楊實(shí)堯

摘 要：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各種先進(jìn)科學(xué)技術(shù)逐漸深入應(yīng)用于檔案信息管理中。當(dāng)前，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中，服務(wù)變得越來(lái)越重要，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供更加快捷高效的服務(wù)已經(jīng)成為社會(huì)大眾的共同追求。從紙質(zhì)記錄與管理轉(zhuǎn)移到電子計(jì)算機(jī)記錄與管理是時(shí)代發(fā)展的重要趨勢(shì)。因此，本文研究如何加快檔案信息化進(jìn)程，以提高檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)平穩(wěn)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;發(fā)展進(jìn)程;檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-5168（2020）20-0037-03

Abstract： With the continuous development of modern science and technology， all kinds of advanced science and technology are gradually used in archive information management. At present， in the process of economic development， services have become more and more important， and providing faster and more efficient services for economic and social development has become the common pursuit of the public. The shift from paper records and management to electronic computer records and management is an important trend of the times. Therefore， this paper studied how to speed up the process of file informatization to improve the quality of file management and promote the stable and healthy development of the economy and society.

Keywords： archive information;development process;archive management

當(dāng)前，我國(guó)信息化進(jìn)程不斷推進(jìn)，人們既需要對(duì)我國(guó)優(yōu)秀傳統(tǒng)歷史負(fù)責(zé)，又需要對(duì)我國(guó)信息化的發(fā)展未來(lái)負(fù)責(zé)。在進(jìn)行檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和分布式檔案數(shù)據(jù)建設(shè)的過(guò)程中，人們要利用先進(jìn)的專(zhuān)業(yè)軟件作為支撐，以實(shí)現(xiàn)不同信息的交流為目的，逐步推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程[1-2]。從整體而言，加快推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程，具有顯著的現(xiàn)實(shí)意義和應(yīng)用價(jià)值。

1 我國(guó)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

當(dāng)前，我國(guó)地方檔案信息化建設(shè)參差不齊，城鄉(xiāng)差異和地區(qū)差異較為明顯。在信息化建設(shè)過(guò)程中，受資金、技術(shù)等多種因素的影響，不同地區(qū)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程存在較大差距。經(jīng)濟(jì)發(fā)展較快的城市檔案信息化建設(shè)進(jìn)程較快，總體而言，信息錄入階段的工作較為細(xì)致，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)正在有序進(jìn)行，經(jīng)濟(jì)發(fā)展較為落后的地區(qū)信息化建設(shè)較為滯后，甚至有些地方尚未認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性。

總體而言，信息化建設(shè)具有較高的技術(shù)門(mén)檻和專(zhuān)業(yè)要求[3-4]，因此需要選擇和購(gòu)入專(zhuān)業(yè)技術(shù)設(shè)備，不同地區(qū)的設(shè)備數(shù)量和設(shè)備選擇存在較大的差異。各級(jí)地方政府會(huì)依據(jù)自身財(cái)力和對(duì)信息化建設(shè)的重視度選擇合適的信息化設(shè)備。當(dāng)前，我國(guó)信息化設(shè)備普及率總體不高，因此信息化建設(shè)的進(jìn)程受到一定影響。人力資源方面，社會(huì)信息化建設(shè)普遍存在人才缺乏的現(xiàn)象，具體表現(xiàn)在從事信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)研究的人才不足，相關(guān)人才專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不能滿(mǎn)足專(zhuān)業(yè)化建設(shè)要求。因此，當(dāng)前推進(jìn)我國(guó)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程時(shí)，要注重解決多方面的問(wèn)題，系統(tǒng)協(xié)調(diào)各方面資源，爭(zhēng)取合理有序地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，不斷提升經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展水平。

2 當(dāng)前我國(guó)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1 建設(shè)要求不迫切

當(dāng)前，我國(guó)信息化建設(shè)存在部分突出問(wèn)題，工作人員在思想上不重視信息化建設(shè)，信息化建設(shè)要求不迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，其廣泛應(yīng)用在信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案信息化已經(jīng)成為大勢(shì)所趨，但是部分工作人員仍然缺乏充分的認(rèn)識(shí)。在地方檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，有些工作人員缺乏責(zé)任感和使命感，行動(dòng)緩慢，嚴(yán)重影響當(dāng)?shù)貦n案信息化進(jìn)程。因此，地方政府和工作人員都要充分重視檔案信息化建設(shè)，及時(shí)制定和完善相關(guān)制度與政策，加快采購(gòu)相關(guān)設(shè)備，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才，促進(jìn)建設(shè)順利有序進(jìn)行。

