摘 要： 隨著天津市社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦系統(tǒng)的升級(jí)，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)入電子經(jīng)辦時(shí)期。而隨著電子經(jīng)辦生成的社會(huì)保險(xiǎn)電子業(yè)務(wù)檔案，也出現(xiàn)了新的檔案問(wèn)題。本文從實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并對(duì)解決問(wèn)題提出合理化建議。

關(guān)鍵詞： 社會(huì)保險(xiǎn)、電子檔案、常見(jiàn)問(wèn)題、整改方案

【中圖分類號(hào)】F842.61???? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A???? 【文章編號(hào)】1674-3733（2020）17-0296-01

為提升檔案影像質(zhì)量，便于影像查詢利用，維護(hù)檔案憑證價(jià)值，檔案館對(duì)金保二期系統(tǒng)上線后產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案影像進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)各類問(wèn)題，其形成原因既有系統(tǒng)因素，也有操作人員失誤?，F(xiàn)將出現(xiàn)問(wèn)題進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)梳理，并分析其原因與改進(jìn)手段。

1 案卷問(wèn)題類型

1.1 影像模糊

初步分析造成該問(wèn)題的原因?yàn)椴牧咸幱谶\(yùn)動(dòng)狀態(tài)時(shí)進(jìn)行高拍操作。反映出經(jīng)辦人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，工作不夠認(rèn)真細(xì)致，沒(méi)有關(guān)注高拍影像的質(zhì)量。在檔案整理過(guò)程中，專、兼職檔案管理人員兩步查驗(yàn)也未認(rèn)真履行職責(zé)，對(duì)檔案影像的質(zhì)量把關(guān)不嚴(yán)。

1.2 影像缺失

（1）主表缺失：

造成該問(wèn)題的原因初步分析有以下四種情況：一是打印主表不成功時(shí)，經(jīng)辦人員未嘗試多次打印;二是系統(tǒng)故障，經(jīng)辦人員在嘗試反復(fù)打印后依然無(wú)法打印出主表;三是主表在轉(zhuǎn)化影像前遺失;四是拍攝影像時(shí)遺漏主表，在后期專、兼職檔案管理人員兩步查驗(yàn)時(shí)也未能仔細(xì)檢查，對(duì)檔案影像的留存未能引起高度重視。

（2）附件缺失：

在預(yù)驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)存在有二級(jí)目錄但無(wú)相應(yīng)影像的情況。經(jīng)初步分析，造成該問(wèn)題的原因一是附件在轉(zhuǎn)化影像前遺失;二是拍攝影像時(shí)遺漏附件，在后期專、兼職檔案管理人員兩步查驗(yàn)時(shí)也未能仔細(xì)檢查;三是業(yè)務(wù)經(jīng)辦不合規(guī)，在參保對(duì)象未能提供要件的情況下，依然辦結(jié)業(yè)務(wù)。

1.3 影像信息與著錄信息不符

造成該問(wèn)題的原因主要是業(yè)務(wù)材料未能拍攝在正確的電子條目下。反映出經(jīng)辦人員疏忽大意，同時(shí)，在檔案整理后續(xù)的自查自驗(yàn)時(shí)也未認(rèn)真履行職責(zé)，及時(shí)糾正。

1.4 一件內(nèi)有多件內(nèi)容

經(jīng)初步分析，造成該問(wèn)題的原因?yàn)槭褂弥兴賿呙鑳x不當(dāng)，自查自驗(yàn)不嚴(yán)謹(jǐn)。

在使用中速掃描儀時(shí)，機(jī)器只識(shí)別出第一件主表的條碼，后面一件或幾件的條碼未能精準(zhǔn)識(shí)別，造成系統(tǒng)默認(rèn)后幾件材料為第一件主表后的附件，在系統(tǒng)中顯示為一件。中掃時(shí)未能核對(duì)影像掃描是否無(wú)誤，條碼掛接是否準(zhǔn)確，在后續(xù)的自查自驗(yàn)時(shí)也未能發(fā)現(xiàn)該問(wèn)題，及時(shí)改正。

實(shí)體案卷信息與系統(tǒng)著錄項(xiàng)內(nèi)容不一致，將正確紙質(zhì)檔案重新高拍或補(bǔ)掃后歸檔，原錯(cuò)誤影像由于系統(tǒng)設(shè)置原因不能刪除，形成一件內(nèi)有多件內(nèi)容。

2 案卷問(wèn)題解決措施

2.1 影像缺失/影像模糊

此類問(wèn)題案卷且為雙套留存的，由分中心利用影像特殊處理功能對(duì)問(wèn)題所對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)案卷進(jìn)行補(bǔ)拍，將新生成的電子影像掛接到該案卷電子條目處。

影像缺失問(wèn)題分以下兩種情況討論。一、由于集中掃描過(guò)程中，掃描儀由于未能成功識(shí)別導(dǎo)致將多件影像視為一件，從而導(dǎo)致部分條目只有著錄信息無(wú)影像信息，該類問(wèn)題案卷經(jīng)回退后由分中心通過(guò)影像特殊處理模塊，對(duì)影像缺失件進(jìn)行補(bǔ)掃、補(bǔ)拍處理即可完成修改。二、、由于影像重復(fù)上傳導(dǎo)致的影像缺失問(wèn)題，一張影像，如果經(jīng)高拍上傳后又通過(guò)集中掃描重復(fù)上傳，就會(huì)導(dǎo)致該件影像無(wú)法顯示。

