏觀的“管理體制”轉變。

集約化管理還將影響對房地產登記檔案的利用工作。過去的檔案利用部門將會逐步轉為“信息咨詢部”，從直接提供檔案原件轉變成向利用者提供檔案信息、檔案專業(yè)知識以及檔案檢索途徑。工作重點也將轉變成編制各種專題資料，有針對性地提供信息，并開展專題性資料服務，使“你查我供”這種被動的檔案提供方式改變?yōu)橐环N雙向式的交流。

2 房地產登記檔案集約化管理的實現(xiàn)途徑

2.1 建立房地產登記檔案集約化管理制度

我國自2000年以來，房地產市場蓬勃發(fā)展，商品房交易登記量呈指數(shù)級上升。就房地產登記檔案而言，現(xiàn)在每天都會產生大量的房產信息數(shù)據和各種材質的檔案資料，檔案的載體形式有紙質的、影像的和電子的。據不完全統(tǒng)計，上海每年新產生房地產登記檔案就超過100多萬卷。隨著越來越多的檔案產生，舊檔案管理體制已無法滿足現(xiàn)實的需要。沒有與時俱進的、適合新情況的房地產專業(yè)檔案管理的體制建設，檔案管理部門只是按照檔案產生部門的業(yè)務要求和滯后的檔案管理制度被動地管理檔案，必定會給檔案的保管和利用造成極大不便。

（1）建立規(guī)范的房地產登記檔案管理辦法。2001年的《城市房地產權屬檔案管理辦法》對城市房地產權屬檔案進行了定義，并對收集、整理、歸檔及歸檔后的管理和利用做出了規(guī)定。2012年的《房地產登記技術規(guī)程》對房地產登記過程中產生的檔案做了明確規(guī)定，稱其為房地產登記檔案，并對存檔范圍、紙質檔案管理、電子檔案管理和利用進行了規(guī)范。

按照上述文件規(guī)定，我們需要建立規(guī)范的、符合實際情況的房地產登記檔案管理辦法。首先，專業(yè)檔案都應有明確的名稱，不能出現(xiàn)同一種檔案在不同部門出臺的辦法中名稱不一致的現(xiàn)象。其次，應明確房地產登記檔案的分類和歸檔范圍，確定哪些資料必須歸檔，還應確定房地產登記檔案在收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、利用等環(huán)節(jié)的規(guī)范制度，明確電子檔案的管理標準。

（2）建立標準化的房地產登記檔案目錄。標準化的房地產登記檔案目錄是對房地產登記檔案的歸檔范圍所做的統(tǒng)一，是建立統(tǒng)一的房地產登記檔案數(shù)據庫的前提，可為實現(xiàn)檔案資源的高度共享打下堅實的基礎。建立標準化的房地產檔案目錄，先要明確檔案的分類，編制符合房地產專業(yè)檔案目錄體系的檔號，包含全宗信息、分類年度和案卷編號，再確定每類檔案的歸檔范圍。

（3）建立標準化的房地產登記檔案管理流程。目前，房地產登記檔案管理是典型的事后管理，業(yè)務辦理結束后，紙質檔案才能歸檔，然后再進行數(shù)字化處理。具體流程：①登記受理材料;②登記審核;③登記發(fā)證程序完成之后，再對房地產登記資料進行核對;④資料整理;⑤資料掃描;⑥資料裝訂;⑦資料歸檔。在實務操作上，申請人領取“房地產權證”或“房地產登記證明”，登記機構收回已辦理領證簽收手續(xù)的“收件收據”，放入登記資料袋。上海房地產登記檔案管理采用“一號一卷”方式，以申請業(yè)務時得到的編號組成一卷，但往往是一個編號統(tǒng)管兩項業(yè)務內容，因此，有可能一卷檔案包含兩項業(yè)務。

2.2 改革現(xiàn)有房地產登記檔案管理方式

房地產登記檔案一般采用屬地管理方式，因此產生各行政區(qū)各自為政的情況。根據對上海房地產登記檔案存放點的統(tǒng)計可以看出，由于各管理部門設置上的差異，房地產登記檔案的保管、整理部門與查閱、接待部門都不在同一地點辦公。給檔案管理造成諸多不便? 如資料調閱速度慢，且查閱后無法及時歸還，還有可能在一定程度上對房地產登記檔案造成損壞或導致缺失等。

