潘志鳴

隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，許多領(lǐng)域都利用信息化技術(shù)進(jìn)行管理和運(yùn)行，提高了工作效率，減輕了人員的勞動(dòng)量。而在檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)，是檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案管理工作性質(zhì)所決定的。自然資源檔案是國(guó)家檔案事業(yè)體系中的重要組成部分，擔(dān)負(fù)著所轄區(qū)域自然資源檔案信息資料的收集、整理、保管和利用等工作，通過(guò)信息化技術(shù)的引進(jìn)，必將為自然資源檔案管理事業(yè)帶來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇。本文針對(duì)新農(nóng)村建設(shè)中自然資源檔案信息化管理進(jìn)行了有益探討。

1、自然資源檔案信息化管理現(xiàn)狀

（1）人力物力投入不夠

在一些自然資源檔案管理單位，檔案信息化管理并沒(méi)有得到應(yīng)有的重視。對(duì)信息化管理的投入比較少，也沒(méi)有配備信息化管理的專(zhuān)業(yè)人員，很少購(gòu)入信息化管理的配套設(shè)備，無(wú)法滿足信息化管理工作的需求。即使有的單位購(gòu)入了計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，但忽視了信息化管理對(duì)軟件的需要，無(wú)法使硬件設(shè)備更好地融入信息化網(wǎng)絡(luò)之中。而且由于缺少專(zhuān)業(yè)人才，使一些信息化設(shè)備不能熟練應(yīng)用，許多工作仍然需要通過(guò)手工勞動(dòng)才能完成，并未真正實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。

（2）檔案的利用效率比較低

許多檔案管理單位只重視業(yè)務(wù)工作，以保證檔案妥善保管，不丟失、不損壞為宗旨，而忽視了對(duì)檔案資料的利用，使檔案的價(jià)值沒(méi)有得到應(yīng)有的體現(xiàn)。在檔案信息數(shù)據(jù)共享平臺(tái)建立過(guò)程中，由于認(rèn)識(shí)不高，投資不足，共享平臺(tái)的建設(shè)比較滯后，影響了檔案信息化管理的進(jìn)程，同時(shí)對(duì)檔案信息的充分利用也產(chǎn)生了不利影響。

（3）長(zhǎng)效管理機(jī)制不健全

由于檔案信息化管理起步較晚，在很多單位都未建立完善長(zhǎng)效的管理機(jī)制，檔案管理觀念陳舊，管理方法還未從傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái)。缺少健全的管理制度，使檔案信息化管理存在漏洞和缺失，使檔案信息的利用存在安全隱患和泄密的風(fēng)險(xiǎn)。

（4）檔案信息的查閱和利用效率不高

由于信息化管理的配套設(shè)備不完善，軟硬件設(shè)備不配套，使信息化技術(shù)的高效率未能得到充分的體現(xiàn)，再加上信息化管理工作人員技術(shù)素質(zhì)較低，對(duì)設(shè)備操作不熟練，因此，對(duì)檔案信息的查閱和利用產(chǎn)生不良影響。而且，大量紙質(zhì)文檔的電子化轉(zhuǎn)換工作量比較大，未能及時(shí)完成，也影響了檔案信息的查閱和利用效率。