2.2 影像信息與著錄信息不符

此類問(wèn)題的案卷，由分中心進(jìn)行核實(shí)，如紙質(zhì)案卷與電子條目信息一致，但和電子影像信息不一致，由分中心利用影像特殊處理功能對(duì)紙質(zhì)案卷進(jìn)行補(bǔ)拍，將新生成的電子影像掛接到電子條目處;如紙質(zhì)案卷與電子影像信息一致，但和電子條目信息不一致，由分中心利用影像特殊處理功能重新定件，將該件加入此案卷，并重打該卷改卷封皮、目錄和備考表。

此類問(wèn)題屬于必須由分中心進(jìn)行修改的問(wèn)題。含有該問(wèn)題的問(wèn)題案卷回退至分中心后，分中心將問(wèn)題件與紙質(zhì)案卷對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)件進(jìn)行比對(duì)，通過(guò)影像特殊處理模塊將與著錄信息對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)件補(bǔ)拍，并將影像保存至對(duì)應(yīng)條目中，即可完成修改。

2.3 一件內(nèi)有多件內(nèi)容

此問(wèn)題經(jīng)與實(shí)體案卷核對(duì)如確定存在影像信息為著錄到案卷目錄內(nèi)，則將此案卷回退至各分中心，由分中心利用影像特殊處理功能，將多余影像對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)案卷進(jìn)行補(bǔ)拍，將新生成的電子影像掛接到對(duì)應(yīng)的條目處。

此類問(wèn)題分以下兩種情況討論。一、由于補(bǔ)拍，補(bǔ)掃后舊影像無(wú)法刪除而形成的多件問(wèn)題。這種情況是由于分中心對(duì)存在影像問(wèn)題的問(wèn)題件進(jìn)行補(bǔ)掃、補(bǔ)拍后，由于系統(tǒng)中無(wú)法刪除原始影像從而導(dǎo)致影像件數(shù)多于著錄信息件數(shù)。針對(duì)這類情況，只要該件內(nèi)的影像信息與該件內(nèi)著錄信息相符，即可不視作問(wèn)題案卷。二、由于集中掃描過(guò)程中，掃描儀由于未能成功識(shí)別導(dǎo)致將多件影像視為一件，形成一個(gè)條目?jī)?nèi)包含多件影像的問(wèn)題案卷，該問(wèn)題需比對(duì)著錄信息與影像，如該件內(nèi)含有與著錄信息對(duì)應(yīng)的影像，即可不做修改;若該件內(nèi)的影像全部無(wú)法與著錄信息對(duì)應(yīng)，則應(yīng)將改卷回退，分中心通過(guò)影像特殊處理模塊對(duì)影像進(jìn)行補(bǔ)掃、補(bǔ)拍處理即可完成修改。

2.4 建議解決措施

（1）影像參與業(yè)務(wù)經(jīng)辦審核。

在一些特定業(yè)務(wù)經(jīng)辦過(guò)程中（如限時(shí)辦結(jié)和通知辦結(jié)的業(yè)務(wù)），可將電子影像傳遞給業(yè)務(wù)審核部門(mén)進(jìn)行審核，待審核信息（如業(yè)務(wù)審核辦結(jié)）反饋后，將電子文件做辦結(jié)確認(rèn)。電子影像直接參與業(yè)務(wù)經(jīng)辦、審核過(guò)程中，不僅能提高經(jīng)辦效率，減少經(jīng)辦風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)能保證電子影像質(zhì)量。

（2）電子印章應(yīng)用。

在業(yè)務(wù)主表中使用電子印章。電子印章無(wú)論在安全性方面，效率方面或是管理方面都優(yōu)于傳統(tǒng)的物理印章。具有安全性高，可加速協(xié)同辦公效率，管理方便等優(yōu)勢(shì)。如充分運(yùn)用到前臺(tái)業(yè)務(wù)經(jīng)辦中會(huì)在保證主表檔案要素齊全的基礎(chǔ)上，更好地提升前臺(tái)經(jīng)辦效率，更好地服務(wù)參保單位。

（3）憑證電子化

人社系統(tǒng)相關(guān)部門(mén)、其他行政審批部門(mén)直接傳遞的或可以共享信息，如電子身份證，電子社?？ā趧?dòng)合同分區(qū)花名冊(cè)、工傷鑒定結(jié)論等?？芍苯幼鳛闃I(yè)務(wù)經(jīng)辦中審核要件，并建議只留存電子文件。

（4）在線上傳經(jīng)辦審核要件。

充分利用互聯(lián)網(wǎng)的便捷性，在一些業(yè)務(wù)中參保單位或部門(mén)通過(guò)特定信息系統(tǒng)接口傳遞的電子數(shù)據(jù)、經(jīng)辦審核要件，直接作為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)審核依據(jù)，且由數(shù)據(jù)來(lái)源單位或部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性進(jìn)行解釋的，無(wú)需將電子數(shù)據(jù)再轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)材料。

參考文獻(xiàn)

[1] 王丹.電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019，15（05）：34-35.

作者簡(jiǎn)介：劉亞奧，助理館員。