（1）改變房地產登記檔案紙質檔案的管理方式。以上海浦東新區(qū)為例，由于庫房緊張、房地產登記檔案存放點分散，矛盾最為突出，除了將交易中心所在的房地大廈B2及15樓用于存放房地產登記檔案外，其余檔案分別存放在浦東新區(qū)檔案局，東昌電信大樓辦公樓、原南匯區(qū)房地產交易中心、原南匯區(qū)建設局內，查閱人調閱檔案普遍需要預約登記。

（2）應統(tǒng)一房地產登記檔案紙質檔案的管理部門。目前房地產登記檔案大部分由不動產登記中心保管，有些過渡階段由交易中心保管，也有的由檔案部門單獨保管，或者職能部門與檔案部門共同保管。因此，應明確管理職責，不能出現(xiàn)多頭管理的情況。房地產登記檔案的產生部門和保管部門應適時分離，由檔案管理部門承擔房地產檔案的保管和利用職能，房地產登記機構對專業(yè)檔案管理具有指導和監(jiān)督職能。

（3）應整合資源，實現(xiàn)房地產登記檔案的分片管理。現(xiàn)行檔案管理體制要求每一立檔單位都建立獨立的檔案室，配備檔案人員，開展本單位的檔案工作。整合現(xiàn)有的人員，庫房資源，重新規(guī)劃，采取房地產登記檔案由檔案管理部門分片管理的方式，以全市房地產登記職能部門的檔案管理機構為中心，按照地域和庫房設施情況，設置幾處房地產登記檔案的分中心。這樣既統(tǒng)一又分散的管理方式，不僅統(tǒng)一了全市的檔案管理，也相對分散了紙質檔案的存放地，有利于紙質檔案的安全有效管理。

（4）建立房地產登記檔案電子檔案的管理規(guī)范。上海自2005年開始，市房地產交易中心統(tǒng)一組織了全市存量房地產登記檔案的數(shù)字化工作，對歷史遺留的檔案進行了集中式的掃描加工。自 2008 年起，由各區(qū)房地產交易中心組織開展增量檔案的掃描工作。目前，每年的增量房地產登記檔案，及時完成數(shù)字化工作。

3 房地產登記檔案管理的構想

3.1 介紹國際上的先進做法——建立文件中心

美國聯(lián)邦政府檔案管理模式值得研究和借鑒。盡管美國作為聯(lián)邦制國家，全國實行分散式的檔案管理體制，即聯(lián)邦檔案機構無權領導和監(jiān)督地方檔案工作，也無權干涉私人企業(yè)和社會團體的檔案事務。但在聯(lián)邦政府系統(tǒng)內，檔案是高度集中統(tǒng)一管理的。即聯(lián)邦政府檔案行政領導中心——國家檔案與文件署，通過自己內部各個職能部門，即國家檔案館、聯(lián)邦文件中心。聯(lián)邦登記處?？偨y(tǒng)圖書館等.接收和集中保管所有聯(lián)邦政府機關的文件和檔案，甚至在大多數(shù)國家都設有永久性機關檔案館的國防部和外交部的檔案也不例外。這種集約化管理模式的好處主要有：一是確保聯(lián)邦政府檔案資源的完整和安全;二是減少大量的重復投入和不必要的浪費;三是全面實現(xiàn)文件檔案信息資源的共享利用。特別值得一提的是美國聯(lián)邦文件中心，該中心隸屬于聯(lián)邦檔案文件署，它的作用主要是把聯(lián)邦政府各單位形成的且未達到進館年限的文件檔案集中起來，實行統(tǒng)一管理。國際檔案理事會對幾十個成員國進行調查后，評價文件中心是保存半現(xiàn)行文件（指未公開文件）的最經濟、最令人滿意的現(xiàn)代新型文件管理機構。

3.2 借鑒國際先進做法——建設房地產專業(yè)檔案館

房地產登記檔案是典型的半現(xiàn)行文件，參照國際上的先進做法，應通過建立房地產專業(yè)檔案館（即所謂的文件中心），改革紙質檔案的管理模式，建立紙質檔案和電子檔案的管理規(guī)范，變分散管理為集中管理充分運用現(xiàn)代信息技術、網絡技術，突破行業(yè)、部門、單位行政隸屬關系的限制，實現(xiàn)房地產登記檔案集約化管理。由于房地產專業(yè)檔案館將突出對半現(xiàn)行文件實行社會化、集約化和專業(yè)化管理的特點，因此，專業(yè)檔案館的建立既可以減輕各文件形成單位的負擔，又可以減輕檔案主管部門的工作量，既能夠承擔起半現(xiàn)行文件的科學管理，方便形成單位的查找利用，又符合“高精簡”節(jié)約的原則，成效顯著。

參考文獻

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