宋婷婷

秦皇島市作為舉辦過奧運(yùn)會和亞運(yùn)會的體育名城，每年開展的體育活動約110余項(xiàng)，產(chǎn)生了大量檔案資料。隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、多媒體技術(shù)的發(fā)展，檔案載體也由傳統(tǒng)的紙質(zhì)向電子數(shù)碼方面發(fā)展，產(chǎn)生了大量的電子檔案。目前秦皇島市體育局保存有體育賽事電子檔案光盤200余張、音像資料500GB，真實(shí)記錄和再現(xiàn)了體育賽事的整個過程與各方面情況，在指導(dǎo)、協(xié)調(diào)全市競技、群眾體育活動，組織運(yùn)動員赴全國各地參加比賽，主辦、承辦各項(xiàng)大型體育賽事，全面貫徹實(shí)施全民健身計(jì)劃等方面發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。為了加強(qiáng)對體育賽事電子檔案的管理，形成了一套完整體系和制度，充分發(fā)揮檔案作用為賽事服務(wù)。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視，建立健全各種管理制度

沒有規(guī)矩不成方圓，建立健全科學(xué)的管理制度對加強(qiáng)檔案工作意義重大。一是明確分管領(lǐng)導(dǎo)，由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案管理工作，并將檔案工作列入議事日程。對檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、庫房建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)、所需經(jīng)費(fèi)等方面發(fā)現(xiàn)的問題及時研究解決。二是制定符合單位檔案特點(diǎn)的檔案管理辦法并納入機(jī)關(guān)管理制度中。建立了文件收集歸檔制度，檔案保管、整理、利用、保密、統(tǒng)計(jì)、利用和鑒定銷毀、檔案庫房管理、電子檔案管理等專項(xiàng)制度。制定了符合本單位特點(diǎn)的檔案歸檔制度，以保證歸檔文件的齊全、完整。由于制度完善，檔案工作做到了有法可依，有章可循，逐步實(shí)現(xiàn)了依法治檔。三是明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、保管、利用。局里明確一人負(fù)責(zé)檔案工作，其他社團(tuán)設(shè)置一名兼職人員負(fù)責(zé)本部門體育賽事檔案工作。遇到重大賽事，則直接派人全程參與收集。四是實(shí)行績效管理，制定明確的崗位績效目標(biāo)。明確職責(zé)和任務(wù)及完成時限，保證賽后及時收集、歸檔，確保檔案齊全完整，并進(jìn)行規(guī)范整理，最后由局檔案室統(tǒng)一保管。并將此項(xiàng)內(nèi)容作為工作人員的評先及獎懲依據(jù)。

二、增強(qiáng)檔案意識，提高服務(wù)理念

檔案意識，是指人們對于檔案和檔案工作在國民經(jīng)濟(jì)、文化和社會生活各個方面所起作用、所處地位的認(rèn)識。檔案意識的強(qiáng)弱，直接影響著人們對檔案工作的認(rèn)識程度。一是結(jié)合檔案目標(biāo)管理認(rèn)定工作，將檔案工作納入議事日程，得到領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，使檔案工作準(zhǔn)確清晰、健康發(fā)展。二是領(lǐng)導(dǎo)帶頭做好體育檔案資料的歸檔工作，將外出參加外地舉辦賽事的活動手冊、宣傳資料以及采集到的視頻資料及時交檔案部門作為檔案資料進(jìn)行保管。三是樹立“為國守史、為黨管檔”意識。每年利用國際檔案日及法制宣傳日，開展《檔案法》宣傳教育，提高社會的檔案意識。通過舉辦展覽、培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)、交流經(jīng)驗(yàn)等方式提高工作人員的檔案意識，增強(qiáng)從事檔案工作的自豪感和榮譽(yù)感。

三、完善設(shè)備設(shè)施，提供物質(zhì)保障

秦皇島市體育局十分重視體育賽事電子檔案工作，為電子檔案的保管提供強(qiáng)有力的物質(zhì)保障。一是按照電子檔案管理要求設(shè)立專門的檔案室，并按照庫房“八防”標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格進(jìn)行管理。二是配備與各部門相互兼容的計(jì)算機(jī)及操作系統(tǒng)，保證歸檔的電子文件有效識別。三是購置檔案柜、空調(diào)、防磁柜、消毒機(jī)等設(shè)施設(shè)備，專門用于聲像、電子檔案的保管。