2.2 資金缺口較大

當(dāng)前，資金缺口較大是制約地方信息化建設(shè)的重要因素。調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，檔案信息化建設(shè)初期需要投入大量資金。以一個(gè)縣級(jí)圖書(shū)館為例，要想全面且科學(xué)地開(kāi)展現(xiàn)代化信息建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化的轉(zhuǎn)型，前期需要投入大量資金來(lái)建立分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)項(xiàng)目，設(shè)備費(fèi)用與初期項(xiàng)目建設(shè)費(fèi)用的總額有四五十萬(wàn)元。但是，當(dāng)前我國(guó)地方財(cái)政大部分都應(yīng)用在其他方面，同時(shí)有些地方政府存在資金欠賬情況，因此沒(méi)有過(guò)多的財(cái)力進(jìn)行全面的信息化建設(shè)。即使專(zhuān)業(yè)人員意識(shí)到地方信息化建設(shè)工程的重要性，并且懷有信心，但是實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中，資金壓力還是會(huì)大大影響信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.3 技術(shù)難題較多

信息化建設(shè)是一個(gè)技術(shù)含量較高的系統(tǒng)性工程，當(dāng)前影響我國(guó)信息化建設(shè)的技術(shù)難題較多[5-6]。例如，在建設(shè)地方多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，首先需要詳細(xì)了解多媒體及相關(guān)技術(shù)，同時(shí)需要深入研究信息收集渠道和信息分析方法，然后開(kāi)發(fā)多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。當(dāng)前，先進(jìn)科學(xué)技術(shù)廣泛應(yīng)用于檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，但還存在諸多技術(shù)難題需要深入研究與攻克，否則就會(huì)大大影響整體建設(shè)的速度和質(zhì)量。因此，人們需要不斷研發(fā)和應(yīng)用新技術(shù)，使得新技術(shù)可以更好地發(fā)揮積極作用，加快建設(shè)進(jìn)度。

3 加快推進(jìn)我國(guó)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的策略

3.1 加大扶持力度

現(xiàn)階段，政府要加大扶持力度，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。首先，政府需要把檔案信息化建設(shè)納入議事日程，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，有效提升重視度，加快推進(jìn)信息化建設(shè)。其次，要給予工作人員物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神支持，保證工作人員以巨大的熱情推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。最后，要加強(qiáng)各個(gè)方面的實(shí)際支持，如資金、機(jī)房等，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)有序開(kāi)展。

3.2 重視攻克關(guān)鍵技術(shù)

調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國(guó)信息化建設(shè)面臨很多技術(shù)難題。因此，人們需要不斷深入研究技術(shù)，加強(qiáng)技術(shù)攻克力度，有效解決技術(shù)難題。檔案信息化建設(shè)會(huì)用到很多先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，但是科學(xué)技術(shù)與信息化建設(shè)的融合發(fā)展還有很長(zhǎng)的路要走，具體實(shí)施過(guò)程中還存在很多融合性和適應(yīng)性的問(wèn)題。因此，人們要不斷發(fā)揮先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的積極作用，同時(shí)重視系統(tǒng)漏洞修補(bǔ)和信息系統(tǒng)安全工程建設(shè)，保證信息化建設(shè)質(zhì)量。當(dāng)前，隨著先進(jìn)科學(xué)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用，信息安全問(wèn)題逐漸突出，很多不法分子會(huì)利用信息漏洞從事不法活動(dòng)，竊取公眾和政府的機(jī)密信息。因此，在信息化建設(shè)的過(guò)程中，人們要重視攻克信息安全技術(shù)，保證信息化建設(shè)過(guò)程中的信息安全。當(dāng)前，要想加快推進(jìn)我國(guó)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，人們需要不斷攻克關(guān)鍵技術(shù)瓶頸，解決技術(shù)難題，促進(jìn)其實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展。

3.3 提升專(zhuān)業(yè)人員素質(zhì)

