文/江西省核工業(yè)地質局 樓少郡

放射性礦產成果地質檔案目錄數據庫建庫升級項目適應了本系統(tǒng)科技檔案工作的發(fā)展趨勢，項目歷時數年完成，過程中對檔案、人員、經費和設備的管理著手，細化責任，完成后對使用情況作了回顧，以期服務于核地質檔案需求部門，推動核地質事業(yè)的發(fā)展。

一、項目概況和完成意義

建庫軟件名為“科技檔案管理”，主要由核工業(yè)遙感中心開發(fā)，其適用于全國放射性礦產地質檔案管理，沿用至今，經不斷完善，已成為集目錄編輯，多條件查詢，借閱利用以及文件預覽等功能為一體的實用型軟件。

（一）項目概況。放射性礦產成果地質檔案目錄數據庫（以下簡稱：成果數據庫）建庫工作由核工業(yè)地礦事業(yè)部（以下簡稱：事業(yè)部）下達。江西省核工業(yè)地質局屬地后，作為華東放射性礦產地質管理辦公室（以下簡稱：華東地質辦）負責華東地區(qū)的建庫工作，主要由原華東地區(qū)11個核地質單位參與完成。為更好地管理放射性礦產成果地質檔案，檔案館作為局本級的主要完成人先行參與，并在此后四個階段（四年），對各地勘單位建庫工作進行指導。

（二）項目完成意義。從職能管理而言，屬地后事業(yè)部與華東地質辦簽訂《放射性礦產地質檔案管理協(xié)議書》，通過此項目，可使職能得到有力發(fā)揮，也讓各單位摸清家底；從檔案編目而言，早期部分檔案不十分規(guī)范，如在核對報告附圖、附件、附表時，部分報告內目錄、手抄目錄與檔案實體編號三者各異，借此可予以統(tǒng)一更正；從后期檔案開發(fā)利用而言，本單位可通過軟件，就能做到查詢目錄和檔案利用，減免了實體檔案的利用次數，以更加規(guī)范化的管理模式把檔案工作推向新高度。

二、成果數據庫建庫

成果數據庫錄入確定在各單位的涉密計算機上操作。源表主要由“案卷目錄”“卷內目錄”和“內容摘要”三個Excel模塊和MDB數據文件組成，此項目涉及地質、檔案、計算機應用等學科，需要科學有序地推進此項工作?，F以華東地質辦檔案館工作角度，就實踐情況予以說明。

（一）準備工作。五個工作階段中，檔案館作為第一階段參與人進行錄入，在后四個階段中分別向各地勘單位布置任務、業(yè)務指導并進行預驗收。第一是通過紙質目錄對成果檔案進行界定，確定原始檔案不錄入，非放射性成果檔案不錄入。第二是統(tǒng)計案卷卷數及卷內目錄條數，預估工作量后進行分工。第三是對軟件功能進行熟悉，如以虛擬數據進行excel目錄錄入、軟件導入導出以及相關代碼的調試，流暢后按系統(tǒng)管理員（負責錄入）、檔案管理員（負責實體檔案出入庫）、普通用戶（校對）等分工，明確職責。

（二）建庫升級的實踐。建庫過程中，每完成一定數量小結一次，回顧過程中的問題，分享經驗。檔案館不僅著眼自身庫藏，還統(tǒng)籌考慮各地勘單位的情況，將好的經驗做法分享出來：1.各單位檔案編號都從“0001”起編，匯總后軟件會識別為重號，致使數據無法導入。為使參與單位的成果檔案目錄能夠匯總并導入軟件，在“案卷編號”前添加了核工業(yè)檔案全宗號予以區(qū)分，格式以全宗號+檔案號（四位）表示。2.錄入源表時不照抄原有目錄，而以實體檔案目錄名稱為準。在不破壞原順序基礎上，統(tǒng)一排序和標識，卷內目錄中“檔案編號”為全宗號+檔案號+“_0001”起編，作為該案卷的第一件，“順序號”作為圖(表）或是其他附件的起止件號，“圖號”作為該圖名的編號，如同一圖名的分幅圖1～2共2張，即“序列號”填“1～2”,“編號”填寫“1”。3.一件附表有兩個表且不同名稱的在“案卷目錄”中的附表中計數為“1”，在“卷內目錄”的“卷內標題”中照實錄入。“附圖”“附表”成一冊的，審批及其他成件的計入“附件”。錄入時出現新的編著單位、檔案分類、比例尺、工作程度及行政區(qū)劃等代碼時及時在軟件中更新。4.完成一次出庫的實體檔案錄入就校對一次，在清點實體檔案無誤后注銷檔案利用記錄，入庫保存，繼續(xù)按清單取出檔案錄入。在軟件中點選“數據維護”-“Excel導入”，按秩序導入“案卷目錄”“卷內目錄”“內容摘要”（見下圖），導入成功后，抽查數據的導入情況是否完整，案卷目錄的“附圖”“附表”“附件”及“其它”與卷內目錄中的“圖件張數”是否吻合，以期達到多條件查詢的目的。如導入或導出報錯，多集中在Excel單元格格式不符，錯（漏）填必填項及錯行錯列等方面。5.目錄建庫完成后，軟件進行了升級，主要是在Excel卷內目錄表中添加了“電子文件”功能，軟件能夠代碼默認識別，這在一定程度上減少了工作量，還可減免因實體檔案的利用而造成的破損概率。6.在軟件“數據維護”中選擇“上傳電子文件”,已上傳和未上傳列表分開，有助于查看上傳完成后的狀態(tài)。實踐中發(fā)現，“選擇數據文件”的題名與“卷內目錄”中“檔案編號”“電子文件”相對應，可確保鏈接準確。即使電子源文件丟失，軟件也能導出。上傳占空間的電子文件，速度會變慢，可通過分批次上傳予以解決，如先逐一上傳較大的電子文件，成功后在“已上傳電子文件”中繼續(xù)上傳其他文件，這樣可有效提高工作效率。待項目收尾階段予以整理，項目結束后編制《放射性礦產成果地質檔案目錄數據庫建庫工作情況說明》，為后期參與項目的地勘單位提供參考依據。