四、科學(xué)分類，規(guī)范管理

為規(guī)范管理每年產(chǎn)生的大量體育賽事檔案，首先進(jìn)行科學(xué)分類。按照比賽項(xiàng)目結(jié)合年度的整理方法對體育賽事檔案進(jìn)行分類，并劃分保管期限。整理過程中遵循檔案的形成規(guī)律，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。其次將整理好的檔案分門類錄入計(jì)算機(jī)，錄入時嚴(yán)格按照著錄規(guī)范進(jìn)行，確保不漏項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)檢索，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，提高了查全率、查準(zhǔn)率。同時按照檔案信息化要求，對非電子檔案進(jìn)行數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)資源共享。再次按照檔案的內(nèi)容及載體分類保存。按照文件、照片、影片、光盤及實(shí)物等分類保存。最后，電子檔案至少制作兩套，一套用于封存保管，一套用于平時利用。同時對入庫的電子檔案每兩年進(jìn)行一次抽檢，抽檢率要不低于40%，確保發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救。

五、發(fā)揮參考作用，為社會服務(wù)

檔案工作的最終目的就是為了利用。體育賽事電子檔案是重大體育活動過程中直接形成的具有保存價值的錄音、錄像等，真實(shí)記錄了比賽的各個環(huán)節(jié)。由于賽事電子檔案客觀真實(shí)、體積小攜帶方便、可以多次復(fù)制并反復(fù)利用也不損失其原貌的特點(diǎn)，可以隨時隨地滿足多人同時對同一檔案的需求，提高檔案的利用率，最大限度發(fā)揮檔案的作用。

秦皇島市體育局在進(jìn)行大型賽事組織之前，都調(diào)取往年的比賽錄音、錄像，詳細(xì)分析各環(huán)節(jié)設(shè)置的特色及應(yīng)注意改進(jìn)的問題，吸取比賽中的教訓(xùn)，總結(jié)相關(guān)重大體育賽事舉辦經(jīng)驗(yàn)，制定更加完備的賽事工作計(jì)劃，達(dá)到事半功倍的效果。如2018年秦皇島國際馬拉松暨全國馬拉松錦標(biāo)賽，查閱前幾年馬拉松賽事電子檔案資料，參考之前馬拉松賽前準(zhǔn)備、賽中運(yùn)營及賽后收尾工作，掌握有效數(shù)據(jù)，制定《2018年馬拉松總體工作方案》《目標(biāo)責(zé)任分解表》《倒排工期表》，為此次馬拉松成功舉辦打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

利用賽事電子檔案進(jìn)行宣傳。我們利用賽事電子檔案制作成宣傳片，在電視、微信、微博等網(wǎng)絡(luò)平臺上播放。通過真實(shí)再現(xiàn)賽事過程中的各種奮勇拼搏、激勵人心的場景，來豐富和拓展秦皇島體育名城的內(nèi)涵，成為宣傳賽事、擴(kuò)大賽事影響力的有利武器。為推介秦皇島，宣傳秦皇島起到了很好的社會效果。

六、加強(qiáng)體育社團(tuán)管理，規(guī)范賽事活動檔案

秦皇島市體育局按照體育社團(tuán)發(fā)展的總體要求，推進(jìn)“放管服”改革，實(shí)現(xiàn)行政監(jiān)管、誠信自律與社會監(jiān)督有效結(jié)合。制定體育社團(tuán)賽事管理辦法，加強(qiáng)業(yè)務(wù)主管單位對社團(tuán)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)活動的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和賽事的跟蹤管理。不斷完善賽事活動管理體制和運(yùn)行機(jī)制，保證賽事檔案歸檔齊全完整。利用檔案服務(wù)“體育+”和“+體育”，推動體育與文化、旅游、衛(wèi)生、教育、健康、養(yǎng)老等深度融合，促進(jìn)體育與相關(guān)領(lǐng)域形成相互包容、相互融合的發(fā)展新格局，助推沿海強(qiáng)市、美麗港城和國際化城市建設(shè)。

體育賽事電子檔案就是為了更好地服務(wù)賽事，提高賽事水平。在如何加強(qiáng)賽事檔案管理和服務(wù)理念上不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，以適應(yīng)新形勢下體育賽事電子檔案的管理。

作者單位：秦皇島市體育局