2、自然資源檔案信息化管理應(yīng)采取的措施

（1）創(chuàng)新檔案信息管理的服務(wù)模式

自然資源檔案信息化管理，應(yīng)充分依托政府的信息平臺(tái)，搭建起符合當(dāng)?shù)貦n案信息化管理實(shí)際，有利于更好地管理檔案信息、為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的信息化共享平臺(tái)。平臺(tái)搭建完成后，要有選擇地上傳自然資源檔案信息，以實(shí)現(xiàn)資源的共享，為社會(huì)各界提供準(zhǔn)確、詳實(shí)的自然資源檔案信息。之所以要有選擇地提供，是因?yàn)橐恍n案信息屬于涉密資料，不便于在公共平臺(tái)上公開(kāi)，如果確實(shí)需要，在資質(zhì)完備的情況下，可以通過(guò)辦理解密手續(xù)，實(shí)現(xiàn)查閱和利用。信息共享平臺(tái)應(yīng)建立檢索和查閱目錄，方便對(duì)檔案信息的管理和利用。涉密檔案管理要強(qiáng)調(diào)安全性，建立安全管理規(guī)章制度，采取穩(wěn)妥有效的管理措施，確保檔案信息安全。要加快紙質(zhì)檔案資料的電子化轉(zhuǎn)換，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，以適應(yīng)檔案信息化管理的需求。要不斷創(chuàng)造條件，向社會(huì)提供更多有利用價(jià)值的檔案信息，提升自然資源檔案的利用價(jià)值。

（2）建立健全檔案信息化管理制度

根據(jù)國(guó)家、省和上級(jí)相關(guān)規(guī)定，依照當(dāng)?shù)刈匀毁Y源檔案管理工作的實(shí)際，不斷建立和健全各項(xiàng)管理制度，使檔案信息化管理工作有章可循，依規(guī)開(kāi)展。制度的建立應(yīng)涵蓋檔案管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，如檔案資料的整理、編目、歸檔、保管、查閱、安全、保密等方面，都必須建立相應(yīng)的制度，以使各個(gè)環(huán)節(jié)的工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。針對(duì)信息化管理的特殊性，應(yīng)建立網(wǎng)上檔案實(shí)名制查詢制度，查詢時(shí)必須提供準(zhǔn)確的身份信息，由檔案管理部門(mén)對(duì)其身份的有效性進(jìn)行甄別，只有其符合檔案信息查閱條件時(shí)，才可為其提供電子信息查詢服務(wù)，以防止出現(xiàn)檔案信息泄密問(wèn)題。通過(guò)各項(xiàng)管理制度的建立，可以明確檔案信息管理及利用的責(zé)任，提高檔案管理的規(guī)范化水平，使管理責(zé)任得到落實(shí)，出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)可以進(jìn)行責(zé)任追究。

（3）拓展信息化檔案資料利用途徑

積極開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資料，發(fā)揮檔案信息資料功能和作用。尤其是對(duì)地質(zhì)資料和土地檔案等信息進(jìn)行充分挖掘，為有關(guān)部門(mén)對(duì)于地質(zhì)和土地的利用提供參考依據(jù)。維護(hù)好信息化檔案共享平臺(tái)，使平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)得到充分發(fā)揮。拓展查詢途徑，查詢者可利用手機(jī)、微信公眾號(hào)等辦理查閱事宜，開(kāi)通檔案信息資料在線查詢的多條渠道，滿足公眾對(duì)信息資料查閱和使用的需求。

（4）對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期考評(píng)和獎(jiǎng)懲

加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和思想素質(zhì)的培訓(xùn)教育，提高他們的業(yè)務(wù)能力和思想道德水平，使檔案管理人員的整體素質(zhì)得到明顯提升。同時(shí)，要制定工作目標(biāo)責(zé)任制度，與管理人員簽訂管理責(zé)任狀，對(duì)年度工作任務(wù)完成情況進(jìn)行考核和測(cè)評(píng)。對(duì)工作成績(jī)突出的管理人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，在評(píng)先選優(yōu)、提拔任命等方面給予優(yōu)先考慮，對(duì)未完成工作任務(wù)，或工作中出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題的管理人員，要進(jìn)行處罰，使其汲取教訓(xùn)，改正不足。

總之，自然資源檔案管理信息化建設(shè)中還存在一些不容忽視的問(wèn)題，需要采取相應(yīng)的策略和措施進(jìn)行改進(jìn)，以利于檔案信息化管理工作取得新的進(jìn)展，為社會(huì)提供高效率、高質(zhì)量的服務(wù)。

（作者單位：151400黑龍江省安達(dá)市自然資源局）