（目錄導入示例）

(電子文件瀏覽)

（三）安全保密與協(xié)調一致。在錄入過程中，對于檔案中不規(guī)范的漢字、專業(yè)符號以及實體報告中無記錄，軟件中又為必填項的，則交由專家在檔案館內判定，同時做好出庫登記。其間嚴禁拍照和摘錄，禁止參與項目人員私自攜帶相關數據材料外出，確保了既不失泄密也不影響工作進度；另外,要求各參與單位面對同一類問題時須達成一致，以保障建庫工作的統(tǒng)一。期間加強溝通，做好筆記，總結經驗，在此后各階段的工作中，能為11個地勘單位做出較為細致的指導。

（四）工作指導與上報驗收。在后四個階段中，下達任務的初期會做會議動員，初步確認人員組織和經費落實情況，對軟件操作和三個Excel源表填寫的內容逐一做解釋，同每個階段的參與單位建立溝通機制，出現軟件使用問題和錄入問題時，都用相應格式的虛擬內容在QQ作交流，共同推動好這項工作。收尾階段，先由項目單位自查，再由檔案館進行現場預驗收，重點在于對照實體檔案抽檢和校對導入信息是否完整，如有問題給予現場指導，經復查無誤后，形成階段性總結報告。拷貝成果目錄數據庫的源表及MDB數據文件，使用一次性刻錄光盤進行存儲。在預驗收通過后，編寫《華東放射性礦產成果地質檔案目錄數據庫建庫工作情況匯報》，連同電子光盤報送華東地質辦，最后由華東地質辦形成書面材料上報事業(yè)部申請驗收。專家評審通過后，開具評審驗收意見書給項目參與單位，存檔備查。

三、其他項目的應用

值得一提的是，除放射性礦產成果地質檔案外，后期核設施退役整治項目電子檔案管理也能適用進來，避免了一個項目一套軟件的做法。現就幾點常見的問題做如下梳理：因部分PDF文件、TIFF源圖大以及涉密機配置不夠高等原因，會出現單個導入“電子文件”不成功的狀況，可考慮利用Adobe Acrobat 11.0和TIFF轉JPEG的格式轉換工具進行編輯。PDF文件大，較為有效的方法是利用“導出”功能。首先新建一個文件夾，將PDF文件導出為JPEG格式到該位置，導出后的電子文件容量可以壓縮了3-4倍且分辨率在規(guī)定范圍，最后將JPEG圖片導回Adobe Acrobat 11.0即可。如個別頁面不宜修改的，可將其逐一替換由JPEG合成的PDF文件頁面中。還有紙電目錄不匹配的情況，如電子版“XX的設計說明”為A3幅面，紙質版經人為裁剪成A4幅面，致使電子版目錄為一件，紙質目錄為兩件。為使目錄統(tǒng)一，可在Adobe Acrobat 11.0利用“裁剪功能”對電子版進行裁剪，電子目錄同步編輯導入，成功率較高。部分TIFF圖大，多個電子文件導入如不能成功時可選擇跳過，記錄電子檔號，最后逐一導入，如仍未能導入，可在備份源TIFF文件的前提下，利用格式轉換工具處理，其空間也能壓縮數倍，導入成功概率亦可大大提升，當然，轉換格式后要檢查有無缺失、是否報錯。

四、思考和建議

本軟件占用空間小，核地質專業(yè)化特征較為明顯，基本可以達到在計算機中檢索所需檔案的功能，假若能建立OA+涉密管理平臺，授予權限檢索各單位的庫存目錄，那又是一次較大的升級，在取得成績的同時也發(fā)現以下問題：一是要提升自身計算機操作水平。部分地勘單位在實踐中，因操作的涉密機不連接網絡及不使用可移動存儲設備，在錄入源表和軟件操作時，會因困難點和錯誤造成停滯，電話和網絡交流又難以表述清楚，影響了工作效率。所以應當加強檔案部門自身建設，提高善于解決問題的能力，相互間多交流，多嘗試，有質量地完成好該項目。二是數據庫建成后，計算機必須專人管理，專機專用，禁連外網，更換計算機的按照本行政區(qū)涉密計算機管理規(guī)定辦理報備手續(xù)，有計劃地配備專用打印機、掃描儀，為科技檔案電子化管理做好硬件支持，使之安全高效地利用起來。新時代檔案管理模式愈加現代化和智能化，建庫升級的完成，為后期檔案修復及其數字化打下堅實基礎。檔案部門要著力于制度建設，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，規(guī)范地利用好科技檔案，從而適應檔案存量數字化，增量電子化的新常態(tài)，為核地質檔案信息化建設提供有力保障。