專(zhuān)業(yè)人員的素質(zhì)會(huì)顯著影響信息化建設(shè)的整體質(zhì)量和進(jìn)度。信息化建設(shè)初期，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員需要持續(xù)推進(jìn)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和建設(shè)。系統(tǒng)后期維護(hù)階段，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員會(huì)不斷進(jìn)行系統(tǒng)漏洞修復(fù)和優(yōu)化。因此，要重視提升專(zhuān)業(yè)人員素質(zhì)，發(fā)揮其在信息化建設(shè)進(jìn)程中的積極作用。首先，在人才選拔過(guò)程中，注重對(duì)應(yīng)聘者綜合能力和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的考量，保證招聘的專(zhuān)業(yè)人員具有較高的創(chuàng)新意識(shí)和實(shí)際應(yīng)用能力，可以在信息化建設(shè)和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)階段發(fā)揮積極作用。其次，要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人員培訓(xùn)，通過(guò)定期培訓(xùn)與不定期培訓(xùn)相結(jié)合的方式，促進(jìn)專(zhuān)業(yè)人員不斷掌握信息化建設(shè)過(guò)程中的實(shí)時(shí)信息和先進(jìn)技術(shù)。最后，要加強(qiáng)組織內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)專(zhuān)業(yè)人員培養(yǎng)的重視度，不斷采取各種方式留住組織內(nèi)部信息化建設(shè)人才，促進(jìn)人才機(jī)制發(fā)揮積極作用，更好地推進(jìn)組織內(nèi)部信息化建設(shè)的開(kāi)展。

3.4 堅(jiān)持逐步推進(jìn)

在進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，人們需要遵循逐步推進(jìn)、由淺入深、輕重緩急相結(jié)合的原則。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)較為長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，因此不同建設(shè)階段需要抓住重點(diǎn)，同時(shí)資金的使用和安排要具有科學(xué)性和針對(duì)性。相關(guān)部門(mén)每年都需要根據(jù)信息化建設(shè)的具體進(jìn)程和實(shí)際建設(shè)情況，合理安排資金和人手，按照先急后緩、急用優(yōu)先的原則，全面掃描內(nèi)部檔案并錄入數(shù)據(jù)，逐步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)需要進(jìn)行長(zhǎng)期規(guī)劃，不同建設(shè)階段，管理人員需要發(fā)揮監(jiān)督的作用，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)程，保證系統(tǒng)建設(shè)與最終建設(shè)目標(biāo)相契合[7-8]。針對(duì)建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，要及時(shí)指出并且加以更正，保證系統(tǒng)建設(shè)的有效性和科學(xué)性。當(dāng)前，我國(guó)要逐步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，不可追求片面結(jié)果，偏離發(fā)展目標(biāo)。

3.5 注重實(shí)際應(yīng)用

檔案信息化建設(shè)的主要目的之一就是發(fā)揮檔案信息的積極作用，更好地為社會(huì)大眾服務(wù)，提升社會(huì)運(yùn)行水平。因此，在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，要注重發(fā)揮檔案信息化系統(tǒng)的實(shí)際作用。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)不能僅僅停留在信息收集階段，還應(yīng)該注重發(fā)揮信息的潛在價(jià)值，因此人們要分析組織內(nèi)部信息系統(tǒng)中大量數(shù)據(jù)的規(guī)律，得出科學(xué)的結(jié)論。檔案信息化系統(tǒng)具有十分重要的應(yīng)用價(jià)值，可以更好地推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)內(nèi)部建設(shè)，使得社會(huì)大眾高效地工作和生活，真正做到資源共享，服務(wù)社會(huì)與民生發(fā)展。最后，檔案信息化建設(shè)要加強(qiáng)監(jiān)管，保證信息傳輸和利用的安全性與可靠性。

4 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段，社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)。調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，我國(guó)信息化建設(shè)目前還存在一些問(wèn)題，如信息化要求不迫切、資金缺口較大、技術(shù)難題較多。要想科學(xué)有序地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，當(dāng)前要加大政府扶持力度，重視攻克專(zhuān)業(yè)技術(shù)，提升專(zhuān)業(yè)人員素質(zhì)，堅(jiān)持逐步推進(jìn)，重視檔案信息化系統(tǒng)的應(yīng)用。檔案信息化建設(shè)具有十分顯著的意義，不僅有利于提升信息處理和利用水平，而且有利于為黨政機(jī)關(guān)和社會(huì)大眾提供更好的體驗(yàn)，促進(jìn)社會(huì)平穩(wěn)健康運(yùn)行。

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